Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Postupkom usklađivanja računa provjerava se odgovara li račun dobavljača onome što je poduzeće naručilo i, kada je to potrebno, onome što je primilo. Također se utvrđuje je li kupnja već plaćena. Dobro osmišljen postupak usmjerava nepodudarnosti osobi koja ih može razriješiti prije nego što se odobri pogrešan iznos ili račun plati dvaput.
Najprije utvrdite koja je dokumentacija potrebna za vašu kupnju. Račun za odobrenu narudžbu, kupnja koju zaposlenik obavi karticom i račun za uslugu koja se redovito naplaćuje mogu podlijegati različitim kontrolama.
| Način | Usporedi | Pitanje na koje odgovara |
|---|---|---|
| Dvostruko usklađivanje | Račun i narudžbenica | Odgovara li račun količini, cijeni i uvjetima odobrene narudžbenice? |
| Trostruko usklađivanje | Račun, narudžbenica i dokaz o primitku robe ili prihvatu usluge | Odgovara li račun i onome što je primljeno ili prihvaćeno? |
| Povezivanje dokumenta s plaćanjem | Račun ili potvrda o plaćanju i transakcija | Koje se plaćanje odnosi na ovu kupnju i je li već plaćena? |
Ove se provjere mogu provoditi usporedno. Povezivanje kartične transakcije s računom ne potvrđuje da je narudžbenica odobrena ili da je isporuka izvršena u cijelosti. Isto tako, narudžbenica ne dokazuje da je dobavljaču plaćeno.
Za nabave bez narudžbenice odredite alternativne dokaze o odobrenju: tko je odgovoran za proračun, koji su uvjeti dogovoreni i potvrdu o primitku robe ili usluga. Nemojte naknadno izmišljati narudžbenicu kako biste prikrili izostanak kontrole.
Za kvalitetno skeniranje upotrijebite kontrolni popis za skeniranje računa. Odabir softvera zasebna je odluka obrađena u vodiču za softver za obradu ulaznih računa.
Tvrtka naručuje 100 rezervnih dijelova po cijeni od 12 GBP po komadu, bez PDV-a. Otpremnica potvrđuje isporuku 80 dijelova, no na računu je naplaćeno 100.
| Zapis | Količina | Vrijednost bez PDV-a |
|---|---|---|
| Narudžbenica | 100 | 1.200 GBP |
| Primljena roba | 80 | 960 £ |
| Račun dobavljača | 100 | 1.200 GBP |
| Razlika koju treba provjeriti | 20 | 240 GBP |
Usporedba dvaju zapisa pokazuje podudaranje s narudžbom. Treći zapis otkriva količinsku razliku u vrijednosti od 240 GBP. Pitajte tim za prijem robe jesu li preostali dijelovi, njih 20, još u prijevozu, nedostaju li ili su odbijeni, a zatim zatražite odgovor dobavljača.
Ovisno o ugovoru i dogovorenom rješenju, sljedeći korak može biti dovršetak isporuke, izdavanje ispravljenog računa ili knjižnog odobrenja ili odobravanje dogovorenog djelomičnog plaćanja. Samo odstupanje ne daje pravo na jednostranu obustavu plaćanja. Zabilježite ishod i sačuvajte izvorne dokaze.
Za svako neriješeno pitanje unesite zaseban redak s odgovornom osobom i sljedećim korakom. Izričito dogovorite dopuštena odstupanja pri odobravanju umjesto da prešutno mijenjate količine kako bi se evidencije podudarale.
| Iznimka | Dokazi koje treba prikupiti | Odluka o evidentiranju |
|---|---|---|
| Razlika u količini | Narudžba, otpremnica i potvrda tima za prijem robe | Preostala isporuka, prihvaćena količina ili ispravak dobavljača |
| Razlika u cijeni | Dogovorena ponuda, narudžba i sve odobrene izmjene | Ispravna cijena ili odobrena promjena |
| Mogući duplikat | Dobavljač, oznaka računa, iznos i postojeći trošak/plaćanje | Ista kupnja, valjan zaseban račun ili ispravak |
| Nedostaje odobrenje | Evidencija osobe odgovorne za proračun i poslovna svrha | Odobrite, odbijte ili zatražite dodatnu dokumentaciju |
| Nedostatak porezne dokumentacije | Račun dobavljača i relevantni porezni podaci | Zatražite ispravljenu dokumentaciju i potvrdite računovodstveni tretman |
| Valutna razlika | Valuta računa, iznos namire i primjenjive naknade | Objasnite razliku bez izmjene izvornog računa |
| Knjižno odobrenje ili povrat | Izvorni račun, dokaz o povratu i odobrenje dobavljača | Rasporedite knjižno odobrenje i provjerite preostali saldo |
| Promjena bankovnih podataka dobavljača | Neovisna potvrda putem poznatih podataka za kontakt | Odobrite provjerenu izmjenu prema odobrenom postupku |
Nove bankovne podatke nemojte provjeravati samo odgovaranjem na poruku kojom se traži promjena. Upotrijebite već uspostavljeni kanal komunikacije s dobavljačem, a provjeru provedite odvojeno od odobravanja plaćanja.
Za kupnje plaćene karticama Rally zaposlenici šalju račune i fakture putem WhatsAppa. AutoMatch pomaže povezati dokumente s transakcijama, a financijski tim provjerava nedostajuće podatke i iznimke prije pripreme izvoza podataka za računovodstvo.
Time se podržava dio procesa od dokumenta do plaćanja. To ne pretvara Rally u sustav za odobravanje narudžbenica, ne potvrđuje prihvat isporuke niti automatski plaća račun dobavljača. Pri osmišljavanju tijeka rada jasno definirajte te odgovornosti.
Ako kartično plaćanje još nije dovršeno, vodič za transakcije na čekanju objašnjava zašto se rezervirani iznos može razlikovati od konačno naplaćenog iznosa. Provjerite je li postojeće plaćanje izvršeno prije nego što od bilo koga zatražite da ponovno plati.
Skenirajte čitljive račune, provjerite iznose i porez, povežite plaćanja i čuvajte dokaze. Uključuje test tijeka rada s pet računa.
Kako kartična plaćanja na čekanju utječu na dostupna sredstva, kako se rezervacije razlikuju od povrata i što financije trebaju provjeriti prije nove uplate?
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: sudionici, svrha, računi, plaćanja i odobrenje tvrtke.
