Le meilleur logiciel de gestion des dépenses pour les flottes : il associe un achat à la personne responsable, à son justificatif et aux informations nécessaires à l’équipe financière. Il devrait faciliter le contrôle des dépenses quotidiennes et leur finalisation, que l’équipe gère cinq véhicules ou opère dans plusieurs pays.
Commencez par distinguer deux besoins : gestion des dépenses et gestion des véhicules. Les contrôles des cartes, la collecte des justificatifs et la comptabilité ne fournissent pas automatiquement les calendriers d’entretien, l’historique des pièces ni un modèle complet du coût des véhicules. Une liste restreinte utile explicite ces exigences.
Pour le processus opérationnel, consultez notre guide européen de gestion des dépenses de flotte. Si les factures fournisseurs constituent le principal goulot d’étranglement, consultez le traitement automatisé des factures.
Logiciels de gestion des dépenses pour flottes : aperçu
| Catégorie de logiciels | Commencez ici si vous avez besoin de… | Vérifiez avec un exemple concret |
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| Cartes et plateformes de gestion des dépenses | Contrôles des achats, de la collecte des documents et de la préparation comptable | Le conducteur paie, envoie un justificatif et la finance vérifie l’enregistrement correspondant |
| Systèmes de gestion des coûts et de l’entretien des véhicules | Historique des entretiens, réparations, pièces et coûts d’utilisation des véhicules | Une réparation est affectée à un véhicule et incluse dans le rapport de coûts dont vous avez besoin |
| Outils de gestion des déplacements et des dépenses | Réservations, politique de voyage et dépenses liées aux déplacements | Un déplacement comprend le transport, un hôtel et des dépenses soumises à approbation |
| Outils de gestion des demandes de remboursement kilométrique et d’indemnités journalières | Remboursement des frais liés au véhicule des employés ou indemnités de déplacement | Un déplacement réel est calculé selon la politique applicable de votre entreprise |
| Automatisation des dépenses indépendante de la carte | Gestion des dépenses avec un programme de cartes que vous utilisez déjà | Un flux de transactions compatible arrive avec les documents et les champs nécessaires |
| Solutions de gestion des dépenses et des factures pour entreprises | Approbations complexes, plusieurs entités et systèmes comptables | L’achat suit le circuit d’approbation réel et est affecté au bon compte du grand livre |
Les fonctionnalités se recoupent et varient selon le produit, le forfait et le pays. Utilisez ces catégories pour identifier le processus à tester ; ne supposez pas qu’une catégorie inclut toutes les fonctionnalités mentionnées dans son intitulé.
Six questions pour établir une présélection utile
- Quels achats le système doit-il gérer ? Répertoriez le carburant, la recharge publique, le stationnement, les péages, les réparations et les achats pour l’ensemble de l’entreprise. Incluez les moyens de paiement réellement utilisés par votre équipe.
- Comment chaque coût sera-t-il affecté ? Déterminez si l’enregistrement nécessite une personne, un véhicule, un projet, une équipe ou une entité juridique, et vérifiez comment ces informations sont transmises à la comptabilité.
- Que peut-on contrôler avant le paiement ? Testez les budgets disponibles, les plafonds, les règles par catégorie de commerçant et le gel de la carte, notamment qui peut les modifier au cours d’une journée de travail.
- Les conducteurs peuvent-ils terminer leur part rapidement ? Effectuez le traitement des reçus sur un téléphone qu’ils utilisent habituellement, même lorsqu’il manque une information ou qu’un document est illisible.
- Quels éléments nécessitent une vérification humaine ? Demandez à voir les paiements non rapprochés, les champs incertains, les doublons et les exceptions. Vérifiez qui les traite et quelle trace de la correction est conservée.
- Le résultat fonctionne-t-il dans vos comptes ? Testez l’intégration prise en charge ou l’exportation concernés, y compris les pièces jointes, la devise et les champs d’allocation dont votre équipe financière a besoin.
Une entreprise de services qui gère cinq véhicules peut avoir besoin du même processus de gestion des justificatifs qu’un opérateur de plus grande envergure, avec moins d’étapes de validation. La croissance est importante lorsqu’elle modifie le nombre d’entités, les contrôles ou les systèmes comptables concernés.
Où se situe Rally : des cartes et des agents pour toute l’entreprise
La gestion des dépenses par IA de Rally associe des cartes Visa prépayées à un agent dans WhatsApp et à un agent sur la plateforme. Elle permet aux conducteurs, aux personnes travaillant sur site et aux équipes de bureau d’effectuer des dépenses approuvées. Le processus de gestion des justificatifs suit l’achat pour chacun de ces profils.
Les cartes physiques et virtuelles permettent à l’entreprise d’organiser les dépenses des fournisseurs, des projets, des équipes et des employés. Les responsables définissent les budgets et les contrôles appropriés. Les agents contribuent à collecter les documents, à compléter le contexte, à relier les paiements et à préparer les dépenses pour la comptabilité.
Le parcours Rally, du ravitaillement en carburant à la comptabilité
| Étape | Actions de l’équipe | Comment Rally vous aide |
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| Avant le paiement | Approvisionnez le solde prépayé et définissez le budget et les contrôles de la carte | Maintient les dépenses approuvées rattachées au compte professionnel |
| Au moment de l’achat | Payez avec la carte et conservez le reçu détaillé | Enregistre la transaction par carte |
| Sur WhatsApp | Envoyez le reçu ou la facture et répondez à toute demande d’informations complémentaires | Aide à rassembler les justificatifs et le contexte professionnel sans application distincte de gestion des dépenses pour les employés |
| Correspondance | Fournissez toute information manquante sur l’achat | AutoMatch utilise le contexte des documents et des transactions pour relier les enregistrements |
| Sur la plateforme | Examinez les éléments en attente et résolvez les exceptions | L’agent de la plateforme aide à organiser la gestion des dépenses et à préparer l’étape suivante |
| En comptabilité | Vérifiez les résultats contrôlés dans l’export comptable téléchargeable | Regroupe le paiement, le justificatif et les détails de la dépense pour le traitement comptable |
La soumission basique de justificatifs ne nécessite aucune connexion supplémentaire d’un employé à Rally. AutoMatch ne se limite pas à l’OCR : la lecture du texte n’est qu’une étape pour relier un document à son paiement et à son contexte. Une vérification humaine reste intégrée au processus lorsque certaines informations doivent être clarifiées ou qu’une décision comptable est nécessaire.
Par exemple, un conducteur qui achète du carburant lors d’une mission à l’étranger doit pouvoir envoyer le justificatif du fournisseur, ajouter le contexte professionnel et transmettre au service financier le document original joint au paiement concerné. Un pilote utile vérifie l’ensemble de ce parcours, y compris un écart de change ou un champ manquant, au lieu de s’arrêter à une analyse réussie.
Consultez Rally Accounting pour télécharger des exports aux formats CSV, Excel, JSON et DATEV, et les témoignages clients pour découvrir des exemples d’entreprises qui utilisent Rally. Mesurez le temps gagné dans votre activité à l’aide de votre propre projet pilote.
Financement et déploiement
Les cartes Rally sont prépayées. L’option prépayée exige la vérification de l’entreprise et de son représentant, mais aucun contrôle de solvabilité personnelle ni dépôt de garantie remboursable. L’entreprise approvisionne son solde avant de dépenser.
Les formules prépayées de Rally appliquent des frais mensuels fixes selon le nombre de cartes incluses, hors TVA et achats. Chaque formule comprend les mêmes fonctionnalités essentielles pour les cartes, les dépenses et la comptabilité, tandis que la gestion des comptes et l’accompagnement au déploiement Enterprise sont prévus pour les équipes plus importantes. Consultez les formules actuelles et les conditions du marché pour connaître les tarifs publiés en livres sterling et en euros lors du calcul du coût du déploiement.
Rally accompagne les entreprises éligibles qui exercent leurs activités au Royaume-Uni et dans l’UE. Avant d’étendre un projet pilote, vérifiez les pays couverts, la disponibilité des cartes et les formats d’export comptable dont votre entreprise a besoin.
Quand les coûts des véhicules nécessitent un système distinct
Une transaction par carte enregistre un paiement. Un calcul du coût total de possession peut également nécessiter les coûts de location ou d’achat, l’amortissement, l’entretien, l’assurance, le kilométrage et le taux d’utilisation. Certaines de ces informations ne proviennent pas d’une carte dédiée aux dépenses.
Si la décision d’achat dépend de la rentabilité des véhicules, de la planification de leur entretien ou du calendrier de leur renouvellement, commencez par définir le rapport dont vous avez besoin. Vérifiez comment le système obtient chaque donnée, si les coûts sont répartis de manière cohérente et comment les données manquantes sont traitées.
Pour la maintenance, testez un ordre de travail de la réservation jusqu’à la main-d’œuvre, aux pièces et à l’achèvement. Pour l’utilisation, testez les données sous-jacentes de distance ou d’usage. Ne partez pas du principe que l’automatisation des dépenses fournit ces fonctionnalités opérationnelles, et ne promettez pas un coût total du véhicule à partir des seules dépenses réglées par carte.
Lorsque les déplacements ou les remboursements sont la tâche principale
Outils de gestion des déplacements et des dépenses : évaluez les réservations, la politique de voyage, les approbations et le lien entre un déplacement et ses dépenses. Testez également une modification ou une annulation, ainsi qu’un déplacement terminé. Vérifiez comment les achats effectués sur la route apparaissent aux côtés des réservations d’hôtel ou de transport.
Demandes de remboursement des frais kilométriques et indemnités journalières : vérifiez les pays concernés, les barèmes, les dates d’entrée en vigueur, les déductions et le processus d’approbation. Les justificatifs et le calcul d’une indemnité diffèrent d’un reçu d’achat. Demandez à la personne responsable de la comptabilité de valider le résultat au regard de la politique de l’entreprise.
Ces besoins peuvent coexister avec les dépenses par carte. Identifiez le système responsable de chaque enregistrement afin qu’un employé ne soumette pas deux fois le même élément et qu’il n’y ait pas de rupture entre le paiement et la demande de remboursement.
Lorsque vous souhaitez conserver vos cartes ou vos services bancaires existants
Un processus de gestion des dépenses peut fonctionner parallèlement à une configuration bancaire existante. Vérifiez les cartes ou flux de transactions pris en charge, la rapidité de transmission des données, les champs disponibles et la manière dont les annulations ou les paiements en attente sont représentés.
Si l’émission de cartes fait partie du produit proposé, précisez clairement quels achats seront effectués avec ces cartes et lesquels resteront gérés ailleurs. La mise en place d’un nouveau processus de gestion des dépenses n’implique pas que l’entreprise doive transférer toutes ses opérations bancaires.
Pour savoir quelles questions poser, consultez notre comparatif des comptes professionnels et des processus de gestion des dépenses et notre comparatif des plateformes de gestion des dépenses.
Quand la gouvernance est le facteur décisif
Une entreprise composée de plusieurs entités ou utilisant plusieurs systèmes comptables doit tester le modèle réel d’autorisations et d’approbation. Confirmez qui peut émettre ou bloquer une carte, modifier un budget, modifier une dépense et exporter les données pour chaque entité.
Faites passer un achat par toutes les étapes d’approbation requises. Vérifiez que l’équipe financière peut retracer le document source et toute correction, et que les utilisateurs ne voient que les informations auxquelles ils doivent avoir accès. Intégrez le travail de mise en œuvre, les modules requis et l’administration interne au calcul du coût total.
Lancez un projet pilote en y incluant les achats complexes
Faites participer un petit groupe de conducteurs et une personne chargée de la revue financière. Incluez un arrêt carburant habituel, un stationnement, un justificatif manquant, un document peu clair et un achat à l’étranger si l’entreprise en effectue. Ajoutez un achat hors flotte pour vérifier si le même processus peut servir au reste de l’équipe.
Définissez les critères de réussite avant le projet pilote :
- Le temps que le salarié consacre à la soumission de chaque dépense.
- Le nombre d’achats auxquels il manque encore des pièces justificatives après la date limite convenue.
- Le nombre d’enregistrements correspondants nécessitant une correction manuelle.
- Le temps que l’équipe financière consacre à examiner et à exporter les relevés.
- Si l’imputation requise et les documents sources parviennent correctement à la comptabilité.
- Les frais mensuels et les systèmes encore nécessaires après le déploiement.
Consignez chaque achat dans un registre de suivi du pilote afin de pouvoir reproduire la décision :
| Vérifier | Enregistrement | Décision d’acceptation |
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| Sources à l’appui | Reçu lisible, toutes les pages présentes, champs obligatoires disponibles | Le vérificateur peut ouvrir et examiner la source depuis l’enregistrement exporté |
| Rapprochement | Rapprochement initial, corrections et motif | Chaque rapprochement ambigu est résolu ou clairement signalé comme en attente de vérification |
| Affectation | Conducteur, véhicule, projet et entité juridique, selon les exigences | Les champs requis sont correctement intégrés au fichier comptable |
| Achèvement | Délais d’envoi et de vérification, éléments non résolus | Comparez avec les mesures de votre processus initial et l’échéance convenue |
Utilisez le test de capture de cinq justificatifs, la liste de contrôle des exceptions de rapprochement des factures et la politique d’utilisation des cartes de flotte pour préparer ces cas. Il s’agit de critères à convenir avec votre équipe pour la phase pilote, et non de résultats présentés comme issus de tests de performance du produit.
Comparez ces résultats à ceux de votre processus actuel, en vous basant sur le même type d’achats. Un projet pilote réussi vous donne une raison mesurable d’étendre le dispositif, ainsi qu’une liste claire des tâches qui nécessitent encore l’intervention d’une personne ou d’un autre système.
Découvrez les agents de dépenses de Rally, consultez les cartes d’entreprise et les contrôles, ou réservez une présentation en utilisant votre propre processus de dépenses.
