Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
Para el ejercicio fiscal 2026/27 del Reino Unido, el importe por kilometraje aprobado por HMRC para coches y furgonetas es de 55 peniques por milla recorrida por motivos laborales para las primeras 10.000 millas y de 25 peniques por milla a partir de ese umbral cuando un empleado utiliza su propio vehículo para desplazamientos laborales que cumplen los requisitos. El ejercicio fiscal abarca del 6 de abril de 2026 al 5 de abril de 2027. La tarifa del primer tramo era de 45 peniques antes del 6 de abril de 2026.
Estas normas se aplican a los vehículos propiedad de los empleados. Los coches de empresa, el combustible para uso privado que proporciona la empresa y las deducciones por gastos de actividad de los autónomos requieren un tratamiento específico. Comprueba en qué régimen se utiliza el vehículo antes de elegir una tarifa.
Las tarifas se contrastaron con las directrices de HMRC sobre vehículos de empleados el 7 de octubre de 2026.
| Vehículo propio del empleado | Primeras 10.000 millas por trabajo en 2026/27 | Millas por motivos laborales que superan las 10.000 |
|---|---|---|
| Coche o furgoneta, incluidos los coches eléctricos | 55 peniques por milla | 25 peniques por milla |
| Motocicleta | 24 peniques por milla | 24 peniques por milla |
| Bicicleta | 20 peniques por milla | 20 peniques por milla |
El umbral para coches y furgonetas se refiere al kilometraje computable acumulado durante el ejercicio fiscal. No se reinicia cada mes ni al presentar una solicitud de reembolso. Lleva un registro del total acumulado para ese empleo y pide al equipo de nóminas que revise las normas si hay empleos vinculados u otras circunstancias que compliquen el cálculo.
El importe por kilometraje cubre gastos del vehículo como combustible o electricidad, mantenimiento y seguro. No solicites también el reembolso de esos mismos gastos por separado al calcular el kilometraje. Otros gastos de desplazamiento que cumplan los requisitos, como aparcamiento o peajes, requieren sus propios justificantes y un tratamiento específico.
El trayecto debe ser un desplazamiento de trabajo que cumpla los requisitos. Los desplazamientos habituales entre el domicilio y un centro de trabajo permanente no cumplen estos requisitos. Los desplazamientos a un centro de trabajo temporal pueden cumplirlos según la normativa aplicable; indicar en un formulario de solicitud de reembolso que un centro de trabajo es temporal no basta para que se considere como tal.
Registra un motivo profesional concreto. «Visita de servicio a un cliente, referencia del trabajo 104» resulta más útil para la revisión que «trabajo». Separa los desvíos por motivos personales y pide al equipo de nóminas que aclare las dudas sobre cualquier trayecto antes de incluirlo en el cálculo del importe exento de impuestos.
Las tarifas establecen el importe autorizado a efectos fiscales. Tu empresa puede aplicar una política de reembolso distinta, según las condiciones laborales acordadas. Pagar una tarifa inferior no modifica el cálculo autorizado por HMRC, y pagar una tarifa superior puede generar obligaciones fiscales y de declaración.
Supongamos que un empleado utiliza su propio coche, que todo el trayecto cumple los requisitos para el reembolso y que las 200 millas están comprendidas en las primeras 10.000 millas recorridas por motivos laborales en 2026/27.
200 millas × 0,55 GBP = 110 GBP de importe aprobado.
Si la empresa paga 110 £ por ese trayecto, el pago está dentro del importe autorizado. Si paga 80 £, la diferencia es de 30 £. Siempre que se cumplan los requisitos, la desgravación por kilometraje se aplica a esa diferencia de 30 £. No supone una devolución en efectivo de 30 £: el ahorro fiscal depende de la situación fiscal del empleado.
Conserva el registro del trayecto y del importe realmente pagado. Una solicitud de reembolso calculada correctamente puede duplicarse si el empleado la presenta a través de dos procesos distintos.
Un empleado ya ha recorrido 9.900 millas por motivos laborales con su propio coche durante 2026/27 que cumplen los requisitos para el reembolso. La siguiente solicitud de reembolso abarca 300 millas que cumplen esos requisitos.
| Parte de la solicitud | Cálculo | Importe aprobado |
|---|---|---|
| Millas restantes en el primer tramo | 100 × 0,55 £ | 55 £ |
| Millas que superan el umbral | 200 × 0,25 £ | 50 £ |
| Total del reembolso por las 300 millas | 55 £ + 50 £ | 105 £ |
El total acumulado pasa a ser de 10.200 millas. Aplicar 55 peniques a las 300 millas daría un importe de 165 £, que superaría en 60 £ el importe admitido a efectos del impuesto sobre la renta. Aplicar 25 peniques a toda la solicitud de reembolso dejaría fuera las 100 millas que aún corresponden al primer tramo.
No apliques de forma automática los tramos del impuesto sobre la renta al cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social británica en nómina. Según las normas de HMRC sobre kilometraje a efectos de la Seguridad Social británica, el importe admisible para coches y furgonetas se calcula a razón de 55 peniques por cada milla recorrida por motivos profesionales que cumpla los requisitos, a partir del 6 de abril de 2026, sin reducción de la tarifa al alcanzar las 10.000 millas. Al calcular la nómina, se compara el gasto pertinente en desplazamientos en vehículo con el importe admisible conforme a esas normas.
Esa diferencia puede ser relevante una vez superado el umbral del impuesto sobre la renta. No aumenta el importe exento de este impuesto ni obliga a la empresa a pagar 55 peniques por cada milla. Pide al equipo de nóminas que evalúe ambos tratamientos por separado.
Al coche eléctrico particular de un empleado se le aplican las mismas tarifas de kilometraje aprobadas que a su coche particular de gasolina o diésel. La fuente de energía no convierte el reembolso en uno correspondiente a un coche de empresa.
Para un coche eléctrico de empresa, HMRC publica tarifas orientativas específicas para la electricidad. Para los demás coches de empresa, las tarifas orientativas de combustible dependen del tipo de combustible y de la cilindrada. Consulta la guía sobre la retribución en especie por combustible de coches de empresa y el IVA para esos casos y comprueba las tarifas oficiales vigentes en la fecha del trayecto.
| Campo | Por qué es importante |
|---|---|
| Acuerdo relativo al empleado y al vehículo | Confirma de quién es el vehículo utilizado y qué normas se aplican |
| Fecha del trayecto | Asigna el viaje al ejercicio fiscal correcto |
| Origen, destino y motivo profesional | Ayuda a comprobar el cumplimiento de los requisitos |
| Millas computables | Excluye los desplazamientos habituales entre el domicilio y el trabajo y el kilometraje de uso privado |
| Millas de trabajo acumuladas previamente | Identifica cualquier división al alcanzar las 10.000 millas |
| Tarifas aplicables y cálculo | Permite reproducir el importe aprobado |
| Importe pagado por la empresa | Respalda el cálculo de cualquier déficit o excedente |
| Revisor y decisión | Registra la aprobación y las cuestiones pendientes |
Las solicitudes de reembolso por kilometraje y las compras a proveedores son registros distintos. El flujo de gestión de gastos de Rally ayuda a recopilar recibos, vincularlos con pagos con tarjeta y preparar exportaciones de datos contables revisados. No calcula el importe por kilometraje que le corresponde a cada empleado. Mantén la aprobación del kilometraje a cargo de la persona o el sistema responsable de las nóminas y utiliza la plantilla de política de gastos para explicar ese proceso a los empleados.
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