Las tarjetas de combustible permiten a los conductores pagar compras autorizadas a través de una cuenta empresarial. La empresa configura la tarjeta y sus reglas de gasto. En la estación, el conductor paga con la tarjeta y conserva el justificante de compra. Después, el equipo financiero vincula el pago con su recibo o factura y registra el gasto.
El dinero procede de un saldo financiado por adelantado o de un acuerdo de facturación pactado con el proveedor. Los planes estándar publicados de Rally son de prepago, por lo que la empresa añade fondos antes de gastar.
Cómo utilizar una tarjeta de combustible en cuatro pasos
- Compruébalo antes de repostar. Confirma que la estación y el terminal aceptan la tarjeta, que está activa y que tienes suficiente saldo disponible y margen de gasto.
- Paga con la tarjeta. Sigue las instrucciones del terminal e introduce el PIN si se solicita. Algunos acuerdos de tarjetas de combustible también piden la matrícula del vehículo o el kilometraje.
- Conserva y envía el recibo. Obtén el documento de compra desglosado. Con Rally, envíalo al agente de WhatsApp y proporciona en el chat cualquier dato empresarial que falte.
- Finaliza el registro de gastos. AutoMatch de Rally conecta el documento y el pago utilizando su contexto. Finanzas revisa los detalles pendientes y envía el registro revisado a una integración contable compatible o a una exportación.
Ese cuarto paso es lo que convierte una compra con tarjeta en un gasto empresarial completado. Consulta el flujo de gastos de Rally para que los agentes de WhatsApp y de la plataforma trabajen conjuntamente.
Lo que configura la empresa antes del primer viaje
El administrador crea o asigna la tarjeta, establece el presupuesto y los controles pertinentes, y explica qué compras están aprobadas. En el caso de las tarjetas prepago, la empresa también aporta fondos a la cuenta.
Da a cada persona instrucciones claras para enviar los recibos y un contacto para resolver problemas de pago. Confirma cuáles son las estaciones habituales y los terminales de pago en surtidor antes de que un conductor dependa de la tarjeta para un viaje. La aceptación de la tarjeta y la aprobación de la compra son comprobaciones independientes: un comercio puede aceptar Visa, aunque una transacción concreta supere el límite de la tarjeta de la empresa.
Si un equipo comparte vehículos, decide cómo asociar una compra al conductor, proyecto o vehículo correspondiente en tu proceso de gastos. Hazlo antes del viaje, mientras la responsabilidad esté clara.
Prepago y pospago: cuándo paga la empresa
| Acuerdo | Cómo se financian las compras | Qué comprobar |
|---|
| Prepago | La empresa añade fondos antes de utilizar la tarjeta | Proceso de recarga, saldo disponible, retenciones de pago y comisiones de tarjeta |
| Pospago | La empresa paga según un calendario de facturación acordado | Requisitos de aprobación, fechas de pago, condiciones de crédito y cualquier requisito de garantía |
La ruta prepago de Rally requiere la verificación de la empresa y del representante, pero no una comprobación de crédito personal ni un depósito de garantía reembolsable. El prepago no significa que no haya financiación inicial: aún necesitas fondos en el saldo para las compras aprobadas. Las condiciones de pago posterior, cuando se ofrecen, requieren una aprobación independiente y pueden implicar requisitos de crédito o de garantía.
Un saldo con fondos cubre las compras. Un depósito reembolsable se retiene como garantía. Una comisión de tarjeta paga el servicio. Mantén separados estos tres importes al comparar costes.
¿Cuánto cuesta una tarjeta de combustible?
El combustible y el servicio de la tarjeta son costes independientes. Comprueba el precio aplicable del combustible, las comisiones mensuales de la tarjeta y la cuenta, los cargos por transacción, las comisiones por cambio de divisa y cualquier condición de uso mínimo.
El plan Solo de Rally para el Reino Unido cuesta al mes para una tarjeta £10. El plan Business cuesta por tarjeta al mes para que tengas entre las tarjetas de pago de la flota de cada mes, sin IVA ni compras. Los planes para por tarjeta al mes para £5–2 tarjetas 49, sin IVA ni compras. Los planes para o más: precios personalizados. Consulta 50 los precios actuales de Rally de la flota de la empresa y utiliza la calculadora de presupuestos de tarjetas de combustible para trabajar con tus propias cifras mensuales. y utiliza la calculadora de presupuestos de tarjetas de combustible para trabajar con tus propias cifras mensuales. }}}} 二四六?
Una tarjeta no hace que el combustible sea automáticamente más barato. Compara el precio en las estaciones que utilizas, además de las comisiones aplicables y cualquier distancia adicional necesaria para llegar a una estación aceptada.
¿Qué ocurre con el recibo después del pago?
El pago crea un registro de la transacción. El recibo o la factura explica qué se ha comprado. El equipo financiero también necesita conocer la finalidad empresarial y asignarla correctamente a sus cuentas.
Con Rally, el empleado puede enviar el documento a través de WhatsApp sin descargar una aplicación de gastos independiente ni utilizar otro inicio de sesión de Rally para el envío básico. El agente ayuda a recopilar los datos que faltan en la misma conversación.
AutoMatch utiliza el documento y el contexto del pago para relacionarlos; hace más que leer el texto impreso. En la plataforma, el equipo financiero puede revisar los elementos pendientes y preparar el siguiente paso. Integraciones contables y exportaciones trasladan los datos revisados al flujo de trabajo contable compatible.
Conserva las pruebas de origen que tu empresa necesite. Un extracto de cuenta no es automáticamente una factura válida a efectos fiscales para todas las compras, y un pago correcto con tarjeta no determina cómo debe tratarse ese gasto a efectos fiscales.
¿Qué ocurre si se rechaza el pago?
| Qué comprobar | Qué hacer |
|---|
| Estado de la tarjeta | Confirme que la tarjeta está activa y no se ha bloqueado |
| Saldo disponible | Comprueba que quedan fondos suficientes, incluida cualquier autorización temporal en el surtidor |
| Controles de gasto | Pregunta al administrador de la cuenta si están permitidos el importe o la categoría de compra |
| Comercio y terminal | Confirma que esta ubicación y método de pago admiten la tarjeta |
| Error de PIN o del terminal | Sigue las indicaciones del terminal y pide ayuda al administrador de la cuenta o al equipo de soporte |
Una estación de servicio desatendida puede solicitar una autorización por un importe superior al de la compra final de combustible antes de dispensarlo. Esto puede afectar temporalmente al saldo disponible. Mantenga un proceso de pago de respaldo aprobado para las situaciones en las que el conductor no pueda resolver el problema en la estación.
Si se pierde una tarjeta, bloquéala de inmediato y comunica la pérdida siguiendo el proceso de la empresa. El bloqueo impide que esa tarjeta se siga utilizando con autorización, pero la empresa debe revisar igualmente la actividad reciente.
¿Qué puede pagar una tarjeta de combustible de empresa?
Las compras permitidas dependen del producto y de los controles de la empresa. Las tarjetas Rally pueden utilizarse para gastos de combustible aprobados y otros gastos de trabajo, incluidos el aparcamiento, los peajes y los suministros. La recarga pública también depende del método de pago disponible en el cargador.
La política de la empresa determina si se permiten las compras personales y cómo se gestionan. No dé por hecho que la tarjeta puede identificar cada artículo de una compra o hacer imposible su uso indebido. Las reglas claras, los controles adecuados y la revisión de las transacciones inusuales son factores importantes.
¿Puede aplicarse el mismo proceso a través de las fronteras?
Comprueba la compatibilidad del país y los cargos por cambio de divisa antes del viaje. Conserva el documento original del proveedor junto con el comprobante del pago, incluso cuando el importe se liquide en una divisa diferente. La empresa debe confirmar con su asesor contable el tratamiento contable y fiscal de las compras realizadas en el extranjero.
Rally ayuda a empresas elegibles que operan en el Reino Unido y la UE. Para planificar las rutas y la aceptación, consulta la guía internacional sobre tarjetas de combustible.
Si estás eligiendo tu primera tarjeta, consulta la guía de compras para pequeñas empresas. Para ver cómo Rally conecta los pagos, WhatsApp y la contabilidad, explora las tarjetas de combustible para empresas y gestión de gastos con IA.
