Met tankpassen kunnen bestuurders goedgekeurde aankopen via een zakelijke rekening betalen. De onderneming stelt de pas en de bestedingsregels in. Bij het tankstation betaalt de bestuurder met de pas en bewaart die het aankoopbewijs. Vervolgens koppelt de financiële administratie de betaling aan de bon of factuur en registreert de uitgave.
Het geld komt ofwel uit een vooraf aangevuld saldo, ofwel uit een met de aanbieder afgesproken facturatieregeling. De standaardplannen van Rally zijn prepaid, dus het bedrijf voegt geld toe voordat er uitgaven worden gedaan.
Een tankpas gebruiken in vier stappen
- Controleer dit voordat je tankt. Controleer of het station en de terminal de kaart accepteren, of de kaart actief is en of je voldoende beschikbaar saldo en bestedingsruimte hebt.
- Betaal met de kaart. Volg de instructies op de terminal en voer de pincode in als dat nodig is. Bij sommige tankpasregelingen wordt ook gevraagd om het kenteken van het voertuig of de kilometerstand.
- Bewaar en dien de bon in. Vraag het gespecificeerde aankoopdocument op. Stuur het met Rally naar de WhatsApp-agent en geef ontbrekende bedrijfsgegevens door in de chat.
- Rond de onkostenregistratie af. Rally's AutoMatch koppelt het document en de betaling op basis van hun context. Finance controleert de resterende gegevens en verstuurt de gecontroleerde registratie naar een ondersteunde boekhoudintegratie of export.
Die vierde stap maakt van een kaartaankoop een volledig verwerkte zakelijke uitgave. Bekijk de Rally-workflow voor uitgaven voor de combinatie van WhatsApp- en platformagents.
Wat het bedrijf regelt vóór de eerste rit
De beheerder maakt de kaart aan of wijst deze toe, stelt het relevante budget en de bijbehorende limieten in en legt uit welke aankopen zijn goedgekeurd. Bij prepaidkaarten stort het bedrijf ook geld op de rekening.
Geef iedereen duidelijke instructies voor het indienen van bonnetjes en een contactpersoon voor betalingsproblemen. Bevestig de gebruikelijke tankstations en eventuele betaalterminals bij de pomp voordat een bestuurder tijdens een rit op de kaart vertrouwt. Kaartacceptatie en goedkeuring van een aankoop zijn afzonderlijke controles: een handelaar kan Visa accepteren, terwijl een specifieke transactie de kaartlimiet van het bedrijf overschrijdt.
Bepaal voor een team dat voertuigen deelt hoe een aankoop in het declaratieproces aan de juiste bestuurder, het juiste project of het juiste voertuig wordt gekoppeld. Doe dit vóór de rit, zolang duidelijk is wie verantwoordelijk is.
Prepaid en postpaid: wanneer betaalt het bedrijf?
| Regeling | Hoe aankopen worden gefinancierd | Wat u moet controleren |
|---|
| Prepaid | Het bedrijf stort geld voordat de kaart wordt gebruikt | Opwaardeerproces, beschikbaar saldo, betalingsreserveringen en kaartkosten |
| Achteraf betalen | Het bedrijf betaalt volgens een overeengekomen factureringsschema | Goedkeuringsvereisten, betalingsdata, kredietvoorwaarden en eventuele zekerheidstelling |
Het prepaidtraject van Rally vereist verificatie van het bedrijf en de vertegenwoordiger, maar geen persoonlijke kredietcontrole of terugbetaalbare waarborgsom. Prepaid betekent niet dat er geen voorafgaande financiering nodig is: je hebt nog steeds voldoende saldo nodig voor goedgekeurde aankopen. Voorwaarden voor achteraf betalen vereisen, indien beschikbaar, afzonderlijke goedkeuring en kunnen krediet- of waarborgvereisten met zich meebrengen.
Een voorgeschoten saldo betaalt aankopen. Een terugbetaalbare waarborgsom wordt als zekerheid aangehouden. Met kaartkosten betaal je voor de service. Houd deze drie bedragen gescheiden wanneer je kosten vergelijkt.
Wat kost een tankpas?
De brandstof zelf en de kaartdienst zijn afzonderlijke kosten. Controleer de toepasselijke brandstofprijs, de maandelijkse kaart- en rekeningkosten, transactiekosten, valutakosten en eventuele voorwaarden voor minimaal gebruik.
Het Britse Solo-abonnement van Rally kost £10 per maand voor één kaart. Het Business-abonnement kost £5 per kaart per maand voor 2–49 kaarten, exclusief btw en aankopen.50 of meer kaarten gebruiken een aangepaste prijs. huidige prijzen en gebruik de tankpas-offertecalculator om met je eigen maandbedragen te werken.
Een tankpas maakt brandstof niet automatisch goedkoper. Vergelijk de prijs bij de tankstations die je gebruikt, plus de van toepassing zijnde kosten en de extra afstand die nodig is om een geaccepteerd tankstation te bereiken.
Wat gebeurt er met de bon na de betaling?
Een betaling creëert een transactierecord. De bon of factuur licht toe wat er is gekocht. Finance heeft ook het zakelijke doel en de juiste toewijzing aan de grootboekrekeningen nodig.
Met Rally kan de medewerker het document via WhatsApp versturen zonder een aparte declaratie-app te downloaden of voor een eenvoudige indiening een extra Rally-login te gebruiken. De agent helpt de ontbrekende gegevens in hetzelfde gesprek te verzamelen.
AutoMatch gebruikt het document en de betaalcontext om ze met elkaar te verbinden; het doet meer dan alleen de gedrukte tekst lezen. In het platform kan de financiële afdeling openstaande posten controleren en de volgende stap voorbereiden. Boekhoudintegraties en exports dragen de gecontroleerde gegevens over naar de ondersteunde boekhoudworkflow.
Bewaar het bronbewijs dat je bedrijf nodig heeft. Een rekeningoverzicht is niet automatisch voor elke aankoop een geschikte factuur voor btw-doeleinden, en een geslaagde kaartbetaling bewijst niet hoe die uitgave fiscaal moet worden behandeld.
Wat als de betaling wordt geweigerd?
| Wat u moet controleren | Wat te doen |
|---|
| Kaartstatus | Bevestig dat de kaart actief is en niet is bevroren |
| Beschikbaar saldo | Controleer of er voldoende saldo beschikbaar is, inclusief een eventuele tijdelijke preautorisatie bij de pomp |
| Bestedingsbeheer | Vraag de accountbeheerder of het bedrag of de aankoopcategorie is toegestaan |
| Handelaar en terminal | Bevestig dat deze locatie en betaalmethode de kaart ondersteunen |
| PIN- of terminalfout | Volg de instructies op de terminal en vraag de accountbeheerder of support om hulp |
Een onbemande pomp kan vóór het tanken om autorisatie vragen voor een hoger bedrag dan de uiteindelijke brandstofaankoop. Dat kan tijdelijk invloed hebben op het beschikbare saldo. Zorg voor een goedgekeurd alternatief betaalproces voor situaties waarin de bestuurder het probleem niet bij het tankstation kan oplossen.
Als een kaart verloren gaat, bevriest u deze onmiddellijk en meldt u het verlies volgens de procedure van uw bedrijf. Door de kaart te bevriezen, voorkomt u verder geautoriseerd gebruik, maar het bedrijf moet de recente activiteit nog steeds controleren.
Waarmee kan een zakelijke tankpas betalen?
Toegestane aankopen zijn afhankelijk van het product en de controles van het bedrijf. Rally-kaarten kunnen goedgekeurde brandstofaankopen en andere zakelijke uitgaven ondersteunen, waaronder parkeren, tol en benodigdheden. Openbaar laden is ook afhankelijk van de beschikbare betaalmethode bij de laadpaal.
Het bedrijfsbeleid bepaalt of persoonlijke aankopen zijn toegestaan en hoe daarmee wordt omgegaan. Ga er niet van uit dat de kaart elk afzonderlijk item binnen een aankoop kan identificeren of misbruik onmogelijk kan maken. Duidelijke regels, passende controles en het beoordelen van ongebruikelijke transacties zijn allemaal belangrijk.
Werkt hetzelfde proces over de grens?
Controleer vóór de reis welke landen worden ondersteund en welke valutakosten gelden. Bewaar het oorspronkelijke document van de leverancier samen met het betalingsbewijs, ook wanneer het bedrag in een andere valuta wordt afgerekend. Het bedrijf moet de boekhoudkundige en fiscale verwerking van aankopen in het buitenland met zijn accountant bevestigen.
Rally ondersteunt bedrijven die hiervoor in aanmerking komen en actief zijn in het VK en de EU. Voor route- en acceptatieplanning: lees de internationale tankpasgids.
Als je je eerste kaart kiest, gebruik dan de aankoopgids voor kleine bedrijven. Als je wilt zien hoe Rally betalingen, WhatsApp en boekhouding koppelt, bekijk dan zakelijke tankpassen en AI-beheer van uitgaven.
