Ievads: strauji augošs autoparks saskaras ar augošām izmaksām
Autohero — AUTO1 Group mazumtirdzniecības daļa — pārvalda lielu transportlīdzekļu piegādes autoparku visā Eiropā, nogādājot automašīnas līdz klientu durvīm. Darbojoties 10 Eiropas tirgos, efektīva degvielas un autoparka izdevumu pārvaldība ir kritiski svarīga. Līdz 2025. gada sākumam Autohero komanda saskārās ar pieaugošiem izaicinājumiem: degvielas izmaksas strauji auga, esošajām degvielas kartēm bija tīkla ierobežojumi un slēptas maksas, bet manuālie izdevumu procesi noslogoja finanšu komandu. Autohero sāka meklēt modernāku risinājumu, lai ierobežotu tēriņus un vienkāršotu darbību. Viņi atklāja Rally — jaunu tēriņu platformu autoparkiem — un nolēma to izmēģināt pilotprogrammā. Tam sekoja iespaidīgs pavērsiens izmaksu kontrolē un procesu efektivitātē.
Izaicinājumi: sadrumstaloti tēriņi un augsti degvielas rēķini
Tāpat kā daudzi autoparki, Autohero bija izmantojis tradicionālās degvielas kartes un piegādātājus, taču saskārās ar vairākām problēmām:
- Ierobežots tīkls un cenu uzcenojumi: Viņu iepriekšējā degvielas karte piesaistīja autovadītājus konkrētām stacijām un ietvēra ievērojamus uzcenojumus. Faktiski Rally analīze parādīja, ka iepriekšējais pakalpojumu sniedzējs par degvielu iekasēja ievērojamu uzcenojumu salīdzinājumā ar tirgus cenām. Autohero bija aizdomas: viņi pārmaksāja par degvielu tūkstošiem eiro šo neskaidro maksu dēļ.
- Svārstīgas degvielas cenas: Degvielas izmaksas stipri svārstījās atkarībā no laika un vietas. Bez reāllaika datiem Autohero vadītāji bieži uzpildījās neizdevīgos laikos. Iekšējā analīze atklāja, ka cenas dienas sākumā ir “ļoti dārgas” un vienas dienas laikā var atšķirties pat par €0.30 litrā. Autohero nebija veida, kā optimizēt pirkumus atbilstoši šīm svārstībām.
- Neefektīva administrēšana un datu silo: Čeku un PVN atgūšanas pārvaldība vairākās valstīs bija apgrūtinoša. Autohero grāmatvedības komandai bija jāvāc papīra čeki no vadītājiem un manuāli jāievada dati, lai atgūtu nodokļus — lēns un kļūdains process. Viņiem nebija vienota pārskata par autoparka tēriņiem; uzņēmuma un autoparka izdevumi bija izkaisīti dažādās sistēmās. Tas apgrūtināja kopējo izmaksu analīzi un konsekventu politiku ievērošanu visā Eiropā.
- Vadītāju uzvedības izaicinājumi: Vadītāji dažkārt ieraduma vai ērtības dēļ iegādājās dārgākus degvielas veidus (piemēram, premium dīzeli vai īpašas piedevas), vēl vairāk palielinot izmaksas. Bez detalizētas atskaišu sistēmas Autohero autoparka vadītājiem bija grūti pamanīt šos modeļus un veicināt izmaksu ziņā efektīvāku rīcību.
Īsumā, Autohero bija vajadzīga vienota, datos balstīta pieeja autoparka tēriņiem. Risinājumam bija jādarbojas visos tirgos, jāsamazina degvielas izmaksas un jānovērš administratīvās galvassāpes. Te ienāk Rally.
Rally risinājums: universāla karte un datos balstīta kontrole
Autohero sadarbojās ar Rally pilotprogrammā, lai pārveidotu autoparka tēriņu pārvaldību. Rally platforma ieviesa vairākas galvenās inovācijas, kas tieši risināja Autohero sāpju punktus:
- Viena karte, katra stacija: Rally nodrošināja Autohero ar modernu autoparka karti, ko pieņem jebkurā degvielas uzpildes stacijā visā Eiropā – nevis tikai ierobežotā tīklā. Tas nozīmēja, ka vadītāji varēja uzpildīties ērtākajā vai lētākajā pieejamajā stacijā. Būtiski, ka Rally karte nav paredzēta tikai degvielai: to var izmantot jebkādiem autoparka vai uzņēmuma izdevumiem, sākot no ceļu nodevām līdz apkopei — viss vienā platformā. Neraugoties uz šo elastību, Rally modelis ir par 5–10 % lētāks nekā tradicionālās degvielas kartes, jo tiek piemērotas vairumtirdzniecības cenas un likvidēti parastie karšu uzcenojumi. Autohero nekavējoties saprata, cik vērtīgi ir ļaut vadītājiem uzpildīties lētajās neatkarīgajās stacijās, nezaudējot ērtības — ar iepriekšējo pakalpojumu sniedzēju tas nebija iespējams. “Ja karte darbojas visur, stacijas ar zemākām degvielas cenām pēkšņi kļūst pieejamas,” norāda Rally komanda.
- Datu un AI optimizācija: Rally platforma nodrošināja reāllaika pārskatāmību par darījumiem un gudrus ieskatus. Autohero vadītāji tagad varēja redzēt degvielas cenu tendences pēc laika un vietas, palīdzot noteikt gudrākas uzpildes vadlīnijas. Rally dati apstiprināja, ka uzpilde vēlā pēcpusdienā/vakarā konsekventi ietaupa naudu (cenas no 17:00–22:00 ir uzticami zemākas katru dienu). Bruņojusies ar šo ieskatu, Autohero sāka mudināt vadītājus, kad vien iespējams, pārcelt uzpildi uz vēlāku dienas laiku. Rally arī atzīmēja premium degvielas veidu izmantošanu: komanda konstatēja, ka, ja vadītāji pieturētos pie standarta dīzeļa, nevis īpašām degvielām, viņi varētu ietaupīt līdz pat €15,000 gadā. Šie datos balstītie ieteikumi — ko nodrošina Rally AI — deva Autohero praktiskus sviras punktus lieku tēriņu samazināšanai. Patvaļīgu vispārēju samazinājumu vietā viņi ieguva niansētu kontroli (piemēram, pakāpeniski atteikties no dārgiem degvielas zīmoliem vai pielāgot maršrutus, lai kravas auto uzpildītos lētākās stacijās un laikos).
- Kontroles un atbilstības funkcijas: Pilotprojekta ieviešanas laikā Rally sadarbojās ar Autohero, lai pielāgotu kartes un platformas iestatījumus viņu vajadzībām. Katram vadītājam/kartei tika iepriekš iestatīti pielāgoti PIN kodi un tēriņu kontroles, lai lietošana paliktu apstiprinātajās kategorijās un budžetos. Autohero komanda varēja noteikt limitus vai brīdinājumus (piem., ierobežot premium degvielas pirkumus vai atzīmēt neparastus darījumus) Rally panelī. Tas ieviesa jaunu politiku ievērošanas līmeni – ko viņu iepriekšējais pakalpojumu sniedzējs nevarēja viegli nodrošināt. Faktiski Autohero ieguva pilnīgu kontroli pār autoparka izdevumiem – automātiski un efektīvi, saskaņā ar Rally solījumu par datos balstītu autoparka pārvaldību, nevis primitīvām atlaidēm.
- Nevainojama digitālā plūsma: Iespējams, lielākais ikdienas uzlabojums bija Rally pieeja čeku un atskaišu digitalizācijai. Katrs Rally darījums parādās reāllaika panelī; vadītāji vienkārši nofotografē degvielas čeku un nosūta to caur WhatsApp. Rally “AutoMatch” funkcija gudri sasaista šos čekus ar pareizo darījumu – novēršot nogurdinošo papīru darbu, ar ko iepriekš saskārās Autohero finanšu komanda. Kad Autohero pilots sākās, vadītāji savus pirmos čekus iesniedza caur Rally WhatsApp botu, un komanda atzina, ka tas jau bija daudz ērtāk nekā iepriekšējās metodes. Atbilstība strauji pieauga, jo vadītājiem bija ļoti vienkārši iesniegt izdevumus – “vadītājiem patiešām ļoti patīk mūsu WhatsApp pieredze,” novēroja Rally dibinātāji. Aizmugurē Rally nodrošināja Autohero grāmatvežiem visus darījumu datus un PVN informāciju vienā paketē. Pilotprojekta laikā Rally pat sagatavoja detalizētu darījumu sarakstu ar pievienotu katru čeku, pielāgotu Autohero grāmatvedības prasībām. Vairs nebija jāmeklē trūkstoši čeki vai jāsaskaņo žurnāli; viss tika fiksēts digitāli. Turklāt, kad Autohero norādīja, ka palielinās lietojumu, Rally piedāvāja tiešu integrāciju ar Autohero ERP sistēmu, lai visi degvielas čeki un dati ieplūstu automātiski bez manuālas nodošanas. Šāds automatizācijas līmenis atbrīvoja finanšu komandu no liela administratīvā sloga.
Kopsavilkumā Rally nodrošināja Autohero ar vienotu autoparka tēriņu platformu: viena karte visiem izdevumiem, reāllaika dati un MI vadīti ieskati degvielas pirkumu vadībai, kā arī automatizēti procesi atskaitēm un atlīdzināšanai. Taču patieso vērtību pierādīja rezultāti.
Rezultāti: lieli ietaupījumi un efektivitātes pieaugums
Rally risinājuma ietekme bija redzama gandrīz uzreiz. Jau pirmajā divu nedēļu pilotperiodā Autohero autoparks piedzīvoja būtiskus izmaksu ietaupījumus un darbības uzlabojumus:
- €10 000 degvielas ietaupījums divās nedēļās: Pilotprojekta laikā (2025. gada 15.–31. maijs) 14 Autohero vadītāji izmantoja Rally kartes, lai iegādātos ~3 372 litrus degvielas (aptuveni €5 162 vērtībā). Pat šādā ierobežotā apjomā Autohero ietaupīja aptuveni €10 000 salīdzinājumā ar iepriekšējā degvielas piegādātāja cenām. Šis krasais tēriņu samazinājums – apmēram 20% ietaupījums – apstiprināja Rally solījumu par zemākām degvielas cenām. Izvairoties no veco karšu uzcenojumiem un veicinot gudrāku degvielas izvēli, pilots deva taustāmus ietaupījumus Autohero peļņai. Kļuva skaidrs, ka, paplašinot šādus rezultātus uz visu autoparku, finanšu ietekme būtu milzīga.
- Prognozēts €30 000+ gada ietaupījums: Papildus pilotam Rally palīdzēja Autohero noteikt turpmākas optimizācijas, lai nodrošinātu ilgstošus ietaupījumus. Atsakoties no premium degvielas un labāk plānojot uzpildi, Autohero varētu ietaupīt vēl ~€15 000 gadā papildus pamata atlaidēm. Rally prognozēja, ka ar pilnu ieviešanu Autohero pirmajā platformas lietošanas gadā varētu ietaupīt vairāk nekā €30 000. Tas bija piesardzīgs novērtējums; pieaugot autoparka apjomam Rally sistēmā, ietaupījumi palielinātos. Pēc pilota Autohero patiešām strauji palielināja lietojumu – jau nākamajā mēnesī viņi caur Rally apmaksāja ap €20 000 degvielā (salīdzinot ar €5K maijā). Šī straujā ieviešana apstiprināja, ka jo vairāk viņi izmantoja Rally, jo vairāk ietaupīja. Lielam autoparkam šādi izmaksu samazinājumi tieši uzlabo darbības maržas sarežģītā, konkurences pilnā tirgū.
- Uzlabota darbības efektivitāte: Pāreja uz Rally ne tikai ietaupīja naudu – tā arī ietaupīja laiku un mazināja sarežģījumus. Autohero finanšu komandai vairs nebija jāšķiro kaudzes ar čekiem un jāsalīdzina degvielas rēķini. Katram čekam piesaistot atbilstošo maksājumu un apkopojot PVN datus par katru periodu, mēneša beigu salīdzināšana kļuva daudz vienkāršāka. Autohero piegādes vadītājs Balakumar “Bahi” Bahiratharaj norādīja, ka šī automatizētā pieeja lieliski iederējās viņu ceturkšņa beigu slēgšanas procesā – bez kavēšanās un pārsteigumiem. Turklāt plāns tieši integrēt Rally ar Autohero ERP sistēmu novērstu vēl vienu manuālu darbību. Digitālā darba plūsma ietaupa komandas laiku un nodrošina ātrāku piekļuvi izdevumu datiem. Autoparka vadītāji tagad var pievērsties stratēģiskiem lēmumiem, nevis dokumentu kārtošanai.
- Lielāka kontrole un pārskatāmība: Ar Rally reāllaika paneli Autohero ieguva nepieredzētu redzamību savos autoparka izdevumos. Viņi varēja redzēt, kur un kad tika iztērēts katrs eiro, kas ļāva vadīt procesus proaktīvi. Piemēram, ja vadītājs mēģinātu veikt pirkumu ārpus politikas, sistēma to uzreiz pamanītu – būtisks ieguvums krāpšanas novēršanā un atbilstībā. Visi autoparka un uzņēmuma tēriņi tagad ir apvienoti vienā platformā, kā Rally solīja. Šī pārskatāmība veido uzticību Autohero finanšu iesaistītajām pusēm, jo tās var viegli ziņot par degvielas tēriņiem, oglekļa pēdu vai budžeta ievērošanu, izmantojot aktuālus datus. Tā arī dod iespēju labāk plānot un vienoties; zināšanas par lētākajiem degvielas reģioniem vai laikiem no Rally ieskatiem palīdz maršrutu plānošanā un vadītāju apmācībā, vēl vairāk palielinot efektivitāti.
Varbūt viszīmīgākās ir pozitīvās atsauksmes no pašas Autohero komandas. Vadītāji ātri pieņēma Rally karti un tās WhatsApp botu – atvieglojot savu darbu un vienlaikus palīdzot uzņēmumam ietaupīt naudu. Tikmēr Autohero vadītājiem beidzot ir datos balstīta kontrole pār autoparka tēriņiem. Vairs nav aklo zonu vai tukšu čeku degvielas piegādātājiem; viņiem ir pilnīga kontrole ar minimālu piepūli. Rally mantra “nevis aklas atlaides, bet pilnīga kontrole pār autoparka izmaksām – automātiski, datos balstīti, efektīvi” Autohero gadījumā kļuva par realitāti.
Secinājums: veiksmīga partnerība autoparka ietaupījumiem
Sadarbojoties ar Rally, Autohero pārvērta problemātisku izmaksu centru par konkurences priekšrocību avotu. Tas, kas sākās kā pilots, tagad ir paraugs modernai autoparka tēriņu pārvaldībai: tādai, kas apvieno izmaksu ietaupījumus (par 5–10% zemāki degvielas tēriņi, desmitiem tūkstošu ietaupīti gadā) ar procesu uzlabojumiem (automatizētas plūsmas un reāllaika kontroles). Nozarē, kur maržas ir zemas, šie uzlabojumi maina spēles noteikumus. Autoparku vadītāji, iepirkumu vadītāji un finanšu direktori visā Eiropā var ņemt vērā Autohero panākumus: ar pareizo platformu pat liels vairāku valstu autoparks var iegūt pilnīgu kontroli un pārskatāmību pār izdevumiem, vienlaikus būtiski samazinot izmaksas.
Autohero pieredze uzsver plašāku tendenci – sadrumstaloto degvielas karšu un papīra čeku ēra beidzas. Integrētas, viedas tēriņu platformas kā Rally ir nākotne autoparkiem, kuriem vajadzīga elastība un efektivitāte. Autohero turpinot paplašināties Eiropā, Rally risinājums augs kopā ar viņiem, nodrošinot, ka katrs iztērētais eiro ir optimizēts un uzskaitīts. Kā saka Rally dibinātāji, tiklīdz klients sāk lietot sistēmu, “lietojums strauji aug” un līdz ar to arī ieguvumi. Autohero tiešām ir sasniedzis jaunu autoparka tēriņu standartu, un ceļš uz priekšu izskatās ievērojami izmaksu ziņā efektīvāks.
