Die beste Software zur Ausgabenverwaltung für Fuhrparks verbindet einen Einkauf mit der verantwortlichen Person, dem dazugehörigen Beleg und den von der Finanzabteilung benötigten Informationen. Sie sollte die Kontrolle alltäglicher Ausgaben erleichtern und ihre Abwicklung vereinfachen, unabhängig davon, ob das Team fünf Fahrzeuge betreibt oder in mehreren Ländern arbeitet.
Beginnen Sie damit, zwei Anforderungen zu trennen: Ausgaben verwalten und Fahrzeuge verwalten. Kartenkontrollen, das Sammeln von Belegen und die Buchhaltung liefern nicht automatisch Wartungspläne, Teileaufzeichnungen oder ein vollständiges Kostenmodell für Fahrzeuge. Eine hilfreiche Auswahlliste macht diese Anforderungen konkret.
Für den Betriebsablauf lesen Sie unseren Leitfaden zum Ausgabenmanagement für europäische Fuhrparks. Wenn Lieferantenrechnungen der größte Engpass sind, lesen Sie automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Ausgabenmanagement-Software für Fuhrparks im Überblick
| Softwarekategorie | Hier starten, wenn Sie … benötigen | Anhand eines konkreten Beispiels prüfen |
|---|
| Karten- und Spesenplattformen | Kontrollen für Einkäufe, Belegsammlung und die Vorbereitung der Buchhaltung | Ein Fahrer zahlt, reicht einen Beleg ein und die Finanzabteilung prüft den zugeordneten Datensatz |
| Systeme für Fahrzeugkosten und -wartung | Aufzeichnungen zu Wartung, Reparaturen, Ersatzteilen und laufenden Fahrzeugkosten | Eine Reparatur wird einem Fahrzeug zugeordnet und in den benötigten Kostenbericht aufgenommen |
| Tools für Reise und Spesen | Buchungen, Reiserichtlinie und mit Reisen verknüpfte Ausgaben | Eine Reise umfasst Transport, ein Hotel und genehmigungspflichtige Ausgaben |
| Tools für Kilometer- und Tagegeldabrechnungen | Erstattung von Fahrzeugkosten oder Reisevergütungen für Mitarbeitende | Eine tatsächliche Reise wird gemäß der geltenden Richtlinie Ihres Unternehmens berechnet |
| Kartenunabhängige Ausgabenautomatisierung | Ausgabenverwaltung zusätzlich zu einem bereits genutzten Kartenprogramm | Ein unterstützter Transaktionsfeed trifft mit den benötigten Dokumenten und Feldern ein |
| Unternehmenslösungen für Ausgaben und Rechnungen | Komplexe Genehmigungsprozesse, mehrere Gesellschaften und Buchhaltungssysteme | Ein Einkauf durchläuft die tatsächliche Genehmigungskette und erreicht das richtige Hauptbuch |
Die Funktionen überschneiden sich und unterscheiden sich je nach Produkt, Tarif und Land. Nutzen Sie diese Kategorien, um den zu testenden Ablauf zu bestimmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Kategorie alle in ihrer Bezeichnung genannten Funktionen umfasst.
Sechs Fragen für eine nützliche Vorauswahl
- Welche Einkäufe muss das System abwickeln? Führen Sie Kraftstoff, öffentliches Laden, Parkgebühren, Maut, Reparaturen und Einkäufe für das gesamte Unternehmen auf. Berücksichtigen Sie die Zahlungsmethoden, die Ihr Team tatsächlich nutzt.
- Wie wird jeder Kostenposten zugeordnet? Entscheiden Sie, ob der Datensatz eine Person, ein Fahrzeug, ein Projekt, ein Team oder eine juristische Einheit benötigt, und prüfen Sie, wie diese Angaben in die Buchhaltung gelangen.
- Was lässt sich vor der Zahlung steuern? Prüfen Sie verfügbare Budgets, Limits, Regeln für Händlerkategorien und die Kartensperrung – einschließlich der Frage, wer sie während eines Arbeitstags ändern kann.
- Können Fahrer ihren Teil schnell erledigen? Führen Sie den Belegprozess auf einem Telefon durch, das sie normalerweise verwenden, einschließlich eines fehlenden Details oder eines unlesbaren Dokuments.
- Was erfordert eine manuelle Prüfung? Bitten Sie darum, nicht zuordenbare Zahlungen, unsichere Felder, Duplikate und Ausnahmen zu sehen. Prüfen Sie, wer sie bearbeitet und welcher Nachweis der Korrektur verbleibt.
- Funktioniert die Ausgabe in Ihren Konten? Testen Sie die tatsächlich unterstützte Integration oder den Export – einschließlich Anhängen, Währung und der von Ihrem Finanzteam benötigten Zuordnungsfelder.
Ein Serviceunternehmen mit fünf Fahrzeugen benötigt möglicherweise denselben Belegprozess wie ein größerer Betreiber, jedoch mit weniger Genehmigungsschritten. Wachstum ist relevant, wenn es die Anzahl der Einheiten, die Kontrollen oder die beteiligten Buchhaltungssysteme verändert.
Wo Rally ins Spiel kommt: Karten und Agenten für das gesamte Unternehmen
Rallys KI-Ausgabenmanagement kombiniert Prepaid-Visa-Karten mit einem Agenten in WhatsApp und einem Agenten auf der Plattform. Es unterstützt genehmigte Ausgaben von Fahrern, vor Ort tätigen Personen und Büroteams. Der Belegprozess folgt dem Kauf durch all diese Rollen.
Physische und virtuelle Karten ermöglichen es dem Unternehmen, Ausgaben für Lieferanten, Projekte, Teams und Mitarbeitende zu organisieren. Manager legen die entsprechenden Budgets und Kontrollmechanismen fest. Die Agenten helfen dabei, Belege zu sammeln, den Kontext zu vervollständigen, Zahlungen zu verknüpfen und Ausgaben für die Buchhaltung aufzubereiten.
Der Rally-Workflow vom Tankstopp bis zur Buchhaltung
| Phase | Was das Team tut | Wie Rally hilft |
|---|
| Vor der Zahlung | Prepaid-Guthaben aufladen sowie Kartenbudget und -kontrollen festlegen | Ordnet genehmigte Ausgaben weiterhin dem Geschäftskonto zu |
| Beim Kauf | Mit der Karte bezahlen und den Einzelbeleg aufbewahren | Zeichnet die Kartentransaktion auf |
| In WhatsApp | Beleg oder Rechnung senden und Rückfragen zu weiteren Angaben beantworten | Hilft, Belege und geschäftlichen Kontext zu erfassen – ohne separate Mitarbeiterspesen-App |
| Abgleich | Fehlende Informationen zum Kauf bereitstellen | AutoMatch verknüpft Datensätze anhand des Dokument- und Transaktionskontexts |
| Auf der Plattform | Offene Posten prüfen und Ausnahmen klären | Der Plattform-Agent hilft, die Ausgabenverwaltung zu organisieren und den nächsten Schritt vorzubereiten |
| In der Buchhaltung | Geprüfte Ergebnisse im unterstützten Connector oder im Export prüfen | Hält Zahlung, Beleg und Ausgabendetails für den Buchhaltungsprozess zusammen |
Für die einfache Einreichung von Belegen ist keine zusätzliche Anmeldung von Rally-Mitarbeitenden erforderlich. AutoMatch ist mehr als OCR: Das Auslesen des Textes ist nur ein Teil davon, ein Dokument mit seiner Zahlung und seinem Kontext zu verknüpfen. Wenn Informationen geklärt oder eine buchhalterische Entscheidung getroffen werden müssen, bleibt die manuelle Prüfung Bestandteil des Prozesses.
Beispielsweise sollte ein Fahrer, der bei einem Auslandseinsatz tankt, den Beleg des Anbieters einreichen, den geschäftlichen Kontext ergänzen und der Finanzabteilung das Originaldokument zusammen mit der entsprechenden Zahlung übermitteln können. In einem aussagekräftigen Pilotprojekt wird dieser vollständige Ablauf geprüft – einschließlich einer Währungsabweichung oder eines fehlenden Feldes –, statt nach einem erfolgreichen Scan abzubrechen.
Weitere Informationen zu Rally Accounting für unterstützte Integrationen und Exporte sowie in den Kundenreferenzen finden Sie Beispiele für Unternehmen, die Rally nutzen. Nutzen Sie Ihren eigenen Pilotversuch, um die in Ihrem Betrieb eingesparte Zeit zu ermitteln.
Finanzierung und Einführung
Die standardmäßig veröffentlichten Tarife von Rally sind Prepaid-Tarife. Für die Prepaid-Option sind eine Prüfung des Unternehmens und der vertretungsberechtigten Person erforderlich, jedoch keine persönliche Bonitätsprüfung und keine erstattungsfähige Sicherheitsleistung. Das Unternehmen lädt sein Guthaben auf, bevor es Ausgaben tätigt. Postpaid-Konditionen sind, sofern angeboten, genehmigungspflichtig und können Bonitäts- oder Sicherheitsanforderungen beinhalten.
Die Prepaid-Tarife von Rally haben pauschale monatliche Gebühren, die sich nach der Anzahl der enthaltenen Karten richten; Mehrwertsteuer und Einkäufe sind nicht inbegriffen. Jeder Tarif umfasst dieselben grundlegenden Karten-, Ausgaben- und Buchhaltungsfunktionen sowie Kontoverwaltung und Unterstützung bei der Einführung für größere Teams. Sehen Sie sich die aktuellen Tarife und Marktbedingungen für die veröffentlichten Gebühren in Pfund und Euro an, wenn Sie den Rollout kalkulieren.
Rally unterstützt berechtigte Unternehmen, die im Vereinigten Königreich und in der EU tätig sind. Prüfen Sie vor der Ausweitung eines Pilotprojekts, welche Länder, Kartenverfügbarkeit und Buchhaltungsanbindungen Ihr Unternehmen benötigt.
Wenn Fahrzeugkosten ein separates System erfordern
Eine Kartentransaktion erfasst eine Zahlung. Für eine Gesamtkostenrechnung können außerdem Leasing- oder Anschaffungskosten, Abschreibungen, Wartung, Versicherung, Kilometerleistung und Auslastung erforderlich sein. Einige dieser Informationen stammen nicht von einer Ausgabenkarte.
Wenn die Kaufentscheidung von der Wirtschaftlichkeit der Fahrzeuge, der Wartungsplanung oder dem Zeitpunkt der Erneuerung abhängt, legen Sie zunächst fest, welchen Bericht Sie benötigen. Prüfen Sie, wie das System die einzelnen Daten erfasst, ob Kosten einheitlich zugeordnet werden und wie mit fehlenden Daten umgegangen wird.
Testen Sie bei der Wartung einen Auftrag – von der Buchung über Arbeitsleistung und Teile bis zum Abschluss. Testen Sie bei der Auslastung die zugrunde liegenden Entfernungs- oder Nutzungsdaten. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Automatisierung von Ausgaben diese betrieblichen Funktionen bereitstellt, und versprechen Sie keine vollständige Fahrzeugkostenübersicht allein auf Grundlage von Kartenausgaben.
Wenn Reisen oder Erstattungen die Hauptaufgabe sind
Reise- und Spesentools: bewerten Sie Buchungen, Reiserichtlinien, Genehmigungen und den Zusammenhang zwischen einer Reise und ihren Ausgaben. Testen Sie eine Änderung oder Stornierung ebenso wie eine abgeschlossene Reise. Bestätigen Sie, wie Käufe unterwegs neben Hotel- oder Transportbuchungen angezeigt werden.
Kilometer- und Tagegeldabrechnungen: Prüfen Sie die relevanten Länder, Sätze, Gültigkeitsdaten, Abzüge und den Genehmigungsprozess. Die Nachweise und die Berechnung für eine Zulage unterscheiden sich von einem Kaufbeleg. Bitten Sie die für die Buchhaltung verantwortliche Person, das Ergebnis anhand der Unternehmensrichtlinie zu prüfen.
Diese Anforderungen können neben Kartenausgaben bestehen. Ermitteln Sie, welches System jeweils für den Datensatz zuständig ist, damit ein Mitarbeiter denselben Posten nicht zweimal einreicht und keine Lücke zwischen der Zahlung und der Abrechnung entsteht.
Wenn Sie bestehende Karten oder Bankverbindungen behalten möchten
Ein Ausgaben-Workflow kann neben einer bestehenden Bankanbindung betrieben werden. Prüfen Sie, welche Karten- oder Transaktionsdatenfeeds unterstützt werden, wie schnell die Daten eintreffen, welche Felder verfügbar sind und wie Rückbuchungen oder ausstehende Zahlungen dargestellt werden.
Wenn die Ausgabe von Karten Teil des vorgeschlagenen Produkts ist, sollte klar sein, welche Käufe künftig über diese Karten abgewickelt werden und welche weiterhin auf anderem Weg erfolgen. Ein neuer Ausgabenprozess setzt nicht voraus, dass das Unternehmen sämtliche Bankgeschäfte verlagert.
Für die Fragen, die Sie stellen sollten, verwenden Sie unseren Vergleich von Geschäftskonten und Ausgaben-Workflows und unseren Vergleich von Ausgabenplattformen.
Wenn Governance ausschlaggebend ist
Ein Unternehmen mit mehreren Einheiten oder Buchhaltungssystemen sollte das tatsächliche Berechtigungs- und Genehmigungsmodell testen. Stellen Sie für jede Einheit fest, wer eine Karte ausstellen oder sperren, ein Budget ändern, eine Ausgabe bearbeiten und Datensätze exportieren kann.
Führen Sie einen Kauf durch alle erforderlichen Genehmigungsstufen. Prüfen Sie, ob das Finanzteam das Quelldokument und jede Korrektur zurückverfolgen kann und ob die Nutzer nur die Informationen sehen, die sie sehen sollten. Berücksichtigen Sie bei der Berechnung der Gesamtkosten auch den Implementierungsaufwand, erforderliche Module und die interne Administration.
Führen Sie einen Pilotversuch durch – inklusive der komplizierten Einkäufe
Arbeiten Sie mit einer kleinen Gruppe von Fahrern und einem Prüfer aus dem Finanzteam. Beziehen Sie einen regulären Tankvorgang, Parkgebühren, einen fehlenden Beleg, ein unklar formuliertes Dokument und einen Auslands kauf ein, sofern solche Käufe im Unternehmen vorkommen. Fügen Sie einen Nicht-Fuhrpark-Kauf hinzu, um zu prüfen, ob derselbe Ablauf auch für den Rest des Teams geeignet ist.
Legen Sie die Erfolgskriterien vor dem Pilotprojekt gemeinsam fest:
- Wie viel Zeit die Mitarbeitenden für die Einreichung jeder Ausgabe benötigen.
- Wie viele Einkäufe nach Ablauf der vereinbarten Frist noch ohne Belege sind.
- Wie viele abgeglichene Datensätze manuell korrigiert werden müssen.
- Wie viel Zeit die Finanzabteilung für die Prüfung und den Export der Belege aufwendet.
- Ob die erforderlichen Zuordnungs- und Quelldokumente korrekt in der Buchhaltung eingehen.
- Die monatlichen Gebühren und die Systeme, die nach dem Rollout weiterhin benötigt werden.
Vergleichen Sie diese Ergebnisse mit Ihrem aktuellen Prozess anhand derselben Art von Käufen. Ein erfolgreicher Pilotversuch liefert Ihnen einen messbaren Grund für die Ausweitung sowie eine klare Liste der Aufgaben, die weiterhin von einer Person oder einem anderen System übernommen werden müssen.
Entdecken Sie die Ausgabenassistenten von Rally, prüfen Sie Unternehmenskarten und Kontrollfunktionen, oder buchen Sie eine Produktvorführung mit Ihrem eigenen Ausgabenprozess.
