Paras kaluston kulujenhallintaohjelmisto yhdistää ostoksen sen vastuuhenkilöön, sitä tukevaan asiakirjaan ja taloushallinnon tarvitsemaan tietoon. Sen pitäisi helpottaa päivittäisten kulujen hallintaa ja kulujen käsittelyä loppuun asti riippumatta siitä, käyttääkö tiimi viittä ajoneuvoa tai toimiiko se useassa maassa.
Aloita erottelemalla kaksi tarvetta: kulujen hallinta ja ajoneuvojen hallinta. Korttien hallinta, kuittien kerääminen ja kirjanpito eivät automaattisesti tarjoa huoltoaikatauluja, varaosatietoja tai kattavaa ajoneuvokustannusmallia. Hyödyllinen esivalinta tekee näistä vaatimuksista selkeitä.
Toimintaprosessia varten tutustu oppaaseemme Euroopan kaluston kulujen hallintaopas. Jos toimittajien laskut ovat suurin pullonkaula, tutustu automatisoituun laskunkäsittelyyn.
Kaluston kulujenhallintaohjelmisto yhdellä silmäyksellä
| Ohjelmistoluokka | Aloita tästä, kun tarvitset… | Tarkista aidon esimerkin avulla |
|---|
| Kortit ja kulualustat | Ostojen hallinta, tositteiden keruu ja kirjanpidon valmistelu | Kuljettaja maksaa, lähettää kuitin ja taloushallinto tarkistaa täsmäytetyn tietueen |
| Ajoneuvokustannusten ja huollon järjestelmät | Huolto-, korjaus-, varaosa- ja ajoneuvon käyttökulutiedot | Korjaus kohdistetaan ajoneuvolle ja sisällytetään tarvitsemaasi kustannusraporttiin |
| Matka- ja kulutyökalut | Matkoihin liittyvät varaukset, matkustuspolitiikka ja kulut | Matkaan sisältyy kuljetus, hotelli ja hyväksyntää edellyttäviä kuluja |
| Ajokilometri- ja päivärahalaskentatyökalut | Työntekijän ajoneuvokorvaukset tai matkakorvaukset | Todellinen matka lasketaan yrityksesi sovellettavan käytännön mukaan |
| Korttiriippumaton kulujen automatisointi | Kulujen hallinta nykyisen korttiohjelmasi rinnalla | Tuettu tapahtumasyöte saapuu tarvitsemiesi asiakirjojen ja kenttien kanssa |
| Yritystason kulujen ja laskujen hallintaratkaisut | Monimutkaiset hyväksynnät, useita yhtiöitä ja kirjanpitojärjestelmiä | Osto kulkee todellisen hyväksymisketjun läpi ja päätyy oikealle pääkirjatilille |
Ominaisuudet menevät osittain päällekkäin ja vaihtelevat tuotteen, paketin ja maan mukaan. Käytä näitä luokkia tunnistaaksesi testattavan työnkulun; älä oleta, että luokka sisältää kaikki nimensä mukaiset ominaisuudet.
Kuusi kysymystä hyödyllisen esilistan laatimiseen
- Mitkä ostokset järjestelmän on käsiteltävä? Luettele polttoaine, julkinen lataus, pysäköinti, tietullit, korjaukset ja laajemman yrityksen puolesta tehtävät ostokset. Sisällytä tiimisi todella käyttämät maksutavat.
- Miten kukin kustannus kohdistetaan? Päätä, tarvitseeko tietue henkilöön, ajoneuvoon, projektiin, tiimiin tai oikeushenkilöön liittyvän tiedon, ja tarkista, miten nämä tiedot siirtyvät kirjanpitoon.
- Mitä voidaan hallita ennen maksamista? Tarkista käytettävissä olevat budjetit, rajat, kauppiasluokkia koskevat säännöt ja kortin jäädytys sekä se, kuka voi muuttaa niitä työpäivän aikana.
- Voivatko kuljettajat hoitaa oman osuutensa nopeasti? Käsittele kuitti puhelimella, jota he tavallisesti käyttävät, myös silloin, kun jokin tieto puuttuu tai asiakirja on lukukelvoton.
- Mikä edellyttää ihmisen tarkistusta? Pyydä näyttämään kohdistamattomat maksut, epävarmat kentät, kaksoiskappaleet ja poikkeukset. Tarkista, kuka ratkaisee ne ja mikä kirjaus korjauksesta jää.
- Toimiiko tuloste tileillänne? Testaa käytännössä tuettua integraatiota tai vientiä, mukaan lukien liitteet, valuutta ja taloustiimisi tarvitsemat kohdistuskentät.
Viiden ajoneuvon huoltoyritys saattaa tarvita saman kuittien käsittelyprosessin kuin suurempi toimija, mutta vähemmillä hyväksyntävaiheilla. Kasvulla on merkitystä silloin, kun se muuttaa oikeushenkilöiden, valvontakeinojen tai asiaan liittyvien kirjanpitojärjestelmien määrää.
Mihin Rally sopii: kortit ja agentit koko yritykselle
Rallyn tekoälypohjainen kulujen hallinta yhdistää ennakkoon maksetut Visa-kortit WhatsAppissa toimivaan agenttiin ja alustalla toimivaan agenttiin. Se mahdollistaa kuljettajien, työmaalla työskentelevien ja toimistotiimien hyväksytyt hankinnat. Kuittiprosessi seuraa ostosta kaikissa näissä rooleissa.
Fyysisten ja virtuaalisten korttien avulla yritys voi hallinnoida toimittajien, projektien, tiimien ja työntekijöiden kulutusta. Esihenkilöt määrittävät asianmukaiset budjetit ja hallintatoimet. Agentit auttavat keräämään asiakirjoja, täydentämään kontekstia, yhdistämään maksutapahtumat ja valmistelemaan kulut kirjanpitoa varten.
Rallyn työnkulku tankkauspysähdyksestä kirjanpitoon
| Vaihe | Mitä tiimi tekee | Miten Rally auttaa |
|---|
| Ennen maksua | Lataa prepaid-saldo ja määritä kortin budjetti ja rajoitukset | Pitää hyväksytyt kulut liitettyinä yrityksen tiliin |
| Ostohetkellä | Maksa kortilla ja säilytä eritelty kuitti | Kirjaa korttitapahtuman |
| WhatsAppissa | Lähetä kuitti tai lasku ja vastaa mahdollisiin lisätietopyyntöihin | Auttaa keräämään tositteet ja liiketoimintakontekstin ilman erillistä työntekijöiden kulusovellusta |
| Täsmäytys | Anna puuttuvat ostosta koskevat tiedot | AutoMatch käyttää asiakirja- ja tapahtumakontekstia tietueiden yhdistämiseen |
| Alustalla | Tarkista avoimet asiat ja ratkaise poikkeamat | Alustan agentti auttaa järjestämään kulutyötä ja valmistelemaan seuraavaa vaihetta |
| Kirjanpidossa | Tarkista tarkistettu tulos tuetussa liitännässä tai viennissä | Pitää maksun, tositteen ja kulutiedot yhdessä kirjanpidon työnkulkua varten |
Peruskuittien lähettäminen ei edellytä erillistä Rally-työntekijän kirjautumista. AutoMatch on enemmän kuin OCR: tekstin lukeminen on vain yksi osa asiakirjan yhdistämistä sen maksuun ja asiayhteyteen. Ihmisen tekemä tarkistus on edelleen osa prosessia, kun tietoja on täsmennettävä tai tarvitaan kirjanpidollinen päätös.
Esimerkiksi ulkomailla työtehtävissä polttoainetta ostavan kuljettajan pitäisi voida lähettää toimittajan kuitti, lisätä liiketoimintaan liittyvä konteksti ja jättää taloushallinnolle alkuperäinen asiakirja liitettynä kyseiseen maksutapahtumaan. Hyödyllisessä pilotissa tarkistetaan koko prosessi, myös valuuttaero tai puuttuva kenttä, eikä pysähdytä vain onnistuneeseen skannaukseen.
Katso tuetuista integraatioista ja viennistä sekä asiakastarinoista esimerkkeinä yrityksistä, jotka käyttävät Rallya. Käytä omaa pilottiasi selvittääksesi toiminnassasi säästyvän ajan.
Rahoitus ja käyttöönotto
Rallyn normaalisti tarjolla olevat paketit ovat ennakkomaksullisia. Ennakkomaksullinen vaihtoehto edellyttää yrityksen ja edustajan varmennusta, mutta ei henkilökohtaista luottotarkistusta tai palautettavaa vakuusmaksua. Yritys rahoittaa saldonsa ennen kulutusta. Jälkikäteen laskutettavat ehdot, jos niitä on tarjolla, edellyttävät erillistä hyväksyntää, ja niihin voi liittyä luotto- tai vakuusvaatimuksia.
Yhdistyneen kuningaskunnan korttimaksut ovat 10 £ kuukaudessa yhdestä kortista tai 5 £ korttia kohden kuukaudessa, kun kortteja on 2–49 korttia, ilman arvonlisäveroa ja hankintoja. Euromääräisissä suunnitelmissa käytetään samoja numeerisia hintoja euroina. Yritykset, jotka tarvitsevat 50 tai enemmän kortteja, saavat yksilöllisen hinnoittelun. Tutustu nykyisiin hinnoittelusuunnitelmiin ja markkinaehtoihin käyttöönoton kustannuksia laskiessasi.
Rally tukee kelpoisuusehdot täyttäviä yrityksiä, jotka toimivat Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja EU:ssa. Varmista ennen pilottihankkeen laajentamista, että tuetut maat, korttien saatavuus ja yrityksesi tarvitsemat yhteydet kirjanpitoon ovat kunnossa.
Kun ajoneuvokulut vaativat erillisen järjestelmän
Korttitapahtuma tallentaa maksun. Omistamisen kokonaiskustannusten laskelma voi sisältää myös leasing- tai hankintakustannukset, poistot, huollon, vakuutukset, ajokilometrit ja käyttöasteen. Kaikki nämä tiedot eivät ole peräisin kulukortilta.
Jos ostopäätös riippuu ajoneuvon kannattavuudesta, huoltojen suunnittelusta tai uusimisajankohdasta, määrittele ensin tarvitsemasi raportti. Tarkista, miten järjestelmä hankkii kunkin lähtötiedon, kohdistetaanko kustannukset johdonmukaisesti ja miten puuttuvia tietoja käsitellään.
Huoltoa varten testaa työtilaus varauksesta työn, varaosien ja työn valmistumiseen asti. Käyttöasteen arviointia varten testaa taustalla olevat matka- tai käyttötiedot. Älä oleta, että kulujen automatisointi tarjoaa nämä operatiiviset valmiudet, äläkä lupaa kattavaa ajoneuvokustannusta pelkkien korttimaksujen perusteella.
Kun matkat tai kulukorvaukset ovat päätehtävä
Matka- ja kulutyökalut: arvioi varaukset, matkustuspolitiikan, hyväksynnät sekä matkan ja sen kulujen välisen yhteyden. Testaa muutosta tai peruutusta sekä jo päättynyttä matkaa. Varmista, miten tieliikenteen ostot näkyvät hotellien tai kuljetusten varausten rinnalla.
Ajokilometri- ja päivärahat: tarkista asiaankuuluvat maat, korvaustasot, voimaantulopäivät, vähennykset ja hyväksymisprosessi. Korvauksen perustelut ja laskentatapa poikkeavat ostokuitin vastaavista. Pyydä kirjanpidosta vastaavaa henkilöä varmistamaan, että tulos vastaa yrityksen käytäntöä.
Nämä tarpeet voivat esiintyä samanaikaisesti korttimaksamisen kanssa. Selvitä, mikä järjestelmä vastaa kunkin tiedon tallentamisesta, jotta työntekijä ei ilmoita samaa kulua kahdesti tai jätä maksun ja kuluilmoituksen väliin aukkoa.
Kun haluat säilyttää nykyiset kortit tai pankkipalvelut
Kulujen käsittelyn työnkulku voi toimia nykyisen pankkijärjestelyn rinnalla. Tarkista tuetut kortti- tai tapahtumasyötteet, kuinka nopeasti tiedot saapuvat, mitä kenttiä on saatavilla ja miten tapahtumien peruutukset tai vireillä olevat maksut esitetään.
Jos korttien myöntäminen kuuluu ehdotettuun tuotteeseen, kerro selkeästi, mitkä ostot siirtyvät näille korteille ja mitkä jäävät muualle. Uusi kuluprosessi ei edellytä oletusta, että yritys siirtää kaiken pankkiasiointinsa.
Kun mietit, mitä kysyä, hyödynnä vertailujamme: yritystilien ja kulujenhallinnan työnkulkujen vertailu ja kulualustojen vertailu.
Kun hallinnointi ratkaisee
Yrityksen, jolla on useita oikeushenkilöitä tai kirjanpitojärjestelmiä, kannattaa testata todellinen käyttöoikeus- ja hyväksyntämalli. Varmista jokaisen oikeushenkilön osalta, kuka voi myöntää tai jäädyttää kortin, muuttaa budjettia, muokata kulua ja viedä tietueet.
Vie ostos läpi kaikista sen vaatimista hyväksynnöistä. Tarkista, että taloushallinto voi jäljittää alkuperäisen asiakirjan ja mahdolliset korjaukset ja että käyttäjät näkevät vain heille kuuluvat tiedot. Ota kokonaiskustannuksia laskiessasi huomioon käyttöönottotyö, tarvittavat moduulit ja sisäinen hallinnointi.
Käynnistä pilotti, joka sisältää myös haastavat ostot
Ota mukaan pieni joukko kuljettajia ja taloushallinnon tarkastaja. Sisällytä tavallinen tankkaus, pysäköinti, puuttuva kuitti, epäselvä asiakirja ja ulkomainen ostos, jos yritykselle niitä tulee. Lisää ajoneuvokalustoon kuulumaton ostos ja tarkista, voiko sama työnkulku palvella myös muuta tiimiä.
Sopikaa onnistumisen mittarit ennen pilottia:
- Kuinka paljon aikaa työntekijältä kuluu kunkin kulun ilmoittamiseen.
- Kuinka monesta ostoksesta puuttuvat tositteet vielä sovitun määräajan jälkeen.
- Kuinka moni täsmäytetyistä tietueista vaatii manuaalista korjausta.
- Kuinka paljon aikaa taloushallinnolta kuluu tietojen tarkistamiseen ja vientiin.
- Saapuvatko vaaditut kohdistus- ja lähdeasiakirjat kirjanpitoon oikein.
- Kuukausimaksut ja järjestelmät, joita tarvitaan edelleen käyttöönoton jälkeen.
Vertaa näitä tuloksia nykyiseen prosessiisi käyttämällä samanlaisia hankintoja. Onnistunut pilotti antaa mitattavan perusteen laajentamiselle sekä selkeän luettelon tehtävistä, jotka edelleen edellyttävät ihmisen työtä tai toista järjestelmää.
Tutustu Rallyn kulujenhallinta-agentteihin, tarkista yrityskortit ja hallintatoiminnot, tai varaa esittely käyttämällä omaa kuluprosessiasi.
