Les cartes carburant permettent aux conducteurs de régler des achats autorisés avec un compte professionnel. L’entreprise configure la carte et ses règles de dépenses. À la station-service, le conducteur paie avec la carte et conserve le justificatif d’achat. Le service financier rapproche ensuite le paiement de son reçu ou de sa facture et comptabilise la dépense.
Les fonds proviennent soit d’un solde alimenté à l’avance, soit d’un accord de facturation conclu avec le fournisseur. Les forfaits standard publiés par Rally sont prépayés : l’entreprise ajoute donc des fonds avant toute dépense.
Comment utiliser une carte carburant en quatre étapes
- Vérifiez avant de faire le plein. Confirmez que la station et le terminal acceptent la carte, que celle-ci est active et que vous disposez d’un solde disponible suffisant et d’un plafond de dépenses suffisant.
- Payez avec la carte. Suivez les instructions du terminal et saisissez le code PIN si nécessaire. Certaines modalités de carte carburant demandent également l’immatriculation du véhicule ou le relevé du kilométrage.
- Conservez et envoyez le reçu. Obtenez le justificatif d’achat détaillé. Avec Rally, envoyez-le à l’agent WhatsApp et indiquez dans la conversation toute information professionnelle manquante.
- Terminez la saisie de la dépense. AutoMatch de Rally relie le document et le paiement en s’appuyant sur leur contexte. L’équipe financière vérifie les informations restantes et envoie l’enregistrement vérifié vers une intégration comptable compatible ou l’exporte.
Cette quatrième étape transforme un achat par carte en dépense professionnelle finalisée. Consultez notre processus de dépenses de Rally pour voir comment les agents WhatsApp et de la plateforme travaillent ensemble.
Ce que l’entreprise met en place avant le premier trajet
L’administrateur crée ou attribue la carte, définit le budget et les contrôles nécessaires, et explique quels achats sont autorisés. Pour les cartes prépayées, l’entreprise approvisionne également le compte.
Donnez à chacun des instructions claires pour l’envoi des reçus, ainsi qu’un contact à joindre en cas de problème de paiement. Confirmez les stations habituelles et les terminaux de paiement à la pompe avant qu’un conducteur ne compte sur la carte pour effectuer un trajet. L’acceptation de la carte et l’autorisation de l’achat sont deux vérifications distinctes : un commerçant peut accepter Visa alors qu’une transaction donnée dépasse la limite de la carte de l’entreprise.
Pour une équipe qui partage des véhicules, déterminez comment associer un achat au bon conducteur, projet ou véhicule dans votre processus de gestion des dépenses. Faites-le avant le déplacement, tant que les responsabilités sont clairement définies.
Prépaiement et postpaiement : quand l’entreprise paie
| Organisation | Financement des achats | Points à vérifier |
|---|
| Prépayé | L’entreprise approvisionne la carte avant son utilisation | Processus de rechargement, solde disponible, retenues de paiement et frais de carte |
| Postpayé | L’entreprise règle selon un échéancier de facturation convenu | Conditions d’approbation, dates de paiement, conditions de crédit et éventuelle exigence de garantie |
L'offre prépayée de Rally nécessite la vérification de l'entreprise et du représentant, mais aucune vérification de solvabilité personnelle ni aucun dépôt de garantie remboursable. Le prépaiement ne signifie pas qu'aucun financement initial n'est requis : vous devez tout de même disposer de fonds sur le solde pour les achats approuvés. Les conditions postpayées, lorsqu'elles sont proposées, nécessitent une approbation distincte et peuvent impliquer des exigences de solvabilité ou de garantie.
Un solde approvisionné sert à régler les achats. Un dépôt remboursable est détenu à titre de garantie. Des frais de carte rémunèrent le service. Gardez ces trois montants distincts lorsque vous comparez les coûts.
Combien coûte une carte carburant ?
Le carburant lui-même et le service de carte sont deux coûts distincts. Vérifiez le prix du carburant applicable, les frais mensuels liés à la carte et au compte, les frais de transaction, les frais de change ainsi que les éventuelles conditions d’utilisation minimale.
Le forfait Solo de Rally au Royaume-Uni coûte par mois pour une carte 10 £. Le forfait Business coûte par carte et par mois pour la période de validité de la carte Business. 5 £ par carte et par mois pour 2 à 49 cartes, hors TVA et achats. Les forfaits pour 50 cartes ou plus sont proposés à un tarif personnalisé. Consultez les tarifs actuels et utilisez le calculateur de devis pour carte carburant pour travailler avec vos propres chiffres mensuels.
Une carte ne rend pas automatiquement le carburant moins cher. Comparez le prix dans les stations que vous utilisez, ainsi que les frais applicables et la distance supplémentaire éventuellement nécessaire pour atteindre une station acceptée.
Que devient le reçu après le paiement ?
Le paiement crée un enregistrement de transaction. Le reçu ou la facture précise ce qui a été acheté. Le service financier a également besoin du motif professionnel et de l’imputation appropriée dans ses comptes.
Avec Rally, le salarié peut envoyer le document via WhatsApp sans télécharger une application de gestion des dépenses distincte ni utiliser une connexion Rally supplémentaire pour effectuer un envoi simple. L’agent l’aide à fournir les informations manquantes dans la même conversation.
AutoMatch utilise le document et le contexte de paiement pour les mettre en relation ; il ne se contente pas de lire le texte imprimé. Sur la plateforme, l’équipe financière peut examiner les éléments en attente et préparer l’étape suivante. Les intégrations comptables et les exportations transmettent les données examinées au processus comptable pris en charge.
Conservez les justificatifs dont votre entreprise a besoin. Un relevé de compte ne constitue pas automatiquement une facture fiscale adaptée à chaque achat, et un paiement par carte réussi ne permet pas à lui seul de déterminer le traitement fiscal de cette dépense.
Que se passe-t-il si le paiement est refusé ?
| Points à vérifier | Que faire |
|---|
| Statut de la carte | Confirmer que la carte est active et n’a pas été bloquée |
| Solde disponible | Vérifiez qu’il reste suffisamment de fonds, y compris toute autorisation temporaire à la pompe |
| Contrôles des dépenses | Demandez à l’administrateur du compte si le montant ou la catégorie d’achat est autorisé |
| Commerçant et terminal | Confirmer que ce lieu et ce mode de paiement sont compatibles avec la carte |
| Erreur de code PIN ou de terminal | Suivez les instructions du terminal et demandez de l’aide à l’administrateur du compte ou au support |
Une pompe sans personnel peut demander, avant de délivrer le carburant, une autorisation d’un montant supérieur à celui de l’achat final. Cela peut réduire temporairement le solde disponible. Prévoyez une procédure de paiement de secours approuvée pour les situations que le conducteur ne peut pas résoudre à la station.
Si une carte est perdue, bloquez-la rapidement et signalez la perte selon la procédure de l’entreprise. Le blocage empêche toute nouvelle utilisation autorisée de cette carte, mais l’entreprise doit tout de même examiner l’activité récente.
Que peut payer une carte carburant professionnelle ?
Les achats autorisés dépendent du produit et des contrôles définis par l’entreprise. Les cartes Rally peuvent prendre en charge les achats de carburant approuvés et d’autres dépenses professionnelles, notamment le stationnement, les péages et les fournitures. La recharge VE publique dépend également du mode de paiement disponible sur la borne.
La politique de l’entreprise détermine si les achats personnels sont autorisés et la manière dont ils sont gérés. Ne partez pas du principe que la carte peut identifier chaque article d’un achat ou rendre toute utilisation abusive impossible. Des règles claires, des contrôles adaptés et l’examen des transactions inhabituelles sont tous essentiels.
Le même processus peut-il fonctionner au-delà des frontières ?
Vérifiez la prise en charge du pays et les frais de change avant le départ. Conservez le document original du fournisseur avec la preuve de paiement, même lorsque le montant est réglé dans une autre devise. L’entreprise doit confirmer avec son comptable le traitement comptable et fiscal des achats à l’étranger.
Rally accompagne les entreprises éligibles opérant au Royaume-Uni et dans l’UE. Pour planifier les itinéraires et l’acceptation, consultez le guide international des cartes carburant.
Si vous choisissez votre première carte, consultez le guide d’achat pour les petites entreprises. Pour voir comment Rally connecte les paiements, WhatsApp et la comptabilité, explorez les cartes carburant pour les entreprises et la gestion des dépenses par IA.
