Najlepší softvér na správu výdavkov vozových parkov spája nákup s osobou, ktorá zaň zodpovedá, príslušným dokladom a informáciami, ktoré potrebuje finančné oddelenie. Mal by uľahčiť kontrolu každodenných výdavkov a ich uzatváranie bez ohľadu na to, či tím prevádzkuje päť vozidiel alebo pôsobí vo viacerých krajinách.
Najprv rozlíšte dve potreby: správa výdavkov a správa vozidiel. Ovládanie kariet, zhromažďovanie účteniek a účtovníctvo automaticky nezabezpečia servisné plány, evidenciu dielov ani úplný model nákladov na vozidlá. Užitočný zoznam požiadaviek tieto potreby jasne pomenuje.
Pokiaľ ide o prevádzkové procesy, prečítajte si náš sprievodca riadením výdavkov európskych vozových parkov. Ak sú hlavnou prekážkou faktúry od dodávateľov, pozrite si automatizované spracovanie faktúr.
Softvér na riadenie výdavkov vozového parku v skratke
| Kategória softvéru | Začnite tu, ak potrebujete… | Overte si to na konkrétnom príklade |
|---|
| Karty a platformy na správu výdavkov | Kontrola nákupov, zhromažďovanie dokladov a príprava účtovníctva | Vodič zaplatí, odošle účtenku a finančné oddelenie skontroluje spárovaný záznam |
| Systémy na náklady a údržbu vozidiel | Záznamy o servise, opravách, náhradných dieloch a prevádzkových nákladoch vozidla | Oprava sa priradí vozidlu a zahrnie do prehľadu nákladov, ktorý potrebujete |
| Nástroje na cestovné a ďalšie výdavky | Rezervácie, cestovná politika a výdavky spojené s cestami | Výlet zahŕňa dopravu, hotel a výdavky vyžadujúce schválenie |
| Nástroje na vykazovanie kilometrov a diét | Náhrady za používanie vozidla zamestnanca alebo cestovné príspevky | Skutočná cesta sa vypočíta podľa príslušnej firemnej politiky |
| Automatizácia výdavkov nezávislá od karty | Správa výdavkov popri kartovom programe, ktorý už používate | Podporovaný tok transakcií dorazí s dokumentmi a poľami, ktoré potrebujete |
| Podnikové riešenia na správu výdavkov a faktúr | Komplexné schvaľovanie, viaceré subjekty a účtovné systémy | Nákup prejde skutočným schvaľovacím reťazcom a dostane sa do správnej účtovnej knihy |
Funkcie sa prekrývajú a líšia podľa produktu, plánu a krajiny. Pomocou týchto kategórií identifikujte pracovný postup, ktorý chcete otestovať; nepredpokladajte, že kategória zahŕňa všetky funkcie uvedené v jej názve.
Šesť otázok, vďaka ktorým je užší výber užitočný
- Ktoré nákupy musí systém spracovať? Uveďte palivo, verejné nabíjanie, parkovanie, mýto, opravy a nákupy pre širšiu firmu. Zahrňte platobné metódy, ktoré váš tím skutočne používa.
- Ako sa priradí každý náklad? Rozhodnite, či záznam vyžaduje osobu, vozidlo, projekt, tím alebo právnickú osobu, a overte, ako sa tieto podrobnosti dostanú do účtovníctva.
- Čo možno kontrolovať pred platbou? Otestujte dostupné rozpočty, limity, pravidlá kategórií obchodníkov a zmrazenie karty vrátane toho, kto ich môže meniť počas pracovného dňa.
- Môžu vodiči rýchlo dokončiť svoju časť? Proces spracovania účteniek spustite v telefóne, ktorý bežne používajú, a to aj v prípade chýbajúceho údaja alebo nečitateľného dokumentu.
- Čo si vyžaduje kontrolu človekom? Požiadajte o zobrazenie nespárovaných platieb, neistých polí, duplikátov a výnimiek. Zistite, kto ich rieši a aký záznam o oprave zostáva.
- Funguje výstup vo vašich účtoch? Otestujte skutočne podporovanú integráciu alebo export vrátane príloh, meny a alokačných polí, ktoré váš finančný tím potrebuje.
Servisná firma s piatimi vozidlami môže potrebovať rovnaký proces spracovania bločkov ako väčší prevádzkovateľ, no s menším počtom schvaľovacích krokov. Rast je dôležitý vtedy, keď mení počet subjektov, kontrolné mechanizmy alebo zapojené účtovné systémy.
Kam zapadá Rally: karty a agenti pre celú firmu
Správa výdavkov Rally AI kombinuje predplatené karty Visa s agentom v aplikácii WhatsApp a agentom na platforme. Podporuje schválené výdavky vodičov, pracovníkov na pracoviskách a kancelárskych tímov. Proces spracovania účteniek sleduje nákup naprieč týmito rolami.
Fyzické a virtuálne karty umožňujú firme organizovať výdavky dodávateľov, projektov, tímov a zamestnancov. Manažéri nastavujú príslušné rozpočty a kontrolné mechanizmy. Agenti pomáhajú zhromažďovať dokumenty, dopĺňať kontext, prepájať platby a pripravovať výdavky na účtovanie.
Pracovný postup Rally od tankovania po účtovníctvo
| Fáza | Čo tím robí | Ako Rally pomáha |
|---|
| Pred platbou | Doplňte zostatok predplatených prostriedkov a nastavte rozpočet a limity karty | Udržiava schválené výdavky priradené k firemnému účtu |
| Pri nákupe | Zaplaťte kartou a uschovajte si položkový doklad | Zaznamenáva kartovú transakciu |
| V aplikácii WhatsApp | Pošlite účtenku alebo faktúru a odpovedzte na prípadnú žiadosť o doplňujúce údaje | Pomáha zhromažďovať podporné doklady a obchodný kontext bez samostatnej aplikácie na zamestnanecké výdavky |
| Párovanie | Doplňte chýbajúce informácie o nákupe | AutoMatch využíva kontext dokumentov a transakcií na prepojenie záznamov |
| V platforme | Skontrolujte nevybavené položky a vyriešte výnimky | Agent platformy pomáha usporiadať spracovanie výdavkov a pripraviť ďalší krok |
| V účtovníctve | Skontrolujte overený výstup v podporovanom konektore alebo ho exportujte | Uchováva platbu, podporný doklad a podrobnosti o výdavkoch spolu pre účtovný proces |
Základné odosielanie účteniek nevyžaduje žiadne ďalšie prihlasovacie údaje zamestnancov do Rally. AutoMatch je viac než OCR: prečítanie textu je len jednou časťou prepojenia dokumentu s jeho platbou a kontextom. Ak si informácie vyžadujú objasnenie alebo účtovné rozhodnutie, súčasťou procesu zostáva kontrola človekom.
Napríklad vodič, ktorý tankuje počas pracovnej cesty v zahraničí, by mal mať možnosť odoslať doklad od dodávateľa, doplniť pracovný kontext a odovzdať finančnému oddeleniu pôvodný dokument priložený k príslušnej platbe. Užitočný pilot overí celý tento proces vrátane rozdielu vo výmennom kurze alebo chýbajúceho poľa, namiesto toho, aby sa skončil pri úspešnom skenovaní.
Pozrite si pre podporované integrácie a exporty a v príbehoch zákazníkov nájdete príklady firiem, ktoré používajú Rally. Na základe vlastného pilotného projektu zistite, koľko času vo vašej prevádzke ušetríte.
Financovanie a zavedenie
Štandardné zverejnené plány Rally sú predplatené. Predplatená možnosť vyžaduje overenie firmy a jej zástupcu, nie však osobnú kontrolu úverovej bonity ani vratnú zábezpeku. Firma financuje svoj zostatok ešte pred uskutočnením výdavkov. Podmienky spätného vyúčtovania, ak sú k dispozícii, vyžadujú samostatné schválenie a môžu zahŕňať požiadavky na kontrolu úverovej bonity alebo zábezpeku.
Predplatené plány Rally majú fixné mesačné poplatky podľa zahrnutých kariet, bez DPH a nákupov. Každý plán zahŕňa rovnaké základné funkcie pre karty, výdavky a účtovníctvo, pričom Enterprise ponúka správu účtu a podporu pri zavedení pre väčšie tímy. Pri kalkulácii zavedenia si pozrite aktuálne plány a podmienky na trhu , kde nájdete zverejnené poplatky v librách a eurách.
Rally podporuje oprávnené podniky pôsobiace v Spojenom kráľovstve a EÚ. Pred rozšírením pilotného projektu si overte podporované krajiny, dostupnosť kariet a účtovné prepojenia, ktoré vaša firma potrebuje.
Keď náklady na vozidlá vyžadujú samostatný systém
Kartová transakcia zaznamenáva platbu. Výpočet celkových nákladov vlastníctva môže zahŕňať aj náklady na lízing alebo kúpu, odpisy, údržbu, poistenie, počet najazdených kilometrov a využitie vozidla. Niektoré z týchto informácií nepochádzajú z výdavkovej karty.
Ak rozhodnutie o nákupe závisí od ziskovosti vozidiel, plánovania servisu alebo načasovania ich výmeny, najprv definujte report, ktorý potrebujete. Overte, ako systém získava každý vstup, či sa náklady prideľujú konzistentne a ako sa pracuje s chýbajúcimi údajmi.
Pri údržbe otestujte úlohu od rezervácie cez prácu a diely až po dokončenie. Pri využití otestujte základné údaje o prejdenej vzdialenosti alebo používaní. Nepredpokladajte, že automatizácia výdavkov poskytuje tieto prevádzkové funkcie, ani nesľubujte úplné náklady na vozidlo len na základe výdavkov z karty.
Keď je hlavnou úlohou cestovanie alebo preplácanie výdavkov
Nástroje na služobné cesty a výdavky: vyhodnoťte rezervácie, cestovnú politiku, schvaľovanie a vzťah medzi cestou a jej výdavkami. Otestujte zmenu alebo zrušenie, ako aj dokončenú cestu. Overte, ako sa nákupy súvisiace s cestou zobrazujú spolu s hotelovými alebo dopravnými rezerváciami.
Nároky na náhradu za najazdené kilometre a diéty: Skontrolujte príslušné krajiny, sadzby, dátumy účinnosti, odpočty a schvaľovací proces. Dôkazy a výpočet náhrady sa líšia od dokladu o nákupe. Požiadajte osobu zodpovednú za účtovníctvo, aby overila výsledok podľa pravidiel spoločnosti.
Tieto potreby môžu existovať súbežne s výdavkami platenými kartou. Určite, ktorý systém je zdrojom každého záznamu, aby zamestnanec tú istú položku neodoslal dvakrát ani nevytvoril medzeru medzi platbou a vyúčtovaním.
Keď si chcete ponechať existujúce karty alebo bankové služby
Výdavkový proces môže fungovať súbežne s existujúcim bankovým nastavením. Overte si, ktoré kartové alebo transakčné dátové kanály sú podporované, ako rýchlo údaje prichádzajú, ktoré polia sú k dispozícii a ako sa zobrazujú storná alebo čakajúce platby.
Ak je vydávanie kariet súčasťou navrhovaného produktu, jasne uveďte, ktoré nákupy sa budú realizovať prostredníctvom týchto kariet a ktoré zostanú mimo nich. Nový proces správy výdavkov nevyžaduje predpoklad, že firma presunie všetky bankové operácie.
Pri otázkach, ktoré treba položiť, použite naše porovnanie firemných účtov a procesu správy výdavkov a porovnanie platforiem na správu výdavkov.
Keď je rozhodujúcim faktorom riadenie
Firma s viacerými subjektmi alebo účtovnými systémami by mala otestovať skutočný model oprávnení a schvaľovania. Overte, kto môže pre každý subjekt vydávať alebo zmrazovať kartu, meniť rozpočet, upravovať výdavok a exportovať záznamy.
Preveďte nákup cez každé schválenie, ktoré vyžaduje. Overte, či finančné oddelenie dokáže dohľadať zdrojový dokument a všetky opravy a či používatelia vidia iba informácie, ktoré majú vidieť. Pri výpočte celkových nákladov zahrňte implementačné práce, požadované moduly a internú administratívu.
Spustite pilotný projekt aj s problematickými nákupmi
Zapojte malú skupinu vodičov a kontrolóra z finančného oddelenia. Zahrňte bežné tankovanie, parkovanie, chýbajúci doklad, nejasný dokument a nákup v zahraničí, ak k nim v rámci podnikania dochádza. Pridajte nákup nesúvisiaci s vozovým parkom a overte, či rovnaký pracovný postup môže slúžiť aj zvyšku tímu.
Dohodnite sa na kritériách úspechu pred pilotným projektom:
- Koľko času zamestnanec strávi zadávaním každého výdavku.
- Koľkým nákupom po dohodnutom termíne stále chýbajú podporné dokumenty.
- Koľko spárovaných záznamov si vyžaduje manuálnu opravu.
- Koľko času finančné oddelenie trávi kontrolou a exportovaním záznamov.
- Či požadované rozdelenie a zdrojové dokumenty dorazia do účtovníctva správne.
- Mesačné poplatky a systémy, ktoré budú po zavedení naďalej potrebné.
Porovnajte tieto výsledky so svojím súčasným postupom pri rovnakom type nákupov. Úspešný pilotný projekt vám poskytne merateľný dôvod na rozšírenie a jasný zoznam úloh, ktoré stále vyžadujú človeka alebo iný systém.
Preskúmajte agentov Rally na správu výdavkov, pozrite si firemné karty a možnosti kontroly, alebo si dohodnite ukážku podľa vlastného procesu riadenia výdavkov.
