Kütusekaardid võimaldavad juhtidel tasuda kinnitatud ostude eest ettevõtte konto kaudu. Ettevõte seadistab kaardi ja selle kulureeglid. Tanklas tasub juht kaardiga ning säilitab ostutõendi. Seejärel seob finantsosakond makse kviitungi või arvega ja kajastab kulu.
Raha pärineb kas ette rahastatud saldolt või teenusepakkujaga kokku lepitud arvelduskorrast. Rally standardina avaldatud paketid on ettemakstud, seega lisab ettevõte raha enne kulutamist.
Kuidas kasutada kütusekaarti nelja sammuga
- Kontrolli enne tankimist. Veendu, et tankla ja terminal aktsepteerivad kaarti, kaart on aktiivne ning sul on piisavalt vaba saldot ja kululimiiti.
- Maksa kaardiga. Järgi terminali juhiseid ja sisesta vajaduse korral PIN-kood. Mõne kütusekaardi puhul küsitakse ka sõiduki registreerimisnumbrit või läbisõidunäitu.
- Hoidke kviitung alles ja esitage see. Hankige ostu üksikasjalik dokument. Rally abil saatke see WhatsAppi agendile ja esitage vestluses kõik puuduvad ettevõtte andmed.
- Lõpeta kuluaruanne. Rally AutoMatch seob dokumendi ja makse nende konteksti põhjal. Finantsmeeskond vaatab puuduolevad üksikasjad üle ning saadab üle vaadatud kirje toetatud raamatupidamisintegratsiooni või ekspordib selle.
See neljas samm muudab kaardimakse lõpetatud ärikuluks. Vaadake Rally kulude töövoogu WhatsAppi- ja platvormiagentide koos kasutamiseks.
Mida ettevõte enne esimest sõitu paika paneb
Administraator loob kaardi või määrab selle kasutajale, seab asjakohase eelarve ja piirangud ning selgitab, millised ostud on lubatud. Ettemakstud kaartide puhul rahastab ettevõte ka kontot.
Andke igale inimesele selged juhised kviitungite esitamiseks ning kontakt makseprobleemide korral. Enne kui juht loodab teekonnal kaardile, kinnitage tavapärased tanklad ja kõik tankuris maksmist võimaldavad terminalid. Kaardi aktsepteerimine ja ostu kinnitamine on eraldi kontrollid: kaupmees võib Visa kaarti aktsepteerida, kuid konkreetne tehing võib ületada ettevõtte kaardilimiiti.
Kui meeskond jagab sõidukeid, otsustage, kuidas seostada ost kulude haldamise protsessis õige juhi, projekti või sõidukiga. Tehke see enne sõitu, kui vastutus on selgelt määratud.
Ettemakse ja järelmaks: millal ettevõte maksab
| Korraldus | Kuidas ostusid rahastatakse | Mida kontrollida |
|---|
| Ettemakstud | Ettevõte kannab raha kaardile enne kaardi kasutamist | Saldo lisamise protsess, kasutatav saldo, maksete broneeringud ja kaarditasud |
| Järelmaks | Ettevõte tasub kokkulepitud arveldusgraafiku alusel | Kinnitamise nõuded, maksekuupäevad, krediiditingimused ja võimalik tagatisnõue |
Rally ettemaksulahendus nõuab ettevõtte ja esindaja kontrollimist, kuid mitte isiklikku krediidikontrolli ega tagastatavat tagatisraha. Ettemaks ei tähenda, et algset rahastust pole vaja: heakskiidetud ostude jaoks peab saldos siiski raha olema. Järelmaksutingimused, kui need on saadaval, nõuavad eraldi heakskiitu ning võivad hõlmata krediidi- või tagatisnõudeid.
Rahastatud saldo katab ostud. Tagastatav tagatisraha hoitakse tagatisena. Kaarditasu katab teenuse osutamise kulud. Kulude võrdlemisel hoidke need kolm summat eraldi.
Kui palju kütusekaart maksab?
Kütus ise ja kaarditeenus on eraldi kulud. Kontrollige kehtivat kütusehinda, kaardi ja konto kuutasusid, tehingutasusid, valuutatehingute tasusid ning võimalikke minimaalse kasutuse tingimusi.
Rally UK Solo pakett maksab £10 kuus ühe kaardi eest. Äripakett maksab £5 kaardi kohta kuus, 2–49 kaardi puhul, käibemaksu ja oste arvestamata. 50 või enama kaardi paketid on erihinnaga. Vaata praegust hinnastust ja kasuta kütusekaardi hinnapakkumise kalkulaatorit oma kuupõhiste summadega töötamiseks.
Kaart ei muuda kütust automaatselt odavamaks. Võrrelge teie kasutatavates tanklates kehtivaid hindu, lisaks rakenduvaid tasusid ja võimalikku lisateekonda, mis on vajalik aktsepteeritud tanklani jõudmiseks.
Mis saab kviitungist pärast makset?
Makse loob tehingukirje. Kviitung või arve selgitab, mida osteti. Finantsosakond vajab ka ärilist eesmärki ja õiget kontodele jaotamist.
Rally abil saab töötaja dokumendi WhatsAppi kaudu saata, ilma et peaks alla laadima eraldi kuluaruannete rakenduse või kasutama põhiesituseks täiendavat Rally sisselogimist. Agent aitab samas vestluses puuduolevad andmed kokku koguda.
AutoMatch kasutab nende ühendamiseks dokumendi- ja maksekonteksti; see teeb enamat kui lihtsalt trükitud teksti lugemine. Platvormil saab finantsmeeskond üle vaadata tasumata kirjed ja valmistada ette järgmise sammu. Raamatupidamisintegratsioonid ja ekspordid edastavad ülevaadatud andmed toetatud raamatupidamise töövoogu.
Hoidke alles ettevõtte jaoks vajalikud algdokumendid. Konto väljavõte ei ole iga ostu puhul automaatselt sobiv maksuarve ning õnnestunud kaardimakse ei määra, kuidas seda kulu maksustamisel käsitleda.
Mida teha, kui makse lükatakse tagasi?
| Mida kontrollida | Mida teha |
|---|
| Kaardi olek | Kinnitage, et kaart on aktiivne ega ole külmutatud |
| Vaba saldo | Veenduge, et raha on piisavalt, arvestades ka tanklas tehtud ajutist autoriseerimist |
| Kulutuste kontrollid | Küsige konto haldurilt, kas summa või ostukategooria on lubatud |
| Kaupmees ja terminal | Kinnitage, et see asukoht ja makseviis toetavad kaarti |
| PIN-i või terminali viga | Järgige terminali juhiseid ja küsige abi konto administraatorilt või kasutajatoelt |
Automaatjaam võib enne kütuse väljastamist taotleda autoriseerimist summas, mis ületab lõpliku kütuseostu. See võib ajutiselt mõjutada saadaolevat saldot. Hoidke heakskiidetud varumakseprotsessina kasutatav lahendus juhuks, kui juht ei saa olukorda jaamas lahendada.
Kui kaart on kadunud, külmutage see viivitamata ja teatage kaotsiminekust ettevõtte ettenähtud korras. Külmutamine takistab selle kaardi edasist volitatud kasutamist, kuid ettevõte peaks siiski hiljutise tegevuse üle vaatama.
Mille eest saab ettevõtte kütusekaardiga tasuda?
Lubatud ostud sõltuvad tootest ja ettevõtte kehtestatud kontrollimeetmetest. Rally kaardid võivad toetada heakskiidetud kütuseoste ja muid tööga seotud kulusid, sealhulgas parkimist, teemakse ja tarvikuid. Avalik laadimine sõltub samuti laadijas kasutatavast makseviisist.
Ettevõtte eeskirjad määravad, kas isiklikud ostud on lubatud ja kuidas neid käsitletakse. Ärge eeldage, et kaart suudab tuvastada kõik ostuga seotud üksikud tooted või muuta väärkasutuse võimatuks. Olulised on selged reeglid, asjakohased kontrollimeetmed ja ebatavaliste tehingute ülevaatamine.
Kas sama protsess toimib ka üle piiri?
Enne reisi kontrollige riikide tuge ja valuutaga seotud tasusid. Hoidke tarnija originaaldokument koos maksega alles ka siis, kui summa arveldatakse teises valuutas. Ettevõte peaks välisostude raamatupidamis- ja maksukäsitluse oma raamatupidajaga üle kinnitama.
Rally toetab Ühendkuningriigis ja ELis tegutsevaid nõuetele vastavaid ettevõtteid. Marsruudi- ja aktsepteerimisplaneerimiseks lugege rahvusvaheliste kütusekaartide juhendit.
Kui valid oma esimest kaarti, kasuta väikeettevõtte ostujuhendit. Et näha, kuidas Rally ühendab maksed, WhatsAppi ja raamatupidamise, tutvu ettevõtete kütusekaartidega ning AI-põhise kuluhaldusega.
