Parim kuluhaldustarkvara sõidukiparkidele ühendab ostu selle eest vastutava isiku, seda tõendava dokumendi ja finantsosakonna jaoks vajaliku teabega. See peaks muutma igapäevaste kulutuste kontrollimise lihtsamaks ja kulude menetlemise lõpetamise hõlpsamaks, olenemata sellest, kas meeskond haldab viit sõidukit või tegutseb mitmes riigis.
Alustuseks eristage kaks vajadust: kulude haldamine ja sõidukite haldamine. Kaardikontrollid, kviitungite kogumine ja raamatupidamine ei paku automaatselt hooldusgraafikuid, varuosade andmeid ega täielikku sõidukikulude mudelit. Kasulik valikukriteeriumide loend muudab need nõuded selgesõnaliseks.
Tööprotsessi kohta lugege meie Euroopa sõidukipargi kuluhalduse juhendit. Kui tarnijate arved on peamine kitsaskoht, tutvuge automatiseeritud arvete töötlemisega.
Sõidukipargi kuluhaldustarkvara ülevaade
| Tarkvarakategooria | Alusta siit, kui vajad… | Vaata pärisnäite põhjal |
|---|
| Kaardid ja kuluhaldusplatvormid | Ostude kontroll, dokumentide kogumine ja raamatupidamise ettevalmistamine | Juht tasub, esitab kviitungi ja finantsmeeskond vaatab vastavusse viidud kirje üle |
| Sõidukikulude ja hoolduse süsteemid | Hoolduse, remondi, varuosade ja sõiduki kasutuskulude andmed | Remont seotakse sõidukiga ja lisatakse vajalikku kuluaruandesse |
| Reisi- ja kuluhaldustööriistad | Reisibroneeringud, reisipoliitika ja reisidega seotud kulud | Reis hõlmab transporti, hotelli ja heakskiitu vajavaid kulusid |
| Läbisõidu- ja päevarahataotluste tööriistad | Töötaja sõiduki kasutamise hüvitised või sõidutoetused | Tegelik reis arvutatakse teie ettevõttes kohaldatava poliitika alusel |
| Kaardist sõltumatu kulude automatiseerimine | Kulude haldamine koos juba kasutatava kaardiprogrammiga | Toetatud tehinguvoog saabub koos vajalike dokumentide ja väljadega |
| Ettevõtete kulu- ja arvete halduslahendused | Keerukad kinnitamisprotsessid, mitu juriidilist isikut ja raamatupidamissüsteemi | Ost liigub läbi tegeliku kinnitusahela ja jõuab õigesse pearaamatusse |
Võimalused kattuvad ja erinevad toote, paketi ning riigi lõikes. Kasutage neid kategooriaid testitava töövoo tuvastamiseks; ärge eeldage, et kategooria hõlmab kõiki oma nimes nimetatud võimalusi.
Kuus küsimust kasuliku eelvaliku koostamiseks
- Milliseid oste peab süsteem haldama? Loetlege kütus, avalik laadimine, parkimine, teemaksud, remondid ja ülejäänud ettevõtte tarbeks tehtavad ostud. Lisage makseviisid, mida teie meeskond tegelikult kasutab.
- Kuidas iga kulu jaotatakse? Otsustage, kas kirje jaoks on vaja inimest, sõidukit, projekti, meeskonda või juriidilist isikut, ning kontrollige, kuidas need andmed jõuavad raamatupidamisse.
- Mida saab enne makset kontrollida? Testige saadaolevaid eelarveid, limiite, kaupmehekategooriate reegleid ja kaartide külmutamist, sealhulgas seda, kes saab neid tööpäeva jooksul muuta.
- Kas juhid saavad oma osa kiiresti lõpetada? Käivitage kviitungite töötlemine telefonis, mida nad tavaliselt kasutavad, sealhulgas puuduva detaili või loetamatu dokumendi korral.
- Mida peab inimene üle vaatama? Paluge näha sobitamata makseid, ebakindlaid välju, duplikaate ja erandeid. Kontrollige, kes need lahendab ja milline paranduse jälg alles jääb.
- Kas väljund töötab teie kontodel? Testige tegelikku toetatud integratsiooni või eksporti, sealhulgas manuseid, valuutat ja finantstiimi vajalikke jaotusvälju.
Viie sõidukiga teenindusettevõte võib vajada suure operaatoriga sama kviitungite töövoogu, kuid vähem kinnitusetappe. Kasv on oluline siis, kui see muudab seotud üksuste arvu, kontrolle või raamatupidamissüsteeme.
Rally roll: kaardid ja agendid kogu ettevõttele
Rally kuluhaldus tehisintellekti abil ühendab ettemakstud Visa kaardid WhatsAppi agendi ja platvormil oleva agendiga. See toetab juhtide, kohapeal töötavate inimeste ja kontorimeeskondade heakskiidetud kulutusi. Kviitungiprotsess jälgib ostu kõigi nende rollide lõikes.
Füüsilised ja virtuaalkaardid võimaldavad ettevõttel korraldada kulutusi tarnijate, projektide, meeskondade ja töötajate kaupa. Juhid määravad asjakohased eelarved ja kontrollimeetmed. Agendid aitavad koguda dokumente, täiendada konteksti, siduda makseid ja valmistada kulud raamatupidamise jaoks ette.
Rally töövoog tankimispeatusest raamatupidamiseni
| Etapp | Mida meeskond teeb | Kuidas Rally aitab |
|---|
| Enne makset | Täienda ettemakstud saldot ning määra kaardi eelarve ja piirangud | Seob heakskiidetud kulutused ettevõtte kontoga |
| Ostu ajal | Tasuge kaardiga ja säilitage detailne kviitung | Kaarditehingu registreerimine |
| WhatsAppis | Saatke kviitung või arve ning vastake võimalikele täpsustavatele küsimustele | Aitab koguda tõendavaid dokumente ja ettevõtluskonteksti ilma eraldi töötajate kulurakenduseta |
| Vastavusse viimine | Esitage ostu kohta puuduv teave | AutoMatch kasutab dokumentide ja tehingute konteksti kirjete ühendamiseks |
| Platvormil | Vaadake lahtised üksused üle ja lahendage erandid | Platvormi agent aitab kulutöö korraldada ja järgmise sammu ette valmistada |
| Raamatupidamises | Kontrollige ülevaadatud tulemust toetatud konnektoris või eksportige see | Hoiab makse, tõendava dokumendi ja kuluandmed raamatupidamise töövoo jaoks koos |
Tavalise kviitungi esitamiseks ei ole vaja täiendavat Rally töötaja sisselogimist. AutoMatch on enamat kui OCR: teksti lugemine on vaid üks osa dokumendi sidumisel selle makse ja kontekstiga. Kui teave vajab täpsustamist või raamatupidamisotsust, jääb protsessi osaks ka inimese tehtav ülevaatus.
Näiteks peaks välismaal tööülesannet täitev juht saama esitada tarnija kviitungi, lisada ärilise konteksti ning jätta finantsmeeskonnale originaaldokumendi, mis on lisatud asjakohasele maksele. Kasulik pilootprojekt kontrollib kogu seda teekonda, sealhulgas valuutaerinevust või puuduvat välja, selle asemel et piirduda eduka skannimisega.
Vaadake Rally Accounting lehelt teavet toetatud integratsioonide ja eksportide kohta ning kliendilugusid , et näha näiteid Rallyt kasutavatest ettevõtetest. Kasutage oma pilooti, et teha kindlaks, kui palju aega teie tegevuses säästetakse.
Rahastamine ja kasutuselevõtt
Rally kaardid on ettemakstud. Ettemaksega lahendus nõuab ettevõtte ja esindaja verifitseerimist, kuid mitte isiklikku krediidikontrolli ega tagastatavat tagatisraha. Ettevõte kannab enne kulutamist oma saldole raha.
Rally ettemakstud pakettidel on kaasatud kaartide arvul põhinevad fikseeritud kuutasud, mis ei sisalda käibemaksu ega oste. Iga pakett sisaldab samu põhilisi kaardi-, kulu- ja raamatupidamisfunktsioone; suurematele meeskondadele sisaldab Enterprise'i pakett kontohaldust ja juurutamise tuge. Juurutuse maksumuse hindamiseks on oluline tutvuda järgmisega: praegused paketid ja turutingimused . Sealt leiate naeltes ja eurodes avaldatud tasud.
Rally toetab nõuetele vastavaid ettevõtteid, mis tegutsevad Ühendkuningriigis ja ELis. Enne piloodi laiendamist kinnitage, milliseid riike, kaartide saadavust ja raamatupidamisühendusi teie ettevõte vajab.
Kui sõidukikulud vajavad eraldi süsteemi
Kaarditehing kajastab makset. Kogukulu arvestus võib hõlmata ka liisingu- või ostukulusid, amortisatsiooni, hooldust, kindlustust, läbisõitu ja kasutusmäära. Osa sellest teabest ei pärine kulukaardilt.
Kui ostuotsus sõltub sõiduki tasuvusest, hoolduse planeerimisest või väljavahetamise ajastusest, määratle esmalt vajalik aruanne. Kontrolli, kuidas süsteem iga sisendi hangib, kas kulud jaotatakse järjepidevalt ning kuidas puuduvate andmetega tegeletakse.
Hoolduse puhul testige tööprotsessi alates broneerimisest kuni tööjõu, varuosade ja töö lõpetamiseni. Kasutuse puhul testige aluseks olevaid läbisõidu- või kasutusandmeid. Ärge eeldage, et kulude automatiseerimine pakub selliseid operatiivseid võimalusi, ega lubage sõiduki täielikku kuluarvestust üksnes kaardikulutuste põhjal.
Kui peamine ülesanne on reisimine või kulude hüvitamine
Reisi- ja kuluhaldustööriistad: hinnake broneeringuid, reisipoliitikat, kinnitusi ning reisi ja selle kulude omavahelist seost. Testige nii muudatust või tühistamist kui ka lõpetatud reisi. Kontrollige, kuidas maanteel tehtud ostud kuvatakse kõrvuti hotelli- või transpordibroneeringutega.
Läbisõidu- ja päevarahataotlused: kontrollige asjakohaseid riike, määrasid, kehtivuskuupäevi, mahaarvamisi ja kinnitamisprotsessi. Toetuse tõendid ja arvutus erinevad ostutšekist. Paluge raamatupidamise eest vastutaval isikul kontrollida tulemust ettevõtte poliitika alusel.
Need võivad eksisteerida kõrvuti kaardikulutustega. Tehke kindlaks, milline süsteem vastutab iga kirje eest, et töötaja ei esitaks sama kulu kaks korda ega jätaks makse ja kuluaruande vahele lünka.
Kui soovid säilitada olemasolevad kaardid või pangateenused
Kulude haldamise töövoog võib toimida olemasoleva panganduskorralduse kõrval. Kontrollige, milliseid kaardi- või tehinguandmevooge toetatakse, kui kiiresti andmed saabuvad, millised väljad on saadaval ning kuidas kajastatakse tühistatud või ootel makseid.
Kui pakutav toode hõlmab kaartide väljastamist, selgita täpselt, millised ostud tehakse nende kaartidega ja millised jäävad mujale. Uus kulude haldamise protsess ei eelda, et ettevõte viib kõik pangandustoimingud üle.
Esitatavate küsimuste koostamiseks kasutage meie ärikontode ja kulude töövoo võrdlust ning kuluhaldusplatvormide võrdlust.
Kui otsustavaks teguriks on juhtimine
Mitme juriidilise üksuse või raamatupidamissüsteemiga ettevõte peaks tegelikkuses katsetama õiguste ja kinnituste mudelit. Kinnitage iga üksuse puhul, kes saab kaardi väljastada või külmutada, eelarvet muuta, kulu muuta ja kirjeid eksportida.
Viige ost läbi kõigi vajalike kinnitusetappide. Kontrollige, et finantsmeeskond saaks algdokumendi ja kõik parandused jälgitavalt tuvastada ning et kasutajad näeksid ainult neile vajalikku teavet. Kogukulu arvutamisel arvestage juurutustöö, vajalike moodulite ja ettevõttesisese haldusega.
Käivita piloot, kaasates ka keerulisemad ostud
Kasutage väikest rühma juhte ja finantskontrollijat. Kaasake tavapärane tankimine, parkimine, puuduv kviitung, ebaselge dokument ja välismaal tehtud ost, kui ettevõte selliseid oste teeb. Lisage sõidukipargiga mitteseotud ost, et kontrollida, kas sama töövoog sobib ka ülejäänud meeskonnale.
Leppige enne pilooti kokku edu mõõdikud:
- Kui palju aega kulub töötajal iga kulu esitamiseks.
- Kui paljudel ostudel puuduvad pärast kokkulepitud tähtaega endiselt tõendavad dokumendid.
- Kui palju vastavusse viidud kirjeid tuleb käsitsi parandada.
- Kui palju aega kulub finantsmeeskonnal kirjete ülevaatamisele ja eksportimisele.
- Kas nõutud kulujaotus ja algdokumendid jõuavad raamatupidamisse korrektselt.
- Kuutasud ja pärast juurutamist endiselt vajaminevad süsteemid.
Võrrelge neid tulemusi oma praeguse protsessiga, kasutades sama tüüpi oste. Edukas piloot annab teile mõõdetava põhjuse laiendada ning selge loendi töödest, mis vajavad endiselt inimese või mõne teise süsteemi panust.
Tutvu Rally kulude haldamise agentidega, vaata ettevõttekaarte ja juhtnuppevõi broneeri tutvustus, kasutades oma kuluprotsessi.
