Il miglior software per la gestione delle spese per le flotte collega un acquisto alla persona responsabile, al relativo documento giustificativo e alle informazioni necessarie all’ufficio finanziario. Dovrebbe semplificare il controllo delle spese quotidiane e la loro chiusura, sia che il team gestisca cinque veicoli sia che operi in diversi Paesi.
Inizia separando due esigenze: la gestione delle spese e la gestione dei veicoli. I controlli delle carte, la raccolta delle ricevute e la contabilità non forniscono automaticamente calendari di manutenzione, registri dei ricambi o un modello completo dei costi dei veicoli. Un elenco ristretto utile rende espliciti questi requisiti.
Per il processo operativo, consulta la nostra guida europea alla gestione delle spese di flotta. Se le fatture dei fornitori sono il principale collo di bottiglia, consulta l'elaborazione automatizzata delle fatture.
Software per la gestione delle spese della flotta in sintesi
| Categoria di software | Inizia qui quando ti serve… | Verifica con un esempio concreto |
|---|
| Carte e piattaforme per le spese | Controlli per gli acquisti, la raccolta dei documenti e la preparazione contabile | Il conducente paga, invia una ricevuta e il team finanziario esamina il record abbinato |
| Sistemi per costi e manutenzione dei veicoli | Registri di assistenza, riparazioni, ricambi e costi di gestione dei veicoli | Una riparazione viene assegnata a un veicolo e inclusa nel report dei costi di cui hai bisogno |
| Strumenti per trasferte e spese | Prenotazioni, politica di viaggio e spese legate ai viaggi | Un viaggio comprende trasporto, hotel e spese da approvare |
| Strumenti per richieste di rimborso chilometrico e diaria | Rimborsi per veicoli dei dipendenti o indennità di trasferta | Un viaggio reale viene calcolato in base alla politica applicabile della tua azienda |
| Automazione delle spese indipendente dalla carta | Gestione delle spese insieme a un programma di carte già in uso | Un feed di transazioni supportato arriva con i documenti e i campi di cui hai bisogno |
| Suite aziendali per note spese e fatture | Approvazioni complesse, più entità e sistemi contabili | Un acquisto segue il corretto iter di approvazione e arriva nel registro contabile giusto |
Le funzionalità possono sovrapporsi e variare in base al prodotto, al piano e al Paese. Utilizza queste categorie per individuare il flusso di lavoro da testare; non dare per scontato che una categoria includa tutte le funzionalità indicate nel suo nome.
Sei domande per una shortlist utile
- Quali acquisti deve gestire il sistema? Elenca il carburante, la ricarica pubblica, i parcheggi, i pedaggi, le riparazioni e gli acquisti per il resto dell’azienda. Includi i metodi di pagamento effettivamente utilizzati dal tuo team.
- Come verrà allocato ogni costo? Decidi se il record richiede una persona, un veicolo, un progetto, un team o un'entità giuridica e verifica come questi dettagli arrivano alla contabilità.
- Cosa si può controllare prima del pagamento? Verifica i budget disponibili, i limiti, le regole per categoria di esercente e il blocco delle carte, compreso chi può modificarli durante una giornata lavorativa.
- I conducenti possono completare rapidamente la loro parte? Esegui la procedura per le ricevute su un telefono che usano normalmente, anche se manca un dettaglio o se un documento è illeggibile.
- Cosa richiede una revisione umana? Chiedi di vedere i pagamenti non abbinati, i campi incerti, i duplicati e le eccezioni. Verifica chi li risolve e quale traccia della correzione rimane.
- Il risultato funziona nei tuoi account? Verifica l'integrazione supportata effettiva o l'esportazione, inclusi gli allegati, la valuta e i campi di allocazione di cui ha bisogno il tuo team finanziario.
Un'azienda di servizi con cinque veicoli potrebbe aver bisogno dello stesso flusso di gestione delle ricevute di un operatore più grande, ma con meno passaggi di approvazione. La crescita è rilevante quando modifica il numero di entità, i controlli o i sistemi contabili coinvolti.
Dove si inserisce Rally: carte e agenti per tutta l'azienda
La gestione delle spese basata sull'IA di Rally combina carte Visa prepagate con un agente su WhatsApp e un agente nella piattaforma. Supporta le spese approvate da parte dei conducenti, del personale che lavora sul posto e dei team d'ufficio. Il processo di gestione delle ricevute segue l'acquisto attraverso tutti questi ruoli.
Le carte fisiche e virtuali permettono all’azienda di organizzare le spese per fornitori, progetti, team e dipendenti. I responsabili impostano i budget e i controlli pertinenti. Gli agenti aiutano a raccogliere i documenti, completare il contesto, collegare i pagamenti e preparare le spese per la contabilità.
Il flusso di lavoro di Rally, dal rifornimento alla contabilità
| Fase | Cosa fa il team | Come Rally aiuta |
|---|
| Prima del pagamento | Ricarica il saldo prepagato e imposta il budget e i controlli della carta | Mantiene le spese approvate collegate al conto aziendale |
| Al momento dell’acquisto | Paga con la carta e conserva la ricevuta dettagliata | Registra la transazione con carta |
| Su WhatsApp | Invia la ricevuta o la fattura e rispondi a eventuali richieste di dettagli | Aiuta a raccogliere i documenti giustificativi e il contesto aziendale senza un’app separata per le note spese dei dipendenti |
| Corrispondenza | Fornisci eventuali informazioni mancanti sull’acquisto | AutoMatch collega i record usando il contesto dei documenti e delle transazioni |
| Nella piattaforma | Esamina gli elementi in sospeso e risolvi le eccezioni | L’agente della piattaforma aiuta a organizzare le attività di spesa e a preparare il passaggio successivo |
| In contabilità | Verifica il risultato revisionato nel connettore supportato o esportalo | Tiene insieme il pagamento, il documento giustificativo e i dettagli della spesa per il processo contabile |
L’invio di ricevute di base non richiede un ulteriore accesso dei dipendenti a Rally. AutoMatch è più di un OCR: leggere il testo è solo una parte del collegamento tra un documento, il relativo pagamento e il contesto. La revisione umana resta parte del processo quando le informazioni richiedono chiarimenti o una decisione contabile.
Ad esempio, un conducente che acquista carburante durante una missione all’estero dovrebbe poter inviare la ricevuta del fornitore, aggiungere il contesto aziendale e lasciare al team finanziario il documento originale allegato al pagamento pertinente. Un test pilota efficace verifica l’intero processo, inclusa una differenza di valuta o un campo mancante, anziché fermarsi a una scansione riuscita.
Consulta Rally Accounting per le integrazioni e le esportazioni supportate e, per esempi di aziende che utilizzano Rally, leggi le storie dei clienti . Usa il tuo progetto pilota per stabilire il tempo risparmiato nella tua attività.
Finanziamento e implementazione
I piani standard pubblicati di Rally sono prepagati. Il percorso prepagato richiede la verifica dell'azienda e del rappresentante, ma non prevede controlli sul credito personale né un deposito cauzionale rimborsabile. L'azienda alimenta il proprio saldo prima di effettuare le spese. I termini postpagati, se disponibili, richiedono un'approvazione separata e possono comportare requisiti relativi al credito o alla garanzia.
Le tariffe delle carte nel Regno Unito sono £10 al mese per una carta, oppure £5 per carta al mese per 2–49 carte, IVA e acquisti esclusi. 50 I piani in euro applicano le stesse tariffe numeriche in euro. Le aziende che necessitano di o più carte ricevono prezzi personalizzati. Per il calcolo dei costi del lancio, verifica quanto segue: i piani attuali e le condizioni di mercato.
Rally supporta le aziende idonee che operano nel Regno Unito e nell’UE. Prima di ampliare un progetto pilota, verifica i Paesi, la disponibilità delle carte e le integrazioni contabili di cui la tua azienda ha bisogno.
Quando i costi dei veicoli richiedono un sistema separato
Una transazione con carta registra un pagamento. Per calcolare il costo totale di possesso potrebbero essere necessari anche i costi di leasing o di acquisto, l'ammortamento, la manutenzione, l'assicurazione, il chilometraggio e l'utilizzo. Alcune di queste informazioni non provengono da una carta per le spese.
Se la decisione di acquisto dipende dalla redditività del veicolo, dalla pianificazione degli interventi o dalla tempistica di sostituzione, definisci prima il report di cui hai bisogno. Verifica come il sistema acquisisce ogni dato, se i costi vengono allocati in modo coerente e come vengono gestiti i dati mancanti.
Per la manutenzione, testa un intervento dall’apertura alla manodopera, ai ricambi e al completamento. Per l’utilizzo, testa i dati sottostanti relativi alla distanza o all’uso. Non dare per scontato che l’automazione delle spese fornisca queste funzionalità operative, né promettere un costo totale del veicolo calcolato esclusivamente sulla spesa effettuata con la carta.
Quando il compito principale è gestire trasferte o rimborsi
Strumenti per viaggi e spese: valutano la prenotazione, la politica di viaggio, le approvazioni e il rapporto tra un viaggio e le relative spese. Testate un cambiamento o una cancellazione, così come un viaggio completato. Verificate come gli acquisti su strada compaiono accanto alle prenotazioni di hotel o trasporti.
Richieste di rimborso per chilometraggio e diaria: verifica i Paesi interessati, le tariffe, le date di entrata in vigore, le detrazioni e il processo di approvazione. Le prove e il calcolo di un'indennità differiscono da quelli di una ricevuta d'acquisto. Chiedi alla persona responsabile della contabilità di convalidare il risultato in base alla policy aziendale.
Queste esigenze possono coesistere con le spese effettuate con carta. Individua il sistema che gestisce ciascun dato, così un dipendente non invierà due volte lo stesso elemento né lascerà una lacuna tra il pagamento e la nota spese.
Quando vuoi mantenere le carte o i servizi bancari esistenti
Un processo di gestione delle spese può operare insieme a un sistema bancario esistente. Verifica quali flussi di carte o transazioni sono supportati, con quale rapidità arrivano i dati, quali campi sono disponibili e come vengono rappresentati gli storni o i pagamenti in sospeso.
Se l'emissione di carte fa parte del prodotto proposto, chiarisci quali acquisti verranno effettuati con quelle carte e quali resteranno gestiti altrove. Un nuovo processo per le spese non presuppone che l'azienda trasferisca tutte le proprie attività bancarie.
Per sapere quali domande porre, usa il nostro confronto tra conti aziendali e flussi di gestione delle spese e il nostro confronto tra piattaforme per la gestione delle spese.
Quando la governance è il fattore decisivo
Un'azienda con diverse entità o sistemi contabili dovrebbe testare il modello effettivo di autorizzazioni e approvazioni. Verifica chi può emettere o bloccare una carta, modificare un budget, correggere una spesa ed esportare i dati per ciascuna entità.
Fate passare un acquisto attraverso tutte le approvazioni necessarie. Verificate che il team finanziario possa risalire al documento di origine e a eventuali correzioni e che gli utenti visualizzino solo le informazioni di loro competenza. Nel calcolo del costo totale, includete il lavoro di implementazione, i moduli necessari e l’amministrazione interna.
Avvia un progetto pilota includendo gli acquisti più difficili da gestire
Utilizzate un piccolo gruppo di conducenti e un revisore del team finanziario. Includete un normale rifornimento, un parcheggio, una ricevuta mancante, un documento poco chiaro e un acquisto all’estero, se pertinenti per l’attività. Aggiungete un acquisto non legato alla flotta per verificare se lo stesso flusso di lavoro può essere utilizzato dal resto del team.
Definire i criteri di successo prima del progetto pilota:
- Quanto tempo impiega il dipendente a presentare ogni spesa.
- Quanti acquisti sono ancora privi della documentazione giustificativa dopo la scadenza concordata.
- Quanti record associati richiedono una correzione manuale.
- Quanto tempo impiega il reparto finanziario a esaminare ed esportare i dati.
- Se la ripartizione richiesta e i documenti di origine arrivano correttamente in contabilità.
- I costi mensili e i sistemi ancora necessari dopo l’implementazione.
Confronta questi risultati con il tuo processo attuale utilizzando lo stesso tipo di acquisti. Un pilot di successo ti offre una motivazione misurabile per espandere il progetto e un elenco chiaro delle attività che richiedono ancora l'intervento di una persona o di un altro sistema.
Esplora gli agenti di spesa di Rally, consulta le carte aziendali e i relativi controlli, oppure prenota una demo seguendo il tuo processo di spesa.
