Degvielas karte ir uzņēmumiem paredzēts maksājumu risinājums atļautiem degvielas pirkumiem. Tā palīdz uzņēmumam noteikt, kurš drīkst tērēt līdzekļus, kur var norēķināties un kā pirkumu dati nonāk finanšu nodaļā. Dažas karšu programmas ļauj apmaksāt arī uzlādi, ceļu nodevas, stāvvietas un citus uzņēmuma izdevumus.
Nosaukums vien neatklāj finansēšanas modeli, cenu vai pieņemšanas vietas. Pirms papildu funkciju salīdzināšanas noskaidrojiet šīs praktiskās detaļas. Lai soli pa solim iepazītos ar pirkuma veikšanas procesu, lasiet, kā degvielas karte darbojas praksē.
Kas notiek, kad autovadītājs maksā?
Uzņēmums atver prasībām atbilstošu kontu, piešķir kartes vai piekļuves datus un nosaka atļautos izmantošanas veidus. Vietā, kur šis maksāšanas līdzeklis tiek pieņemts, autovadītājs ievēro maksājumu termināļa norādījumus. Izdevējs pārbauda darījuma atbilstību pieejamajiem līdzekļiem vai saskaņotajam kredītlimitam un piemērojamajiem kontroles nosacījumiem.
Pēc maksājuma saglabājiet piegādātāja čeku vai rēķinu kopā ar informāciju par darījumu un tā saimniecisko mērķi. Finanšu komanda pārbauda pamatojošos dokumentus un noskaidro trūkstošo informāciju pirms grāmatvedības ieraksta sagatavošanas. Veiksmīgs maksājums pats par sevi neapliecina tiesības atgūt PVN vai to, ka personīgie izdevumi ir atļauti.
Daži pašapkalpošanās termināļi rezervē noteiktu summu, pirms ir zināmas galīgās degvielas izmaksas. Rokasgrāmatā par neapstiprinātiem darījumiem ir paskaidrots, kā autorizācijas laikā rezervētā summa var ietekmēt pieejamos līdzekļus.
Pieņemšana: pārbaudiet norēķinu vietas un pirkumus
Tīkla programmā ir norādītas iesaistītās tirdzniecības vietas. Maksājumu sistēmas karti var izmantot atbilstošiem darījumiem pie tirgotājiem, kas pieņem attiecīgās sistēmas kartes. Abos gadījumos joprojām jāpārbauda atbilstība faktiskajam maršrutam, transportlīdzeklim un pirkumam.
Ja tas ir būtiski, noskaidrojiet, vai ir pieejami pašapkalpošanās termināļi, kāds ir darba laiks un vai var piekļūt ar smagajiem transportlīdzekļiem. Attiecībā uz uzlādi noskaidrojiet, vai stacijā pieņem maksājumu karti vai arī ir vajadzīgs atsevišķs autentifikācijas līdzeklis vai lietotne. Attiecībā uz ceļu nodevām noskaidrojiet, vai ir vajadzīgs transponders vai transportlīdzeklī uzstādāma ierīce. Neuzskatiet valstu vai staciju skaitu par pierādījumu tam, ka konkrēto braucienu varēs veikt bez sarežģījumiem.
Lai pieņemtu lēmumu par iegādi, izmantojiet Apvienotās Karalistes degvielas karšu ceļvedi vai Francijas degvielas karšu ceļvedi atbilstoši uzņēmuma darbībai.
Priekšapmaksas atlikuma papildināšana un pēcapmaksas norēķini
| Vienošanās | Kas jānoskaidro pirms pieteikšanās |
|---|
| Priekšapmaksa | Kā papildināt atlikumu, kad līdzekļi kļūst pieejami un kas uzrauga tēriņiem pieejamo summu |
| Pēcapmaksa | Atbilstība kredīta saņemšanas nosacījumiem, norēķinu datumi, limiti un prasības par depozītu vai garantiju |
| Jebkurš no abiem modeļiem | Mēneša maksa, darījumu komisijas, nomaiņas maksa, valūtas maiņas izmaksas un atcelšanas nosacījumi |
Priekšapmaksas atlikums tiek izmantots turpmāko pirkumu apmaksai. Atmaksājams drošības depozīts ir atsevišķs nodrošinājums. Ikmēneša maksa par pakalpojumu ir izmaksas. Salīdzinot nepieciešamos naudas līdzekļus un kopējās izmaksas, šīs summas vērtējiet atsevišķi.
Rally priekšapmaksas risinājumam nepieciešama uzņēmuma un tā pārstāvja pārbaude, taču netiek pārbaudīta personas kredītvēsture un nav nepieciešams atmaksājams drošības depozīts. Uzņēmums papildina atlikumu pirms norēķinu veikšanas. Par darbības kārtību lasiet priekšapmaksas degvielas karšu lapā, bet aktuālos plānus skatiet cenu sadaļā.
Kādas kontroles iespējas uzņēmumam ir vajadzīgas?
Nosakiet, kam drīkst piešķirt karti, kādi pirkumi ir atļauti un kas var mainīt limitus. Nošķiriet viena darījuma limitu no nedēļas vai mēneša budžeta. Norādiet personu, kas komandas darba laikā risina ar noraidītiem maksājumiem saistītos jautājumus.
Pieejamie kontroles iestatījumi atšķiras atkarībā no programmas un konfigurācijas. Pārbaudiet sev nepieciešamos iestatījumus, nevis pieņemiet, ka katra karte piedāvā limitus litros, lietošanas laika ierobežojumus vai pieprasījumus ievadīt konkrēta transportlīdzekļa datus. Ja grāmatvedībai vai pārbaudei nepieciešami gan autovadītāja, gan transportlīdzekļa dati, reģistrējiet tos atsevišķi.
Izmantojiet autoparka karšu lietošanas noteikumus un reģistru, lai dokumentētu karšu piešķiršanu, limitus, čekus, izņēmumus un karšu slēgšanu.
No kartes maksājuma līdz grāmatvedības ierakstam
Izmantojot Rally, darbinieki nosūta piegādātāju čekus un rēķinus lietotnē WhatsApp. Aģents palīdz apkopot informāciju, AutoMatch izmanto dokumentu un maksājumu kontekstu, lai sasaistītu ierakstus, savukārt finanšu komanda platformā pārskata ierakstus, kuriem vēl jāpievērš uzmanība.
Lejupielādējami grāmatvedības datu eksporta faili nodrošina datu nodošanu grāmatvedim. Pārbaudiet formātu, obligātos laukus un piekļuvi attaisnojuma dokumentiem, izmantojot reālus pirkumus. Neskaidras datu atbilstības un lēmumi par nodokļiem joprojām ir jāpārbauda. Eksporta fails neaizstāj piegādātāja PVN rēķinu.
Plašāks izdevumu pārvaldības process var aptvert gan autovadītājus, gan biroja darbiniekus. Tas, vai ar to var aizstāt citu sistēmu, ir atkarīgs no šīs sistēmas uzdevumiem, piemēram, ceļojumu rezervēšanas, tehniskās apkopes pārvaldības vai nobraukuma kompensācijas pieteikumu apstrādes darba samaksas aprēķinam. Pirms atteikšanās no kāda rīka precizējiet šīs prasības.
Vai degvielas karte ir izdevīga mazam uzņēmumam?
Salīdziniet kopējo regulāro maksu ar faktisko karšu skaitu un pirkumiem. Pēc tam novērtējiet ikdienas darba apjomu: čeku iesniegšanu, trūkstošo dokumentu jautājumu risināšanu, izmaksu sadalījuma pārbaudi un datu sagatavošanu grāmatvedībai. Nepieņemiet, ka degvielas atlaide attiecas uz visiem gadījumiem vai ka ietaupīsiet noteiktu stundu skaitu.
Mazo uzņēmumu ceļvedī ir skaidrots, kā karšu skaits ietekmē izmaksas, savukārt izmaksu kalkulatorā varat ievadīt maršrutos piemērotās cenas un maksas un lejupielādēt rezultātu.
Pirms ieviešanas pārbaudiet, kā norit parasta degvielas uzpilde, maksājums pašapkalpošanās terminālī, ja tas ir aktuāli, rīcība čeka trūkuma gadījumā un datu eksports grāmatvedībai. Iekļaujiet arī pirkumu ārvalstīs vai uzlādes sesiju, ja uzņēmumam tas ir nepieciešams. Šie rezultāti sniedz konkrētu pamatu, lai izlemtu, vai karte un izdevumu pārvaldības process ir piemēroti jūsu komandai.
