Introductie: snelgroeiende vloot, stijgende kosten
Autohero – de retailtak van AUTO1 Group – beheert in Europa een grote bezorgvloot voor voertuigen en levert auto’s tot aan de deur van klanten. Met activiteiten in 10 Europese markten is efficiënt beheer van brandstof- en vlootkosten cruciaal. Begin 2025 kreeg Autohero’s team te maken met groeiende uitdagingen: brandstofkosten stegen sterk, bestaande tankkaarten hadden netwerkbeperkingen en verborgen kosten, en handmatige onkostenprocessen zetten hun finance team onder druk. Autohero ging op zoek naar een modernere oplossing om uitgaven te beheersen en processen te stroomlijnen. Zo ontdekten ze Rally – een nieuw uitgavenplatform voor wagenparken – en besloten ze het in een pilot te testen. Wat volgde was een opvallende ommekeer in kostenbeheersing en procesefficiëntie.
Uitdagingen: versnipperde uitgaven en hoge brandstofrekeningen
Zoals veel wagenparken gebruikte Autohero traditionele tankkaarten en leveranciers, maar liep het tegen meerdere problemen aan:
- Beperkte netwerken en prijsopslagen: Hun vorige tankpas beperkte bestuurders tot specifieke stations en voegde aanzienlijke marges toe. Uit de analyse van Rally bleek zelfs dat de bestaande aanbieder een aanzienlijke opslag boven de marktprijzen voor brandstof rekende. Autohero vermoedde dat ze te veel betaalden voor brandstof met duizenden euro's als gevolg van deze ondoorzichtige kosten.
- Volatiele brandstofprijzen: Brandstofkosten schommelden sterk per tijdstip en locatie. Zonder realtime data tankten Autohero’s chauffeurs vaak op ongunstige momenten. Een interne analyse liet zien dat prijzen aan het begin van de dag “superduur” starten en binnen dezelfde dag tot €0,30 per liter kunnen verschillen. Autohero had geen manier om aankopen op deze schommelingen te optimaliseren.
- Inefficiënte administratie en datasilo’s: Het beheren van bonnetjes en btw-teruggaven in meerdere landen was omslachtig. Autohero’s boekhoudteam moest papieren bonnetjes van chauffeurs verzamelen en gegevens handmatig invoeren om belastingen terug te vorderen – een traag en foutgevoelig proces. Ze hadden geen uniform overzicht van vlootuitgaven; zakelijke en vlootkosten zaten verspreid over verschillende systemen. Daardoor was het lastig om totale kosten te analyseren of beleid in heel Europa consistent af te dwingen.
- Uitdagingen in chauffeursgedrag: Chauffeurs kochten soms premiumbrandstoffen (zoals premium diesel of speciale additieven) uit gewoonte of gemak, wat de kosten verder opdreef. Zonder gedetailleerde rapportage hadden Autohero’s vlootmanagers moeite om deze patronen te zien en kostenefficiënter gedrag te sturen.
Kortom, Autohero had een uniforme, datagedreven aanpak voor vlootuitgaven nodig. De oplossing moest in alle markten werken, brandstofkosten verlagen en administratieve rompslomp wegnemen. Enter Rally.
De Rally-oplossing: universele kaart en datagedreven controle
Autohero werkte in een pilot samen met Rally om het beheer van vlootuitgaven te veranderen. Rally’s platform introduceerde verschillende belangrijke innovaties die Autohero’s knelpunten direct aanpakten:
- Eén kaart, elk tankstation: Rally gaf Autohero een moderne tankpas voor wagenparken die in heel Europa bij elk tankstation wordt geaccepteerd – niet alleen bij een beperkt netwerk. Dit betekende dat bestuurders konden tanken bij het handigste of goedkoopste beschikbare station. Belangrijker nog: de Rally-kaart is niet beperkt tot brandstof: deze kan worden gebruikt voor elke wagenpark- of zakelijke uitgave, van tol tot onderhoud, allemaal op één platform. Ondanks deze flexibiliteit is het model van Rally wel 5–10% goedkoper dan traditionele tankpassen, doordat groothandelsprijzen worden doorberekend en de gebruikelijke kaartopslagen verdwijnen. Autohero zag meteen het voordeel van tanken bij goedkope, onafhankelijke stations zonder aan gemak in te boeten — iets wat met hun vorige aanbieder onmogelijk was. "Met een kaart die overal werkt, werden stations met lagere brandstofprijzen plotseling toegankelijk", merkt het team van Rally op.
- Data en AI-optimalisatie: Rally’s platform gaf realtime inzicht in transacties en slimme inzichten. Autohero’s managers konden nu brandstofprijstrends per tijdstip en locatie zien, wat hielp om slimmere tankrichtlijnen op te stellen. Rally’s data bevestigden dat tanken in de late middag/avond consequent geld bespaarde (prijzen van 17:00–22:00 zijn elke dag aantoonbaar lager). Met dit inzicht begon Autohero chauffeurs aan te moedigen om waar mogelijk later op de dag te tanken. Rally signaleerde ook het gebruik van premiumbrandstoffen: het team zag dat chauffeurs door standaarddiesel te gebruiken in plaats van speciale brandstoffen tot €15.000 per jaar konden besparen. Deze datagedreven aanbevelingen – ondersteund door Rally AI – gaven Autohero concrete hefbomen om verspilling terug te dringen. In plaats van willekeurige algemene bezuinigingen kregen ze gerichte controle (bijvoorbeeld dure brandstofmerken uitfaseren of routes aanpassen zodat trucks tanken bij goedkopere stations/tijden).
- Controle- en compliancefuncties: Tijdens de pilot werkte Rally met Autohero samen om kaart- en platforminstellingen op hun behoeften af te stemmen. Aangepaste pincodes en bestedingscontroles werden vooraf per chauffeur/kaart ingesteld, zodat gebruik binnen goedgekeurde categorieën en budgetten bleef. Autohero’s team kon via Rally’s dashboard limieten of meldingen instellen (bijv. premiumbrandstof beperken of afwijkende transacties markeren). Dit bracht een nieuw niveau van beleidshandhaving – iets wat hun oude aanbieder niet eenvoudig kon. In de praktijk kreeg Autohero volledige controle over vlootuitgaven – automatisch en efficiënt, precies zoals Rally belooft met datagedreven vlootbeheer in plaats van botte kortingen.
- Naadloze digitale workflow: Misschien wel de grootste praktische verbetering was Rally’s aanpak voor het digitaliseren van bonnetjes en rapportage. Elke Rally-transactie verschijnt in een realtime dashboard; chauffeurs maken simpelweg een foto van het tankbonnetje en sturen die via WhatsApp. Rally’s functie “AutoMatch” koppelt deze bonnetjes slim aan de juiste transactie – waardoor het tijdrovende papierwerk verdwijnt waar Autohero’s finance team eerder mee kampte. Toen Autohero’s pilot startte, dienden chauffeurs hun eerste bonnetjes al in via Rally’s WhatsApp-bot, wat volgens het team veel handiger was dan eerdere methoden. De naleving steeg sterk omdat het doodsimpel was voor chauffeurs om uitgaven te rapporteren – “chauffeurs zijn echt dol op onze WhatsApp-ervaring,” merkten de oprichters van Rally op. Aan de back-end gaf Rally Autohero’s accountants alle transactiegegevens en btw-details in één pakket. Tijdens de pilot stelde Rally zelfs een gedetailleerde transactielijst op met elk bonnetje erbij, afgestemd op Autohero’s boekhoudvereisten. Geen gejaag meer op ontbrekende bonnetjes of het afstemmen van logs; alles werd digitaal vastgelegd. Toen Autohero aangaf het gebruik op te schalen, stelde Rally bovendien een directe koppeling met Autohero’s ERP-systeem voor, zodat alle tankbonnen en data automatisch binnenkomen met geen handmatige overdrachten. Dit niveau van automatisering nam een grote administratieve last weg bij het finance team.
Kort samengevat gaf Rally Autohero een uniform platform voor vlootuitgaven: één kaart voor alle uitgaven, realtime data en AI-gestuurde inzichten voor brandstofaankopen, en geautomatiseerde processen voor rapportage en vergoeding. Maar de echte waarde bleek uit de resultaten.
Resultaten: grote besparingen en efficiëntiewinst
De impact van Rally’s oplossing was bijna direct zichtbaar. Alleen al in de eerste pilotperiode van twee weken zag Autohero’s vloot aanzienlijke kostenbesparingen en operationele verbeteringen:
- €10.000 brandstofbesparing in twee weken: Tijdens de pilot (15–31 mei 2025) gebruikten 14 chauffeurs van Autohero Rally-kaarten om ongeveer 3.372 liter brandstof te kopen (ter waarde van circa €5.162). Zelfs binnen deze beperkte scope bespaarde Autohero ongeveer €10.000 vergeleken met de prijzen van hun vorige brandstofleverancier. Deze sterke daling in uitgaven – ongeveer 20% besparing – bevestigde Rally’s belofte van lagere brandstofprijzen. Door oude kaartopslagen te vermijden en slimmere tankkeuzes te stimuleren, leverde de pilot tastbare besparingen op voor Autohero’s resultaat. Het werd duidelijk dat als zulke resultaten vlootbreed werden uitgerold, de financiële impact enorm zou zijn.
- Verwachte jaarlijkse besparing van €30.000+: Naast de pilot hielp Rally Autohero verdere optimalisaties te vinden om blijvende besparingen vast te leggen. Door premiumbrandstoffen te schrappen en tankmomenten beter te timen, kon Autohero boven op de basiskortingen nog eens circa €15.000 per jaar besparen. Rally schatte dat Autohero met volledige uitrol in het eerste jaar meer dan €30.000 kon besparen. Dat was een voorzichtige raming; naarmate meer volume via Rally liep, zouden de besparingen meegroeien. Autohero schaalde het gebruik na de pilot dan ook snel op – al in de volgende maand werd ongeveer €20.000 aan brandstof via Rally afgerekend (tegenover €5K in mei). Deze snelle adoptie bevestigde dat hoe meer ze Rally gebruikten, hoe meer ze bespaarden. Voor een grote vloot verbeteren zulke kostenverlagingen direct de operationele marges in een lastige, concurrerende markt.
- Verbeterde operationele efficiëntie: De overstap naar Rally bespaarde niet alleen geld, maar ook tijd en moeite. Het financiële team van Autohero hoefde geen stapels bonnetjes meer te sorteren en brandstoffacturen niet langer handmatig te controleren. Doordat elke bon aan de bijbehorende betaling werd gekoppeld en de btw-gegevens per periode werden samengevat, werd de afstemming aan het einde van de maand veel eenvoudiger. Balakumar “Bahi” Bahiratharaj, Head of Delivery bij Autohero, merkte op dat deze geautomatiseerde aanpak perfect aansloot bij het afsluitingsproces aan het einde van het kwartaal, zonder vertragingen of verrassingen. Bovendien zouden plannen om Rally rechtstreeks in Autohero’s ERP te integreren nog een handmatige stap overbodig maken. De digitale workflow bespaart het team tijd en geeft sneller toegang tot uitgavengegevens. Wagenparkbeheerders kunnen zich nu richten op strategische beslissingen in plaats van papierwerk.
- Meer controle en transparantie: Met Rally’s realtime dashboard kreeg Autohero ongekende zichtbaarheid in vlootuitgaven. Ze konden zien waar en wanneer elke euro werd uitgegeven, wat proactief beheer mogelijk maakte. Als een chauffeur bijvoorbeeld ooit een aankoop buiten beleid probeerde te doen, zou het systeem dat direct signaleren – een belangrijk voordeel voor fraudepreventie en compliance. Alle vloot- en zakelijke uitgaven zijn nu samengebracht op één platform, precies zoals Rally beloofde. Deze transparantie vergroot het vertrouwen van financiële stakeholders bij Autohero, omdat zij eenvoudig kunnen rapporteren over brandstofuitgaven, CO2-voetafdruk of budgetdiscipline met actuele data. Het helpt ook bij betere planning en onderhandeling; inzicht in de goedkoopste regio’s of tijdstippen om te tanken ondersteunt routeplanning en chauffeurstraining, waardoor efficiëntiewinst verder oploopt.
Misschien nog het meest veelzeggend is de positieve feedback van Autohero’s eigen team. Chauffeurs omarmden de Rally-kaart en de WhatsApp-bot snel – waardoor hun werk makkelijker werd en het bedrijf tegelijk geld bespaarde. Ondertussen hebben Autohero’s managers eindelijk een datagedreven grip op vlootuitgaven. Geen blinde vlekken of blanco cheques meer voor brandstofleveranciers; ze hebben volledige controle met minimale inspanning. Rally’s mantra “geen blinde kortingen, maar volledige controle over je vlootkosten – automatisch, datagedreven, efficiënt” kwam voor Autohero echt tot leven.
Conclusie: een winnende samenwerking voor vlootbesparing
Door met Rally samen te werken veranderde Autohero een lastig kostenblok in een bron van concurrentievoordeel. Wat begon als een pilot is nu een blauwdruk voor modern beheer van vlootuitgaven: een aanpak die kostenbesparing (5–10% lagere brandstofuitgaven, tienduizenden euro’s per jaar) combineert met procesverbetering (geautomatiseerde workflows en realtime controle). In een sector met krappe marges zijn deze verbeteringen gamechanging. Vlootmanagers, inkoopverantwoordelijken en finance directors in heel Europa kunnen leren van Autohero’s succes: met het juiste platform kan zelfs een grote vloot in meerdere landen volledige controle en transparantie over uitgaven krijgen en tegelijk de kosten flink verlagen.
Autohero’s ervaring onderstreept een bredere trend – het tijdperk van losse tankkaarten en papieren bonnetjes loopt ten einde. Geïntegreerde, intelligente uitgavenplatforms zoals Rally zijn de toekomst voor wagenparken die wendbaarheid en efficiëntie eisen. Terwijl Autohero verder opschaalt in Europa, schaalt Rally’s oplossing met hen mee en zorgt ervoor dat elke uitgegeven euro wordt geoptimaliseerd en verantwoord. In de woorden van Rally’s oprichters: zodra een klant live gaat, “neemt het gebruik snel toe” – en de resultaten ook. Autohero heeft inderdaad een nieuwe standaard voor vlootuitgaven bereikt, en de weg vooruit ziet er duidelijk kostenefficiënter uit.
