Polttoainekorttien avulla kuljettajat voivat maksaa hyväksytyistä hankinnoista yritystilin kautta. Yritys määrittää kortin ja sen käyttöä koskevat kulutussäännöt. Asemalla kuljettaja maksaa kortilla ja säilyttää ostotositteen. Tämän jälkeen taloushallinto yhdistää maksun kuittiin tai laskuun ja kirjaa kulun.
Rahat tulevat joko etukäteen rahoitetusta saldosta tai palveluntarjoajan kanssa sovitun laskutusjärjestelyn kautta. Rallyn vakiohintaiset ja julkisesti ilmoitetut paketit ovat prepaid-paketteja, joten yritys lisää varat ennen käyttöä.
Näin käytät polttoainekorttia neljässä vaiheessa
- Tarkista ennen tankkaamista. Varmista, että asema ja maksupääte hyväksyvät kortin, että kortti on aktiivinen ja että käytettävissäsi on riittävästi saldoa ja maksuvaraa.
- Maksa kortilla. Noudata maksupäätteen ohjeita ja syötä PIN-koodi, jos sitä pyydetään. Joissakin polttoainekorttijärjestelyissä pyydetään lisäksi ajoneuvon rekisteritunnusta tai matkamittarin lukemaa.
- Säilytä kuitti ja toimita se. Hanki eritelty ostotosite. Lähetä se Rallyn avulla WhatsApp-agentille ja ilmoita chatissa puuttuvat yritystiedot.
- Viimeistele kulumerkintä. Rallyn AutoMatch yhdistää asiakirjan ja maksun niiden kontekstin avulla. Taloushallinto tarkistaa puuttuvat tiedot ja lähettää tarkistetun tietueen tuettuun kirjanpitointegraatioon tai vientiin.
Neljäs vaihe muuttaa korttioston valmiiksi yrityskuluksi. Tutustu Rallyn kulutyönkulkuun , jossa WhatsApp- ja alustatoimijat toimivat yhdessä.
Mitä yritys määrittää ennen ensimmäistä matkaa
Järjestelmänvalvoja luo kortin tai määrittää sen käyttäjälle, asettaa tarvittavan budjetin ja hallintarajoitukset sekä kertoo, mitkä ostokset ovat hyväksyttyjä. Prepaid-kortteja käytettäessä yritys myös rahoittaa tilin.
Anna jokaiselle henkilölle selkeät ohjeet kuittien toimittamiseen sekä yhteyshenkilön maksuongelmia varten. Varmista tavallisesti käytettävät asemat ja mahdolliset automaattiset maksupäätteet ennen kuin kuljettaja luottaa korttiin matkalla. Kortin hyväksyminen ja ostoksen hyväksyntä ovat erillisiä tarkistuksia: maksunsaaja voi hyväksyä Visa-kortin, vaikka tietty tapahtuma ylittäisi yrityksen korttirajan.
Jos tiimi käyttää yhteisiä ajoneuvoja, päättäkää, miten ostos yhdistetään kuluprosessissa oikeaan kuljettajaan, projektiin tai ajoneuvoon. Tehkää tämä ennen matkaa, kun vastuut ovat selkeät.
Ennakkomaksu ja jälkimaksu: milloin yritys maksaa
| Järjestely | Miten ostot rahoitetaan | Tarkistettavat asiat |
|---|
| Ennakkomaksu | Yritys lisää rahaa ennen kortin käyttöä | Saldon latausprosessi, käytettävissä oleva saldo, maksujen katevaraukset ja korttimaksut |
| Jälkimaksu | Yritys maksaa sovitun laskutusaikataulun mukaisesti | Hyväksyntävaatimukset, maksupäivät, luottoehdot ja mahdollinen vakuusvaatimus |
Rallyn prepaid-vaihtoehto edellyttää yrityksen ja edustajan todentamista, mutta ei henkilökohtaista luottotarkistusta tai palautettavaa vakuusmaksua. Prepaid ei tarkoita, ettei etukäteisrahoitusta tarvittaisi: tarvitset silti rahaa saldoon hyväksyttyjä ostoja varten. Tarjolla olevat postpaid-ehdot edellyttävät erillistä hyväksyntää, ja niihin voi liittyä luotto- tai vakuusvaatimuksia.
Rahoitettu saldo maksaa ostokset. Hyvityskelpoinen vakuusmaksu pidetään vakuutena. Korttimaksu kattaa palvelun. Pidä nämä kolme summaa erillään kustannuksia vertaillessasi.
Mitä polttoainekortti maksaa?
Polttoaine ja korttipalvelu ovat erillisiä kuluja. Tarkista sovellettava polttoaineen hinta, kortin ja tilin kuukausimaksut, tapahtumamaksut, valuuttamaksut sekä mahdolliset vähimmäiskäyttöehdot.
Rallyn UK Solo -paketti maksaa 10 £ kuukaudessa yhtä korttia kohden. Business-suunnitelma maksaa 5 £ korttia kohden kuukaudessa 2–49 kortille, ilman ALV:tä ja ostoja. Vähintään 50 kortin paketit hinnoitellaan erikseen. Hinnat: nykyinen hinnoittelu ja käytä polttoainekortin tarjouslaskuria omien kuukausilukujesi laskemiseen.
Kortti ei automaattisesti tee polttoaineesta halvempaa. Vertaa käyttämiesi asemien hintoja sekä sovellettavia maksuja ja mahdollista lisämatkaa hyväksytylle asemalle pääsemiseksi.
Mitä kuitille tapahtuu maksun jälkeen?
Maksu luo tapahtumatietueen. Kuitti tai lasku kertoo, mitä ostettiin. Taloushallinto tarvitsee lisäksi liiketoimintaperusteen ja oikean kohdistuksen tileilleen.
Rallyn avulla työntekijä voi lähettää tositteen WhatsAppissa ilman erillisen kulusovelluksen lataamista tai ylimääräistä Rally-kirjautumista peruslähetystä varten. Agentti auttaa keräämään puuttuvat tiedot samassa keskustelussa.
AutoMatch käyttää asiakirja- ja maksukontekstia yhdistääkseen ne; se tekee muutakin kuin lukee painetun tekstin. Alustalla taloushallinto voi tarkistaa avoimet erät ja valmistella seuraavan vaiheen. Kirjanpidon integraatiot ja viennit välittävät tarkistetut tiedot tuettuun kirjanpitotyönkulkuun.
Säilytä yrityksesi tarvitsevat alkuperäiset tositteet. Tiliote ei automaattisesti sovellu verolaskuksi jokaisesta ostoksesta, eikä onnistunut korttimaksu osoita, miten kyseistä kulua tulisi käsitellä verotuksessa.
Mitä jos maksu hylätään?
| Tarkistettavat asiat | Mitä tehdä |
|---|
| Kortin tila | Varmista, että kortti on aktiivinen eikä sitä ole jäädytetty |
| Käytettävissä oleva saldo | Tarkista, että varoja on jäljellä riittävästi, mukaan lukien pumpulla tehty väliaikainen katevaraus |
| Kulutuksen hallinta | Kysy tilin ylläpitäjältä, onko summa tai ostokategoria sallittu |
| Kauppias ja maksupääte | Varmista, että tämä sijainti ja maksutapa tukevat korttia |
| PIN- tai maksupäätevirhe | Noudata päätelaitteen ohjeita ja pyydä apua tilin ylläpitäjältä tai tuesta |
Miehittämätön tankkausasema saattaa pyytää ennen tankkauksen aloittamista katevarausta, joka on lopullista polttoaineostosta suurempi. Tämä voi vaikuttaa käytettävissä olevaan saldoon väliaikaisesti. Pidä käytössä hyväksytty varamaksuprosessi tilanteita varten, joita kuljettaja ei pysty ratkaisemaan asemalla.
Jos kortti katoaa, jäädytä se viipymättä ja ilmoita katoamisesta yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Jäädyttäminen estää kortin myöhemmän valtuutetun käytön, mutta yrityksen tulee silti tarkistaa viimeaikainen toiminta.
Mitä yrityksen polttoainekortilla voi maksaa?
Sallitut ostot riippuvat tuotteesta ja yrityksen asettamista rajoituksista. Rally-korteilla voidaan maksaa hyväksyttyjä polttoaineostoja ja muita työstä aiheutuvia kuluja, kuten pysäköintiä, tietulleja ja tarvikkeita. Julkinen lataus riippuu myös latauslaitteella käytettävissä olevasta maksutavasta.
Yrityksen käytännöt määrittävät, ovatko henkilökohtaiset ostokset sallittuja ja miten niitä käsitellään. Älä oleta, että kortti tunnistaa kaikki ostoksen sisältämät tuotteet tai tekee väärinkäytöstä mahdotonta. Selkeät säännöt, asianmukaiset hallintakeinot ja poikkeavien tapahtumien tarkastelu ovat kaikki tärkeitä.
Voiko sama prosessi toimia yli rajojen?
Tarkista ennen matkaa maakohtainen tuki ja valuuttamaksut. Säilytä alkuperäinen toimittajan asiakirja maksutositteen yhteydessä, vaikka summa veloitettaisiin eri valuutassa. Yrityksen kannattaa varmistaa ulkomailta tehtyjen ostojen kirjanpito- ja verokäsittely kirjanpitäjältä.
Rally tukee kelpoisuusehdot täyttäviä yrityksiä, jotka toimivat Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja EU:ssa. Reitti- ja hyväksyntäsuunnittelua varten tutustu kansainväliseen polttoainekorttioppaaseen.
Jos valitset ensimmäistä korttiasi, tutustu pienten yritysten osto-oppaaseen. Nähdäksesi, miten Rally yhdistää maksamisen, WhatsAppin ja kirjanpidon, tutustu yritysten polttoainekortteihin ja AI-kulujen hallintaan.
