Degvielas kartes ļauj autovadītājiem par apstiprinātiem pirkumiem norēķināties, izmantojot uzņēmuma kontu. Uzņēmums iestata karti un tās tēriņu noteikumus. Stacijā autovadītājs norēķinās ar karti un saglabā pirkumu apliecinošo dokumentu. Pēc tam finanšu nodaļa sasaista maksājumu ar čeku vai rēķinu un iegrāmato izdevumus.
Līdzekļi tiek ņemti vai nu no iepriekš papildināta atlikuma, vai arī no norēķinu kārtības, par ko panākta vienošanās ar pakalpojumu sniedzēju. Rally standarta publiski pieejamie plāni ir priekšapmaksas plāni, tāpēc uzņēmums papildina līdzekļus pirms tēriņu veikšanas.
Kā izmantot degvielas karti četros soļos
- Pirms uzpildes pārbaudiet. Pārliecinieties, ka stacija un terminālis pieņem karti, ka karte ir aktīva un ka jums ir pietiekams pieejamais atlikums un tēriņu limits.
- Maksājiet ar karti. Izpildiet termināļa norādījumus un, ja nepieciešams, ievadiet PIN kodu. Dažos degvielas karšu risinājumos tiek prasīts arī transportlīdzekļa reģistrācijas numurs vai nobraukuma rādījums.
- Saglabājiet un iesniedziet čeku. Iegūstiet detalizētu pirkuma dokumentu. Izmantojot Rally, nosūtiet to WhatsApp aģentam un tērzēšanā norādiet trūkstošo uzņēmuma informāciju.
- Pabeidziet izdevumu ierakstu. Rally AutoMatch savieno dokumentu un maksājumu, izmantojot to kontekstu. Finanšu nodaļa pārskata neatrisināto informāciju un nosūta pārskatīto ierakstu uz atbalstītu grāmatvedības integrāciju vai eksportē to.
Šis ceturtais solis pārvērš pirkumu ar karti par pabeigtu uzņēmuma izdevumu. Skatiet tālāk: Rally izdevumu darbplūsmu — tajā WhatsApp un platformas aģenti darbojas kopā.
Ko uzņēmums sagatavo pirms pirmā brauciena
Administrators izveido vai piešķir karti, nosaka atbilstošo budžetu un kontroles mehānismus, kā arī izskaidro, kuri pirkumi ir apstiprināti. Priekšapmaksas karšu gadījumā uzņēmums arī papildina konta līdzekļus.
Sniedziet katrai personai skaidrus norādījumus par čeku iesniegšanu un norādiet kontaktpersonu maksājumu problēmu gadījumā. Pirms vadītājs paļaujas uz karti brauciena laikā, apstipriniet ierastās degvielas uzpildes stacijas un visus termināļus, kuros iespējams norēķināties pie sūkņa. Kartes pieņemšana un pirkuma apstiprināšana ir atsevišķas pārbaudes: tirgotājs var pieņemt Visa, taču konkrētais darījums var pārsniegt uzņēmuma kartes limitu.
Ja komanda kopīgi izmanto transportlīdzekļus, izlemiet, kā izdevumu uzskaitē pirkums tiks piesaistīts pareizajam vadītājam, projektam vai transportlīdzeklim. Dariet to pirms brauciena, kamēr atbildība ir skaidri noteikta.
Priekšapmaksa un pēcapmaksa: kad uzņēmums maksā
| Vienošanās | Kā tiek finansēti pirkumi | Kas jāpārbauda |
|---|
| Priekšapmaksa | Uzņēmums papildina līdzekļus pirms kartes izmantošanas | Papildināšanas process, pieejamais atlikums, maksājumu rezervācijas un karšu maksas |
| Pēcapmaksa | Uzņēmums maksā saskaņā ar saskaņoto norēķinu grafiku | Apstiprināšanas prasības, maksājumu datumi, kredīta nosacījumi un jebkādas drošības prasības |
Rally priekšapmaksas modelim ir nepieciešama uzņēmuma un pārstāvja pārbaude, taču nav nepieciešama personīgās kredītvēstures pārbaude vai atmaksājams drošības depozīts. Priekšapmaksa nenozīmē, ka nav nepieciešams sākotnējs finansējums: jums joprojām ir nepieciešami līdzekļi atlikumā apstiprinātiem pirkumiem. Pēcapmaksas nosacījumiem, ja tie tiek piedāvāti, nepieciešams atsevišķs apstiprinājums, un tie var ietvert kredīta vai drošības prasības.
Finansēts atlikums tiek izmantots pirkumu apmaksai. Atgūstams depozīts tiek ieturēts kā drošības garantija. Kartes maksa ir maksa par pakalpojumu. Salīdzinot izmaksas, šīs trīs summas nošķiriet.
Cik maksā degvielas karte?
Pati degviela un kartes pakalpojums ir atsevišķas izmaksas. Pārbaudiet piemērojamo degvielas cenu, kartes un konta ikmēneša maksas, maksu par darījumiem, valūtas konvertācijas maksas un jebkādus minimālās lietošanas nosacījumus.
Rally Apvienotās Karalistes Solo plāns maksā £10 mēnesī par vienu karti. Uzņēmumu plāns maksā £5 par karti mēnesī 2–49 kartēm, bez PVN un pirkumiem. Plāniem ar 50 vai vairāk kartēm tiek piemērotas individuālas cenas. Skatiet pašreizējās cenas un izmantojiet degvielas kartes cenas aprēķina kalkulatoru , lai aprēķinos izmantotu savus mēneša datus.
Karte automātiski nepadara degvielu lētāku. Salīdziniet cenas stacijās, kuras izmantojat, kā arī piemērojamās maksas un papildu attālumu, kas jāveic, lai nokļūtu līdz pieņemamai stacijai.
Kas notiek ar čeku pēc maksājuma?
Maksājums izveido darījuma ierakstu. Čeks vai rēķins paskaidro, kas tika iegādāts. Finanšu nodaļai ir nepieciešams arī darījuma biznesa mērķis un pareizais sadalījums grāmatvedības kontos.
Izmantojot Rally, darbinieks var nosūtīt dokumentu, izmantojot WhatsApp, bez nepieciešamības lejupielādēt atsevišķu izdevumu lietotni vai izmantot papildu Rally pieteikšanos pamata iesniegšanai. Aģents palīdz apkopot trūkstošo informāciju tajā pašā sarakstē.
AutoMatch izmanto dokumenta un maksājuma kontekstu, lai tos sasaistītu; tas ne tikai nolasa drukāto tekstu. Platformā finanšu komanda var pārskatīt neapmaksātos vienumus un sagatavot nākamo darbību. Grāmatvedības integrācijas un eksports nogādā pārskatītos datus atbalstītajā grāmatvedības darbplūsmā.
Saglabājiet uzņēmumam nepieciešamos avota dokumentus. Konta izraksts automātiski nav piemērots nodokļa rēķins par katru pirkumu, un veiksmīgs maksājums ar karti nepierāda, kā šie izdevumi jāuzskaita nodokļu vajadzībām.
Kas notiek, ja maksājums tiek noraidīts?
| Kas jāpārbauda | Ko darīt |
|---|
| Kartes statuss | Apstipriniet, ka karte ir aktīva un nav iesaldēta |
| Pieejamais atlikums | Pārbaudiet, vai ir pietiekami līdzekļi, tostarp jebkāda pagaidu autorizācija pie degvielas sūkņa |
| Izdevumu kontrole | Pajautājiet konta administratoram, vai summa vai pirkuma kategorija ir atļauta |
| Tirgotājs un terminālis | Apstipriniet, ka šī atrašanās vieta un maksājuma veids atbalsta karti |
| PIN vai termināļa kļūda | Ievērojiet termināļa norādījumus un lūdziet palīdzību konta administratoram vai atbalsta dienestam |
Automātiskā degvielas uzpildes stacija pirms degvielas padeves var pieprasīt autorizāciju summai, kas pārsniedz galīgo degvielas pirkuma summu. Tas īslaicīgi var ietekmēt pieejamo atlikumu. Nodrošiniet apstiprinātu rezerves maksājumu kārtību situācijām, kad vadītājs to nevar atrisināt stacijā.
Ja karte ir pazaudēta, nekavējoties to iesaldējiet un ziņojiet par tās nozaudēšanu, izmantojot uzņēmuma noteikto kārtību. Kartes iesaldēšana novērš turpmāku šīs kartes autorizētu izmantošanu, tomēr uzņēmumam joprojām jāpārskata nesenās darbības.
Par ko var maksāt ar uzņēmuma degvielas karti?
Atļautie pirkumi ir atkarīgi no produkta un uzņēmuma kontroles mehānismiem. Rally kartes var izmantot apstiprinātiem degvielas un citiem ar darbu saistītiem izdevumiem, tostarp autostāvvietām, ceļu nodevām un darba materiāliem. Publiskā uzlāde arī ir atkarīga no uzlādes stacijā pieejamās maksājuma metodes.
Uzņēmuma politika nosaka, vai personīgie pirkumi ir atļauti un kā ar tiem rīkojas. Neuzskatiet, ka karte spēj identificēt katru pirkuma preci vai pilnībā novērst neatbilstošu izmantošanu. Svarīgi ir skaidri noteikumi, atbilstoša kontrole un neparastu darījumu pārskatīšana.
Vai vienu un to pašu procesu var izmantot pāri robežām?
Pirms brauciena pārbaudiet, vai valsts tiek atbalstīta un kādas ir valūtas konvertācijas maksas. Saglabājiet sākotnējo piegādātāja dokumentu kopā ar maksājuma dokumentu arī tad, ja summa tiek norēķināta citā valūtā. Uzņēmumam ar grāmatvedi jāprecizē ārvalstu pirkumu grāmatvedības un nodokļu uzskaite.
Rally atbalsta prasībām atbilstošus uzņēmumus, kas darbojas Apvienotajā Karalistē un ES. Lai plānotu maršrutus un pieņemšanas vietas, izlasiet starptautisko degvielas karšu ceļvedi.
Ja izvēlaties savu pirmo karti, izmantojiet mazā uzņēmuma pirkumu ceļvedi. Lai uzzinātu, kā Rally savieno maksājumus, WhatsApp un grāmatvedību, izpētiet uzņēmumu degvielas kartes un AI izdevumu pārvaldību.
