El mejor software de gestión de gastos para flotas conecta una compra con la persona responsable, su documento justificativo y la información que necesita el equipo financiero. Debería facilitar el control del gasto diario y la finalización de los gastos, tanto si el equipo gestiona cinco vehículos como si trabaja en varios países.
Empieza por separar dos necesidades: gestionar los gastos y gestionar los vehículos. Los controles de las tarjetas, la recopilación de recibos y la contabilidad no proporcionan automáticamente calendarios de mantenimiento, registros de piezas ni un modelo completo del coste de los vehículos. Una lista de preselección útil hace explícitos esos requisitos.
Para conocer el proceso operativo, consulta nuestra guía europea sobre gestión de gastos de flota. Si las facturas de proveedores son el principal cuello de botella, consulta lo siguiente: procesamiento automatizado de facturas.
Software de gestión de gastos de flotas de un vistazo
| Categoría de software | Empieza aquí cuando necesites… | Compruébalo con un ejemplo real |
|---|
| Tarjetas y plataformas de gastos | Controles para compras, recopilación de documentos y preparación contable | El conductor paga, envía un recibo y el equipo financiero revisa el registro coincidente |
| Sistemas de costes y mantenimiento de vehículos | Registros de mantenimiento, reparaciones, piezas y costes operativos del vehículo | Una reparación se asigna a un vehículo y se incluye en el informe de costes que necesitas |
| Herramientas de viajes y gastos | Reservas, política de viajes y gastos vinculados a los viajes | Un viaje incluye transporte, hotel y gastos que requieren aprobación |
| Herramientas de reclamación de kilometraje y dietas | Reembolso por vehículo del empleado o dietas de viaje | Un viaje real se calcula según la política aplicable de tu empresa |
| Automatización de gastos independiente de la tarjeta | Gestión de gastos junto con el programa de tarjetas que ya utilizas | Llega un flujo de transacciones compatible con los documentos y campos que necesitas |
| Soluciones empresariales de gastos y facturación | Aprobaciones complejas, varias entidades y sistemas contables | Una compra sigue la cadena de aprobación real y llega al libro contable correcto |
Las funcionalidades se solapan y varían según el producto, el plan y el país. Utiliza estas categorías para identificar el flujo de trabajo que debes probar; no des por hecho que una categoría incluye todas las funcionalidades que su nombre sugiere.
Seis preguntas para crear una lista de preselección útil
- ¿Qué compras debe gestionar el sistema? Enumera el combustible, la carga pública, el aparcamiento, los peajes, las reparaciones y las compras para el conjunto de la empresa. Incluye los métodos de pago que utiliza realmente tu equipo.
- ¿Cómo se asignará cada coste? Decide si el registro necesita una persona, un vehículo, un proyecto, un equipo o una entidad jurídica, y comprueba cómo llegan esos datos a contabilidad.
- ¿Qué se puede controlar antes del pago? Comprueba los presupuestos disponibles, los límites, las reglas por categoría de comercio y el bloqueo de tarjetas, incluido quién puede modificarlos durante la jornada laboral.
- ¿Pueden los conductores completar su parte rápidamente? Realiza el proceso de recibos en un teléfono que usen habitualmente, incluso si falta algún dato o el documento no se puede leer.
- ¿Qué requiere revisión humana? Pide ver los pagos no conciliados, los campos dudosos, los duplicados y las excepciones. Comprueba quién los resuelve y qué registro de la corrección queda.
- ¿Funciona el resultado en sus cuentas? Pruebe la integración o exportación compatible que utiliza realmente, incluidos los archivos adjuntos, la divisa y los campos de asignación que necesita su equipo financiero.
Una empresa de servicios con cinco vehículos puede necesitar el mismo flujo de trabajo para los recibos que un operador más grande, pero con menos pasos de aprobación. El crecimiento es relevante cuando cambia el número de entidades, los controles o los sistemas contables implicados.
Dónde encaja Rally: tarjetas y agentes para toda la empresa
Gestión de gastos con IA de Rally combina tarjetas Visa prepago con un agente en WhatsApp y otro en la plataforma. Permite que los conductores, el personal que trabaja in situ y los equipos de oficina realicen gastos aprobados. El proceso de gestión de recibos sigue la compra a través de esos perfiles.
Las tarjetas físicas y virtuales permiten a la empresa organizar los gastos de proveedores, proyectos, equipos y empleados. Los responsables establecen los presupuestos y controles pertinentes. Los agentes ayudan a recopilar documentos, completar el contexto, conectar los pagos y preparar los gastos para la contabilidad.
El flujo de trabajo de Rally: de la parada para repostar a la contabilidad
| Etapa | Qué hace el equipo | Cómo ayuda Rally |
|---|
| Antes del pago | Recarga el saldo prepago y establece el presupuesto y los controles de la tarjeta | Mantiene los gastos aprobados vinculados a la cuenta de empresa |
| En el momento de la compra | Pagar con la tarjeta y conservar el recibo desglosado | Registra la transacción de la tarjeta |
| En WhatsApp | Envía el recibo o la factura y responde a cualquier solicitud de información | Ayuda a recopilar documentos justificativos y contexto empresarial sin una aplicación independiente de gastos para empleados |
| Coincidencia | Proporcionar cualquier información que falte sobre la compra | AutoMatch utiliza el contexto del documento y de la transacción para vincular los registros |
| En la plataforma | Revisar los elementos pendientes y resolver las excepciones | El agente de la plataforma ayuda a organizar el trabajo de gastos y preparar el siguiente paso |
| En contabilidad | Consulta el resultado revisado en el conector compatible o en la exportación | Mantiene juntos el pago, el documento justificativo y los detalles del gasto para el flujo de trabajo contable |
El envío básico de recibos no requiere un inicio de sesión adicional de empleados de Rally. AutoMatch es mucho más que OCR: leer el texto es solo una parte de vincular un documento con su pago y su contexto. La revisión humana sigue formando parte del proceso cuando es necesario aclarar información o tomar una decisión contable.
Por ejemplo, un conductor que reposte combustible durante un trabajo en el extranjero debería poder enviar el justificante del proveedor, añadir el contexto empresarial y dejar al equipo financiero el documento original adjunto al pago correspondiente. Una prueba piloto útil comprueba todo el proceso, incluida una diferencia de divisa o un campo que falte, en lugar de detenerse tras un escaneo correcto.
Consulta Contabilidad de Rally para consultar las integraciones y exportaciones compatibles, y las historias de clientes para ver ejemplos de empresas que utilizan Rally. Utiliza tu propio piloto para establecer el tiempo que ahorras en tu operación.
Financiación y puesta en marcha
Los planes estándar publicados de Rally son de prepago. La modalidad de prepago requiere verificar la empresa y a su representante, pero no implica una comprobación de crédito personal ni un depósito de garantía reembolsable. La empresa añade fondos a su saldo antes de realizar gastos. Las condiciones de pospago, cuando están disponibles, requieren una aprobación independiente y pueden implicar requisitos de crédito o de garantía.
Los planes prepago de Rally tienen cuotas mensuales fijas en función de las tarjetas incluidas, sin IVA ni compras. Todos los planes incluyen las mismas funciones esenciales de tarjetas, gastos y contabilidad, con gestión de cuentas y asistencia para la implementación de Enterprise para equipos más grandes. Consulta los planes actuales y las condiciones del mercado para consultar las tarifas publicadas en libras y euros al calcular el despliegue.
Rally presta servicio a empresas que cumplen los requisitos y operan en el Reino Unido y la UE. Confirma los países, la disponibilidad de tarjetas y las conexiones contables que necesita tu empresa antes de ampliar un piloto.
Cuando los costes de los vehículos requieren un sistema aparte
Una transacción con tarjeta registra un pago. Para calcular el coste total de propiedad, también pueden ser necesarios los costes de arrendamiento o compra, la depreciación, el mantenimiento, el seguro, el kilometraje y el uso. Parte de esa información no procede de una tarjeta de gastos.
Si la decisión de compra depende de la rentabilidad de los vehículos, la planificación del mantenimiento o el momento de sustituirlos, define primero el informe que necesitas. Comprueba cómo obtiene el sistema cada dato, si los costes se asignan de forma coherente y cómo se gestionan los datos que faltan.
Para el mantenimiento, prueba una orden de trabajo desde la reserva hasta la mano de obra, las piezas y la finalización. Para la utilización, prueba los datos subyacentes de distancia o uso. No des por hecho que la automatización de gastos proporciona esas capacidades operativas ni prometas una cifra completa del coste del vehículo basándote únicamente en el gasto con tarjeta.
Cuando la tarea principal es viajar o solicitar reembolsos
Herramientas de viajes y gastos: evalúa las reservas, la política de viajes, las aprobaciones y la relación entre un viaje y sus gastos. Prueba un cambio o una cancelación, así como un viaje completado. Confirma cómo aparecen las compras en carretera junto a las reservas de hotel o transporte.
Kilometraje y dietas: Comprueba los países, las tarifas, las fechas de entrada en vigor, las deducciones y el proceso de aprobación pertinentes. Las pruebas y el cálculo de una dieta difieren de los de un recibo de compra. Pide a la persona responsable de contabilidad que valide el resultado conforme a la política de la empresa.
Estas necesidades pueden coexistir con los gastos realizados con tarjeta. Identifica qué sistema es el responsable de cada registro para evitar que un empleado presente dos veces el mismo concepto o deje un vacío entre el pago y la solicitud de reembolso.
Si quieres conservar tus tarjetas y tu banca actuales
Un flujo de gastos puede funcionar junto con una configuración bancaria existente. Comprueba qué tarjetas o fuentes de transacciones son compatibles, con qué rapidez llegan los datos, qué campos están disponibles y cómo se representan las reversiones o los pagos pendientes.
Si la emisión de tarjetas forma parte del producto propuesto, deja claro qué compras se tramitarán con esas tarjetas y cuáles seguirán gestionándose por otra vía. Un nuevo proceso de gastos no implica que la empresa vaya a trasladar toda su actividad bancaria.
Para saber qué preguntas hacer, consulte nuestra comparativa de cuentas empresariales y flujos de trabajo de gastos y nuestra comparativa de plataformas de gastos.
Cuando la gobernanza es el factor decisivo
Una empresa con varias entidades o sistemas contables debería probar el modelo real de permisos y aprobaciones. Confirma quién puede emitir o congelar una tarjeta, cambiar un presupuesto, editar un gasto y exportar registros para cada entidad.
Procese una compra mediante todas las aprobaciones que necesite. Compruebe que el equipo de finanzas pueda rastrear el documento original y cualquier corrección, y que los usuarios solo vean la información que les corresponde. Incluya el trabajo de implementación, los módulos necesarios y la administración interna al calcular el coste total.
Haz una prueba piloto que incluya las compras más complicadas
Trabaje con un grupo pequeño de conductores y una persona revisora de finanzas. Incluya un repostaje normal, aparcamiento, un recibo que falte, un documento poco claro y una compra en el extranjero si la empresa las realiza. Añada una compra no relacionada con la flota para comprobar si el mismo flujo de trabajo puede servir al resto del equipo.
Acordad las métricas de éxito antes del piloto:
- Cuánto tiempo dedica el empleado a presentar cada gasto.
- Cuántas compras siguen sin documentación justificativa después de la fecha límite acordada.
- Cuántos registros coincidentes requieren corrección manual.
- Cuánto tiempo dedica el equipo financiero a revisar y exportar los registros.
- Si la asignación requerida y los documentos de origen llegan correctamente a contabilidad.
- Las cuotas mensuales y los sistemas que seguirán siendo necesarios después de la implementación.
Compara esos resultados con tu proceso actual utilizando el mismo tipo de compras. Un piloto satisfactorio te proporciona un motivo medible para ampliar la prueba y una lista clara del trabajo que todavía requiere intervención humana o de otro sistema.
Explora los agentes de gastos de Rally, comprueba las tarjetas corporativas y los controles, o reserva una demostración guiada utilizando tu propio proceso de gastos.
