Für anerkannte Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands beträgt die Verpflegungspauschale 2026 €14 bei einer eintägigen Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für An- oder Abreisetage mit Übernachtung außerhalb des eigenen Zuhauses. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden an einem vollen Kalendertag besteht Anspruch auf €28. Für Auslandsreisen gelten die in der BMF-Tabelle aufgeführten Ziellandpauschalen ab dem 1. Januar 2026.
Verwenden Sie den Tagesrechner. Wählen Sie für jeden Tag das passende Reiseziel aus, ziehen Sie bereitgestellte Mahlzeiten ab und laden Sie Ihre Berechnung als CSV herunter. Er umfasst eine durchsuchbare Auswahl ausländischer Sätze und Ausnahmen für einzelne Städte. Das Ergebnis ist eine Schätzung, die Sie mit der Lohnbuchhaltung prüfen sollten, und keine automatische Entscheidung über Ihren Anspruch auf Steuervergünstigungen.
Sätze und Berechnungsregeln wurden anhand der offiziellen BMF-Tabelle sowie §9 EStG am 6 September 2026.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Die Verpflegungspauschale in Deutschland ist ein fester Betrag für geschäftlich bedingte Reisen außerhalb Ihres Zuhauses und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte. Die Reise bestimmt die Pauschale; Ihre Verpflegungsrechnung bestimmt sie nicht. Siehe die Mitarbeitervorschriften in Abschnitt 9 (4a) des deutschen Einkommensteuergesetzes.
Legen Sie vor der Berechnung Folgendes fest:
- Ob die Fahrt anspruchsberechtigt ist. Gewöhnliche Fahrten zwischen dem Wohnort und dem ersten Arbeitsort gelten für diese Zulage nicht als Dienstreisen.
- Welcher Tagestyp gilt. Eine eintägige Reise muss länger als acht Stunden dauern. Für An- und Abreisetage mit Übernachtung gibt es keine Mindestdauer. Ein voller Tag bedeutet 24 Stunden außer Haus an diesem Kalendertag.
- Ob Mahlzeiten bereitgestellt wurden. Vom Arbeitgeber bereitgestellte oder in seinem Auftrag organisierte Mahlzeiten mindern die Verpflegungspauschale. Eine Mahlzeit, die der Arbeitnehmer selbstständig kauft, führt nicht zu diesem Abzug.
Die Zulage ist in der Regel auf die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Arbeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt diesen Zeitraum zurück. Der Rechner legt nicht fest, welches Ihre erste Arbeitsstätte ist, und beurteilt diese Einschränkung nicht.
Verpflegungsmehraufwand 2026: Inlandssätze
| Tagestyp | Verpflegungszuschuss |
|---|
| Tagesreise von acht Stunden oder weniger | 0 € |
| Tagesreise von mehr als acht Stunden | €14 |
| Ankunftstag mit auswärtiger Übernachtung | €14 |
| Abreisetag nach auswärtiger Übernachtung | 14 € |
| Ein vollständiger Kalendertag, der 24 Stunden entfernt ist | €28 |
Eine Fahrt, die über Mitternacht hinausgeht ohne Übernachtung erfordert eine besondere Behandlung. Wenn die gesamte Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt, gilt die Pauschale von 14 € einmalig für den Tag, auf den der größere Teil der Abwesenheit entfällt. Geben Sie sie im Rechner nicht als zwei An- und Abreisetage ein.
Kürzung des Verpflegungsmehraufwands: Frühstück, Mittag- und Abendessen
Für Abzüge gilt der jeweils anwendbare Tagessatz, auch wenn die anfängliche Zulage nur dem niedrigeren Satz für Anreise, Abreise oder einen einzelnen Tag entspricht.
| Gestellte Mahlzeit | Abzug | Deutschland |
|---|
| Frühstück | 20 % des vollen Tagessatzes | €5.60 |
| Mittagessen | 40 % des vollen Tagessatzes | €11.20 |
| Abendessen | 40 % des vollen Tagessatzes | €11.20 |
Für einen Inlandstag mit einem Tagesbudget von 14 € und bereitgestelltem Frühstück und Mittagessen ergibt sich folgende Berechnung: 14 € − 5,60 € − 11,20 €, wobei der Betrag nicht unter 0 € sinkt. Ein Abzug führt nie zu einem negativen Betrag.
Wenn Sie sich an den Kosten für eine bereitgestellte Mahlzeit beteiligen, verringert diese Zahlung den Abzugsbetrag für die betreffende Mahlzeit. Der Rechner geht davon aus, dass bereitgestellte Mahlzeiten für Sie kostenlos sind; Arbeitnehmerbeiträge müssen mit der Lohnabrechnung gesondert berücksichtigt werden. Im Ausland gilt der vollständige Tagessatz für den jeweiligen Reisetag, auch wenn die Mahlzeit in einem anderen Land serviert wurde.
Beispielrechnung: Dreitägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands
Ein Techniker reist am Montag ab, übernachtet zwei Nächte in einem vom Arbeitgeber gebuchten Hotel inklusive Frühstück und kehrt am Mittwoch zurück:
| Tag | Anfangsvergütung | Abzug für bereitgestellte Mahlzeiten | Verbleibendes Kontingent |
|---|
| Montag: Ankunft | 14,00 € | — | €14.00 |
| Dienstag: ganzer Tag | 28,00 € | Frühstück: 5,60 € | €22.40 |
| Mittwoch: Abfahrt | 14,00 € | Frühstück: 5,60 € | €8.40 |
| Gesamt | 56,00 € | €11,20 | €44.80 |
Wählen Sie die Option „Ein dreitägiges Beispiel testen“ im Rechner aus, um diese Eingaben zu laden. Bewahren Sie die tatsächlichen Reisedaten, das Reiseziel, den geschäftlichen Zweck sowie Abfahrts- und Rückkehrzeiten zusammen mit der exportierten Schätzung auf. Für die Pauschale selbst sind keine Belege für Verpflegung erforderlich.
Ausländische Verpflegungssätze 2026: Ausgewählte europäische Reiseziele
Das BMF-Schreiben vom 5 Dezember 2025 legt die Auslandssätze ab 1 Januar 2026. Der niedrigere Verpflegungssatz gilt für anrechenbare An- und Abreisetage sowie eintägige Abwesenheiten von mehr als acht Stunden. Alle nachstehenden Beträge sind in Euro angegeben.
| Ziel | Ganzer Tag | Niedrigerer Verpflegungssatz | Übernachtungspauschale* |
|---|
| Österreich | €50 | €33 | €117 |
| Belgien | €59 | €40 | €141 |
| Tschechien | €32 | €21 | €77 |
| Dänemark | €75 | €50 | €183 |
| Frankreich: Paris und die Départements 77, 78, 91–95 | €58 | €39 | €159 |
| Frankreich: weitere Ziele | €53 | €36 | €105 |
| Italien: Rom | €48 | €32 | €150 |
| Italien: Mailand | €42 | €28 | 191 € |
| Italien: sonstige Reiseziele | 42 € | 28 € | €150 |
| Luxemburg | €63 | €42 | €139 |
| Niederlande | €58 | €39 | €167 |
| Polen: Warschau | €40 | €27 | €143 |
| Polen: weitere Ziele, einschließlich Wrocław | €34 | €23 | €124 |
| Portugal | €32 | €21 | €111 |
| Spanien: Madrid | €42 | €28 | €131 |
| Spanien: Barcelona | €34 | €23 | 144 € |
| Spanien: Kanarische Inseln | 36 € | 24 € | €103 |
| Spanien: Palma de Mallorca | 44 € | 29 € | 142 € |
| Spanien: weitere Ziele | 34 € | 23 € | 103 € |
| Schweden | €66 | €44 | €140 |
| Schweiz: Bern | 82 € | 55 € | 195 € |
| Schweiz: Genf | €70 | €47 | 197 € |
| Schweiz: weitere Ziele | 70 € | 47 € | €195 |
| Vereinigtes Königreich: London | €66 | €44 | €163 |
| Vereinigtes Königreich: weitere Reiseziele | €52 | €35 | €99 |
Übernachtungspauschalen sind von Verpflegungsmehraufwendungen getrennt und nicht im Rechner enthalten. Sie gelten für die zulässige Erstattung durch den Arbeitgeber; Arbeitnehmer, die einen Abzug geltend machen, verwenden die tatsächlichen Unterkunftskosten. Prüfen Sie die offiziellen Bestimmungen auf mögliche Ausschlüsse.
Dies ist eine Auswahl, nicht die vollständige BMF-Tabelle. Länder außerhalb von unserer Auswahl haben möglicherweise einen eigenen veröffentlichten Satz. Nur Länder, die nicht von der offiziellen BMF-Tabelle abgedeckt sind, verwenden deren Luxemburger Ersatzregelung, vorbehaltlich der spezifischen Gebietsregeln der Tabelle.
Welcher Ländersatz gilt an einem grenzüberschreitenden Tag?
Wählen Sie vor der Berechnung für jeden Tag das zutreffende Ziel aus:
- Eintägige Auslandsreise: den letzten ausländischen Arbeitsort verwenden.
- Hinfahrt ohne Arbeit an diesem Tag: verwenden in der Regel den Ort, der vor Mitternacht Ortszeit erreicht wurde.
- Rückfahrt: Verwenden Sie den letzten Arbeitsort. Für die Rückfahrt vom Arbeitsort in Amsterdam nach Köln gilt der niedrigere niederländische Satz von 39 €.
- Volle Zwischentage: werden im Allgemeinen nach dem Ort bestimmt, der vor Mitternacht Ortszeit erreicht wurde.
Wenn eine Geschäftsreise endet und am selben Tag eine weitere beginnt, verwenden Sie nur den jeweils höheren geltenden Pauschbetrag. Für Flugreisen, Schiffsreisen und komplexe Reiseverläufe gelten im BMF-Schreiben zusätzliche Regelungen; der Rechner leitet diese nicht aus Ihrer Reiseroute ab.
Beispielsweise beginnt ein anrechenbarer Anreisetag in Dänemark bei 50 €. Wird ein Frühstück bereitgestellt, ziehen Sie 15 € ab – 20 % des dänischen Tagessatzes von 75 € – verbleiben 35 €. Die Verwendung des Frühstücksabzugs von 5,60 € in Deutschland wäre falsch.
Die separate Pauschale von €9 für Übernachtungskosten in Fahrzeugkabinen
§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG sieht als Alternative zu tatsächlich angefallenen, anrechenbaren Nebenkosten im Zusammenhang mit Übernachtungen im Fahrzeug des Arbeitgebers eine 9 € Tagespauschale vor. Die Wahl zwischen den tatsächlich anrechenbaren Kosten und der Pauschale wird im gesamten Kalenderjahr einheitlich getroffen.
Dies ist von der Verpflegungsmehraufwendung getrennt. Welche Tage berücksichtigt werden, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab; addieren Sie nicht einfach 9 € zu jedem Tag einer Reise oder gehen Sie davon aus, dass Übernachtungspauschalen für das Schlafen im Fahrerhaus gelten. Der Rechner schließt diese Kosten aus, damit die Lohnbuchhaltung sie separat prüfen kann.
Erstattung durch den Arbeitgeber und Ihre Steuererklärung
Eine berechnete Verpflegungspauschale ist keine Steuerrückerstattung. Die Reiserichtlinie Ihres Arbeitgebers legt die Erstattungsmodalitäten fest, während die Steuervorschriften den erstattungsfähigen Betrag und seine steuerliche Behandlung bestimmen. Auch ein Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag kann relevant sein.
Beziehen Sie bereits erhaltene Erstattungen in Ihre Berechnung ein. Nach §9 Abs.4a EStG können Beträge, die durch steuerfreie Verpflegungserstattungen abgedeckt sind, nicht zusätzlich als Werbungskosten abgezogen werden. Wenn Sie selbstständig tätig sind, klären Sie die Behandlung als Betriebsausgabe für Ihre Situation mit Ihrer Steuerberatung.
Der Rechner schätzt die Verpflegungspauschalen und Abzüge für die von Ihnen ausgewählten Eingaben. Er ermittelt weder Ihr zu versteuerndes Einkommen noch die Höhe einer Erstattung oder den Betrag, den Ihr Arbeitgeber Ihnen schuldet.
Reiseaufzeichnung und Belege zusammen aufbewahren
Für eine Verpflegungspauschale erfassen Sie das Reiseziel, den geschäftlichen Zweck, die Reisedaten und -zeiten, bereitgestellte Mahlzeiten sowie etwaige Zuzahlungen dafür. Verwenden Sie die Reisekostenvorlage zur Organisation der Reisedokumentation zusammen mit Ihrer Berechnung.
Andere Reisekosten benötigen weiterhin einen eigenen Nachweis. Kraftstoff, Maut, Parkgebühren, Unterkunft und Kundeneinkäufe werden nicht zu Verpflegungsmehraufwendungen: Jede Ausgabe ist eine tatsächliche Zahlung, der ein Beleg des Lieferanten zugrunde liegt.
Wie Rally beim Rest der Reise hilft
Die Verpflegungspauschale ist ein Pauschalbetrag, den die Lohnbuchhaltung anhand des Reiseberichts abrechnet. Für eine Schätzung können Sie den obigen Rechner verwenden. Die Karten und Ausgabenagenten von Rally berechnen oder entscheiden nicht über die Pauschale. Sie unterstützen bei den damit verbundenen bezahlten Kosten, sodass die Reisekostenabrechnung nur noch die Pauschale und gegebenenfalls die Kilometer mit dem privaten Pkw enthalten muss.
- Vor der Reise: geben Sie jedem Reisenden eine Prepaid-Visa-Firmenkarte mit einem Limit, das zum Einsatz passt. Sie laden das Guthaben per Banküberweisung auf und behalten Ihre bestehende Geschäftsbank. Für die Prepaid-Variante sind eine Prüfung des Unternehmens und der vertretungsberechtigten Person erforderlich, jedoch weder eine rückzahlbare Sicherheitsleistung noch eine persönliche Bonitätsprüfung.
- Unterwegs: Die Karte bezahlt genehmigte Reisekosten wie Kraftstoff, Maut, Parkgebühren und – sofern es Ihre Richtlinie erlaubt – Übernachtungen, vorbehaltlich der Visa-Akzeptanz und der Karteneinstellungen. Der Mitarbeitende sendet jeden Beleg oder jede Rechnung über WhatsApp, ohne eine separate Ausgaben-App installieren zu müssen, und der WhatsApp-Agent hilft dabei, fehlende Angaben wie den Geschäftszweck zu erfassen.
- Zurück im Büro: AutoMatch verwendet die Dokument- und Transaktionsdetails, um Belege den Kartenzahlungen zuzuordnen. Anschließend prüft die Finanzabteilung die zugeordneten Datensätze in der Plattform und erstellt den Buchhaltungsexport.
Bei einer Fahrt sind die Tankkosten meist der größte Kostenfaktor. Mit Rallys Tankkarten für Unternehmen zahlen Fahrer an Visa akzeptierenden Tankstellen den an der Zapfsäule angezeigten Preis – ohne Rally-Aufschlag pro Liter. So sind sie bei der Wahl einer Tankstelle mit einem niedrigeren aktuellen Preis entlang ihrer Route nicht an ein einziges Netzwerk gebunden. Der Beleg der Tankstelle bleibt der Nachweis für die Umsatzsteuer; der Fahrer sendet ihn über WhatsApp, und AutoMatch ordnet ihn der Zahlung zu. Teams, die nur Tankkosten benötigen, können mit einer vorausbezahlten Tankkarte starten.
Wenn Sie noch überlegen, wie Sie Ihren Kraftstoff bezahlen, erläutert der Vergleich von Tankkarten die Kartenarten und die zu prüfenden Kosten. Für Fahrer in Deutschland zeigt unser Ratgeber Wann ist Tanken in Deutschland am günstigsten?, wie die Tageszeit und die Wahl der Tankstelle die Kosten pro Liter verändern.
Sehen Sie, wie der Belegprozess in Rallys KI-Ausgabenmanagement abläuft. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, erklärt unser Leitfaden zu grenzüberschreitenden Ausgaben, wie sich Währungen, Belege und Prüfschritte miteinander verknüpfen lassen.
Quellen
Allgemeine Informationen, keine individuelle Steuerberatung. Prüfen Sie Anspruchsberechtigung, Erstattungen und Ausnahmefälle mit der Lohnbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater, bevor Sie eine Schätzung in einem Antrag verwenden.
