O melhor software de gestão de despesas para frotas liga uma compra à pessoa responsável, ao respetivo documento comprovativo e à informação de que a equipa financeira precisa. Deve tornar mais fácil controlar as despesas do dia a dia e concluir as despesas, quer a equipa opere cinco veículos quer trabalhe em vários países.
Comece por separar duas necessidades: gerir despesas e gerir veículos. Os controlos dos cartões, a recolha de recibos e a contabilidade não fornecem automaticamente calendários de manutenção, registos de peças ou um modelo completo de custos dos veículos. Uma lista restrita útil torna esses requisitos explícitos.
Para conhecer o processo operacional, consulte o nosso guia europeu de gestão de despesas de frota. Se as faturas dos fornecedores forem o principal entrave, consulte processamento automatizado de faturas.
Software de gestão de despesas de frotas em resumo
| Categoria de software | Comece aqui quando precisar de… | Consulte um exemplo real |
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| Cartões e plataformas de despesas | Controlos para compras, recolha de documentos e preparação contabilística | Um condutor paga, envia um recibo e a equipa financeira revê o registo associado |
| Sistemas de custos e manutenção de veículos | Registos de assistência, reparações, peças e custos de funcionamento da viatura | Uma reparação é atribuída a um veículo e incluída no relatório de custos de que precisa |
| Ferramentas de viagens e despesas | Reservas, política de viagens e despesas associadas a deslocações | Uma viagem inclui transporte, hotel e despesas que requerem aprovação |
| Ferramentas para pedidos de quilometragem e ajudas de custo | Reembolso de viatura do colaborador ou subsídios de deslocação | Uma viagem real é calculada de acordo com a política aplicável da sua empresa |
| Automatização de despesas independente do cartão | Gestão de despesas a par de um programa de cartões que já utiliza | É recebido um feed de transações compatível com os documentos e campos de que precisa |
| Soluções empresariais de despesas e faturas | Aprovações complexas, várias entidades e sistemas de contabilidade | Uma compra segue a cadeia de aprovação real e chega ao livro contabilístico correto |
As capacidades sobrepõem-se e variam consoante o produto, o plano e o país. Utilize estas categorias para identificar o fluxo de trabalho a testar; não assuma que uma categoria inclui todas as capacidades indicadas no seu nome.
Seis perguntas que tornam uma lista restrita útil
- Que compras tem de processar o sistema? Liste o combustível, o carregamento público, o estacionamento, as portagens, as reparações e as compras para o resto da empresa. Inclua os métodos de pagamento que a sua equipa utiliza efetivamente.
- Como será imputado cada custo? Decida se o registo precisa de uma pessoa, veículo, projeto, equipa ou entidade jurídica e verifique como esses detalhes chegam à contabilidade.
- O que pode ser controlado antes do pagamento? Teste os orçamentos disponíveis, os limites, as regras por categoria de comerciante e o congelamento de cartões, incluindo quem os pode alterar durante um dia de trabalho.
- Os condutores conseguem concluir rapidamente a sua parte? Execute o processo de recibos num telemóvel que utilizem habitualmente, incluindo um dado em falta ou um documento ilegível.
- O que requer revisão humana? Peça para ver pagamentos não correspondidos, campos incertos, duplicados e exceções. Verifique quem os resolve e que registo da correção fica disponível.
- O resultado funciona nas suas contas? Teste a integração ou exportação efetivamente suportada, incluindo anexos, moeda e os campos de alocação de que a sua equipa financeira precisa.
Uma empresa de serviços com cinco veículos pode precisar do mesmo processo de recibos que uma empresa maior, mas com menos etapas de aprovação. O crescimento é relevante quando altera o número de entidades, os controlos ou os sistemas de contabilidade envolvidos.
Onde se enquadra a Rally: cartões e agentes para toda a empresa
a gestão de despesas com IA da Rally combina cartões Visa pré-pagos com um agente no WhatsApp e outro na plataforma. Permite despesas aprovadas por parte de motoristas, pessoas que trabalham no local e equipas de escritório. O processo de recibos acompanha a compra entre essas funções.
Os cartões físicos e virtuais permitem à empresa organizar as despesas por fornecedores, projetos, equipas e colaboradores. Os gestores definem os orçamentos e controlos relevantes. Os agentes ajudam a recolher documentos, completar o contexto, associar pagamentos e preparar as despesas para a contabilidade.
O fluxo de trabalho da Rally, da paragem para abastecer à contabilidade
| Etapa | O que a equipa faz | Como a Rally ajuda |
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| Antes do pagamento | Carregue o saldo pré-pago e defina o orçamento e os controlos do cartão | Mantém as despesas aprovadas associadas à conta empresarial |
| No momento da compra | Pague com o cartão e guarde o recibo discriminado | Regista a transação com cartão |
| No WhatsApp | Envie o recibo ou a fatura e responda a qualquer pedido de informação | Ajuda a recolher documentos comprovativos e contexto empresarial sem uma aplicação separada para despesas dos colaboradores |
| Correspondência | Forneça as informações em falta sobre a compra | O AutoMatch usa o contexto dos documentos e das transações para associar os registos |
| Na plataforma | Reveja os itens pendentes e resolva as exceções | O agente da plataforma ajuda a organizar o trabalho das despesas e a preparar o passo seguinte |
| Na contabilidade | Verifique os resultados revistos no ficheiro de exportação contabilística disponível para descarregar | Mantém o pagamento, o documento comprovativo e os detalhes da despesa juntos para o fluxo de trabalho contabilístico |
O envio básico de recibos não requer um início de sessão adicional de um funcionário da Rally. O AutoMatch é mais do que OCR: ler o texto é apenas uma parte do processo de associar um documento ao respetivo pagamento e contexto. A revisão humana continua a fazer parte do processo quando é necessário esclarecer informações ou tomar uma decisão contabilística.
Por exemplo, um motorista que compra combustível durante um trabalho no estrangeiro deve poder enviar o recibo do fornecedor, adicionar o contexto profissional e deixar a equipa financeira com o documento original anexado ao pagamento relevante. Um piloto útil testa todo esse percurso, incluindo uma diferença cambial ou um campo em falta, em vez de ficar por uma digitalização bem-sucedida.
Consulte Rally Accounting para descarregar ficheiros exportados nos formatos CSV, Excel, JSON e DATEV, e os casos de clientes para conhecer exemplos de empresas que utilizam a Rally. Use o seu próprio projeto-piloto para determinar o tempo poupado na sua operação.
Financiamento e implementação
Os cartões Rally são pré-pagos. A modalidade pré-paga exige a verificação da empresa e do representante, mas não uma análise de crédito pessoal nem uma caução reembolsável. A empresa deve carregar o seu saldo antes de efetuar despesas.
Os planos pré-pagos da Rally têm mensalidades fixas baseadas nos cartões incluídos, excluindo o IVA e as compras. Todos os planos incluem as mesmas funcionalidades essenciais de cartões, despesas e contabilidade, com gestão de contas Enterprise e apoio à implementação para equipas maiores. Para calcular os custos da implementação, consulte: os planos atuais e as condições de mercado para conhecer as tarifas publicadas em libras e euros.
A Rally apoia empresas elegíveis que operam no Reino Unido e na UE. Confirme os países, a disponibilidade dos cartões e os formatos de exportação para a contabilidade de que a sua empresa precisa antes de alargar um projeto-piloto.
Quando os custos dos veículos exigem um sistema separado
Uma transação com cartão regista um pagamento. Um cálculo do custo total de propriedade pode também precisar dos custos de leasing ou de aquisição, da depreciação, da manutenção, do seguro, da quilometragem e da utilização. Algumas dessas informações não têm origem num cartão de despesas.
Se a decisão de compra depender da rentabilidade dos veículos, do planeamento da manutenção ou do momento da substituição, defina primeiro o relatório de que precisa. Verifique como o sistema obtém cada dado, se os custos são imputados de forma consistente e como os dados em falta são tratados.
Para a manutenção, teste um trabalho desde a marcação até à mão de obra, às peças e à conclusão. Para a utilização, teste os dados subjacentes de distância ou utilização. Não presuma que a automatização de despesas fornece essas capacidades operacionais, nem prometa um valor completo do custo do veículo apenas com base nas despesas do cartão.
Quando viajar ou pedir reembolsos é a principal tarefa
Ferramentas de viagens e despesas: avalie as reservas, a política de viagens, as aprovações e a relação entre uma viagem e as respetivas despesas. Teste uma alteração ou cancelamento, bem como uma viagem concluída. Confirme como as compras rodoviárias aparecem juntamente com reservas de hotel ou de transporte.
Pedidos de reembolso de quilometragem e ajudas de custo: verifique os países relevantes, os valores, as datas de entrada em vigor, as deduções e o processo de aprovação. A fundamentação e o cálculo de um subsídio diferem de um recibo de compra. Peça à pessoa responsável pela contabilidade que valide o resultado face à política da empresa.
Estas necessidades podem coexistir com despesas efetuadas com cartão. Identifique qual o sistema responsável por cada registo, para que um colaborador não submeta o mesmo item duas vezes nem deixe uma lacuna entre o pagamento e o pedido de reembolso.
Quando pretende manter os cartões ou a banca existentes
Um fluxo de trabalho de despesas pode funcionar em paralelo com uma configuração bancária existente. Verifique quais cartões ou feeds de transações são compatíveis, com que rapidez os dados chegam, que campos estão disponíveis e como são representados os estornos ou os pagamentos pendentes.
Se a emissão de cartões fizer parte do produto proposto, seja claro sobre quais as compras que passarão a ser feitas com esses cartões e quais continuarão a ser feitas por outros meios. Um novo processo de despesas não implica que a empresa tenha de transferir toda a sua atividade bancária.
Para saber que perguntas fazer, consulte a nossa comparação de contas empresariais e fluxos de trabalho de despesas e a nossa comparação de plataformas de despesas.
Quando a governação é o fator decisivo
Uma empresa com várias entidades ou sistemas de contabilidade deve testar o modelo real de permissões e aprovações. Confirme quem pode emitir ou bloquear um cartão, alterar um orçamento, editar uma despesa e exportar registos para cada entidade.
Faça passar uma compra por todas as aprovações necessárias. Verifique se a equipa financeira consegue rastrear o documento de origem e qualquer correção, e se os utilizadores veem apenas a informação que devem ver. Inclua o trabalho de implementação, os módulos necessários e a administração interna ao calcular o custo total.
Faça um projeto-piloto incluindo as compras mais complexas
Utilize um pequeno grupo de condutores e um revisor financeiro. Inclua um abastecimento normal, estacionamento, um recibo em falta, um documento pouco claro e uma compra no estrangeiro, caso a empresa realize estas operações. Adicione uma compra não relacionada com a frota para verificar se o mesmo fluxo de trabalho pode servir o resto da equipa.
Defina as métricas de sucesso antes do projeto-piloto:
- Quanto tempo o colaborador demora a submeter cada despesa.
- Quantas compras continuam sem documentos comprovativos após o prazo acordado.
- Quantos registos correspondentes requerem correção manual.
- Quanto tempo a equipa financeira demora a rever e a exportar os registos.
- Se a imputação necessária e os documentos de origem chegam corretamente à contabilidade.
- As taxas mensais e os sistemas que continuam a ser necessários após a implementação.
Mantenha um registo de cada compra no âmbito do projeto-piloto para que seja possível reproduzir a decisão:
| Verificar | Registo | Decisão de aceitação |
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| Evidências da fonte | Comprovativo legível, todas as páginas presentes e campos obrigatórios disponíveis | O revisor pode abrir e avaliar a fonte a partir do registo exportado |
| Correspondência | Correspondência inicial, correções e motivo | Cada correspondência ambígua é resolvida ou fica assinalada como pendente de revisão |
| Atribuição | Condutor, viatura, projeto e entidade jurídica, quando necessário | Os campos obrigatórios são transferidos corretamente para o ficheiro contabilístico |
| Conclusão | Tempo de envio, tempo de revisão e itens por resolver | Compare com as medições do processo inicial e o prazo acordado |
Use o teste de captura de cinco recibos, a lista de verificação de exceções na conciliação de faturas e a política de cartões de frota para preparar esses casos. Estes são critérios para o projeto-piloto a acordar com a sua equipa, não resultados declarados de testes comparativos do produto.
Compare esses resultados com o seu processo atual, utilizando o mesmo tipo de compras. Um projeto-piloto bem-sucedido dá-lhe uma razão mensurável para expandir, bem como uma lista clara do trabalho que ainda requer uma pessoa ou outro sistema.
Explore os agentes de despesas da Rally, consulte os cartões empresariais e os controlos, ou marque uma demonstração utilizando o seu próprio processo de despesas.
