Euroopassa kalustokulujen hallinta tarkoittaa kaikkien ajoneuvoista ja kuljettajista aiheutuvien kustannusten valvontaa, dokumentointia ja täsmäytystä. Näihin kuuluvat polttoaine, tietullit, pysäköinti, huolto, ajokilometreihin liittyvät kulut, kulukorvaukset ja muut yrityksen hankinnat.
Ohjelmiston tulee tehdä muutakin kuin tallentaa kuitit. Sen tulee soveltaa käytäntöjä ennen rahankäyttöä tai sen yhteydessä, yhdistää jokainen tapahtuma oikeaan kuljettajaan tai ajoneuvoon ja tarjota taloushallinnolle selkeä aineisto tarkistusta ja kirjanpitoa varten.
Tässä oppaassa kerrotaan toimintamallista ja kysymyksistä, joita kannattaa esittää ennen hankintaa. Käytä toimittajien esikarsintaan erillistä vertailuamme: paras kaluston kulujenhallintaohjelmisto. Jos arvioit Rallya suoraan, tutustu kulujenhallinta-alustaan.
Miksi kaluston kulujen hallinta on vaikeaa
Kaluston kulut ovat jo lähtökohtaisesti hajallaan. Yksi matka voi synnyttää polttoaine- tai latauskuluja, tietullimaksun, pysäköintikuluja ja odottamattoman korjaustarpeen. Osa maksuista tulee korttitapahtumina, osa toimittajien laskuina ja osa työntekijöiden kulukorvausvaatimuksina. Rajat ylittävät reitit tuovat mukaan valuutat, paikallisen verokäsittelyn ja erilaiset tositteet.
Tästä aiheutuva hallinnollinen työ on harvoin yksi suuri tehtävä. Se koostuu pienistä, peräkkäisistä siirroista:
- Kuljettaja maksaa, mutta ei toimita kuittia.
- Korttitapahtuma saapuu ilman ajoneuvoa, työtehtävää tai kustannuspaikkaa.
- Taloushallinnon on päätettävä, miten tuntematon kauppias kirjataan.
- Esimies näkee poikkeaman vasta, kun rahat ovat lähteneet yrityksestä.
- Polttoaine ja sähköautojen lataus ovat eri järjestelmissä, joten kenelläkään ei ole täydellistä kokonaiskuvaa kustannuksista.
Taulukkolaskentaohjelmat voivat tallentaa tämän historian, mutta ne eivät voi valvoa sääntöä ostohetkellä tai luoda puuttuvia taustatietoja. Piilevä kustannus ei siis ole pelkkää tietojen syöttämistä. Se on päätösten viivästymistä, heikkoa vastuunjakoa ja tapahtumien selvittämiseen kuluvaa aikaa.
Miten hyvä kalustokulujen hallintaohjelmisto muuttaa toimintaa
Parhaat alustat korvaavat jälkikäteisen korjaustyön hallintakeinoilla ja jäsennellyllä dokumentaatiolla.
| Työnkulku | Manuaalinen tai hajautunut määritys | Hallittu ohjelmistomääritys |
|---|
| Maksaminen | Kuljettajat käyttävät useita kortteja tai hakevat kulukorvauksia jälkikäteen | Hyväksytty kulutus noudattaa määritettyjä kortti- ja kulukäytäntöjä |
| Tosite | Taloushallinto pyytää paperikuitteja ja sähköpostiliitteitä | Kuljettajat toimittavat tositteen pian tapahtuman jälkeen |
| Kohdistus | Tiimit kohdistavat kulut ajoneuvoihin ja kustannuspaikkoihin manuaalisesti | Kuljettajan, ajoneuvon, yksikön ja kategorian tiedot kulkevat tapahtuman mukana |
| Tarkistus | Esihenkilöt hyväksyvät täydellisen raportin kuun lopussa | Järjestelmä estää, merkitsee tai ohjaa poikkeamat niiden ilmetessä |
| Kirjanpito | Taloushallinto vie, puhdistaa ja syöttää tiedot uudelleen | Tarkistetut tapahtumat ja asiakirjat siirtyvät kirjanpitoon |
| Raportointi | Polttoaine-, lataus- ja muut kulut pysyvät erillisissä järjestelmissä | Kalusto ja taloushallinto jakavat yhden näkymän käyttökuluihin |
Tavoitteena ei ole poistaa ihmisen valvontaa. Huomio kohdistetaan rutiininomaisen täsmäytyksen sijaan poikkeamiin, trendeihin ja päätöksiin.
Kuusi ensisijaista ominaisuutta
Ostohetken hallinta
Hyödylliset hallintatoiminnot vaikuttavat ennen täsmäytystä. Tarkista, voivatko esihenkilöt asettaa rajoja ja sääntöjä kuljettajan, ajoneuvon, kauppiasluokan, ajankohdan tai toimintayksikön mukaan. Järjestelmän pitäisi myös tarjota selkeä tapa käsitellä perusteltuja poikkeuksia ilman, että tiimit joutuvat heikentämään kaikkien yhteistä käytäntöä.
Pyydä toimittajia esittelemään hylätty ostotapahtuma, tilapäinen hyväksyntä ja käytäntömuutos. Jos koontinäyttö kertoo rikkomuksesta vasta jälkikäteen, kyse on näkyvyydestä, ei ennaltaehkäisystä.
Kuljettajan ja ajoneuvon tiedot
Yleiset työntekijöiden kulutyökalut rajoittuvat usein kortinhaltijaan ja kustannuspaikkaan. Kalustonhallinnassa on lisäksi tiedettävä, mikä ajoneuvo, reitti, varikko tai työ aiheutti kustannuksen.
Tämä yhteys mahdollistaa ajoneuvokohtaisen analyysin ja auttaa esihenkilöitä tutkimaan poikkeavaa toimintaa. Se myös estää yhteiskäyttöisiä maksutapoja häivyttämästä vastuuta.
Kuittien ja laskujen tallennus, jota kuljettajat käyttävät
Kuittien tallentamisesta on hyötyä vain, jos se sopii kenttätyön käytäntöihin. Laske maksusta lähettämiseen tarvittavien vaiheiden määrä. Tarkista, mitä tapahtuu, jos asiakirja puuttuu, on lukukelvoton tai liitetään väärään tapahtumaan.
Optinen merkintunnistus voi poimia tietoja, mutta pelkkä poiminta ei ole lopputulos. Alustan pitäisi yhdistää tositteet maksuihin, säilyttää alkuperäinen asiakirja ja näyttää kaikki korjaukset tarkastusjäljessä. Toimittajapainotteisissa työnkuluissa vertaa erillisiä vaatimuksia meidän automatisoidun laskunkäsittelyn oppaassamme.
Polttoaine, sähköautojen lataus ja tiehinnat yhdessä mallissa
Sekakaluston ei pitäisi tarvita erillistä kuluprosessia jokaiselle energiatyypille. Polttoaineen ja julkisen latauksen on sovittava yhteen tietullien, pysäköinnin, huollon ja yleisten liiketoimintakulujen kanssa niin, että kuljettaja- ja ajoneuvokohdistus pysyy yhdenmukaisena.
Testaa koko maksupolku, älä vain sitä, hyväksytäänkö kortti. Yleinen maksukortti voi toimia latausasemalla tai huoltoasemalla, mutta se ei välttämättä tarjoa mitään niistä ajoneuvo-, energia- tai tositetiedoista, joita kalustotiimi tarvitsee.
Rajojen yli ja useiden yhtiöiden tuki
Maiden kattavuus tarkoittaa muutakin kuin paikkoja, joissa korttia voi käyttää. Varmista, missä kortteja voidaan myöntää, mitkä oikeushenkilöt voivat liittyä palveluun, miten valuuttoja ja maksuja käsitellään ja voivatko paikalliset tiimit säilyttää omat käytäntönsä konsernitason raportoinnissa.
Tuotteen saatavuus ja ehdot voivat vaihdella maittain ja suunnitelmittain. Pyydä toimittajaa dokumentoimaan tarkasti ehdottamansa Suomen ja ETA:n kokoonpano yhtiöillesi sen sijaan, että luottaisit yleiseen ”Euroopan kattavuus” -väitteeseen.
Kirjanpito ja audit trailit
Siirto taloushallinnolle on usein se vaihe, jossa viimeistelty kuluprosessi alkaa rakoilla. Testaa todellinen kirjanpitovienti käyttämällä tilikarttaasi, verokoodejasi, yhtiöitäsi ja hyväksyntätilojasi.
Hyödyllinen järjestelmä säilyttää alkuperäisen tositteen, tapahtuman, käytäntöön perustuvan päätöksen ja kaikki myöhemmät korjaukset. Taloushallinnon pitäisi pystyä ymmärtämään, miksi tietue päätyi pääkirjaan, ilman että sen historiaa tarvitsee koota useista eri työkaluista.
Maakohtaiset määritykset neljälle maalle
Yksi alusta voi palvella kaikkia neljää markkina-aluetta, mutta yksi kokoonpano ei sovi kaikille. ALV-käsittely, yksityiskäyttö, ajokilometrit, laskutositteet, säilytysajat ja kirjanpidon vientimuodot vaihtelevat maittain ja joskus myös ajoneuvon tai polttoainetyypin mukaan. Kukin alla oleva alaluku käsittelee nimettyä maata, ei lukijan sijaintimaata.
Yhdistynyt kuningaskunta
Suomalaisten yritysten on määritettävä ja tarkistettava Suomen alv-tositteet, tieliikennepolttoaineiden ja yksityiskäytön käsittely, kilometrikorvaus- tai kulukorvauskäytäntö sekä kirjanpidon raportit.
Alankomaat
Alankomaissa toimivia yrityksiä varten määritä ja tarkista hollantilaisen kirjanpidon kentät, ALV- ja yksityiskäytön oikaisut sekä hollantilaisten taloushallintotiimien käyttämät kirjanpitojärjestelmät.
Saksa
Saksalaisia yrityksiä varten määritä ja tarkista lasku- ja tarkastusjälkivaatimukset, säilytysasetukset, DATEV- tai muut saksalaiset taloushallinnon työnkulut sekä tarvittaessa ajokilometri- tai matkakulukäytäntö.
Ranska
Ranskalaisia yrityksiä varten määritä ja tarkista kirjanpidon tulosteet, tositedokumentteja koskevat vaatimukset sekä määritettävissä oleva ranskalainen ALV-käsittely kullekin asiaankuuluvalle ajoneuvo- ja energiakategorialle.
Käsittele näitä käyttöönottokysymyksinä, ei markkinoinnin tarkistuslistan kohtina. Pyydä paikallista talous- tai verovastaavaa hyväksymään jokainen määritys ennen käyttöönottoa. Kululaskentaohjelmisto voi säilyttää tositteet ja soveltaa sille antamiasi sääntöjä, mutta se ei voi päättää, että jokainen tapahtuma on vähennyskelpoinen tai sääntöjen mukainen.
Hakutermit vaihtelevat myös markkinoittain. Nämä esimerkit kuvaavat nimettyä markkinaa eivätkä lukijan sijaintia:
- Suomen hakututkimusta varten tutki hakutermiä ”expense management software”.
- Alankomaiden hakututkimusta varten tutki hakutermejä ”declaratiesoftware” ja ”expense management”.
- Saksankielistä hakututkimusta varten erottakaa ”Ausgabenmanagement” matka- ja ”Reisekosten”-prosesseista.
- Ranskankielistä hakututkimusta varten selvittäkää termien ”logiciel de notes de frais” ja ”gestion des dépenses” käyttöä.
Paikallistetuilla sivuilla tulisi käyttää prosessiin sopivaa termiä sen sijaan, että englanninkielinen otsikko käännetään sanasta sanaan.
Näin valitset oikean alustan
Aloita määrittämällä poistettava työnkulku ja testaa sitten palveluntarjoajat sitä vasten.
- Kartoita kaikki maksukanavat. Listaa kortit, kulukorvaukset, polttoaine- ja latauspalveluntarjoajat, tietullitilit, laskut ja kirjanpitoviennit.
- Määritä valvontamalli. Päätä, mitkä ostot sallitaan, estetään tai hyväksytään kuljettajan, ajoneuvon, luokan, ajan ja yrityksen perusteella.
- Tarkista maiden ja yritysten kelpoisuus. Varmista jokaisella toimintamarkkinalla myöntäminen, tuki, valuutat ja sopimusehdot.
- Suorita oikeita maksutapahtumia. Testaa polttoaineen tankkaus, lataus, tietullit, pysäköinti ja odottamaton ajoneuvokulu oikeiden kuljettajien kanssa.
- Testaa poikkeustilanteet. Ota mukaan puuttuva kuitti, hylätty ostos, väärä luokka ja rajat ylittävä kauppias.
- Vie tulos taloushallintoon. Älä lopeta pilottia kulukojelaudan kohdalla.
- Laske kokonaiskustannukset. Sisällytä tilaukset, kortti- ja tapahtumamaksut, käyttöönotto, käytössä säilyvät järjestelmät ja sisäinen hallinnointi.
Kuljettajakokemuksen tulee olla osa arviointia. Taloushallinnon näkökulmasta tehokkaalta näyttävä työnkulku, joka lisää kentällä useita vaiheita, johtaa jälleen puuttuvien tositteiden ja korvausten käsittelytyöhön myöhemmin.
Miten tuottoa mitataan
Vältä yleisiä säästöprosentteja. Kirjaa lähtötaso ennen käyttöönottoa ja vertaa samoja mittareita pilotin jälkeen:
- Puuttuvien kuittien osuus
- Manuaalista korjausta vaativat tapahtumat
- Kaluston ja taloushallinnon täsmäytykseen käytetyt tunnit
- Käytäntöjen vastaiset tai kohdentamattomat kulut
- Tapahtumasta hyväksyttyyn kirjanpitotietoon kuluva aika
- Vielä tarvittavien erillisten järjestelmien määrä ja kustannukset
Alusta tuottaa arvoa, kun se poistaa kuluvuotoa, hallinnollista työtä tai toisen järjestelmän tarpeen. Pelkkä kuittien nopeampi lataaminen ei riitä, jos taloushallinto joutuu edelleen puhdistamaan tiedot ja polttoaine-, lataus- tai ajoneuvotiedot säilyvät muualla.
Käytännön käyttöönottosuunnitelma
Aloita pienellä ryhmällä, joka edustaa todellista toimintaa: mukana on erilaisia kuljettajia, ajoneuvotyyppejä, reittejä ja maita. Määritä luokat ja hyväksymissäännöt ennen käyttöoikeuksien myöntämistä ja sopikaa, miten poikkeustilanteet käsitellään.
Mittaa pilotin aikana työnkulku ostosta pääkirjaan asti. Kysy kuljettajilta, missä kohtaa he epäröivät. Kysy kalustopäälliköiltä, mitä kontekstitietoja puuttui. Kysy taloushallinnolta, mitkä tietueet piti vielä korjata.
Laajentakaa vasta, kun koko prosessi toimii. Maakohtainen määrittäminen on yleensä turvallisempaa kuin yhden maan asetusten käyttäminen kolmessa muussa maassa ja niiden korjaaminen myöhemmin.
Mihin Rally sopii
Rally yhdistää Visa-pohjaiset fyysiset ja virtuaaliset kortit, kuljettaja- ja ajoneuvokohtaiset hallintatoiminnot, polttoainekulut ja yrityksen muut menot yhteen alustaan. Kuljettajat voivat lähettää kuitit WhatsAppin kautta, ja taloustiimit voivat tarkistaa täsmäytetyt tositteet ja ladata ALV-käsittelyyn valmiit kirjanpitotiedostot.
Tämä kalustolähtöinen toimintamalli on erityisen hyödyllinen, kun maksut, ajoneuvot ja taloushallinto ovat tällä hetkellä erillisissä järjestelmissä. Se ei välttämättä sovi yhtä hyvin, jos päävaatimuksena on matkojen varaaminen tai laaja hankintakokonaisuus, johon liittyy vain vähän ajoneuvoihin liittyvää toimintaa.
Tutustu kulujenhallinta-alustaan, tutustu kirjanpidon työnkulkuun, tai varaa demo oman kalustoprosessisi pohjalta.
