Verpflegungsmehraufwand 2026: Deutschlands Pauschalen, Tabellen und Regeln

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands beträgt die Verpflegungspauschale 2026 14 € bei Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden sowie für jeden An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise und 28 € für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit. Die Sätze sind seit 2020 unverändert — die im Wachstumschancengesetz geplante Erhöhung wurde nie umgesetzt. Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Sätze aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025, das ab 1. Januar 2026 gilt.

Wenn der Arbeitgeber (oder ein vom Arbeitgeber gebuchtes Hotel) Frühstück stellt, wird die Tagespauschale um 20 % des vollen Tagessatzes für dieses Ziel gekürzt. Bei Inlandsreisen in Deutschland sind das 5,60 € (20 % von 28 €), also bleiben 22,40 € für einen vollen Tag oder 8,40 € von einem An-/Abreisetag mit 14 €. Mittag- und Abendessen kürzen die Pauschale jeweils um 40 % des vollen Tagessatzes (11,20 € im Inland). Die Kürzung wird immer vom vollen 24-Stunden-Satz berechnet, auch an Tagen, an denen nur die kleinere Pauschale gilt.

Jeder Arbeitnehmer (und jeder Selbstständige über Betriebsausgaben), der beruflich sowohl von seiner Wohnung als auch von seiner ersten Tätigkeitsstätte mehr als 8 Stunden an einem Kalendertag abwesend ist. Die Abwesenheit kann sich aus mehreren Fahrten an einem Tag zusammensetzen — drei Kundentermine mit zusammen mehr als 8 Stunden Abwesenheit zählen. Unter 8 Stunden gibt es keine Pauschale, und nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit am selben auswärtigen Einsatzort endet der Anspruch (Dreimonatsfrist).

Nein. Deutsche Arbeitgeber sind rechtlich nicht verpflichtet, Verpflegungspauschalen zu erstatten. Arbeitgeber können die gesetzlichen Sätze nach § 9 Abs. 4a EStG steuerfrei erstatten, und die meisten tun das über ihre Reiserichtlinie. Zahlt der Arbeitgeber nichts, kann der Arbeitnehmer dieselben Pauschalen in der Steuererklärung über die Anlage N als Werbungskosten absetzen. Zahlt der Arbeitgeber mehr als den gesetzlichen Satz, wird der Mehrbetrag bis zum Doppelten pauschal mit 25 % versteuert; alles über dem Doppelten wird als normaler Arbeitslohn besteuert.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jedes Jahr eine Ländertabelle; das Schreiben vom 5. Dezember 2025 legt die Sätze ab 1. Januar 2026 fest. Beispiele für einen vollen 24-Stunden-Tag: Niederlande 58 €, Österreich 50 €, Frankreich 53 € (Paris 58 €), Polen 34 € (Warschau 40 €), Schweiz 70 €, Dänemark 75 €, Vereinigtes Königreich 52 € (London 66 €). Für An- und Abreisetage gilt der niedrigere Ländersatz. Für nicht aufgeführte Länder gilt der Satz für Luxemburg (63 €/42 €).

Berufskraftfahrer, die in der Fahrerkabine übernachten, können zusätzlich zur normalen Verpflegungspauschale eine Übernachtungspauschale von 9 € pro Kalendertag nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG geltend machen. Sie deckt Kosten wie bezahlte Duschen, Toiletten und Parken an Raststätten ab. Ob die 9 € auch an An- und Abreisetagen ohne tatsächliche Übernachtung im Lkw gelten, liegt derzeit beim Bundesfinanzhof (Az. VI R 6/25) — betroffene Fahrer sollten ihre Bescheide per Einspruch offenhalten. Alternativ können Fahrer höhere tatsächliche Kosten ansetzen, müssen sich aber pro Kalenderjahr für eine Methode entscheiden.

Für die Pauschale selbst sind keine Belege nötig — nur die Reisedokumentation: Ziel, geschäftlicher Zweck sowie Abfahrts- und Rückkehrzeiten, aus denen die Lohnbuchhaltung den richtigen Satz und mögliche Essenskürzungen berechnet. Der Verwaltungsaufwand entsteht meist durch alles rund um die Reise: Tankbelege, Mautkosten und Kartenabrechnungen, die die Finanzabteilung händisch abstimmen muss. Flotten, die Kraftstoff- und Ladespendings über eine einzige Flottenkarte mit Sammelrechnung abwickeln, beseitigen den größten Papieraufwand jeder Reise, sodass die Verpflegungspauschale als saubere Lohnzeile übrig bleibt.