Kliento istorija: kaip Autohero daug sutaupė su Rally parko išlaidų platforma

Įžanga: sparčiai augantis parkas susiduria su augančiomis sąnaudomis

Autohero – AUTO1 Group mažmeninės prekybos padalinys – valdo didelį transporto priemonių pristatymo parką visoje Europoje ir pristato automobilius klientams iki pat durų. Veikdama 10 Europos rinkų, Autohero komandai efektyvus degalų ir parko išlaidų valdymas buvo kritiškai svarbus. 2025 m. pradžioje komanda susidūrė su augančiais iššūkiais: degalų kainos kilo, esamos degalų kortelės turėjo tinklo ribojimų ir paslėptų mokesčių, o rankiniai išlaidų procesai slėgė finansų komandą. Autohero pradėjo ieškoti modernesnio sprendimo, kuris padėtų suvaldyti išlaidas ir supaprastinti veiklą. Jie atrado Rally – naują išlaidų platformą parkams – ir nusprendė ją išbandyti pilotinėje programoje. Toliau sekė ryškus lūžis kaštų kontrolėje ir procesų efektyvume.

Iššūkiai: išskaidytos išlaidos ir didelės degalų sąskaitos

Kaip ir daugelis parkų, Autohero naudojo tradicines degalų korteles ir tiekėjus, tačiau susidūrė su keliomis problemomis:

- Riboti tinklai ir kainų antkainiai: ankstesnė degalų kortelė pririšo vairuotojus prie konkrečių degalinių ir taikė reikšmingus antkainius. Tiesą sakant, Rally analizė parodė, kad esamas tiekėjas (UTA) taikė pastebimą antkainį, palyginti su rinkos degalų kainomis. Autohero įtarė, kad dėl šių neskaidrių mokesčių už degalus permoka tūkstančius eurų.

- Nepastovios degalų kainos: degalų kainos smarkiai svyravo pagal laiką ir vietą. Neturėdami duomenų realiu laiku, Autohero vairuotojai dažnai pildavosi nepalankiu metu. Vidinė analizė parodė, kad kainos dienos pradžioje būna „labai brangios“ ir tą pačią dieną gali skirtis iki 0,30 € už litrą. Autohero neturėjo būdo optimizuoti pirkimų pagal šiuos svyravimus.

- Neefektyvus administravimas ir duomenų salos: kvitų ir PVM susigrąžinimo valdymas keliose šalyse buvo sudėtingas. Autohero apskaitos komanda turėjo rinkti popierinius kvitus iš vairuotojų ir ranka suvesti duomenis mokesčiams susigrąžinti – tai buvo lėtas, klaidoms imlus procesas. Jie neturėjo vieningo parko išlaidų vaizdo; įmonės ir parko išlaidos buvo išmėtytos skirtingose sistemose. Dėl to buvo sunku analizuoti bendras sąnaudas ar nuosekliai taikyti taisykles visoje Europoje.

- Vairuotojų elgsenos iššūkiai: vairuotojai kartais iš įpročio ar patogumo pirkdavo brangesnius degalus, pavyzdžiui, premium dyzeliną ar specialius priedus, taip dar labiau didindami išlaidas. Neturėdami detalių ataskaitų, Autohero parko vadovai sunkiai pastebėdavo šiuos modelius ir negalėdavo skatinti taupesnio elgesio.

Trumpai tariant, Autohero reikėjo vieningo, duomenimis grįsto požiūrio į parko išlaidas. Sprendimas turėjo veikti visose rinkose, mažinti degalų sąnaudas ir pašalinti administracinius galvos skausmus. Čia į sceną žengė Rally.

Rally sprendimas: universali kortelė ir duomenimis grįsta kontrolė

Autohero pradėjo bendradarbiauti su Rally pilotinėje programoje, kad pakeistų parko išlaidų valdymą. Rally platforma pristatė kelias svarbias naujoves, kurios tiesiogiai sprendė Autohero skaudulius:

- Viena kortelė, kiekviena degalinė: Rally suteikė Autohero modernią parko kortelę, priimamą bet kurioje degalinėje visoje Europoje – ne tik ribotame tinkle. Tai reiškė, kad vairuotojai galėjo piltis degalus patogiausioje arba pigiausioje prieinamoje degalinėje. Svarbiausia, kad Rally kortelė neapsiriboja degalais: ją galima naudoti bet kokioms parko ar įmonės išlaidoms – nuo kelių mokesčių iki priežiūros – viską valdant vienoje platformoje. Nepaisant šio lankstumo, Rally modelis yra 5–10% pigesnis nei tradicinės degalų kortelės, nes perduoda didmenines kainas ir pašalina įprastus kortelių antkainius. Autohero iškart pamatė naudą, kai vairuotojai gali piltis degalus pigiose degalinėse (pvz., nepriklausomuose tinkluose kaip JET) neprarasdami patogumo – su senu tiekėju tai buvo neįmanoma. „Kai kortelė veikia visur, staiga tampa prieinamos degalinės su pigesnėmis degalų kainomis“, – pažymi Rally komanda.

- Duomenys ir AI optimizavimas: Rally platforma suteikė matomumą realiu laiku ir išmanias įžvalgas. Autohero vadovai dabar galėjo matyti degalų kainų tendencijas pagal laiką ir vietą, todėl galėjo nustatyti išmanesnes degalų pylimo gaires. Rally duomenys patvirtino, kad pylimas vėlyvą popietę ar vakare nuosekliai taupo pinigus (kainos nuo 17:00 iki 22:00 patikimai mažesnės kiekvieną dieną). Turėdama šią įžvalgą, Autohero pradėjo skatinti vairuotojus, kai įmanoma, degalus piltis vėliau dieną. Rally taip pat pažymėjo premium degalų naudojimą: komanda nustatė, kad jei vairuotojai rinktųsi standartinį dyzeliną vietoj specialių degalų, būtų galima sutaupyti iki 15 000 € per metus. Šios duomenimis grįstos rekomendacijos – paremtos Rally AI – suteikė Autohero praktinius svertus mažinti švaistomas išlaidas. Vietoj aklų bendrų karpymų jie įgijo niuansuotą kontrolę, pavyzdžiui, atsisakydami brangių degalų ženklų ar koreguodami maršrutus taip, kad sunkvežimiai piltųsi pigesnėse vietose ir palankesniu metu.

- Kontrolės ir atitikties funkcijos: Diegiant pilotą, Rally kartu su Autohero sukonfigūravo kortelės ir platformos nustatymus pagal jų poreikius. Kiekvienam vairuotojui / kortelei iš anksto buvo nustatyti individualūs PIN kodai ir išlaidų kontrolės, kad naudojimas neviršytų patvirtintų kategorijų ir biudžetų. Autohero komanda per Rally valdymo skydą galėjo nustatyti limitus ar įspėjimus (pvz., riboti premium degalų pirkimą ar pažymėti neįprastas operacijas). Tai suteikė naują politikos vykdymo lygį – ko jų ankstesnis tiekėjas negalėjo lengvai pasiūlyti. Iš esmės Autohero įgijo visišką savo autoparko išlaidų kontrolę – automatiškai ir efektyviai, kaip ir žada Rally: duomenimis grįstą autoparko valdymą vietoje aklų nuolaidų.

- Sklandus skaitmeninis procesas: Bene didžiausias kasdienio darbo pagerėjimas buvo Rally požiūris į kvitų ir ataskaitų skaitmeninimą. Kiekviena Rally operacija rodoma realaus laiko valdymo skydelyje; vairuotojai tiesiog nufotografuoja degalų kvitą ir išsiunčia jį per WhatsApp. Rally „AutoMatch“ funkcija išmaniai susieja šiuos kvitus su teisinga operacija – taip panaikinamas varginantis popierizmas, su kuriuo anksčiau susidurdavo Autohero finansų komanda. Kai Autohero pradėjo pilotą, vairuotojai pirmuosius kvitus pateikė per Rally WhatsApp botą, ir komanda pažymėjo, kad tai jau buvo gerokai patogiau nei ankstesni metodai. Atitiktis smarkiai išaugo, nes vairuotojams tapo itin paprasta pateikti išlaidas – kaip pastebėjo Rally įkūrėjai, „vairuotojams labai patinka mūsų WhatsApp patirtis“. Užkulisiuose Rally pateikė Autohero buhalteriams visus operacijų duomenis ir PVM informaciją viename pakete. Per pilotą Rally net parengė išsamų operacijų sąrašą su pridėtais kiekvienais kvitais, pritaikytą Autohero apskaitos reikalavimams. Nebereikėjo vaikytis trūkstamų kvitų ar derinti žurnalų – viskas buvo užfiksuota skaitmeniniu būdu. Be to, Autohero pranešus apie planus plėsti naudojimą, Rally pasiūlė tiesioginę integraciją su Autohero ERP sistema, kad visi degalų kvitai ir duomenys patektų automatiškai, be rankinių perdavimų. Toks automatizavimo lygis išlaisvino finansų komandą nuo didelės administracinės naštos.

Apibendrinant, Rally suteikė Autohero vieningą autoparko išlaidų platformą: vieną kortelę visoms išlaidoms, realaus laiko duomenis ir DI įžvalgas degalų pirkimams valdyti bei automatizuotus ataskaitų ir kompensavimo procesus. Tačiau tikroji vertė geriausiai atsiskleidė rezultatuose.

Rezultatai: didelis taupymas ir efektyvumo augimas

Rally sprendimo poveikis buvo matomas beveik iškart. Vos per pirmąsias dvi piloto savaites Autohero autoparkas pasiekė reikšmingą išlaidų sumažėjimą ir veiklos pagerėjimą:

- 10 000 € sutaupyta degalams per dvi savaites: Per pilotą (2025 m. gegužės 15–31 d.) 14 Autohero vairuotojų naudojo Rally korteles ir nupirko apie 3 372 litrus degalų (už maždaug 5 162 €). Net ir tokiu ribotu mastu Autohero sutaupė apie 10 000 €, palyginti su ankstesnio degalų tiekėjo kainomis. Toks ryškus išlaidų sumažėjimas – apie 20 % sutaupymas – patvirtino Rally pažadą dėl mažesnių degalų kainų. Vengiant senųjų kortelių antkainių ir skatinant išmanesnius degalų pasirinkimus, pilotas atnešė apčiuopiamą naudą Autohero rezultatams. Tapo aišku, kad pritaikius tokius rezultatus visam autoparkui, finansinis poveikis būtų milžiniškas.

- Prognozuojamas 30 000 €+ metinis sutaupymas: Be piloto, Rally padėjo Autohero nustatyti papildomas optimizacijas, kurios leistų užtikrinti nuolatinį taupymą. Atsisakius premium degalų ir geriau parenkant pildymo laiką, Autohero galėjo sutaupyti dar apie 15 000 € per metus papildomai prie bazinių nuolaidų. Rally prognozavo, kad visiškai įdiegus platformą Autohero per pirmus metus galėtų sutaupyti daugiau nei 30 000 €. Tai buvo konservatyvus vertinimas; didėjant apimtims per Rally, taupymas augtų. Iš tiesų po piloto Autohero greitai padidino naudojimą – jau kitą mėnesį per Rally degalams išleido apie 20 000 € (palyginti su 5 tūkst. € gegužę). Toks spartus įsisavinimas patvirtino, kad kuo daugiau jie naudojo Rally, tuo daugiau sutaupė. Dideliam autoparkui toks išlaidų mažinimas tiesiogiai gerina veiklos maržas sudėtingoje konkurencinėje rinkoje.

- Didesnis veiklos efektyvumas: Perėjimas prie Rally ne tik taupė pinigus – jis taip pat taupė laiką ir mažino rūpesčius. Autohero finansų komandai nebereikėjo rūšiuoti kvitų krūvų ir tikrinti degalų sąskaitų. Su Rally sujungta sąskaita ir kvitų paketu mėnesio pabaigos suderinimas tapo gerokai paprastesnis. Pavyzdžiui, birželio Rally sąskaitoje buvo parodyta kiekviena operacija su eilutės lygio nuolaida ir pateikta 541,54 € bendra grąža už tą laikotarpį. Visa PVM informacija buvo aiškiai išskaidyta, todėl mokesčių susigrąžinimas tapo paprastesnis. Autohero pristatymo vadovas Balakumar „Bahi“ Bahiratharaj pažymėjo, kad toks automatizuotas požiūris puikiai tiko jų ketvirčio pabaigos uždarymo procesui – be vėlavimų ir netikėtumų. Be to, planai tiesiogiai integruoti Rally su Autohero ERP reiškia, kad net kvitų įkėlimo žingsnis netrukus bus visiškai automatizuotas. Toks viso proceso skaitmeninimas komandai sutaupo daugybę valandų ir leidžia greičiau pasiekti išlaidų duomenis. Autoparko vadovai dabar gali sutelkti dėmesį į strateginius sprendimus, o ne į popierizmą.

- Didesnė kontrolė ir skaidrumas: Su Rally realaus laiko valdymo skydeliu Autohero įgijo precedento neturintį matomumą į savo autoparko išlaidas. Jie galėjo matyti, kur ir kada buvo išleistas kiekvienas euras, todėl tapo įmanomas aktyvus valdymas. Pavyzdžiui, jei vairuotojas bandytų atlikti taisyklių neatitinkantį pirkimą, sistema tai iškart užfiksuotų – tai reikšminga nauda sukčiavimo prevencijai ir atitikčiai. Visos autoparko ir įmonės išlaidos dabar sujungtos vienoje platformoje, kaip ir žadėjo Rally. Toks skaidrumas stiprina Autohero finansinių suinteresuotųjų šalių pasitikėjimą, nes jie gali lengvai teikti ataskaitas apie degalų išlaidas, anglies pėdsaką ar biudžeto laikymąsi remdamiesi naujausiais duomenimis. Tai taip pat padeda geriau derėtis ir planuoti; žinojimas, kuriuose regionuose ar kuriuo metu degalai pigiausi pagal Rally įžvalgas, padeda planuoti maršrutus ir mokyti vairuotojus, dar labiau didinant efektyvumą.

Bene iškalbingiausia yra teigiama pačios Autohero komandos reakcija. Vairuotojai greitai pamėgo Rally kortelę ir jos WhatsApp botą – tai palengvino jų darbą ir kartu padėjo įmonei taupyti. Tuo tarpu Autohero vadovai pagaliau turi duomenimis grįstą autoparko išlaidų kontrolę. Nebėra aklųjų zonų ar tuščių čekių degalų tiekėjams; jie turi visišką kontrolę su minimaliomis pastangomis. Rally mantra „jokių aklų nuolaidų, tik visiška jūsų autoparko išlaidų kontrolė – automatiškai, remiantis duomenimis, efektyviai“ Autohero atveju tapo realybe.

Išvada: laiminti partnerystė autoparko taupymui

Bendradarbiaudama su Rally, Autohero probleminį išlaidų centrą pavertė konkurencinio pranašumo šaltiniu. Tai, kas prasidėjo kaip pilotas, dabar tapo modernaus autoparko išlaidų valdymo pavyzdžiu: modeliu, kuris sujungia išlaidų taupymą (5–10 % mažesnės degalų išlaidos, dešimtys tūkstančių sutaupoma kasmet) su procesų gerinimu (automatizuoti procesai ir realaus laiko kontrolė). Sektoriuje, kuriame maržos mažos, tokie pagerinimai keičia žaidimo taisykles. Autoparkų vadovai, pirkimų vadovai ir finansų direktoriai visoje Europoje gali pasimokyti iš Autohero sėkmės: su tinkama platforma net didelis kelių šalių autoparkas gali įgyti visišką išlaidų kontrolę ir skaidrumą bei kartu reikšmingai sumažinti kaštus.

Autohero patirtis pabrėžia platesnę tendenciją – atskirų degalų kortelių ir popierinių kvitų era baigiasi. Integruotos, išmanios išlaidų platformos kaip Rally yra ateitis autoparkams, kuriems reikia lankstumo ir efektyvumo. Autohero toliau plečiantis Europoje, Rally sprendimas augs kartu su jais ir užtikrins, kad kiekvienas išleistas euras būtų optimizuotas ir apskaitytas. Rally įkūrėjų žodžiais, kai klientas pradeda naudotis, „naudojimas greitai auga“ – ir kartu auga rezultatai. Autohero iš tiesų pasiekė naują autoparko išlaidų standartą, o kelias į priekį atrodo gerokai efektyvesnis kaštų požiūriu.