Najboljša programska oprema za upravljanje stroškov za vozne parke povezuje nakup z osebo, odgovorno zanj, pripadajočim dokazilom in informacijami, ki jih potrebuje finančna služba. Poenostaviti bi morala nadzor vsakodnevne porabe in zaključevanje stroškov, ne glede na to, ali ekipa upravlja pet vozil ali deluje v več državah.
Najprej ločite dve potrebi: upravljanje stroškov in upravljanje vozil. Nadzor kartic, zbiranje računov in računovodstvo ne zagotavljajo samodejno servisnih načrtov, evidenc delov ali celovitega modela stroškov vozila. Uporaben ožji izbor te zahteve jasno opredeli.
Za postopek poslovanja preberite naš vodnik o upravljanju stroškov evropskega voznega parka. Če so računi dobaviteljev glavno ozko grlo, si oglejte avtomatizirano obdelavo računov.
Programska oprema za upravljanje stroškov voznega parka na kratko
| Kategorija programske opreme | Začnite tukaj, ko potrebujete … | Preverite na konkretnem primeru |
|---|
| Kartice in platforme za stroške | Nadzor nad nakupi, zbiranjem dokumentov in pripravo za računovodstvo | Voznik plača, predloži račun, finance pa pregledajo povezani zapis |
| Sistemi za stroške vozil in vzdrževanje | Evidence servisiranja, popravil, delov in stroškov uporabe vozila | Popravilo se dodeli vozilu in vključi v poročilo o stroških, ki ga potrebujete |
| Orodja za potovanja in stroške | Rezervacije, potovalna politika in stroški, povezani s potovanji | Potovanje vključuje prevoz, hotel in stroške, za katere je potrebna odobritev |
| Orodja za obračun kilometrine in dnevnic | Povračila stroškov uporabe vozila zaposlenim ali potni dodatki | Dejansko potovanje se izračuna v skladu z veljavno politiko vašega podjetja |
| Avtomatizacija stroškov ne glede na kartico | Upravljanje stroškov ob programu kartic, ki ga že uporabljate | Prispe podprt vir transakcij z dokumenti in polji, ki jih potrebujete |
| Celovite rešitve za stroške in račune za velika podjetja | Zapleteni postopki odobritve, več pravnih oseb in računovodskih sistemov | Nakup gre skozi dejansko odobritveno verigo in doseže pravi konto |
Zmogljivosti se prekrivajo in razlikujejo glede na izdelek, paket in državo. Te kategorije uporabite za določitev delovnega procesa, ki ga želite preizkusiti; ne predpostavljajte, da kategorija vključuje vse zmogljivosti, navedene v njenem imenu.
Šest vprašanj za uporabnejši ožji izbor
- Katere nakupe mora sistem obravnavati? Naštejte gorivo, javno polnjenje, parkiranje, cestnine, popravila in nakupe za širše poslovanje. Vključite načine plačila, ki jih vaša ekipa dejansko uporablja.
- Kako bo razporejen vsak strošek? Določite, ali so za zapis potrebni oseba, vozilo, projekt, ekipa ali pravna oseba, in preverite, kako ti podatki prispejo v računovodstvo.
- Kaj je mogoče nadzorovati pred plačilom? Preverite razpoložljive proračune, omejitve, pravila za kategorije trgovcev in zamrznitev kartice, vključno s tem, kdo jih lahko spremeni med delovnim dnem.
- Ali lahko vozniki hitro opravijo svoj del? Postopek obdelave računov naj izvedejo na telefonu, ki ga običajno uporabljajo, tudi če manjka kakšen podatek ali je dokument nečitljiv.
- Kaj zahteva človeški pregled? Zahtevajte vpogled v neusklajena plačila, negotova polja, dvojnike in izjeme. Preverite, kdo jih razrešuje in kateri zapis popravka ostane.
- Ali izhod deluje v vaših računih? Preizkusite dejansko podprto integracijo ali izvoz, vključno s prilogami, valuto in polji za razporejanje, ki jih potrebuje vaša finančna ekipa.
Servisno podjetje s petimi vozili morda potrebuje enak postopek za potrdila kot večji operater, vendar z manj koraki odobritve. Rast je pomembna, ko spremeni število pravnih oseb, kontrol ali računovodskih sistemov, ki so vključeni.
Kam sodi Rally: kartice in agenti za celotno podjetje
Rallyjevo upravljanje stroškov z umetno inteligenco združuje predplačniške kartice Visa z agentom v WhatsAppu in agentom na platformi. Podpira odobreno porabo voznikov, ljudi, ki delajo na lokaciji, in pisarniških ekip. Postopek obdelave računov sledi nakupu skozi te vloge.
Fizične in virtualne kartice podjetju omogočajo organizacijo porabe za dobavitelje, projekte, ekipe in zaposlene. Vodje določijo ustrezne proračune in nadzore. Agenti pomagajo zbirati dokumente, dopolniti kontekst, povezati plačila in pripraviti stroške za računovodstvo.
Potek dela Rally od postanka na bencinski črpalki do računovodstva
| Faza | Kaj naredi ekipa | Kako pomaga Rally |
|---|
| Pred plačilom | Napolnite dobroimetje predplačila ter nastavite proračun in omejitve kartice | Odobreno porabo ohranja povezano s poslovnim računom |
| Ob nakupu | Plačajte s kartico in shranite račun s postavkami | Beleži transakcijo s kartico |
| V aplikaciji WhatsApp | Pošljite potrdilo ali račun in odgovorite na morebitne zahteve po dodatnih podatkih | Pomaga zbrati dokazila in poslovni kontekst brez ločene aplikacije za stroške zaposlenih |
| Ujemanje | Posredujte manjkajoče podatke o nakupu | AutoMatch z uporabo konteksta dokumenta in transakcije poveže zapise |
| Na platformi | Preglejte odprte postavke in rešite izjeme | Agent platforme pomaga organizirati delo s stroški in pripraviti naslednji korak |
| V računovodstvu | Preverite pregledani rezultat v podprtem konektorju ali ga izvozite | Plačilo, dokazilo in podrobnosti o strošku ohranja skupaj za računovodski proces |
Za osnovno predložitev računa ni potrebna dodatna prijava zaposlenega v Rally. AutoMatch je več kot OCR: prebiranje besedila je le en del povezovanja dokumenta z njegovim plačilom in kontekstom. Človeški pregled ostaja del postopka, kadar je treba informacije pojasniti ali sprejeti računovodsko odločitev.
Na primer, voznik, ki na delu v tujini kupi gorivo, bi moral imeti možnost predložiti račun dobavitelja, dodati poslovni kontekst ter finančni ekipi prepustiti izvirni dokument, priložen ustreznemu plačilu. Koristen pilotni preizkus preveri celotno pot, vključno z razliko v valuti ali manjkajočim poljem, namesto da se konča pri uspešnem skeniranju.
Oglejte si Rally Accounting za podprte integracije in izvoze ter zgodbe strank za primere podjetij, ki uporabljajo Rally. Izvedite lasten pilotni projekt, da ugotovite, koliko časa lahko prihranite pri svojem poslovanju.
Financiranje in uvedba
Kartice Rally so predplačniške. Predplačniška možnost zahteva preverjanje podjetja in njegovega zastopnika, ne pa preverjanja osebne kreditne sposobnosti ali vračljive varščine. Podjetje mora sredstva na dobroimetje naložiti pred porabo.
Rallyjevi predplačniški načrti imajo fiksne mesečne pristojbine glede na vključene kartice, brez DDV in nakupov. Vsak načrt vključuje enake ključne funkcije kartic, upravljanja stroškov in računovodstva, pri načrtu Enterprise pa tudi upravljanje računa in podporo pri uvedbi za večje ekipe. Preverite trenutne načrte in tržne pogoje za objavljene cene v funtih in evrih pri izračunu stroškov uvedbe.
Rally podpira upravičena podjetja, ki poslujejo v Združenem kraljestvu in EU. Pred razširitvijo pilotnega projekta preverite, katere države, kartice in računovodske povezave vaše podjetje potrebuje.
Ko stroški vozil zahtevajo ločen sistem
Kartična transakcija evidentira plačilo. Izračun skupnih stroškov lastništva lahko zahteva tudi stroške lizinga ali nakupa, amortizacijo, vzdrževanje, zavarovanje, prevožene kilometre in izkoriščenost. Nekateri od teh podatkov ne izvirajo iz kartice za stroške.
Če je odločitev o nakupu odvisna od donosnosti vozila, načrtovanja servisov ali časa zamenjave, najprej opredelite poročilo, ki ga potrebujete. Preverite, kako sistem pridobi vsak vhodni podatek, ali so stroški dosledno razporejeni in kako obravnava manjkajoče podatke.
Pri vzdrževanju preizkusite delovni nalog od rezervacije do dela, nadomestnih delov in zaključka. Pri izkoriščenosti preizkusite osnovne podatke o razdalji ali uporabi. Ne predvidevajte, da avtomatizacija stroškov zagotavlja te operativne zmogljivosti, in ne obljubljajte celotnega stroška vozila samo na podlagi porabe s kartico.
Ko je glavna naloga potovanje ali povračilo stroškov
Orodja za potovanja in stroške: ocenite rezervacije, potovalno politiko, odobritve ter povezavo med potovanjem in njegovimi stroški. Preizkusite spremembo ali odpoved ter tudi zaključeno potovanje. Preverite, kako so nakupi, opravljeni na poti, prikazani poleg hotelskih rezervacij ali rezervacij prevoza.
Obračuni kilometrine in dnevnic: preverite ustrezne države, stopnje, datume začetka veljavnosti, odbitke in postopek odobritve. Dokazi in izračun nadomestila se razlikujejo od računa za nakup. Osebo, odgovorno za računovodstvo, prosite, naj rezultat preveri glede na politiko podjetja.
Te potrebe lahko obstajajo hkrati s porabo s kartico. Določite, kateri sistem je odgovoren za posamezen zapis, da zaposleni iste postavke ne predloži dvakrat ali da ne pride do vrzeli med plačilom in zahtevkom.
Ko želite obdržati obstoječe kartice ali bančni sistem
Proces upravljanja stroškov lahko deluje vzporedno z obstoječo bančno ureditvijo. Preverite podprte kartične ali transakcijske vire, kako hitro prispejo podatki, katera polja so na voljo ter kako so predstavljene stornacije ali čakajoča plačila.
Če je izdaja kartic del predlaganega produkta, jasno opredelite, kateri nakupi bodo prešli na te kartice in kateri bodo ostali drugje. Nov proces upravljanja stroškov ne zahteva predpostavke, da bo podjetje preneslo vse bančne aktivnosti.
Za vprašanja, ki si jih morate zastaviti, uporabite naš primerjavo poslovnih računov in delovnih tokov za stroške ter primerjavo platform za upravljanje stroškov.
Ko je upravljanje odločilni dejavnik
Podjetje z več pravnimi osebami ali računovodskimi sistemi bi moralo preveriti dejanski model dovoljenj in odobritev. Za vsako pravno osebo potrdite, kdo lahko izda ali zamrzne kartico, spremeni proračun, uredi strošek in izvozi evidence.
Nakup izvedite skozi vse potrebne odobritve. Preverite, ali lahko finančna ekipa sledi izvornemu dokumentu in morebitnim popravkom ter ali uporabniki vidijo samo informacije, ki jih smejo. Pri izračunu skupnih stroškov upoštevajte delo, povezano z uvedbo, zahtevane module in interno administracijo.
Izvedite pilotni projekt, v katerega vključite tudi zahtevne nakupe
Uporabite manjšo skupino voznikov in osebo iz finančne ekipe, ki bo opravila pregled. Vključite običajno točenje goriva, parkiranje, manjkajoči račun, nejasen dokument in nakup v tujini, če se takšni primeri pojavljajo pri poslovanju podjetja. Dodajte nakup, ki ni povezan z voznim parkom, da preverite, ali lahko isti potek dela uporabljajo tudi drugi člani ekipe.
Pred pilotnim projektom se dogovorite o merilih uspeha:
- Koliko časa zaposleni porabi za oddajo posameznega stroška.
- Koliko nakupov po dogovorjenem roku še vedno nima dokazil.
- Koliko ujemajočih se zapisov je treba ročno popraviti.
- Koliko časa finančna služba porabi za pregledovanje in izvoz evidenc.
- Ali zahtevana razporeditev in izvorni dokumenti pravilno prispejo v računovodstvo.
- Mesečne pristojbine in sistemi, ki bodo po uvedbi še vedno potrebni.
Primerjajte te rezultate s svojim trenutnim postopkom pri enakih vrstah nakupov. Uspešen pilot vam daje merljiv razlog za širitev ter jasen seznam opravil, ki jih mora še vedno opraviti oseba ali drug sistem.
Raziščite Rallyjeve agente za stroške, preverite poslovne kartice in nadzorne funkcije, ali rezervirajte predstavitev na podlagi svojega načina porabe.
