Den bedste software til udgiftsstyring for flåder forbinder et køb med den ansvarlige, det tilhørende bilag og de oplysninger, økonomiafdelingen har brug for. Det skal gøre det nemmere at styre de daglige udgifter og behandle udgifterne færdigt, uanset om teamet driver fem køretøjer eller arbejder på tværs af flere lande.
Begynd med at skelne mellem to behov: styring af udgifter og styring af køretøjer. Kortstyring, indsamling af kvitteringer og bogføring giver ikke automatisk serviceplaner, registrering af reservedele eller en komplet model for køretøjsomkostninger. En nyttig kortliste gør disse krav tydelige.
Når det gælder driftsprocessen, kan du læse vores guide til håndtering af flådeudgifter i EuropaHvis leverandørfakturaer er den største flaskehals, kan du se vores guide til at bruge følgende: automatiseret fakturabehandling.
Software til styring af flådeudgifter på et øjeblik
| Softwarekategori | Start her, når du har brug for … | Se et konkret eksempel |
|---|
| Kort- og udgiftsplatforme | Kontrol af køb, indsamling af dokumentation og klargøring til bogføring | En chauffør betaler, indsender en kvittering, og økonomiafdelingen gennemgår den matchede post |
| Systemer til køretøjsomkostninger og vedligeholdelse | Registreringer af service, reparationer, reservedele og driftsomkostninger for køretøjer | En reparation henføres til et køretøj og medtages i den omkostningsrapport, du har brug for |
| Værktøjer til rejser og udgifter | Booking, rejsepolitik og rejseudgifter knyttet til rejser | En rejse omfatter transport, et hotel og udgifter, der kræver godkendelse |
| Værktøjer til kilometer- og dagpengekrav | Refusion til medarbejderes brug af egne biler eller rejsetilskud | En faktisk rejse beregnes i henhold til din virksomheds gældende politik |
| Kortuafhængig automatisering af udgifter | Håndtering af udgifter sideløbende med et kortprogram, du allerede bruger | Et understøttet transaktionsfeed modtages med de dokumenter og felter, du har brug for |
| Enterprise-løsninger til udgifts- og fakturastyring | Komplekse godkendelser, flere enheder og regnskabssystemer | Et køb følger den faktiske godkendelseskæde og når frem til den korrekte bogføringskonto |
Funktionerne overlapper hinanden og varierer efter produkt, abonnement og land. Brug disse kategorier til at identificere den arbejdsgang, der skal testes; antag ikke, at en kategori omfatter alle funktioner i navnet.
Seks spørgsmål, der gør en shortlist nyttig
- Hvilke køb skal systemet håndtere? Angiv brændstof, offentlig opladning, parkering, vejafgifter, reparationer og indkøb til den øvrige virksomhed. Medtag de betalingsmetoder, som jeres team faktisk bruger.
- Hvordan skal hver omkostning fordeles? Beslut, om registreringen skal knyttes til en person, et køretøj, et projekt, et team eller en juridisk enhed, og kontrollér, hvordan disse oplysninger når frem til regnskabsafdelingen.
- Hvad kan styres før betaling? Undersøg tilgængelige budgetter, grænser, regler for forhandlerkategorier og kortspærring, herunder hvem der kan ændre dem i løbet af en arbejdsdag.
- Kan chaufførerne hurtigt klare deres del? Gennemfør kvitteringsprocessen på en telefon, de normalt bruger, også når en detalje mangler, eller et dokument er ulæseligt.
- Hvad kræver manuel gennemgang? Bed om at se uafstemte betalinger, usikre felter, dubletter og undtagelser. Kontrollér, hvem der håndterer dem, og hvilken dokumentation for rettelsen der gemmes.
- Fungerer outputtet med jeres konti? Test den faktisk understøttede integration eller eksport, inklusive vedhæftede filer, valuta og de fordelingsfelter, jeres økonomiteam har brug for.
En servicevirksomhed med fem køretøjer kan have brug for den samme arbejdsgang for kvitteringer som en større virksomhed, men med færre godkendelsestrin. Vækst er vigtig, når den ændrer antallet af juridiske enheder, kontrollerne eller de involverede regnskabssystemer.
Hvor passer Rally ind: kort og agenter til hele virksomheden
Rallys AI-udgiftsstyring kombinerer forudbetalte Visa-kort med en agent i WhatsApp og en agent på platformen. Den understøtter godkendte udgifter for chauffører, medarbejdere på stedet og kontorteams. Kvitteringsprocessen følger købet på tværs af disse roller.
Fysiske og virtuelle kort gør det muligt for virksomheden at organisere udgifter til leverandører, projekter, teams og medarbejdere. Ledere fastsætter de relevante budgetter og kontrolforanstaltninger. Agenterne hjælper med at indsamle dokumenter, udfylde kontekst, knytte betalinger sammen og klargøre udgifter til bogføring.
Rally-arbejdsgangen fra tankning til bogføring
| Fase | Hvad teamet gør | Sådan hjælper Rally |
|---|
| Før betaling | Fyld den forudbetalte saldo op, og angiv kortets budget og begrænsninger | Holder godkendte udgifter knyttet til virksomhedskontoen |
| Ved køb | Betal med kortet, og gem kvitteringen med de specificerede poster | Registrerer korttransaktionen |
| På WhatsApp | Send kvitteringen eller fakturaen, og besvar eventuelle anmodninger om yderligere oplysninger | Hjælper med at indsamle bilag og forretningskontekst uden en separat app til medarbejderudgifter |
| Matchning | Angiv eventuelle manglende oplysninger om købet | AutoMatch bruger dokument- og transaktionskontekst til at knytte posterne sammen |
| På platformen | Gennemgå udestående poster, og løs afvigelser | Platformens agent hjælper med at organisere udgiftsarbejdet og forberede næste trin |
| I regnskabet | Se det gennemgåede resultat i den understøttede integration eller eksportér det | Holder betalingen, bilaget og udgiftsdetaljerne samlet til regnskabsarbejdet |
Grundlæggende indsendelse af kvitteringer kræver ikke et ekstra Rally-medarbejderlogin. AutoMatch er mere end OCR: At læse teksten er kun én del af at forbinde et dokument med den tilhørende betaling og kontekst. Manuel gennemgang er fortsat en del af processen, når oplysninger skal afklares, eller der skal træffes en regnskabsmæssig beslutning.
En chauffør, der for eksempel køber brændstof på en opgave i udlandet, bør kunne indsende leverandørens kvittering, tilføje den forretningsmæssige kontekst og give økonomiafdelingen det originale dokument vedhæftet den relevante betaling. En nyttig pilot afprøver hele forløbet, herunder en valuta difference eller et manglende felt, i stedet for at stoppe ved en vellykket scanning.
Se Rally Accounting for understøttede integrationer og eksportmuligheder, og kundehistorier for eksempler på virksomheder, der bruger Rally. Brug jeres eget pilotprojekt til at fastslå, hvor meget tid I sparer i driften.
Finansiering og implementering
Rallys standardplaner, som er offentliggjort, er forudbetalte. Den forudbetalte løsning kræver verificering af virksomheden og dennes repræsentant, men ingen personlig kreditvurdering eller refunderbart sikkerhedsdepositum. Virksomheden indsætter penge på sin saldo, før den foretager køb. Efterbetaling, hvor det tilbydes, kræver særskilt godkendelse og kan indebære kredit- eller sikkerhedskrav.
Britiske kortgebyrer er £10 pr. måned for ét kort eller £5 pr. kort pr. måned for 2–49 kort, eksklusive moms og køb. Europlanerne anvender de samme numeriske satser i euro. Virksomheder, der har behov for 50 eller flere kort, får en individuel pris. Se de aktuelle planer og markedsvilkår ved beregningen af udrulningen.
Rally understøtter kvalificerede virksomheder, der opererer på tværs af Storbritannien og EU. Bekræft de lande, den korttilgængelighed og de regnskabsforbindelser, som din virksomhed har brug for, før du udvider et pilotprojekt.
Når køretøjsomkostninger kræver et separat system
En korttransaktion registrerer en betaling. En beregning af de samlede ejeromkostninger kan også have brug for leasing- eller købsomkostninger, afskrivninger, vedligeholdelse, forsikring, kilometertal og udnyttelsesgrad. Nogle af disse oplysninger stammer ikke fra et udgiftskort.
Hvis købsbeslutningen afhænger af køretøjernes rentabilitet, serviceplanlægning eller tidspunktet for udskiftning, skal du først definere den rapport, du har brug for. Undersøg, hvordan systemet indhenter hvert input, om omkostningerne fordeles konsekvent, og hvordan manglende data håndteres.
Ved vedligeholdelse skal du teste et job fra booking til arbejdskraft, dele og færdiggørelse. Når det gælder udnyttelse, skal du teste de underliggende data om afstand eller forbrug. Du må ikke gå ud fra, at automatisering af udgifter leverer disse operationelle funktioner, eller love et komplet køretøjsomkostningstal alene baseret på kortforbrug.
Når rejser eller refusion er den primære opgave
Værktøjer til rejser og udgifter: evaluerer booking, rejsepolitik, godkendelser og forholdet mellem en rejse og dens udgifter. Test en ændring eller annullering samt en gennemført rejse. Bekræft, hvordan køb på vejen vises sammen med hotel- eller transportbookinger.
Kørsels- og diætkrav: kontrollér de relevante lande, satser, ikrafttrædelsesdatoer, fradrag og godkendelsesprocessen. Dokumentationen og beregningen for en godtgørelse adskiller sig fra en købskvittering. Bed den regnskabsansvarlige om at validere resultatet i forhold til virksomhedens politik.
Disse behov kan eksistere side om side med kortforbrug. Identificer, hvilket system der ejer hver registrering, så en medarbejder ikke indsender det samme to gange eller skaber et hul mellem betalingen og udlægget.
Når du vil beholde eksisterende kort eller bankforbindelse
Et udgiftsworkflow kan fungere sammen med et eksisterende banksetup. Undersøg, hvilke kort- eller transaktionsfeeds der understøttes, hvor hurtigt data ankommer, hvilke felter der er tilgængelige, og hvordan tilbageførsler eller afventende betalinger repræsenteres.
Hvis udstedelse af kort er en del af det foreslåede produkt, skal du være tydelig om, hvilke køb der vil blive flyttet over på disse kort, og hvilke der fortsat vil ligge andre steder. En ny udgiftsproces kræver ikke en antagelse om, at virksomheden vil flytte alle bankaktiviteter.
Når du skal finde ud af, hvilke spørgsmål du skal stille, kan du bruge vores sammenligning af erhvervskonti og arbejdsgange for udgiftsstyring og sammenligning af udgiftsplatforme.
Når governance er den afgørende faktor
En virksomhed med flere juridiske enheder eller regnskabssystemer bør teste den faktiske model for tilladelser og godkendelser. Bekræft, hvem der kan udstede eller fryse et kort, ændre et budget, redigere en udgift og eksportere registreringer for hver enhed.
Før et køb gennem alle nødvendige godkendelser. Kontrollér, at økonomiafdelingen kan spore kildedokumentet og eventuelle rettelser, og at brugerne kun kan se de oplysninger, de skal have adgang til. Medtag implementeringsarbejde, nødvendige moduler og intern administration, når de samlede omkostninger beregnes.
Kør et pilotprojekt, hvor de besværlige køb er inkluderet
Brug en lille gruppe chauffører og en økonomiansvarlig. Medtag et almindeligt brændstofkøb, parkering, en manglende kvittering, et uklart dokument og et køb i udlandet, hvis virksomheden foretager sådanne køb. Tilføj et køb, der ikke vedrører flåden, for at kontrollere, om den samme arbejdsgang kan bruges af resten af teamet.
Aftal succeskriterierne før pilotprojektet:
- Hvor lang tid medarbejderen bruger på at indberette hver udgift.
- Hvor mange køb der stadig mangler bilag efter den aftalte frist.
- Hvor mange matchende poster der kræver manuel korrektion.
- Hvor meget tid økonomiafdelingen bruger på at gennemgå og eksportere registreringerne.
- Om de nødvendige konterings- og kildedokumenter kommer korrekt ind i regnskabet.
- De månedlige gebyrer og de systemer, der stadig er nødvendige efter implementeringen.
Sammenlign disse resultater med jeres nuværende proces ved hjælp af samme type indkøb. Et vellykket pilotprojekt giver jer et målbart grundlag for at udvide samt en klar liste over det arbejde, der stadig kræver en person eller et andet system.
Se Rallys udgiftsagenter, se virksomhedskort og styring, eller book en gennemgang med udgangspunkt i jeres egen forbrugsproces.
