Το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης δαπανών για στόλους συνδέει μια αγορά με το άτομο που είναι υπεύθυνο γι’ αυτήν, το σχετικό παραστατικό και τις πληροφορίες που χρειάζεται το οικονομικό τμήμα. Κάνει τις καθημερινές δαπάνες πιο εύκολες στον έλεγχο και την ολοκλήρωση των εξόδων πιο εύκολη, είτε η ομάδα διαχειρίζεται πέντε οχήματα είτε δραστηριοποιείται σε πολλές χώρες.
Ξεκινήστε διαχωρίζοντας δύο ανάγκες: διαχείριση των εξόδων και διαχείριση των οχημάτων. Οι έλεγχοι των καρτών, η συλλογή αποδείξεων και η λογιστική δεν παρέχουν αυτόματα προγράμματα συντήρησης, αρχεία ανταλλακτικών ή ένα πλήρες μοντέλο κόστους οχημάτων. Μια χρήσιμη σύντομη λίστα αποσαφηνίζει αυτές τις απαιτήσεις.
Για τη διαδικασία λειτουργίας, διαβάστε τον οδηγό μας για τη διαχείριση ευρωπαϊκών εξόδων στόλου. Αν τα τιμολόγια προμηθευτών αποτελούν το κύριο σημείο συμφόρησης, δείτε την αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων.
Το λογισμικό διαχείρισης εξόδων στόλου με μια ματιά
| Κατηγορία λογισμικού | Ξεκινήστε εδώ όταν χρειάζεστε… | Ελέγξτε με ένα πραγματικό παράδειγμα |
|---|
| Κάρτες και πλατφόρμες διαχείρισης εξόδων | Έλεγχοι για αγορές, συλλογή παραστατικών και προετοιμασία για τη λογιστική καταχώριση | Ο οδηγός πληρώνει, υποβάλλει απόδειξη και το οικονομικό τμήμα ελέγχει την αντιστοιχισμένη εγγραφή |
| Συστήματα διαχείρισης κόστους και συντήρησης οχημάτων | Καταγραφές συντήρησης, επισκευών, ανταλλακτικών και λειτουργικού κόστους οχημάτων | Μια επισκευή καταλογίζεται σε ένα όχημα και περιλαμβάνεται στην αναφορά κόστους που χρειάζεστε |
| Εργαλεία ταξιδιών και εξόδων | Κρατήσεις, ταξιδιωτική πολιτική και έξοδα που συνδέονται με ταξίδια | Ένα ταξίδι περιλαμβάνει μετακίνηση, ξενοδοχείο και δαπάνες που χρειάζονται έγκριση |
| Εργαλεία για αξιώσεις χιλιομετρικής αποζημίωσης και ημερήσιας αποζημίωσης | Αποζημίωση εργαζομένων για χρήση οχήματος ή ταξιδιωτικά επιδόματα | Ένα πραγματικό ταξίδι υπολογίζεται σύμφωνα με την ισχύουσα πολιτική της εταιρείας σας |
| Αυτοματοποίηση εξόδων ανεξάρτητη από την κάρτα | Διαχείριση εξόδων παράλληλα με πρόγραμμα καρτών που ήδη χρησιμοποιείτε | Μια υποστηριζόμενη ροή συναλλαγών φτάνει με τα έγγραφα και τα πεδία που χρειάζεστε |
| Ολοκληρωμένες λύσεις εταιρικών εξόδων και τιμολόγησης | Σύνθετες εγκρίσεις, πολλαπλές οντότητες και λογιστικά συστήματα | Μια αγορά ακολουθεί την πραγματική αλυσίδα εγκρίσεων και καταχωρίζεται στο σωστό καθολικό |
Οι δυνατότητες αλληλεπικαλύπτονται και διαφέρουν ανά προϊόν, πρόγραμμα και χώρα. Χρησιμοποιήστε αυτές τις κατηγορίες για να προσδιορίσετε τη ροή εργασιών που πρέπει να δοκιμάσετε· μην θεωρείτε ότι μια κατηγορία περιλαμβάνει όλες τις δυνατότητες που υποδηλώνει η ονομασία της.
Έξι ερωτήσεις για μια χρήσιμη σύντομη λίστα
- Ποιες αγορές πρέπει να μπορεί να διαχειρίζεται το σύστημα; Καταγράψτε τα καύσιμα, τη δημόσια φόρτιση, τη στάθμευση, τα διόδια, τις επισκευές και τις αγορές για την ευρύτερη επιχείρηση. Συμπεριλάβετε τους τρόπους πληρωμής που χρησιμοποιεί πραγματικά η ομάδα σας.
- Πώς θα κατανεμηθεί κάθε δαπάνη; Αποφασίστε αν η εγγραφή χρειάζεται άτομο, όχημα, έργο, ομάδα ή νομική οντότητα και ελέγξτε πώς φτάνουν αυτά τα στοιχεία στη λογιστική.
- Τι μπορεί να ελεγχθεί πριν από την πληρωμή; Ελέγξτε τους διαθέσιμους προϋπολογισμούς, τα όρια, τους κανόνες ανά κατηγορία εμπόρου και το πάγωμα καρτών, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού του ποιος μπορεί να αλλάζει αυτές τις ρυθμίσεις κατά τη διάρκεια μιας εργάσιμης ημέρας.
- Μπορούν οι οδηγοί να ολοκληρώσουν γρήγορα το δικό τους μέρος; Διεκπεραιώστε τη διαδικασία καταχώρισης αποδείξεων από ένα τηλέφωνο που χρησιμοποιούν συνήθως, ακόμη και αν λείπει κάποια λεπτομέρεια ή ένα έγγραφο δεν είναι ευανάγνωστο.
- Τι απαιτεί ανθρώπινο έλεγχο; Ζητήστε να δείτε μη αντιστοιχισμένες πληρωμές, αβέβαια πεδία, διπλότυπα και εξαιρέσεις. Ελέγξτε ποιος τα επιλύει και ποια καταγραφή της διόρθωσης παραμένει.
- Λειτουργεί το αποτέλεσμα στους λογαριασμούς σας; Δοκιμάστε την πραγματική υποστηριζόμενη ενσωμάτωση ή εξαγωγή, συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων, του νομίσματος και των πεδίων κατανομής που χρειάζεται η οικονομική σας ομάδα.
Μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών με πέντε οχήματα μπορεί να χρειάζεται την ίδια διαδικασία διαχείρισης αποδείξεων με έναν μεγαλύτερο φορέα, αλλά με λιγότερα βήματα έγκρισης. Η ανάπτυξη έχει σημασία όταν αλλάζει τον αριθμό των οντοτήτων, των δικλίδων ελέγχου ή των λογιστικών συστημάτων που εμπλέκονται.
Πού εντάσσεται το Rally: κάρτες και agents για όλη την επιχείρηση
Η διαχείριση εξόδων της Rally με τεχνητή νοημοσύνη συνδυάζει προπληρωμένες κάρτες Visa με έναν agent στο WhatsApp και έναν agent στην πλατφόρμα. Υποστηρίζει εγκεκριμένες δαπάνες από οδηγούς, άτομα που εργάζονται στον χώρο και ομάδες γραφείου. Η διαδικασία αποδείξεων ακολουθεί την αγορά σε αυτούς τους ρόλους.
Οι φυσικές και εικονικές κάρτες επιτρέπουν στην επιχείρηση να οργανώνει τις δαπάνες για προμηθευτές, έργα, ομάδες και εργαζομένους. Οι διαχειριστές ορίζουν τους σχετικούς προϋπολογισμούς και ελέγχους. Οι agents βοηθούν στη συλλογή εγγράφων, τη συμπλήρωση του απαραίτητου πλαισίου, τη σύνδεση των πληρωμών και την προετοιμασία των εξόδων για τη λογιστική καταχώριση.
Η ροή εργασίας του Rally από τη στάση για καύσιμα έως τη λογιστική
| Στάδιο | Τι κάνει η ομάδα | Πώς βοηθά το Rally |
|---|
| Πριν από την πληρωμή | Φορτίστε το προπληρωμένο υπόλοιπο και ορίστε τον προϋπολογισμό και τους ελέγχους της κάρτας | Διατηρεί τις εγκεκριμένες δαπάνες συνδεδεμένες με τον εταιρικό λογαριασμό |
| Κατά την αγορά | Πληρώστε με την κάρτα και κρατήστε την αναλυτική απόδειξη | Καταγράφει τη συναλλαγή με την κάρτα |
| Στο WhatsApp | Στείλτε την απόδειξη ή το τιμολόγιο και απαντήστε σε τυχόν αίτημα για περισσότερες λεπτομέρειες | Βοηθά στη συλλογή δικαιολογητικών και επιχειρηματικού πλαισίου χωρίς ξεχωριστή εφαρμογή διαχείρισης δαπανών εργαζομένων |
| Αντιστοίχιση | Συμπληρώστε τυχόν ελλιπείς πληροφορίες σχετικά με την αγορά | Το AutoMatch χρησιμοποιεί το πλαίσιο του εγγράφου και της συναλλαγής για να συνδέσει τις εγγραφές |
| Στην πλατφόρμα | Ελέγξτε τις εκκρεμότητες και επιλύστε τις εξαιρέσεις | Ο agent της πλατφόρμας βοηθά στην οργάνωση της εργασίας δαπανών και στην προετοιμασία του επόμενου βήματος |
| Στη λογιστική | Ελέγξτε το ελεγμένο αποτέλεσμα στην υποστηριζόμενη διασύνδεση ή εξαγάγετέ το | Διατηρεί την πληρωμή, το δικαιολογητικό και τα στοιχεία της δαπάνης μαζί για τη λογιστική ροή εργασιών |
Η βασική υποβολή αποδείξεων δεν απαιτεί πρόσθετη σύνδεση υπαλλήλου στη Rally. Το AutoMatch είναι κάτι περισσότερο από OCR: η ανάγνωση του κειμένου είναι μόνο ένα μέρος της σύνδεσης ενός εγγράφου με την πληρωμή και το πλαίσιό της. Ο ανθρώπινος έλεγχος παραμένει μέρος της διαδικασίας όταν οι πληροφορίες χρειάζονται διευκρίνιση ή λογιστική απόφαση.
Για παράδειγμα, ένας οδηγός που αγοράζει καύσιμα στο πλαίσιο εργασίας στο εξωτερικό θα πρέπει να μπορεί να υποβάλει την απόδειξη του προμηθευτή, να προσθέσει το επιχειρηματικό πλαίσιο και να αφήσει στο τμήμα οικονομικών το πρωτότυπο έγγραφο επισυναπτόμενο στη σχετική πληρωμή. Ένα χρήσιμο πιλοτικό πρόγραμμα ελέγχει ολόκληρη αυτή τη διαδρομή, συμπεριλαμβανομένης μιας διαφοράς συναλλάγματος ή ενός πεδίου που λείπει, αντί να σταματά σε μια επιτυχημένη σάρωση.
Δείτε το Rally Accounting για τις υποστηριζόμενες ενσωματώσεις και εξαγωγές, καθώς και τις ιστορίες πελατών για παραδείγματα επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν το Rally. Χρησιμοποιήστε το δικό σας πιλοτικό πρόγραμμα για να προσδιορίσετε τον χρόνο που εξοικονομείται στη λειτουργία σας.
Χρηματοδότηση και εφαρμογή
Τα τυπικά δημοσιευμένα προγράμματα της Rally είναι προπληρωμένα. Η προπληρωμένη επιλογή απαιτεί επαλήθευση της επιχείρησης και του εκπροσώπου της, αλλά όχι προσωπικό πιστωτικό έλεγχο ή επιστρεπτέα εγγύηση. Η επιχείρηση χρηματοδοτεί το υπόλοιπό της πριν από τις δαπάνες. Οι μεταπληρωμένες պայմանτικές επιλογές, όπου προσφέρονται, απαιτούν ξεχωριστή έγκριση και ενδέχεται να περιλαμβάνουν πιστωτικές απαιτήσεις ή απαιτήσεις για εγγύηση.
Οι χρεώσεις καρτών στο Ηνωμένο Βασίλειο ανέρχονται σε £10 τον μήνα για μία κάρτα ή £5 ανά κάρτα τον μήνα για 2–49 κάρτες, χωρίς ΦΠΑ και αγορές. Τα προγράμματα σε ευρώ χρησιμοποιούν τις ίδιες αριθμητικές χρεώσεις σε ευρώ. Οι επιχειρήσεις που χρειάζονται 50 ή περισσότερες κάρτες λαμβάνουν εξατομικευμένη τιμολόγηση. Ελέγξτε τρέχοντα προγράμματα και τους όρους της αγοράς κατά τον υπολογισμό του κόστους εφαρμογής.
Το Rally υποστηρίζει επιλέξιμες επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε όλο το Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ. Επιβεβαιώστε τις χώρες, τη διαθεσιμότητα καρτών και τις συνδέσεις με λογιστικά συστήματα που χρειάζεται η επιχείρησή σας προτού επεκτείνετε μια πιλοτική εφαρμογή.
Όταν τα έξοδα οχημάτων χρειάζονται ξεχωριστό σύστημα
Μια συναλλαγή με κάρτα καταγράφει μια πληρωμή. Για τον υπολογισμό του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας μπορεί επίσης να χρειάζονται τα κόστη μίσθωσης ή αγοράς, οι αποσβέσεις, η συντήρηση, η ασφάλιση, τα χιλιόμετρα και η αξιοποίηση. Ορισμένες από αυτές τις πληροφορίες δεν προέρχονται από μια κάρτα εξόδων.
Αν η απόφαση αγοράς εξαρτάται από την κερδοφορία των οχημάτων, τον προγραμματισμό συντήρησης ή τον χρόνο αντικατάστασής τους, καθορίστε πρώτα την αναφορά που χρειάζεστε. Ελέγξτε πώς το σύστημα αποκτά κάθε δεδομένο, αν το κόστος κατανέμεται με συνέπεια και πώς αντιμετωπίζονται τα δεδομένα που λείπουν.
Για τη συντήρηση, δοκιμάστε μια εργασία από τον προγραμματισμό έως την εργασία των τεχνικών, τα ανταλλακτικά και την ολοκλήρωσή της. Για τη χρήση, δοκιμάστε τα υποκείμενα δεδομένα απόστασης ή χρήσης. Μην υποθέτετε ότι η αυτοματοποίηση εξόδων παρέχει αυτές τις επιχειρησιακές δυνατότητες και μην υπόσχεστε ένα πλήρες κόστος οχήματος μόνο από τις δαπάνες με κάρτα.
Όταν το ταξίδι ή η αποζημίωση είναι το βασικό ζητούμενο
Εργαλεία ταξιδιών και εξόδων: Αξιολογήστε τις κρατήσεις, την πολιτική ταξιδιών, τις εγκρίσεις και τη σχέση μεταξύ ενός ταξιδιού και των εξόδων του. Δοκιμάστε μια αλλαγή ή ακύρωση, καθώς και ένα ολοκληρωμένο ταξίδι. Επιβεβαιώστε πώς εμφανίζονται οι αγορές για οδικά έξοδα μαζί με κρατήσεις ξενοδοχείων ή μετακινήσεων.
Αιτήματα για χιλιομετρική και ημερήσια αποζημίωση: ελέγξτε τις σχετικές χώρες, τα ποσά, τις ημερομηνίες έναρξης ισχύος, τις κρατήσεις και τη διαδικασία έγκρισης. Τα δικαιολογητικά και ο υπολογισμός μιας αποζημίωσης διαφέρουν από μια απόδειξη αγοράς. Ζητήστε από τον υπεύθυνο λογιστηρίου να επικυρώσει το αποτέλεσμα σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας.
Αυτές οι ανάγκες μπορούν να συνυπάρχουν με τις δαπάνες μέσω καρτών. Προσδιορίστε ποιο σύστημα είναι υπεύθυνο για κάθε εγγραφή, ώστε ένας εργαζόμενος να μην υποβάλει το ίδιο στοιχείο δύο φορές ούτε να δημιουργηθεί κενό μεταξύ της πληρωμής και της δήλωσης δαπάνης.
Όταν θέλετε να διατηρήσετε τις υπάρχουσες κάρτες ή τις τραπεζικές υπηρεσίες
Μια ροή εργασίας εξόδων μπορεί να λειτουργεί παράλληλα με την υπάρχουσα τραπεζική υποδομή. Ελέγξτε τις υποστηριζόμενες ροές δεδομένων καρτών ή συναλλαγών, πόσο γρήγορα φτάνουν τα δεδομένα, ποια πεδία είναι διαθέσιμα και πώς αναπαρίστανται οι αντιλογισμοί ή οι εκκρεμείς πληρωμές.
Αν η έκδοση καρτών αποτελεί μέρος του προτεινόμενου προϊόντος, διευκρινίστε ποιες αγορές θα πραγματοποιούνται μέσω αυτών των καρτών και ποιες θα παραμένουν εκτός αυτών. Μια νέα διαδικασία εξόδων δεν απαιτεί την παραδοχή ότι η επιχείρηση θα μεταφέρει όλες τις τραπεζικές δραστηριότητές της.
Για τις ερωτήσεις που πρέπει να θέσετε, χρησιμοποιήστε τη δική μας σύγκριση επαγγελματικών λογαριασμών και ροών εργασιών για έξοδα και τη σύγκριση πλατφορμών διαχείρισης εξόδων.
Όταν η διακυβέρνηση είναι ο καθοριστικός παράγοντας
Μια επιχείρηση με πολλές νομικές οντότητες ή λογιστικά συστήματα θα πρέπει να δοκιμάσει το πραγματικό μοντέλο δικαιωμάτων και εγκρίσεων. Επιβεβαιώστε ποιος μπορεί να εκδώσει ή να παγώσει μια κάρτα, να αλλάξει έναν προϋπολογισμό, να επεξεργαστεί ένα έξοδο και να εξαγάγει αρχεία για κάθε οντότητα.
Περάστε μια αγορά από όλα τα απαιτούμενα στάδια έγκρισης. Ελέγξτε ότι το οικονομικό τμήμα μπορεί να εντοπίσει το αρχικό παραστατικό και τυχόν διόρθωση και ότι οι χρήστες βλέπουν μόνο τις πληροφορίες που πρέπει. Κατά τον υπολογισμό του συνολικού κόστους, συμπεριλάβετε τις εργασίες υλοποίησης, τις απαιτούμενες λειτουργικές μονάδες και την εσωτερική διαχείριση.
Εκτελέστε μια πιλοτική εφαρμογή με τις δύσκολες αγορές να περιλαμβάνονται
Χρησιμοποιήστε μια μικρή ομάδα οδηγών και έναν ελεγκτή από το οικονομικό τμήμα. Συμπεριλάβετε έναν συνηθισμένο ανεφοδιασμό καυσίμων, στάθμευση, μια απόδειξη που λείπει, ένα ασαφές παραστατικό και μια αγορά από το εξωτερικό, αν η επιχείρηση πραγματοποιεί τέτοιες αγορές. Προσθέστε μια αγορά που δεν αφορά τον στόλο, για να ελέγξετε αν η ίδια ροή εργασίας μπορεί να εξυπηρετήσει και την υπόλοιπη ομάδα.
Συμφωνήστε τα κριτήρια επιτυχίας πριν από την πιλοτική εφαρμογή:
- Πόσο χρόνο χρειάζεται ο εργαζόμενος για την υποβολή κάθε εξόδου.
- Πόσες αγορές εξακολουθούν να στερούνται των απαραίτητων δικαιολογητικών μετά τη συμφωνημένη προθεσμία.
- Πόσες αντιστοιχισμένες εγγραφές απαιτούν χειροκίνητη διόρθωση.
- Πόσο χρόνο αφιερώνει το οικονομικό τμήμα στην επανεξέταση και την εξαγωγή των αρχείων.
- Αν η απαιτούμενη κατανομή και τα παραστατικά προέλευσης φτάνουν σωστά στο λογιστήριο.
- Οι μηνιαίες χρεώσεις και τα συστήματα που εξακολουθούν να απαιτούνται μετά την ολοκλήρωση της εφαρμογής.
Συγκρίνετε αυτά τα αποτελέσματα με την τρέχουσα διαδικασία σας, χρησιμοποιώντας το ίδιο είδος αγορών. Ένα επιτυχημένο πιλοτικό πρόγραμμα σάς δίνει έναν μετρήσιμο λόγο για επέκταση, καθώς και μια σαφή λίστα εργασιών που εξακολουθούν να απαιτούν τη συμμετοχή ενός ατόμου ή ενός άλλου συστήματος.
Εξερευνήστε τους agents εξόδων της Rally, δείτε τις εταιρικές κάρτες και τις ρυθμίσεις ελέγχου, ή κλείστε μια παρουσίαση χρησιμοποιώντας τη δική σας διαδικασία δαπανών.
