Geriausia išlaidų valdymo programinė įranga automobilių parkams susieja pirkimą su už jį atsakingu asmeniu, jį pagrindžiančiu dokumentu ir finansų skyriui reikalinga informacija. Ji turėtų palengvinti kasdienių išlaidų kontrolę ir padėti lengviau užbaigti išlaidų tvarkymą, nesvarbu, ar komanda valdo penkias transporto priemones, ar dirba keliose šalyse.
Pradėkite atskirdami du poreikius: išlaidų valdymą ir transporto priemonių valdymą. Kortelių kontrolės priemonės, kvitų rinkimas ir apskaita savaime neužtikrina techninės priežiūros grafikų, atsarginių dalių apskaitos ar išsamaus transporto priemonės sąnaudų modelio. Naudingas trumpasis sąrašas aiškiai apibrėžia šiuos reikalavimus.
Norėdami sužinoti apie veiklos procesą, perskaitykite mūsų Europos transporto parko išlaidų valdymo vadovą. Jei pagrindinė kliūtis yra tiekėjų sąskaitos faktūros, žr. automatizuotą sąskaitų faktūrų apdorojimą.
Laivyno išlaidų valdymo programinė įranga vienu žvilgsniu
| Programinės įrangos kategorija | Pradėkite čia, jei jums reikia… | Patikrinkite naudodami tikrą pavyzdį |
|---|
| Kortelių ir išlaidų valdymo platformos | Pirkimų, dokumentų rinkimo ir pasirengimo apskaitai kontrolės priemonės | Vairuotojas sumoka, pateikia kvitą, o finansų komanda peržiūri susietą įrašą |
| Transporto priemonių išlaidų ir techninės priežiūros sistemos | Techninės priežiūros, remonto, dalių ir transporto priemonės eksploatavimo išlaidų įrašai | Remontas priskiriamas transporto priemonei ir įtraukiamas į jums reikalingą išlaidų ataskaitą |
| Kelionių ir išlaidų valdymo įrankiai | Kelionių užsakymas, kelionių politika ir su kelionėmis susietos išlaidos | Kelionę sudaro transportas, viešbutis ir išlaidos, kurias reikia patvirtinti |
| Ridos ir dienpinigių deklaravimo įrankiai | Kompensacijos darbuotojams už transporto priemones arba kelionių išmokos | Faktinė kelionė apskaičiuojama pagal jūsų įmonėje taikomą politiką |
| Automatizuotas kortelės tipo neribojamas išlaidų valdymas | Išlaidų tvarkymas kartu su jau naudojama kortelių programa | Palaikomo operacijų duomenų srauto duomenys gaunami kartu su reikalingais dokumentais ir laukais |
| Įmonių išlaidų ir sąskaitų faktūrų valdymo paketai | Sudėtingi patvirtinimai, keli juridiniai asmenys ir apskaitos sistemos | Pirkimas pereina faktinę tvirtinimo grandinę ir pasiekia tinkamą apskaitos registrą |
Galimybės priklauso nuo produkto, plano ir šalies, be to, gali persidengti. Naudokite šias kategorijas, kad nustatytumėte, kurią darbo eigą išbandyti; nemanykite, kad kategorija apima visas jos pavadinime nurodytas galimybes.
Šeši klausimai, padedantys sudaryti naudingą atrankos sąrašą
- Kokius pirkinius turi apdoroti sistema? Išvardykite degalus, viešąjį įkrovimą, automobilių stovėjimą, kelių mokesčius, remontą ir pirkinius visos įmonės reikmėms. Įtraukite mokėjimo būdus, kuriuos jūsų komanda iš tikrųjų naudoja.
- Kaip bus paskirstytos kiekvienos išlaidos? Nuspręskite, ar įrašui reikia nurodyti asmenį, transporto priemonę, projektą, komandą ar juridinį asmenį, ir patikrinkite, kaip ši informacija pasiekia apskaitą.
- Ką galima kontroliuoti prieš atliekant mokėjimą? Išbandykite galimus biudžetus, limitus, prekybininkų kategorijų taisykles ir kortelės blokavimą, taip pat tai, kas gali juos keisti darbo dieną.
- Ar vairuotojai gali greitai atlikti savo dalį? Paleiskite kvito tvarkymo procesą telefone, kurį jie paprastai naudoja, net jei trūksta informacijos arba dokumentas yra neįskaitomas.
- Ką turi peržiūrėti žmogus? Paprašykite parodyti nesutampančius mokėjimus, neaiškius laukus, dublikatus ir išimtis. Patikrinkite, kas juos išsprendžia ir koks išlieka taisymo įrašas.
- Ar išvestis veikia jūsų paskyrose? Išbandykite faktiškai palaikomą integraciją arba eksportą, įskaitant priedus, valiutą ir paskirstymo laukus, kurių reikia jūsų finansų komandai.
Penkių transporto priemonių aptarnavimo įmonei gali reikėti tokios pačios kvitų tvarkymo procedūros kaip ir didesniam operatoriui, tačiau su mažiau tvirtinimo etapų. Augimas tampa svarbus, kai dėl jo keičiasi juridinių vienetų skaičius, kontrolės priemonės ar naudojamos apskaitos sistemos.
Kur tinka Rally: kortelės ir agentai visam verslui
Rally AI išlaidų valdymas sujungia išankstinio mokėjimo Visa korteles su WhatsApp veikiančiu agentu ir platformoje veikiančiu agentu. Tai leidžia vairuotojams, vietoje dirbantiems darbuotojams ir biuro komandoms vykdyti patvirtintus pirkimus. Kvitų tvarkymas seka pirkimą per visus šiuos vaidmenis.
Fizinės ir virtualiosios kortelės leidžia įmonei organizuoti išlaidas tiekėjams, projektams, komandoms ir darbuotojams. Vadovai nustato atitinkamus biudžetus ir kontrolės priemones. Agentai padeda surinkti dokumentus, papildyti kontekstą, susieti mokėjimus ir parengti išlaidas apskaitai.
Rally procesas nuo sustojimo degalinėje iki apskaitos
| Etapas | Ką daro komanda | Kaip padeda Rally |
|---|
| Prieš mokėjimą | Papildykite išankstinio mokėjimo likutį ir nustatykite kortelės biudžetą bei kontrolės priemones | Patvirtintos išlaidos lieka susietos su verslo paskyra |
| Pirkimo metu | Apmokėkite kortele ir išsaugokite detalizuotą kvitą | Fiksuoja kortelės operaciją |
| Per WhatsApp | Išsiųskite kvitą ar sąskaitą faktūrą ir atsakykite į visus prašymus pateikti išsamią informaciją | Padeda surinkti pagrindžiančius dokumentus ir verslo kontekstą nenaudojant atskiros darbuotojų išlaidų programėlės |
| Atitiktis | Pateikite trūkstamą informaciją apie pirkimą | AutoMatch naudoja dokumento ir operacijos kontekstą įrašams susieti |
| Platformoje | Peržiūrėkite nebaigtus tvarkyti elementus ir išspręskite išimtis | Platformos agentas padeda tvarkyti išlaidų procesą ir pasirengti kitam žingsniui |
| Apskaitoje | Patikrinkite peržiūrėtus rezultatus atsisiunčiamame apskaitos duomenų eksporto faile | Mokėjimą, pagrindžiantį dokumentą ir išlaidų informaciją laiko kartu apskaitos procese |
Norint pateikti pagrindinį kvitą, nereikia papildomai prisijungti prie Rally darbuotojo paskyros. „AutoMatch“ yra daugiau nei OCR: teksto nuskaitymas tėra viena dokumento susiejimo su mokėjimu ir kontekstu dalis. Jei informaciją reikia patikslinti arba priimti apskaitos sprendimą, procese išlieka žmogaus atliekama patikra.
Pavyzdžiui, vairuotojas, pirkdamas degalų užsienyje vykdydamas darbo užduotį, turėtų galėti pateikti tiekėjo kvitą, pridėti verslo kontekstą ir perduoti finansų komandai originalų dokumentą, pridėtą prie atitinkamo mokėjimo. Naudingas bandomasis projektas patikrina visą šį procesą, įskaitant valiutos skirtumą ar trūkstamą lauką, o neapsiriboja sėkmingu nuskaitymu.
CSV, Excel, JSON ir DATEV formatų eksportuotus failus galite atsisiųsti iš Rally Accounting puslapio, o klientų istorijose rasite „Rally“ naudojančių įmonių pavyzdžių. Įgyvendinkite bandomąjį projektą savo įmonėje, kad nustatytumėte, kiek laiko sutaupote savo veikloje.
Finansavimas ir diegimas
Rally kortelės yra išankstinio mokėjimo. Pasirinkus išankstinį mokėjimą, reikia įmonės ir atstovo patikros, tačiau nereikia asmens kredito patikros ar grąžinamo užstato. Prieš išleidžiant lėšas įmonė papildo savo likutį.
Rally išankstinio mokėjimo planams taikomi fiksuoti mėnesiniai mokesčiai, priklausantys nuo įtrauktų kortelių skaičiaus, neįskaitant PVM ir pirkinių. Kiekviename plane pateikiamos tos pačios pagrindinės kortelių, išlaidų ir apskaitos funkcijos, o didesnėms komandoms Enterprise plane teikiamas paskyros valdymas ir diegimo pagalba. Paskelbti mokesčiai pateikiami svarais ir eurais. Peržiūrėkite dabartinius planus ir rinkos sąlygas – tai padės apskaičiuoti diegimo išlaidas.
Rally gali naudotis reikalavimus atitinkančios įmonės, veikiančios Jungtinėje Karalystėje ir ES. Prieš plėsdami bandomąjį projektą, patikrinkite, ar paslauga ir kortelės prieinamos jūsų įmonei aktualiose šalyse ir ar palaikomi reikalingi apskaitos duomenų eksporto formatai.
Kai transporto priemonių išlaidoms reikia atskiros sistemos
Kortelės operacija užfiksuoja mokėjimą. Apskaičiuojant bendras nuosavybės išlaidas taip pat gali reikėti įtraukti nuomos ar įsigijimo išlaidas, nusidėvėjimą, techninę priežiūrą, draudimą, ridą ir naudojimo intensyvumą. Dalis šios informacijos gaunama ne iš išlaidų kortelės.
Jei pirkimo sprendimas priklauso nuo transporto priemonės pelningumo, techninės priežiūros planavimo ar keitimo laiko, pirmiausia apibrėžkite reikalingą ataskaitą. Patikrinkite, kaip sistema gauna kiekvieną įvesties duomenį, ar sąnaudos paskirstomos nuosekliai ir kaip tvarkomi trūkstami duomenys.
Techninei priežiūrai išbandykite darbą nuo rezervavimo iki darbo, dalių ir užbaigimo. Naudojimo atveju patikrinkite pagrindinius atstumo ar naudojimo duomenis. Nemanykite, kad išlaidų automatizavimas suteikia šias veiklos valdymo galimybes, ir nežadėkite, kad vien pagal mokėjimo kortelės išlaidas galima tiksliai apskaičiuoti visas transporto priemonės sąnaudas.
Kai pagrindinė užduotis – kelionės arba išlaidų kompensavimas
Kelionių ir išlaidų valdymo įrankiai: įvertinkite užsakymo procesą, kelionių politiką, tvirtinimus ir ryšį tarp kelionės bei jos išlaidų. Išbandykite pakeitimą arba atšaukimą, taip pat užbaigtą kelionę. Patvirtinkite, kaip kelių pirkimai rodomi šalia viešbučių ar transporto užsakymų.
Ridos ir dienpinigių deklaracijos: patikrinkite atitinkamas šalis, tarifus, įsigaliojimo datas, išskaitas ir tvirtinimo procesą. Pagrindžiant išmoką pateikiami įrodymai ir atliekamas apskaičiavimas skiriasi nuo pirkimo kvito. Paprašykite už apskaitą atsakingo asmens patikrinti rezultatą pagal įmonės politiką.
Šie poreikiai gali būti derinami su atsiskaitymais kortele. Nustatykite, kuri sistema tvarko kiekvieną įrašą, kad darbuotojas nepateiktų tos pačios išlaidos du kartus ir neliktų tarpo tarp mokėjimo ir išlaidų deklaracijos.
Kai norite išsaugoti esamas korteles ar bankininkystę
Išlaidų valdymo procesas gali veikti kartu su esama bankininkystės sąranka. Patikrinkite, kokie kortelių ar operacijų duomenų srautai palaikomi, kaip greitai gaunami duomenys, kokie laukai pasiekiami ir kaip pateikiami atšaukimai bei laukiantys mokėjimai.
Jei siūlomas produktas apima kortelių išdavimą, aiškiai nurodykite, kurie pirkimai bus atliekami šiomis kortelėmis, o kurie liks kitur. Naujas išlaidų procesas nereiškia, kad verslas perkels visą bankininkystės veiklą.
Norėdami sužinoti, ką klausti, naudokitės mūsų verslo sąskaitų ir išlaidų valdymo procesų palyginimu ir išlaidų platformų palyginimu.
Kai lemiamas veiksnys yra valdysena
Įmonė, turinti kelis juridinius vienetus ar apskaitos sistemas, turėtų išbandyti faktinį leidimų suteikimo ir tvirtinimo modelį. Patvirtinkite, kas gali išduoti ar įšaldyti kortelę, pakeisti biudžetą, redaguoti išlaidas ir eksportuoti kiekvieno juridinio vieneto įrašus.
Atlikite pirkimo procesą per visus reikalingus patvirtinimo etapus. Patikrinkite, ar finansų komanda gali atsekti pirminį dokumentą ir bet kokį pataisymą, taip pat ar naudotojai mato tik jiems skirtą informaciją. Skaičiuodami bendrąsias išlaidas įtraukite diegimo darbus, reikalingus modulius ir vidinį administravimą.
Išbandykite pilotinį projektą, įtraukdami sudėtingus pirkimus
Pasitelkite nedidelę vairuotojų grupę ir finansų darbuotoją, atliekantį peržiūrą. Įtraukite įprastą degalų pirkimą, parkavimą, trūkstamą kvitą, neaiškų dokumentą ir pirkimą užsienyje, jei įmonė tokius pirkimus vykdo. Pridėkite su parku nesusijusį pirkimą ir patikrinkite, ar ta pati darbo eiga gali būti taikoma likusiai komandos daliai.
Prieš pradėdami bandomąjį projektą sutarkite dėl sėkmės vertinimo kriterijų:
- Kiek laiko darbuotojas sugaišta pateikdamas kiekvieną išlaidų įrašą.
- Kiek pirkimų, pasibaigus sutartam terminui, vis dar trūksta patvirtinamųjų dokumentų.
- Kiek suderintų įrašų reikia pataisyti rankiniu būdu.
- Kiek laiko finansų skyrius skiria įrašų peržiūrai ir eksportavimui.
- Ar reikiami paskirstymo ir pirminiai dokumentai teisingai pasiekia apskaitą.
- Mėnesiniai mokesčiai ir sistemos, kurių vis dar reikės įdiegus sprendimą.
Saugokite kiekvieno bandomojo etapo pirkimo įrašą, kad sprendimą būtų galima atkurti:
| Patikrinti | Įrašas | Sprendimas dėl priėmimo |
|---|
| Šaltinio duomenys | Kvitas įskaitomas, pateikti visi puslapiai ir privalomi laukai | Tikrintojas gali atverti ir įvertinti šaltinį iš eksportuoto įrašo |
| Susiejimas | Pirminis susiejimas, pataisymai ir priežastis | Visi neaiškūs susiejimai išspręsti arba aiškiai pažymėti kaip laukiantys peržiūros |
| Paskirstymas | Vairuotojas, transporto priemonė, projektas ir juridinis asmuo, kai to reikalaujama | Privalomi laukai teisingai perkeliami į apskaitos failą |
| Užbaigimas | Pateikimo laikas, peržiūros laikas ir neišspręsti klausimai | Palyginkite su išmatuotais pradinio proceso rodikliais ir sutartu terminu |
Šiems atvejams parengti naudokite penkių kvitų fiksavimo testą, sąskaitų faktūrų susiejimo išimčių kontrolinį sąrašą ir transporto parko kortelių naudojimo taisykles. Tai bandomojo projekto kriterijai, kuriuos reikia suderinti su komanda, o ne deklaruojami produkto lyginamųjų bandymų rezultatai.
Palyginkite šiuos rezultatus su dabartiniu procesu, naudodami tokio paties tipo pirkimus. Sėkmingas bandomasis etapas suteikia pamatuojamą pagrindą plėtrai ir aiškų darbų, kuriems vis dar reikia žmogaus ar kitos sistemos, sąrašą.
Susipažinkite su „Rally“ išlaidų agentais, peržiūrėkite įmonės korteles ir valdiklius, arba užsisakykite demonstraciją, naudodami savo išlaidų procesą.
