Os cartões de combustível permitem aos condutores pagar compras aprovadas através de uma conta empresarial. A empresa configura o cartão e as respetivas regras de utilização. Na estação de serviço, o condutor paga com o cartão e guarda o comprovativo da compra. Depois, a equipa financeira associa o pagamento ao respetivo recibo ou fatura e regista a despesa.
O dinheiro provém de um saldo financiado antecipadamente ou de um acordo de faturação estabelecido com o fornecedor. Os planos padrão publicados da Rally são pré-pagos, pelo que a empresa adiciona fundos antes de efetuar despesas.
Como utilizar um cartão de combustível em quatro passos
- Verifique antes de abastecer. Confirme que a estação e o terminal aceitam o cartão, que o cartão está ativo e que dispõe de saldo disponível e limite de despesa suficientes.
- Pague com o cartão. Siga as instruções do terminal e introduza o PIN, se necessário. Alguns acordos de cartões de combustível também solicitam a matrícula do veículo ou a leitura do conta-quilómetros.
- Guarde e envie o recibo. Obtenha o documento de compra discriminado. Com a Rally, envie-o ao agente do WhatsApp e forneça quaisquer dados comerciais em falta no chat.
- Conclua o registo da despesa. O AutoMatch da Rally associa o documento e o pagamento utilizando o respetivo contexto. A equipa financeira analisa os detalhes pendentes e envia o registo revisto para uma integração de contabilidade compatível ou para exportação.
Esse quarto passo é o que transforma uma compra com cartão numa despesa empresarial concluída. Consulte o fluxo de despesas da Rally para que os agentes do WhatsApp e da plataforma atuem em conjunto.
O que a empresa configura antes da primeira viagem
O administrador cria ou atribui o cartão, define o orçamento e os controlos relevantes e explica que compras são aprovadas. No caso dos cartões pré-pagos, a empresa também financia a conta.
Dê a cada pessoa instruções claras sobre o envio de recibos e indique um contacto para problemas de pagamento. Confirme os postos habituais e quaisquer terminais de pagamento na bomba antes de o condutor depender do cartão durante uma viagem. A aceitação do cartão e a aprovação da compra são verificações distintas: um comerciante pode aceitar Visa, mas uma determinada transação pode exceder o limite do cartão da empresa.
Para uma equipa que partilha veículos, defina como uma compra será associada ao motorista, projeto ou veículo correto no seu processo de despesas. Faça-o antes da viagem, enquanto a responsabilidade está clara.
Pré-pago e pós-pago: quando a empresa paga
| Acordo | Como as compras são financiadas | O que verificar |
|---|
| Pré-pago | A empresa adiciona dinheiro antes de o cartão ser utilizado | Processo de carregamento, saldo disponível, retenções de pagamento e taxas do cartão |
| Pós-pago | A empresa paga de acordo com um calendário de faturação acordado | Requisitos de aprovação, datas de pagamento, condições de crédito e quaisquer requisitos de garantia |
A modalidade pré-paga da Rally exige a verificação da empresa e do representante, mas não uma verificação de crédito pessoal nem um depósito de caução reembolsável. O pré-pago não significa que não seja necessário financiamento antecipado: ainda precisa de fundos no saldo para compras aprovadas. As condições pós-pagas, quando disponíveis, exigem aprovação separada e podem implicar requisitos de crédito ou de garantia.
Um saldo financiado paga as compras. Um depósito reembolsável é retido como garantia. Uma taxa do cartão paga pelo serviço. Mantenha estes três valores separados ao comparar custos.
Quanto custa um cartão de combustível?
O combustível e o serviço do cartão são custos separados. Verifique o preço aplicável do combustível, as mensalidades do cartão e da conta, as taxas de transação, os custos cambiais e quaisquer condições de utilização mínima.
O plano Solo do Rally no Reino Unido custa £10 por mês para um cartão. O plano Business custa £5 por cartão por mês para 2–49 cartões, sem IVA nem compras. Os planos para 50 ou mais cartões têm preços personalizados. Consulte os preços atuais e utilize a calculadora de orçamentos de cartões de combustível para trabalhar com os seus próprios valores mensais.
Um cartão não torna automaticamente o combustível mais barato. Compare o preço nas estações que utiliza, bem como as taxas aplicáveis e qualquer distância adicional necessária para chegar a um local aceite.
O que acontece ao recibo depois do pagamento?
O pagamento cria um registo da transação. O recibo ou a fatura explica o que foi comprado. A equipa financeira também precisa da finalidade empresarial e da alocação correta para as suas contas.
Com a Rally, o colaborador pode enviar o documento através do WhatsApp sem descarregar uma aplicação de despesas separada nem utilizar um início de sessão adicional da Rally para a submissão básica. O agente ajuda a recolher os dados em falta na mesma conversa.
O AutoMatch utiliza o documento e o contexto de pagamento para os associar; faz mais do que ler o texto impresso. Na plataforma, a equipa financeira pode rever os itens pendentes e preparar o passo seguinte. Integrações contabilísticas e exportações transportam os dados revistos para o fluxo de trabalho contabilístico suportado.
Conserve os comprovativos de que a sua empresa precisa. Um extrato de conta não é automaticamente uma fatura fiscal adequada para todas as compras, e um pagamento com cartão bem-sucedido não determina como essa despesa deve ser tratada para efeitos fiscais.
E se o pagamento for recusado?
| O que verificar | O que fazer |
|---|
| Estado do cartão | Confirmar que o cartão está ativo e não foi bloqueado |
| Saldo disponível | Verificar se restam fundos suficientes, incluindo qualquer autorização temporária na bomba |
| Controlos de despesas | Perguntar ao administrador da conta se o montante ou a categoria de compra são permitidos |
| Comerciante e terminal | Confirmar que esta localização e método de pagamento aceitam o cartão |
| Erro do PIN ou do terminal | Siga as instruções do terminal e peça ajuda ao administrador da conta ou ao suporte |
Uma bomba de combustível sem assistência pode solicitar uma autorização superior ao valor final do abastecimento antes de o efetuar. Isso pode afetar temporariamente o saldo disponível. Mantenha um processo de pagamento alternativo aprovado para as situações que o condutor não consiga resolver no posto.
Se um cartão for perdido, bloqueie-o de imediato e comunique a perda através do procedimento da empresa. O bloqueio impede novas utilizações autorizadas desse cartão, mas a empresa deve, ainda assim, analisar a atividade recente.
O que pode pagar um cartão de combustível empresarial?
As compras permitidas dependem do produto e dos controlos da empresa. Os cartões Rally podem suportar despesas de combustível aprovadas e outras despesas profissionais, incluindo estacionamento, portagens e consumíveis. O carregamento público também depende do método de pagamento disponível no carregador.
A política da empresa determina se as compras pessoais são permitidas e como são tratadas. Não assuma que o cartão consegue identificar todos os artigos incluídos numa compra ou tornar impossível a utilização indevida. Regras claras, controlos adequados e a análise de transações invulgares são todos importantes.
O mesmo processo pode funcionar além-fronteiras?
Verifique o suporte ao país e as comissões de conversão de moeda antes da viagem. Guarde o documento original do fornecedor juntamente com o comprovativo do pagamento, mesmo quando o montante seja liquidado numa moeda diferente. A empresa deve confirmar com o seu contabilista o tratamento contabilístico e fiscal das compras no estrangeiro.
A Rally apoia empresas elegíveis que operam no Reino Unido e na UE. Para planear rotas e a aceitação, leia o guia internacional de cartões de combustível.
Se está a escolher o seu primeiro cartão, utilize o guia de compras para pequenas empresas. Para ver como a Rally liga os pagamentos, o WhatsApp e a contabilidade, explore cartões de combustível para empresas e gestão de despesas com IA.
