Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
Ne gérez plus jamais vos dépenses
L’agent AutoMatch de Rally s’occupe de tout pour vous
Autohero – la branche retail d’AUTO1 Group – exploite une grande flotte de livraison de véhicules à travers l’Europe, en transportant des voitures jusqu’au domicile des clients. Avec des opérations sur 10 marchés européens, gérer efficacement le carburant et les dépenses de flotte est essentiel. Début 2025, l’équipe Autohero faisait face à des défis croissants : les coûts carburant explosaient, les cartes carburant existantes imposaient des limites de réseau et des frais cachés, et les processus manuels de dépenses mettaient sous pression l’équipe finance. Autohero a commencé à chercher une solution plus moderne pour reprendre le contrôle des dépenses et fluidifier les opérations. Ils ont découvert Rally – une nouvelle plateforme de dépenses pour flottes – et ont décidé de la tester dans un programme pilote. Ce qui a suivi a marqué un tournant spectaculaire dans le contrôle des coûts et l’efficacité des processus.
Comme beaucoup de flottes, Autohero utilisait des cartes carburant et fournisseurs traditionnels, mais a rencontré plusieurs problèmes :
- Réseaux limités et majorations tarifaires : Leur ancienne carte carburant imposait aux conducteurs certaines stations et ajoutait des marges importantes. En réalité, l’analyse de Rally a montré que le prestataire historique facturait une majoration notable par rapport aux prix du carburant sur le marché. Autohero soupçonnait qu’ils payaient trop cher leur carburant pour des milliers d’euros en raison de ces frais opaques.
- Prix du carburant volatils : Les coûts carburant variaient fortement selon l’heure et le lieu. Sans données en temps réel, les conducteurs d’Autohero faisaient souvent le plein à des moments peu favorables. Une analyse interne a révélé que les prix commencent « très chers en début de journée » et peuvent varier jusqu’à 0,30 € par litre sur une même journée. Autohero n’avait aucun moyen d’optimiser les achats face à ces variations.
- Admin inefficace et silos de données : Gérer les justificatifs et la récupération de TVA dans plusieurs pays était lourd. L’équipe comptable d’Autohero devait collecter les reçus papier auprès des conducteurs et saisir manuellement les données pour récupérer les taxes – un processus lent et sujet aux erreurs. Elle n’avait aucune vue unifiée des dépenses de flotte ; les dépenses corporate et flotte étaient dispersées dans différents systèmes. Cela compliquait l’analyse des coûts totaux et l’application cohérente des règles à travers l’Europe.
- Défis liés au comportement des conducteurs : Les conducteurs achetaient parfois des carburants premium (comme du diesel premium ou des additifs spécifiques) par habitude ou commodité, ce qui gonflait encore les coûts. Sans reporting détaillé, les gestionnaires de flotte d’Autohero avaient du mal à repérer ces schémas et à encourager des comportements plus économiques.
En bref, Autohero avait besoin d’une approche unifiée et pilotée par la donnée pour les dépenses de flotte. La solution devait fonctionner sur tous les marchés, réduire les coûts carburant et éliminer les lourdeurs administratives. C’est là qu’intervient Rally.
Autohero s’est associé à Rally dans le cadre d’un pilote pour transformer sa gestion des dépenses de flotte. La plateforme Rally a introduit plusieurs innovations clés qui ont directement répondu aux points de friction d’Autohero :
- Une carte, toutes les stations : Rally a fourni à Autohero une carte carburant moderne acceptée dans toutes les stations en Europe — et pas seulement dans un réseau limité. Les conducteurs pouvaient ainsi faire le plein dans la station la plus pratique ou la moins chère. Surtout, la carte Rally n’est pas limitée au carburant : elle peut servir à régler toutes les dépenses de flotte ou d’entreprise, des péages à l’entretien, le tout sur une seule plateforme. Malgré cette flexibilité, le modèle de Rally est à 5 à 10 % moins cher que les cartes carburant traditionnelles, car il répercute les prix de gros et élimine les majorations habituelles des cartes. Autohero a immédiatement compris l’intérêt de permettre aux conducteurs de faire le plein dans des stations indépendantes bon marché sans renoncer à la praticité — ce qui était impossible avec leur ancien prestataire. « Avec une carte qui fonctionne partout, les stations proposant des prix de carburant moins élevés sont soudainement devenues accessibles », souligne l’équipe de Rally.
- Données et optimisations IA : La plateforme Rally a apporté une visibilité en temps réel sur les transactions et des insights intelligents. Les managers d’Autohero pouvaient désormais voir les tendances de prix du carburant selon l’heure et le lieu, ce qui les aidait à définir de meilleures consignes de ravitaillement. Les données Rally ont confirmé que faire le plein en fin d’après-midi ou en soirée permettait systématiquement d’économiser (les prix entre 17:00 et 22:00 sont régulièrement plus bas chaque jour). Fort de cet insight, Autohero a commencé à encourager les conducteurs à décaler le plein plus tard dans la journée quand c’était possible. Rally a aussi signalé l’usage de carburants premium : l’équipe a identifié qu’en restant sur du diesel standard plutôt que sur des carburants spéciaux, elle pouvait économiser jusqu’à 15 000 € par an. Ces recommandations pilotées par la donnée – alimentées par Rally AI – ont donné à Autohero des leviers d’action concrets pour réduire les dépenses inutiles. Plutôt que des coupes arbitraires, ils ont gagné un contrôle fin (par exemple, supprimer progressivement des marques coûteuses ou ajuster les itinéraires pour ravitailler aux stations et horaires les moins chers).
- Fonctions de contrôle et conformité : Lors de la mise en place du pilote, Rally a travaillé avec Autohero pour configurer la carte et les paramètres de la plateforme selon ses besoins. Des codes PIN personnalisés et des contrôles de dépenses ont été préconfigurés pour chaque conducteur/carte, afin que l’usage reste dans les catégories et budgets autorisés. L’équipe Autohero pouvait définir des limites ou alertes (par ex. restreindre les achats de carburant premium ou signaler des transactions anormales) via le tableau de bord Rally. Cela a apporté un nouveau niveau de mise en application des règles – chose que leur ancien fournisseur ne pouvait pas faire facilement. En pratique, Autohero a obtenu un contrôle total sur ses dépenses de flotte – automatiquement et efficacement, en ligne avec la promesse de Rally d’une gestion de flotte pilotée par la donnée plutôt que de simples remises.
- Workflow digital fluide : L’amélioration la plus marquante au quotidien a sans doute été l’approche de Rally pour numériser les reçus et le reporting. Chaque transaction Rally apparaît dans un tableau de bord en temps réel ; les conducteurs prennent simplement une photo du reçu carburant et l’envoient via WhatsApp. La fonction « AutoMatch » de Rally relie intelligemment ces reçus à la bonne transaction – supprimant la paperasse fastidieuse à laquelle l’équipe finance d’Autohero était confrontée. D’ailleurs, dès le lancement du pilote, les conducteurs ont envoyé leurs premiers reçus via le bot WhatsApp de Rally, ce que l’équipe a jugé bien plus pratique que les anciennes méthodes. La conformité a fortement progressé car il était ultra simple pour les conducteurs de déclarer leurs dépenses – « les conducteurs adorent vraiment notre expérience WhatsApp », ont observé les fondateurs de Rally. Côté back-office, Rally a fourni aux comptables d’Autohero toutes les données de transaction et les détails de TVA dans un seul ensemble. Pendant le pilote, Rally a même préparé une liste détaillée des transactions avec chaque reçu joint, adaptée aux exigences comptables d’Autohero. Plus besoin de courir après les reçus manquants ni de rapprocher des journaux ; tout était capturé numériquement. De plus, quand Autohero a indiqué vouloir étendre l’usage, Rally a proposé une intégration directe au système ERP d’Autohero, afin que tous les reçus carburant et les données remontent automatiquement, sans transfert manuel. Ce niveau d’automatisation a libéré l’équipe finance d’une lourde charge administrative.
En résumé, Rally a fourni à Autohero une plateforme unifiée de dépenses flotte : une carte pour toutes les dépenses, des données en temps réel et des insights pilotés par l’IA pour guider les achats de carburant, ainsi que des processus automatisés pour le reporting et les remboursements. Mais la vraie preuve de valeur se verrait dans les résultats.
L’impact de la solution Rally a été visible presque immédiatement. Dès les deux premières semaines du pilote, la flotte Autohero a constaté d’importantes économies et des améliorations opérationnelles :
- 10 000 € d’économies carburant en deux semaines : Pendant le pilote (15–31 mai 2025), 14 conducteurs d’Autohero ont utilisé les cartes Rally pour acheter environ 3 372 litres de carburant (pour environ 5 162 €). Même à cette échelle limitée, Autohero a économisé environ 10 000 € par rapport aux tarifs de son ancien fournisseur carburant. Cette baisse spectaculaire des dépenses – environ 20 % d’économies – a validé la promesse de Rally de prix carburant plus bas. En évitant les marges des anciennes cartes et en encourageant de meilleurs choix de ravitaillement, le pilote a généré des économies concrètes pour la rentabilité d’Autohero. Il est devenu évident que si ces résultats étaient étendus à toute la flotte, l’impact financier serait énorme.
- Plus de 30 000 € d’économies annuelles projetées : Au-delà du pilote, Rally a aidé Autohero à identifier d’autres optimisations pour sécuriser des économies durables. En supprimant l’usage de carburants premium et en améliorant le timing des pleins, Autohero pouvait économiser environ 15 000 € supplémentaires par an en plus des remises de base. Rally a estimé qu’avec un déploiement complet, Autohero pourrait économiser plus de 30 000 € dès la première année d’utilisation de la plateforme. C’était une estimation prudente ; à mesure que le volume de la flotte via Rally augmentait, les économies augmenteraient aussi. D’ailleurs, Autohero a rapidement intensifié l’usage après le pilote – dès le mois suivant, ils ont dépensé environ 20 000 € de carburant via Rally (contre 5 k€ en mai). Cette adoption rapide a confirmé que plus ils utilisaient Rally, plus ils économisaient. Pour une grande flotte, ces réductions de coûts améliorent directement les marges d’exploitation dans un marché difficile et concurrentiel.
- Meilleure efficacité opérationnelle : Le passage à Rally n’a pas seulement permis d’économiser de l’argent – il a aussi fait gagner du temps et réduit les frictions. L’équipe finance d’Autohero n’avait plus à trier des piles de reçus ni à recouper les factures carburant. Avec la facture consolidée et le lot de justificatifs de Rally, le rapprochement de fin de mois est devenu bien plus simple. La facture Rally de juin, par exemple, affichait chaque transaction avec une remise par ligne et indiquait un rabais total de 541,54 € sur la période. Tous les détails de TVA étaient clairement ventilés, facilitant la récupération fiscale. Le responsable Delivery d’Autohero, Balakumar « Bahi » Bahiratharaj, a noté que cette approche automatisée s’intégrait parfaitement à leur processus de clôture trimestrielle – sans retard ni surprise. De plus, les projets d’intégration directe de Rally à l’ERP d’Autohero signifient que bientôt même l’étape de téléversement des reçus sera entièrement automatisée. Cette numérisation de bout en bout se traduit par d’innombrables heures gagnées pour l’équipe et un accès plus rapide aux données de dépenses. Les gestionnaires de flotte peuvent désormais se concentrer sur les décisions stratégiques plutôt que sur la paperasse.
- Plus de contrôle et de transparence : Avec le tableau de bord en temps réel de Rally, Autohero a obtenu une visibilité sans précédent sur ses dépenses de flotte. Ils pouvaient voir où et quand chaque euro était dépensé, ce qui permettait une gestion proactive. Par exemple, si un conducteur tentait un achat hors politique, le système le détectait instantanément – un avantage majeur pour la prévention de la fraude et la conformité. Toutes les dépenses flotte et corporate sont désormais réunies sur une seule plateforme, comme Rally l’avait promis. Cette transparence renforce la confiance des parties prenantes financières chez Autohero, car elles peuvent facilement rendre compte des dépenses carburant, de l’empreinte carbone ou du respect des budgets avec des données à jour. Elle leur permet aussi de mieux négocier et planifier ; connaître les régions ou horaires carburant les moins chers grâce aux insights Rally aide à planifier les itinéraires et former les conducteurs, ce qui amplifie encore les gains d’efficacité.
Le plus révélateur est peut-être le retour positif de l’équipe Autohero elle-même. Les conducteurs ont rapidement adopté la carte Rally et son bot WhatsApp – ce qui leur a facilité le travail tout en aidant l’entreprise à économiser. Pendant ce temps, les managers d’Autohero disposent enfin d’une maîtrise pilotée par la donnée des dépenses flotte. Fini les angles morts et les chèques en blanc aux fournisseurs carburant ; ils ont un contrôle total avec un minimum d’effort. Le mantra de Rally, « pas de remises aveugles, mais un contrôle total de vos coûts flotte – automatiquement, piloté par la donnée, efficace », a pris vie chez Autohero.
En s’associant à Rally, Autohero a transformé un centre de coûts problématique en source d’avantage concurrentiel. Ce qui a commencé comme un pilote est devenu un modèle de gestion moderne des dépenses flotte : un modèle qui combine économies de coûts (5 à 10 % de dépenses carburant en moins, des dizaines de milliers d’euros économisés par an) et améliorations de processus (workflows automatisés et contrôles en temps réel). Dans un secteur où les marges sont serrées, ces améliorations changent la donne. Les gestionnaires de flotte, responsables achats et directeurs financiers en Europe peuvent retenir le succès d’Autohero : avec la bonne plateforme, même une grande flotte multi-pays peut obtenir un contrôle et une transparence complets sur ses dépenses tout en réduisant fortement ses coûts.
L’expérience d’Autohero illustre une tendance plus large – l’ère des cartes carburant en silo et des reçus papier touche à sa fin. Les plateformes de dépenses intégrées et intelligentes comme Rally représentent l’avenir pour les flottes qui exigent agilité et efficacité. Alors qu’Autohero continue de se développer en Europe, la solution Rally évoluera avec eux, en garantissant que chaque euro dépensé soit optimisé et tracé. Selon les fondateurs de Rally, une fois qu’un client est lancé, « l’usage accélère vite » et les gains aussi. Autohero a bel et bien adopté un nouveau standard de dépenses flotte, et la route à venir s’annonce nettement plus efficiente en coûts.
Découvrez comment Huel a utilisé Rally pour simplifier les paiements de flotte, réduire la paperasse et suivre les dépenses de carburant et de trajet en Europe.
Modèle gratuit à imprimer pour les repas professionnels: participants, objet professionnel, justificatifs, paiements et validation par l’entreprise.
Guide pratique sur la gestion des dépenses transfrontalières, des devises, des justificatifs et de la revue comptable.
