Palivové karty umožňujú vodičom platiť za schválené nákupy prostredníctvom firemného účtu. Firma nastaví kartu a pravidlá jej používania. Na čerpacej stanici vodič zaplatí kartou a uschová doklad o nákupe. Finančné oddelenie potom spáruje platbu s účtenkou alebo faktúrou a zaeviduje výdavok.
Peniaze pochádzajú buď zo zostatku financovaného vopred, alebo z fakturačnej dohody dohodnutej s poskytovateľom. Štandardné zverejnené plány Rally sú predplatené, takže firma vloží prostriedky ešte pred ich použitím.
Ako používať palivovú kartu v štyroch krokoch
- Pred tankovaním to skontrolujte. Overte, či stanica a terminál prijímajú kartu, či je karta aktívna a či máte dostatočný disponibilný zostatok a povolený limit výdavkov.
- Zaplaťte kartou. Postupujte podľa pokynov na termináli a v prípade potreby zadajte PIN. Niektoré režimy používania palivových kariet vyžadujú aj evidenčné číslo vozidla alebo údaj o stave tachometra.
- Uschovajte a odošlite účtenku. Získajte doklad o nákupe s rozpisom položiek. V službe Rally ho odošlite agentovi WhatsApp a v chate uveďte všetky chýbajúce firemné údaje.
- Dokončite záznam o výdavku. AutoMatch od Rally prepája dokument a platbu na základe ich kontextu. Finančné oddelenie skontroluje zostávajúce údaje a odošle skontrolovaný záznam do podporovanej účtovnej integrácie alebo na export.
Práve tento štvrtý krok premení nákup kartou na zaúčtovaný firemný výdavok. Pozrite si postup spracovania výdavkov v Rally pre WhatsApp a agentov platformy spoločne.
Čo firma nastaví pred prvou cestou
Administrátor vytvorí alebo priradí kartu, nastaví príslušný rozpočet a kontroly a vysvetlí, ktoré nákupy sú schválené. Pri predplatených kartách firma zároveň financuje účet.
Každej osobe poskytnite jasné pokyny na odosielanie účteniek a kontakt pre prípad problémov s platbou. Ešte predtým, ako sa vodič vydá na cestu a bude sa spoliehať na kartu, overte obvyklé čerpacie stanice a všetky terminály s platbou priamo na čerpacej stanici. Akceptácia karty a schválenie nákupu sú samostatné kontroly: obchodník môže akceptovať kartu Visa, no konkrétna transakcia môže prekročiť limit firemnej karty.
Ak tím zdieľa vozidlá, rozhodnite, ako sa nákup v rámci vášho procesu vyúčtovania priradí správnemu vodičovi, projektu alebo vozidlu. Urobte to ešte pred cestou, kým je zodpovednosť jasná.
Prepaid a postpaid: kedy firma platí
| Dohoda | Ako sú nákupy financované | Čo skontrolovať |
|---|
| Predplatené | Firma pridá prostriedky pred použitím karty | Proces dobitia, dostupný zostatok, blokácie platieb a poplatky za kartu |
| Následne platené | Firma platí podľa dohodnutého fakturačného harmonogramu | Požiadavky na schválenie, dátumy platieb, úverové podmienky a prípadné požiadavky na zabezpečenie |
Predplatená možnosť Rally si vyžaduje overenie firmy a zástupcu, nie však kontrolu osobnej úverovej histórie ani vratnú zábezpeku. Predplatená možnosť neznamená, že nie je potrebné vopred vložiť finančné prostriedky: na schválené nákupy musíte mať na zostatku dostatok peňazí.
Financovaný zostatok slúži na úhradu nákupov. Vratná zábezpeka sa drží ako zabezpečenie. Poplatok za kartu hradí službu. Pri porovnávaní nákladov tieto tri sumy oddeľujte.
Koľko stojí palivová karta?
Samotné palivo a kartová služba predstavujú samostatné náklady. Overte si príslušnú cenu paliva, mesačné poplatky za kartu a účet, transakčné poplatky, poplatky za konverziu meny a prípadné podmienky minimálneho používania.
Predplatené plány Rally účtujú paušálny mesačný poplatok za karty zahrnuté v pláne, bez DPH a nákupov. Každý plán zahŕňa rovnaké základné funkcie kariet, výdavkov a účtovníctva; plány Enterprise navyše ponúkajú správu účtu a podporu pri zavádzaní. Podrobnosti nájdete tu: aktuálne ceny. Vyberte si plán, ktorý pokrýva počet vašich kariet a spôsob používania, a použite kalkulačku cenovej ponuky na palivovú kartu na prácu s vlastnými mesačnými údajmi.
Karta automaticky neznižuje cenu paliva. Porovnajte ceny na čerpacích staniciach, ktoré využívate, spolu s príslušnými poplatkami a prípadnou dodatočnou vzdialenosťou potrebnou na dosiahnutie akceptovaného miesta.
Čo sa stane s účtenkou po zaplatení?
Platba vytvára záznam o transakcii. Účtenka alebo faktúra uvádza, čo bolo kúpené. Finančné oddelenie potrebuje aj účel nákupu súvisiaci s podnikaním a správne priradenie k účtom.
S Rally môže zamestnanec odoslať doklad cez WhatsApp bez stiahnutia samostatnej aplikácie na výdavky alebo použitia ďalšieho prihlásenia do Rally na základné odoslanie. Agent pomôže zhromaždiť chýbajúce údaje v rámci tej istej konverzácie.
AutoMatch využíva dokument a kontext platby na ich prepojenie; nerobí pritom len to, že prečíta vytlačený text. Na platforme môže finančné oddelenie skontrolovať neuhradené položky a pripraviť ďalší krok. Účtovné integrácie a exporty prenášajú skontrolované údaje do podporovaného účtovného pracovného postupu.
Uchovávajte podklady, ktoré vaša firma potrebuje. Výpis z účtu nie je automaticky vhodným daňovým dokladom pre každý nákup a úspešná platba kartou sama osebe neurčuje, ako sa má tento výdavok posudzovať z daňového hľadiska.
Čo ak je platba zamietnutá?
| Čo skontrolovať | Čo robiť |
|---|
| Stav karty | Overte, že karta je aktívna a nebola zablokovaná |
| Disponibilný zostatok | Skontrolujte, či zostáva dostatok prostriedkov vrátane dočasnej autorizácie na čerpacej stanici |
| Kontrola výdavkov | Opýtajte sa správcu účtu, či je suma alebo kategória nákupu povolená |
| Obchodník a terminál | Overte, či toto miesto a spôsob platby podporujú kartu |
| Chyba PIN-u alebo terminálu | Postupujte podľa pokynov na termináli a požiadajte správcu účtu alebo podporu o pomoc |
Bezobslužný čerpací stojan môže pred vydaním paliva požadovať autorizáciu na vyššiu sumu, než je konečný nákup paliva. To môže dočasne ovplyvniť dostupný zostatok. Pre prípady, keď vodič situáciu na stanici nedokáže vyriešiť, majte pripravený schválený záložný platobný postup.
Ak sa karta stratí, bezodkladne ju zmrazte a nahláste stratu podľa postupu vašej firmy. Zmrazenie zabráni ďalšiemu autorizovanému používaniu tejto karty, no firma by mala aj tak skontrolovať nedávnu aktivitu.
Čo možno zaplatiť firemnou palivovou kartou?
Povolené nákupy závisia od produktu a kontrolných mechanizmov firmy. Karty Rally môžu podporovať schválené nákupy paliva a ďalšie pracovné výdavky vrátane parkovného, mýta a zásob. Verejné nabíjanie tiež závisí od platobnej metódy dostupnej na nabíjacej stanici.
Firemná politika určuje, či sú osobné nákupy povolené a ako sa s nimi zaobchádza. Nepredpokladajte, že karta dokáže identifikovať každú položku v rámci nákupu alebo úplne zabrániť zneužitiu. Dôležité sú jasné pravidlá, primerané kontroly a preverovanie nezvyčajných transakcií.
Môže rovnaký postup fungovať aj cez hranice?
Pred cestou si overte podporované krajiny a poplatky za platby v cudzej mene. Originálny doklad od dodávateľa uchovávajte spolu s platbou, aj keď sa suma zaúčtuje v inej mene. Firma by si mala účtovné a daňové zaobchádzanie so zahraničnými nákupmi potvrdiť so svojím účtovníkom.
Rally podporuje oprávnené podniky pôsobiace v Spojenom kráľovstve a EÚ. Na plánovanie trás a akceptácie si prečítajte medzinárodného sprievodcu palivovými kartami.
Ak si vyberáte svoju prvú kartu, použite sprievodcu nákupom pre malé firmy. Ak chcete zistiť, ako Rally prepája platby, WhatsApp a účtovníctvo, pozrite si karty na tankovanie pre firmy a AI na správu výdavkov.
