Οι κάρτες καυσίμων επιτρέπουν στους οδηγούς να πληρώνουν για εγκεκριμένες αγορές μέσω εταιρικού λογαριασμού. Η επιχείρηση εκδίδει την κάρτα και καθορίζει τους κανόνες δαπανών της. Στο πρατήριο, ο οδηγός πληρώνει με την κάρτα και κρατά τα παραστατικά της αγοράς. Στη συνέχεια, το τμήμα οικονομικών συνδέει την πληρωμή με την απόδειξη ή το τιμολόγιο και καταχωρίζει τη δαπάνη.
Τα χρήματα προέρχονται είτε από υπόλοιπο που έχει χρηματοδοτηθεί εκ των προτέρων είτε από μια συμφωνία χρέωσης που έχει συναφθεί με τον πάροχο. Τα τυπικά δημοσιευμένα προγράμματα της Rally είναι προπληρωμένα, επομένως η επιχείρηση προσθέτει χρήματα πριν από τις δαπάνες.
Πώς να χρησιμοποιήσετε μια κάρτα καυσίμων σε τέσσερα βήματα
- Ελέγξτε πριν από τον ανεφοδιασμό. Επιβεβαιώστε ότι ο σταθμός και το τερματικό δέχονται την κάρτα, ότι η κάρτα είναι ενεργή και ότι έχετε επαρκές διαθέσιμο υπόλοιπο και επαρκές όριο δαπανών.
- Πληρώστε με την κάρτα. Ακολουθήστε τις οδηγίες του τερματικού και εισαγάγετε το PIN, εάν απαιτείται. Σε ορισμένες ρυθμίσεις με κάρτες καυσίμων, ζητείται επίσης ο αριθμός κυκλοφορίας του οχήματος ή η ένδειξη χιλιομέτρων.
- Κρατήστε και υποβάλετε την απόδειξη. Λάβετε το αναλυτικό παραστατικό αγοράς. Με το Rally, στείλτε το στον agent του WhatsApp και δώστε τυχόν ελλείποντα στοιχεία της επιχείρησης στη συνομιλία.
- Ολοκληρώστε την καταχώριση δαπάνης. Το AutoMatch της Rally συνδέει το έγγραφο και την πληρωμή χρησιμοποιώντας τα σχετικά δεδομένα τους. Το τμήμα οικονομικών ελέγχει τις εκκρεμείς λεπτομέρειες και στέλνει την ελεγμένη καταχώριση σε μια υποστηριζόμενη λογιστική διασύνδεση ή εξαγωγή.
Αυτό το τέταρτο βήμα είναι που μετατρέπει μια αγορά με κάρτα σε ολοκληρωμένη επαγγελματική δαπάνη. Δείτε τη ροή διαχείρισης εξόδων της Rally για τους agents του WhatsApp και της πλατφόρμας μαζί.
Τι ρυθμίζει η επιχείρηση πριν από το πρώτο ταξίδι
Ο διαχειριστής δημιουργεί ή εκχωρεί την κάρτα, ορίζει τον αντίστοιχο προϋπολογισμό και τους σχετικούς ελέγχους και εξηγεί ποιες αγορές εγκρίνονται. Για τις προπληρωμένες κάρτες, η επιχείρηση χρηματοδοτεί επίσης τον λογαριασμό.
Δώστε σε κάθε άτομο σαφείς οδηγίες για την υποβολή αποδείξεων και ένα σημείο επικοινωνίας για προβλήματα πληρωμών. Επιβεβαιώστε τα συνήθη πρατήρια και τυχόν τερματικά πληρωμής στην αντλία, προτού ένας οδηγός βασιστεί στην κάρτα για μια διαδρομή. Η αποδοχή της κάρτας και η έγκριση της αγοράς είναι διαφορετικοί έλεγχοι: ένας έμπορος μπορεί να δέχεται Visa, ενώ μια συγκεκριμένη συναλλαγή υπερβαίνει το όριο της εταιρικής κάρτας.
Για μια ομάδα που μοιράζεται οχήματα, αποφασίστε πώς θα συνδέεται μια αγορά με τον σωστό οδηγό, έργο ή όχημα στη διαδικασία διαχείρισης εξόδων σας. Κάντε το πριν από τη διαδρομή, όσο η ευθύνη είναι σαφής.
Προπληρωμή και μεταπληρωμή: πότε πληρώνει η επιχείρηση
| Ρύθμιση | Τρόπος χρηματοδότησης αγορών | Τι να ελέγξετε |
|---|
| Προπληρωμένη | Η επιχείρηση προσθέτει χρήματα πριν χρησιμοποιηθεί η κάρτα | Διαδικασία αναπλήρωσης, διαθέσιμο υπόλοιπο, δεσμεύσεις πληρωμών και χρεώσεις καρτών |
| Μεταπληρωμένη | Η επιχείρηση πληρώνει σύμφωνα με συμφωνημένο χρονοδιάγραμμα τιμολόγησης | Απαιτήσεις έγκρισης, ημερομηνίες πληρωμής, όροι πίστωσης και τυχόν απαίτηση εγγύησης |
Η προπληρωμένη επιλογή της Rally απαιτεί επαλήθευση της επιχείρησης και του εκπροσώπου της, αλλά όχι προσωπικό πιστωτικό έλεγχο ή επιστρεφόμενη εγγύηση. Η προπληρωμένη επιλογή δεν σημαίνει ότι δεν απαιτείται αρχική χρηματοδότηση: εξακολουθείτε να χρειάζεστε διαθέσιμο υπόλοιπο για εγκεκριμένες αγορές. Οι όροι μεταπληρωμής, όπου προσφέρονται, απαιτούν ξεχωριστή έγκριση και ενδέχεται να περιλαμβάνουν απαιτήσεις πιστωτικού ελέγχου ή εγγύησης.
Ένα χρηματοδοτούμενο υπόλοιπο καλύπτει τις αγορές. Μια επιστρεπτέα εγγύηση διακρατείται ως ασφάλεια. Μια χρέωση κάρτας αφορά την υπηρεσία. Διατηρήστε αυτά τα τρία ποσά ξεχωριστά όταν συγκρίνετε το κόστος.
Πόσο κοστίζει μια κάρτα καυσίμων;
Τα καύσιμα και η υπηρεσία της κάρτας αποτελούν ξεχωριστές χρεώσεις. Ελέγξτε την ισχύουσα τιμή καυσίμων, τις μηνιαίες χρεώσεις της κάρτας και του λογαριασμού, τις χρεώσεις συναλλαγών, τις χρεώσεις συναλλάγματος και τυχόν όρους ελάχιστης χρήσης.
Το Solo πρόγραμμα της Rally στο Ηνωμένο Βασίλειο κοστίζει £10 τον μήνα για μία κάρτα. Το πρόγραμμα Business κοστίζει £5 ανά κάρτα τον μήνα για 2–49 κάρτες κάρτες, χωρίς ΦΠΑ και αγορές. Προγράμματα για 50 ή περισσότερες κάρτες χρησιμοποιούν εξατομικευμένη τιμολόγηση. Δείτε τρέχουσες τιμές και χρησιμοποιήστε τον υπολογιστή προσφοράς για κάρτα καυσίμων για να υπολογίσετε τα δικά σας μηνιαία ποσά.
Μια κάρτα δεν κάνει αυτόματα τα καύσιμα φθηνότερα. Συγκρίνετε την τιμή στα πρατήρια που χρησιμοποιείτε, καθώς και τις ισχύουσες χρεώσεις και τυχόν επιπλέον απόσταση που απαιτείται για να φτάσετε σε ένα αποδεκτό πρατήριο.
Τι συμβαίνει στην απόδειξη μετά την πληρωμή;
Η πληρωμή δημιουργεί μια καταγραφή συναλλαγής. Η απόδειξη ή το τιμολόγιο εξηγεί τι αγοράστηκε. Το οικονομικό τμήμα χρειάζεται επίσης τον επιχειρηματικό σκοπό και τη σωστή καταχώριση στους λογαριασμούς του.
Με το Rally, ο εργαζόμενος μπορεί να στείλει το έγγραφο μέσω WhatsApp χωρίς να κατεβάσει ξεχωριστή εφαρμογή εξόδων ή να χρησιμοποιήσει πρόσθετη σύνδεση στο Rally για τη βασική υποβολή. Ο agent βοηθά στη συλλογή των στοιχείων που λείπουν στην ίδια συνομιλία.
Το AutoMatch χρησιμοποιεί το έγγραφο και το πλαίσιο πληρωμής για να τα συσχετίσει· δεν περιορίζεται στην ανάγνωση του εκτυπωμένου κειμένου. Στην πλατφόρμα, το οικονομικό τμήμα μπορεί να ελέγξει τις εκκρεμείς εγγραφές και να προετοιμάσει το επόμενο βήμα. Οι ενσωματώσεις και εξαγωγές λογιστηρίου μεταφέρουν τα ελεγμένα δεδομένα στη λογιστική ροή εργασιών που υποστηρίζεται.
Διατηρήστε τα αποδεικτικά στοιχεία που χρειάζεται η επιχείρησή σας. Μια κατάσταση λογαριασμού δεν αποτελεί αυτομάτως κατάλληλο φορολογικό τιμολόγιο για κάθε αγορά και μια επιτυχής πληρωμή με κάρτα δεν καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αντιμετωπιστεί το συγκεκριμένο έξοδο φορολογικά.
Τι γίνεται αν απορριφθεί η πληρωμή;
| Τι να ελέγξετε | Τι πρέπει να κάνετε |
|---|
| Κατάσταση κάρτας | Επιβεβαιώστε ότι η κάρτα είναι ενεργή και δεν έχει μπλοκαριστεί |
| Διαθέσιμο υπόλοιπο | Ελέγξτε ότι απομένουν επαρκή διαθέσιμα κεφάλαια, συμπεριλαμβανομένης τυχόν προσωρινής προέγκρισης στην αντλία |
| Έλεγχοι δαπανών | Ρωτήστε τον διαχειριστή του λογαριασμού αν επιτρέπεται το ποσό ή η κατηγορία αγοράς |
| Έμπορος και τερματικό | Επιβεβαιώστε ότι η συγκεκριμένη τοποθεσία και ο τρόπος πληρωμής υποστηρίζουν την κάρτα |
| Σφάλμα PIN ή τερματικού | Ακολουθήστε τις οδηγίες του τερματικού και ζητήστε βοήθεια από τον διαχειριστή του λογαριασμού ή την υποστήριξη |
Μια αντλία χωρίς επίβλεψη μπορεί να ζητήσει έγκριση για ποσό υψηλότερο από την τελική αγορά καυσίμων πριν από την παράδοση καυσίμου. Αυτό μπορεί να επηρεάσει προσωρινά το διαθέσιμο υπόλοιπο. Διατηρείτε μια εγκεκριμένη εφεδρική διαδικασία πληρωμής για περιπτώσεις στις οποίες ο οδηγός δεν μπορεί να επιλύσει το ζήτημα στο πρατήριο.
Σε περίπτωση απώλειας μιας κάρτας, παγώστε την άμεσα και αναφέρετε την απώλεια μέσω της διαδικασίας της επιχείρησης. Το πάγωμα αποτρέπει περαιτέρω εξουσιοδοτημένη χρήση της συγκεκριμένης κάρτας, όμως η επιχείρηση θα πρέπει και πάλι να ελέγξει την πρόσφατη δραστηριότητα.
Τι μπορεί να πληρώσει μια εταιρική κάρτα καυσίμων;
Οι επιτρεπόμενες αγορές εξαρτώνται από το προϊόν και τους ελέγχους της επιχείρησης. Οι κάρτες Rally μπορούν να υποστηρίζουν εγκεκριμένες αγορές καυσίμων και άλλα επαγγελματικά έξοδα, όπως στάθμευση, διόδια και προμήθειες. Η δημόσια φόρτιση εξαρτάται επίσης από τη διαθέσιμη μέθοδο πληρωμής στον φορτιστή.
Η πολιτική της εταιρείας καθορίζει αν επιτρέπονται οι προσωπικές αγορές και τον τρόπο διαχείρισής τους. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι η κάρτα μπορεί να αναγνωρίσει κάθε είδος μιας αγοράς ή να καταστήσει αδύνατη την κακή χρήση. Σημασία έχουν οι σαφείς κανόνες, οι κατάλληλοι έλεγχοι και η εξέταση των ασυνήθιστων συναλλαγών.
Μπορεί η ίδια διαδικασία να εφαρμοστεί διασυνοριακά;
Ελέγξτε την υποστήριξη της χώρας και τις χρεώσεις συναλλάγματος πριν από το ταξίδι. Διατηρήστε το πρωτότυπο έγγραφο του προμηθευτή μαζί με την πληρωμή, ακόμη και όταν το ποσό εκκαθαρίζεται σε διαφορετικό νόμισμα. Η επιχείρηση θα πρέπει να επιβεβαιώσει τη λογιστική και φορολογική αντιμετώπιση των αγορών από το εξωτερικό με τον λογιστή της.
Η Rally υποστηρίζει επιλέξιμες επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε όλο το Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ. Για τον σχεδιασμό διαδρομών και τον προγραμματισμό αποδοχής, διαβάστε τον οδηγό για διεθνείς κάρτες καυσίμων.
Αν επιλέγετε την πρώτη σας κάρτα, χρησιμοποιήστε τον οδηγό αγορών για μικρές επιχειρήσεις. Για να δείτε πώς το Rally συνδέει τις πληρωμές, το WhatsApp και τη λογιστική, εξερευνήστε επαγγελματικές κάρτες καυσίμων και τη διαχείριση εξόδων με AI.
