Et brændstofkort er en betalingsordning til virksomheder til godkendte brændstofkøb. Det hjælper virksomheden med at styre, hvem der må foretage køb, hvor kortet kan bruges, og hvordan købsbilag når frem til økonomiafdelingen. Nogle ordninger kan også bruges til opladning, vejafgifter, parkering og andre erhvervsudgifter.
Navnet i sig selv fortæller ikke noget om finansieringsmodellen, prisen eller hvor kortet kan bruges. Start med de praktiske detaljer, før du sammenligner yderligere funktioner. Se sådan fungerer et brændstofkort i praksis for en trinvis gennemgang af købsprocessen.
Hvad sker der, når en chauffør betaler?
Virksomheden åbner en konto, der opfylder kravene, tildeler kort eller adgangsoplysninger og fastlægger, hvad de må bruges til. På et sted, hvor betalingsmidlet accepteres, følger føreren betalingsterminalens anvisninger. Udstederen kontrollerer transaktionen i forhold til de disponible midler eller den aftalte kredit og de gældende kontrolregler.
Efter betalingen skal leverandørens kvittering eller faktura gemmes sammen med transaktionen og oplysninger om det forretningsmæssige formål. Økonomiafdelingen kontrollerer dokumentationen og indhenter manglende oplysninger, før bogføringen klargøres. En gennemført betaling er ikke i sig selv grundlag for momsfradrag og afgør heller ikke, om en privat udgift er tilladt.
Nogle ubemandede terminaler reserverer et beløb, før den endelige brændstofpris er kendt. Vejledningen om afventende transaktioner forklarer, hvordan en beløbsreservation kan påvirke det disponible beløb.
Kortaccept: Tjek, hvor og hvad du kan betale for
En netværksbaseret ordning angiver, hvilke steder der deltager. Et kort tilknyttet en kortordning kan bruges til omfattede transaktioner hos forhandlere, der accepterer den pågældende kortordning. I begge tilfælde skal man stadig kontrollere, om løsningen passer til den konkrete rute, køretøjet og købet.
Spørg til ubemandede terminaler, åbningstider og adgang for tunge køretøjer, hvor det er relevant. Ved opladning skal du afklare, om ladestationen accepterer betalingskort eller kræver et særskilt adgangsmiddel eller en app. Ved vejafgifter skal du undersøge, om der kræves en betalingsbrik eller en enhed i køretøjet. Betragt ikke antallet af lande eller stationer som bevis på, at en bestemt tur kan gennemføres.
Brug guiden til brændstofkort i Storbritannien eller guiden til brændstofkort i Frankrig som grundlag for købsbeslutningen, alt efter hvor virksomheden opererer.
Forudbetaling og efterfølgende afregning
| Ordning | Det skal du afklare, før du ansøger |
|---|
| Forudbetalt | Hvordan saldoen fyldes op, hvornår pengene er tilgængelige, og hvem der holder øje med det disponible beløb |
| Bagudbetalt | Kreditværdighed, afregningsdatoer, grænser og eventuelle krav om depositum eller garanti |
| En af de to modeller | Månedsgebyrer, transaktionsgebyrer, gebyrer for udskiftning, valutaomkostninger og opsigelsesvilkår |
En forudbetalt saldo bruges til fremtidige køb. Et refunderbart depositum er en særskilt sikkerhedsstillelse. Et månedligt servicegebyr er en omkostning. Hold disse beløb adskilt, når du sammenligner likviditetsbehov og samlede omkostninger.
Rallys forudbetalte løsning kræver verificering af virksomheden og dens repræsentant, men ingen personlig kreditvurdering eller refunderbart sikkerhedsdepositum. Virksomheden indbetaler penge på sin saldo, før kortet bruges. Læs om arbejdsgangen på siden om forudbetalte brændstofkort, og se prissiden for aktuelle abonnementer.
Hvilke kontrolmuligheder har virksomheden brug for?
Beslut, hvem der må have et kort, hvilke køb der er tilladt, og hvem der kan ændre grænserne. Skeln mellem en grænse pr. transaktion og et ugentligt eller månedligt budget. Udpeg den person, der håndterer afviste betalinger i teamets arbejdstid.
De tilgængelige kontrolfunktioner afhænger af kortordningen og opsætningen. Test de funktioner, du har brug for, frem for at antage, at alle kort har litergrænser, tidsbegrænsninger eller beder om køretøjsspecifikke oplysninger. Registrer oplysninger om fører og køretøj hver for sig, når du har brug for begge dele til bogføring eller kontrol.
Brug politikken og registret for flådekort til at dokumentere tildeling, grænser, kvitteringer, undtagelser og lukning af kort.
Fra kortbetaling til bogført postering
Med Rally sender medarbejderne kvitteringer og fakturaer fra leverandører via WhatsApp. Agenten hjælper med at indsamle oplysninger, AutoMatch bruger oplysninger fra dokumenter og betalinger til at koble posterne sammen, og økonomiafdelingen gennemgår uafklarede poster i platformen.
Bogføringseksporter til download bruges til overdragelsen til revisoren. Test formatet, de påkrævede felter og adgangen til bilag med faktiske køb. Usikre match og skattemæssige vurderinger skal stadig gennemgås. Eksporten erstatter ikke en momsfaktura fra leverandøren.
En bredere arbejdsgang for udgiftshåndtering kan omfatte både chauffører og kontormedarbejdere. Om den kan erstatte et andet system, afhænger af, hvilke opgaver systemet håndterer, såsom rejsebooking, vedligeholdelse eller anmodninger om kørselsgodtgørelse via lønnen. Afklar disse krav, før I udfaser et værktøj.
Kan et brændstofkort betale sig for en lille virksomhed?
Sammenlign det samlede løbende gebyr med dit faktiske antal kort og dine køb. Opgør derefter det administrative arbejde: indsendelse af kvitteringer, håndtering af manglende bilag, kontrol af kontering og klargøring af regnskabsmaterialet. Gå ikke ud fra, at der er en generel brændstofrabat, eller at du sparer et bestemt antal timer.
Guiden til små virksomheder viser, hvad antallet af kort betyder for økonomien, og med omkostningsberegneren kan du indtaste rutepriser og gebyrer og downloade resultatet.
Før løsningen tages i brug, skal I teste en almindelig tankning, en ubemandet terminal, hvis det er relevant, en manglende kvittering og en eksport til regnskabssystemet. Medtag et køb i udlandet eller en opladning, hvis virksomheden har behov for det. Resultaterne giver et konkret grundlag for at vurdere, om kortet og arbejdsgangen for udgiftshåndtering passer til jeres team.
