Le carte carburante consentono ai conducenti di pagare gli acquisti autorizzati tramite un conto aziendale. L’azienda configura la carta e le relative regole di spesa. Presso la stazione di servizio, il conducente paga con la carta e conserva la documentazione dell’acquisto. Il team finanziario collega quindi il pagamento alla ricevuta o alla fattura corrispondente e registra la spesa.
Il denaro proviene da un saldo alimentato in anticipo oppure da un accordo di fatturazione concordato con il fornitore. I piani standard pubblicati da Rally sono prepagati, quindi l’azienda aggiunge i fondi prima di effettuare le spese.
Come utilizzare una carta carburante in quattro passaggi
- Verifica prima di fare rifornimento. Assicurati che la stazione e il terminale accettino la carta, che la carta sia attiva e che tu disponga di un saldo disponibile e di un plafond di spesa sufficienti.
- Paga con la carta. Segui le istruzioni del terminale e inserisci il PIN, se richiesto. Alcuni accordi relativi alle carte carburante richiedono anche la targa del veicolo o l’indicazione del chilometraggio.
- Conserva e invia la ricevuta. Ottieni il documento d’acquisto dettagliato. Con Rally, invialo all’agente WhatsApp e fornisci in chat eventuali dati aziendali mancanti.
- Completa la registrazione della spesa. AutoMatch di Rally collega il documento e il pagamento utilizzando il contesto di entrambi. Il team finanziario verifica i dettagli ancora in sospeso e invia la registrazione verificata a un'integrazione contabile supportata o la esporta.
È questo quarto passaggio a trasformare un acquisto con carta in una spesa aziendale completata. Consulta il flusso di lavoro per le spese di Rally per vedere come lavorano insieme gli agenti WhatsApp e della piattaforma.
Cosa deve predisporre l’azienda prima del primo viaggio
L’amministratore crea o assegna la carta, imposta il budget e i controlli pertinenti e spiega quali acquisti sono approvati. Per le carte prepagate, l’azienda alimenta anche il conto.
Fornisci a ogni persona istruzioni chiare per l'invio delle ricevute e un contatto per i problemi di pagamento. Conferma quali sono le stazioni abituali e quali terminali per il pagamento alla pompa sono disponibili prima che un conducente faccia affidamento sulla carta per un viaggio. L'accettazione della carta e l'approvazione dell'acquisto sono verifiche separate: un esercente può accettare Visa, mentre una determinata transazione può superare il limite della carta aziendale.
Per un team che condivide i veicoli, stabilite come associare un acquisto al conducente, al progetto o al veicolo corretto nella vostra procedura di gestione delle spese. Fatelo prima del viaggio, quando le responsabilità sono chiare.
Prepagato e postpagato: quando paga l’azienda
| Soluzione | Come vengono finanziati gli acquisti | Cosa verificare |
|---|
| Prepagato | L'azienda aggiunge denaro prima di utilizzare la carta | Procedura di ricarica, saldo disponibile, blocchi dei pagamenti e commissioni della carta |
| Postpagato | L’azienda paga secondo un calendario di fatturazione concordato | Requisiti di approvazione, date di pagamento, termini di credito ed eventuali requisiti di garanzia |
Il percorso prepagato di Rally richiede la verifica dell'azienda e del rappresentante, ma non prevede controlli sul credito personale né un deposito cauzionale rimborsabile. Il fatto che sia prepagato non significa che non sia necessario un finanziamento iniziale: devi comunque avere disponibilità sul saldo per gli acquisti approvati.
Un saldo finanziato serve a pagare gli acquisti. Un deposito rimborsabile viene trattenuto come garanzia. Una commissione della carta serve a pagare il servizio. Mantieni separati questi tre importi quando confronti i costi.
Quanto costa una carta carburante?
Il carburante e il servizio della carta sono costi separati. Verificate il prezzo del carburante applicabile, i canoni mensili della carta e del conto, le commissioni sulle transazioni, gli addebiti valutari e le eventuali condizioni di utilizzo minimo.
I piani prepagati di Rally prevedono una quota mensile fissa per le carte incluse. L'IVA e gli acquisti sono esclusi. Ogni piano include le stesse funzionalità essenziali per carte, spese e contabilità; i piani Enterprise aggiungono la gestione degli account e il supporto all'implementazione. Consulta i prezzi attuali per il piano più adatto al numero di carte e al tuo utilizzo, e usa il calcolatore di preventivi per carte carburante per lavorare con i tuoi dati mensili.
Una carta non rende automaticamente il carburante più economico. Confronta il prezzo presso le stazioni che utilizzi, oltre alle commissioni applicabili e a qualsiasi distanza aggiuntiva necessaria per raggiungere un punto di rifornimento accettato.
Cosa succede alla ricevuta dopo il pagamento?
Il pagamento crea una registrazione della transazione. La ricevuta o la fattura spiega che cosa è stato acquistato. L’ufficio finanziario ha inoltre bisogno dello scopo aziendale e della corretta imputazione contabile.
Con Rally, il dipendente può inviare il documento tramite WhatsApp senza scaricare un’app separata per le spese o utilizzare un ulteriore accesso Rally per l’invio di base. L’agente aiuta a raccogliere i dettagli mancanti nella stessa conversazione.
AutoMatch utilizza il documento e il contesto del pagamento per collegarli; non si limita a leggere il testo stampato. Nella piattaforma, il team finanziario può esaminare le voci in sospeso e preparare il passaggio successivo. Le integrazioni contabili e le esportazioni trasferiscono i dati esaminati nel flusso di lavoro contabile supportato.
Conserva la documentazione di origine di cui la tua azienda ha bisogno. Un estratto conto non è automaticamente una fattura valida ai fini fiscali per ogni acquisto e un pagamento con carta andato a buon fine non stabilisce come debba essere trattata quella spesa ai fini fiscali.
E se il pagamento viene rifiutato?
| Cosa verificare | Cosa fare |
|---|
| Stato della carta | Confermare che la carta sia attiva e non sia stata bloccata |
| Saldo disponibile | Verifica che siano rimasti fondi sufficienti, inclusa un’eventuale pre-autorizzazione temporanea alla pompa |
| Controlli di spesa | Chiedi all’amministratore dell’account se l’importo o la categoria di acquisto sono consentiti |
| Esercente e terminale | Conferma che questa sede e questo metodo di pagamento supportino la carta |
| Errore del PIN o del terminale | Segui le indicazioni del terminale e chiedi assistenza all’amministratore dell’account o al supporto |
Un distributore automatico può richiedere un’autorizzazione superiore all’importo dell’acquisto finale di carburante prima dell’erogazione. Questo può incidere temporaneamente sul saldo disponibile. Predisponete una procedura di pagamento di riserva approvata per i casi in cui il conducente non riesca a risolvere il problema presso la stazione di servizio.
In caso di smarrimento di una carta, bloccatela tempestivamente e segnalate lo smarrimento seguendo la procedura aziendale. Il blocco impedisce l’ulteriore utilizzo autorizzato della carta, ma l’azienda dovrebbe comunque esaminare le attività recenti.
Cosa può pagare una carta carburante aziendale?
Gli acquisti consentiti dipendono dal prodotto e dai controlli aziendali. Le carte Rally possono supportare gli acquisti approvati di carburante e altre spese di lavoro, tra cui parcheggi, pedaggi e forniture. Anche la ricarica presso stazioni pubbliche dipende dal metodo di pagamento disponibile presso il punto di ricarica.
La politica aziendale stabilisce se gli acquisti personali sono consentiti e come vengono gestiti. Non dare per scontato che la carta sia in grado di identificare ogni articolo incluso in un acquisto o di impedire qualsiasi uso improprio. Regole chiare, controlli adeguati e la revisione delle transazioni insolite sono tutti elementi importanti.
Lo stesso processo può funzionare oltre confine?
Prima del viaggio, verifica i Paesi supportati e le commissioni valutarie. Conserva il documento originale del fornitore insieme alla ricevuta del pagamento, anche quando l’importo viene addebitato in una valuta diversa. L’azienda dovrebbe confermare con il proprio commercialista il trattamento contabile e fiscale degli acquisti effettuati all’estero.
Rally supporta le aziende idonee che operano nel Regno Unito e nell’UE. Per pianificare gli itinerari e l’accettazione, consulta il guida internazionale sulle carte carburante.
Se stai scegliendo la tua prima carta, consulta la guida agli acquisti per piccole imprese. Per scoprire come Rally collega i pagamenti, WhatsApp e la contabilità, esplora le carte carburante aziendali e la gestione delle spese con l’AI.
