Uvod: hitro rastoči vozni park se sreča z naraščajočimi stroški
Autohero – maloprodajni del skupine AUTO1 Group – upravlja velik vozni park za dostavo vozil po Evropi in avtomobile dostavlja do vrat strank. Ker posluje na 10 evropskih trgih, je učinkovito upravljanje goriva in stroškov voznega parka poslovno ključno. V začetku leta 2025 se je ekipa Autohero soočila z vse več izzivi: stroški goriva so naraščali, obstoječe kartice za gorivo so imele omejitve omrežja in skrite provizije, ročni procesi stroškov pa so obremenjevali njihovo finančno ekipo. Autohero je začel iskati sodobnejšo rešitev za omejitev porabe in poenostavitev poslovanja. Odkrili so Rally – novo platformo porabe za vozne parke – in se odločili, da jo preizkusijo v pilotnem programu. Sledil je dramatičen preobrat pri nadzoru stroškov in učinkovitosti procesov.
Izzivi: razdrobljena poraba in visoki računi za gorivo
Kot številni vozni parki je tudi Autohero uporabljal tradicionalne kartice za gorivo in ponudnike, vendar je naletel na več težav:
- Omejena omrežja in pribitki na cene: njihova prejšnja kartica za gorivo je voznike vezala na določene servise in dodajala občutne marže. Analiza Rallyja je pokazala, da je obstoječi ponudnik (UTA) zaračunaval opazen pribitek nad tržnimi cenami goriva. Autohero je sumil, da zaradi teh nepreglednih stroškov za gorivo preplačuje za več tisoč evrov.
- Nestanovitne cene goriva: stroški goriva so močno nihali glede na čas in lokacijo. Brez podatkov v realnem času so vozniki Autohero pogosto točili ob neugodnih časih. Notranja analiza je pokazala, da so cene na začetku dneva »zelo visoke« in da se lahko v istem dnevu razlikujejo tudi do 0,30 € na liter. Autohero ni imel načina, kako optimizirati nakupe glede na ta nihanja.
- Neučinkovita administracija in podatkovni silosi: upravljanje računov in vračil DDV v več državah je bilo okorno. Računovodska ekipa Autohero je morala od voznikov zbirati papirnate račune in ročno vnašati podatke za vračilo davkov – počasen proces, nagnjen k napakam. Niso imeli enotnega pregleda nad porabo voznega parka; službeni in vozni stroški so bili razpršeni po različnih sistemih. To je oteževalo analizo skupnih stroškov in dosledno uveljavljanje pravil po Evropi.
- Izzivi pri vedenju voznikov: vozniki so včasih iz navade ali zaradi priročnosti kupovali dražja goriva (kot so premium dizel ali posebni dodatki), kar je stroške še povečevalo. Brez podrobnega poročanja so upravitelji voznega parka Autohero težko prepoznali te vzorce in usmerjali bolj stroškovno učinkovito vedenje.
Skratka, Autohero je potreboval enoten pristop k porabi, ki temelji na podatkih. Rešitev je morala delovati na vseh trgih, znižati stroške goriva in odpraviti administrativne glavobole. Tu vstopi Rally.
Rešitev Rally: univerzalna kartica in nadzor na podlagi podatkov
Autohero je z Rallyjem sodeloval v pilotnem programu, da bi preoblikoval upravljanje porabe voznega parka. Platforma Rally je uvedla več ključnih novosti, ki so neposredno odpravile glavne težave Autohero:
- Ena kartica, vsak servis: Rally je Autohero zagotovil sodobno kartico za vozni park, sprejeto na katerem koli bencinskem servisu po Evropi – ne le v omejenem omrežju. To je pomenilo, da so vozniki lahko točili na najbolj priročnem ali najcenejšem servisu. Ključno je, da kartica Rally ni omejena le na gorivo: uporabiti jo je mogoče za kateri koli strošek voznega parka ali podjetja, od cestnin do vzdrževanja, vse na eni platformi. Kljub tej prilagodljivosti je model Rally 5–10 % cenejši od tradicionalnih kartic za gorivo, saj prenaša veleprodajne cene in odpravlja tipične pribitke kartic. Autohero je takoj prepoznal prednost, da lahko vozniki točijo na nizkocenovnih servisih (npr. neodvisnih znamkah, kot je JET), ne da bi žrtvovali priročnost – kar je bilo pri njihovem starem ponudniku nemogoče. »S kartico, ki deluje povsod, so servisi z nižjimi cenami goriva nenadoma postali dostopni,« ugotavlja ekipa Rally.
- Podatki in optimizacije z AI: platforma Rally je zagotovila pregled transakcij v realnem času in pametne vpoglede. Vodje Autohero so zdaj lahko videli trende cen goriva glede na čas in lokacijo, kar jim je pomagalo postaviti pametnejša pravila točenja. Podatki Rallyja so potrdili, da je točenje pozno popoldne/zvečer dosledno cenejše (cene med 17:00 in 22:00 so zanesljivo nižje vsak dan). Oborožen s tem vpogledom je Autohero začel voznike spodbujati, naj po možnosti točijo pozneje v dnevu. Rally je opozoril tudi na uporabo premium vrst goriva: ekipa je ugotovila, da bi lahko, če bi vozniki uporabljali standardni dizel namesto posebnih goriv, prihranili do 15.000 € letno. Ta priporočila, ki temeljijo na podatkih – in jih poganja Rally AI – so Autohero dala konkretne vzvode za zmanjšanje nepotrebne porabe. Namesto arbitrarnih splošnih rezov so dobili natančen nadzor (na primer postopno opuščanje dragih znamk goriva ali prilagajanje poti, da tovornjaki točijo na cenejših servisih in ob cenejših urah).
- Funkcije nadzora in skladnosti: Med vzpostavitvijo pilota je Rally z Autohero sodeloval pri nastavitvi kartice in platforme po njihovih potrebah. PIN-i po meri in omejitve porabe so bili vnaprej nastavljeni za vsakega voznika/kartico, da je uporaba ostala znotraj odobrenih kategorij in proračunov. Ekipa Autohero je lahko prek nadzorne plošče Rally nastavila limite ali opozorila (npr. omejitev nakupa premium goriva ali označevanje neobičajnih transakcij). To je prineslo novo raven uveljavljanja pravilnikov – nekaj, česar njihov stari ponudnik ni mogel zlahka omogočiti. Autohero je tako pridobil popoln nadzor nad stroški voznega parka – samodejno in učinkovito, skladno z obljubo Rally o podatkovno vodenem upravljanju voznega parka namesto grobih popustov.
- Brezhiben digitalni potek dela: Morda največja praktična izboljšava je bil pristop Rally k digitalizaciji računov in poročanja. Vsaka transakcija Rally se prikaže na nadzorni plošči v realnem času; vozniki le fotografirajo račun za gorivo in ga pošljejo prek WhatsApp. Funkcija »AutoMatch« pri Rally te račune pametno poveže s pravo transakcijo – s tem odpravi zamudno administracijo, s katero se je prej soočala finančna ekipa Autohero. Ko se je pilot Autohero začel, so vozniki prve račune oddali prek WhatsApp bota Rally, kar je ekipa ocenila kot precej priročnejše od prejšnjih metod. Skladnost se je močno izboljšala, ker je bilo poročanje stroškov za voznike izjemno preprosto – ustanovitelji Rally so opazili, da »vozniki res obožujejo našo izkušnjo na WhatsApp«. Na zaledni strani je Rally računovodjem Autohero zagotovil vse podatke o transakcijah in podrobnosti o DDV v enem paketu. Med pilotom je Rally pripravil celo podroben seznam transakcij z vsakim priloženim računom, prilagojen računovodskim zahtevam Autohero. Nič več lovljenja manjkajočih računov ali usklajevanja evidenc; vse je bilo zajeto digitalno. Poleg tega je Rally, ko je Autohero nakazal širitev uporabe, predlagal neposredno integracijo v ERP Autohero, da bi vsi računi za gorivo in podatki samodejno pritekali brez ročnih prenosov. Ta raven avtomatizacije je finančno ekipo razbremenila velikega administrativnega bremena.
Če povzamemo, je Rally Autohero opremil z enotno platformo porabe voznega parka: eno kartico za vse stroške, podatke v realnem času in vpoglede z AI za usmerjanje nakupa goriva ter avtomatizirane procese za poročanje in povračila. A pravo vrednost so pokazali rezultati.
Rezultati: veliki prihranki in večja učinkovitost
Vpliv rešitve Rally je bil očiten skoraj takoj. Že v prvem dvotedenskem pilotnem obdobju je vozni park Autohero dosegel občutne prihranke stroškov in operativne izboljšave:
- 10.000 € prihranka pri gorivu v dveh tednih: Med pilotom (15.–31. maj 2025) je 14 voznikov Autohero z Rally karticami kupilo približno 3.372 litrov goriva (v vrednosti okoli 5.162 €). Že v tem omejenem obsegu je Autohero prihranil približno 10.000 € v primerjavi s cenami prejšnjega ponudnika goriva. To veliko znižanje porabe – približno 20 % prihranka – je potrdilo obljubo Rally o nižjih cenah goriva. Z izogibanjem pribitkom starih kartic in spodbujanjem pametnejših odločitev pri točenju je pilot Autohero prinesel oprijemljive prihranke. Postalo je jasno, da bi bil finančni učinek ob razširitvi na celoten vozni park ogromen.
- Predvidenih več kot 30.000 € letnih prihrankov: Poleg pilota je Rally Autohero pomagal prepoznati dodatne optimizacije za trajne prihranke. Z odpravo uporabe premium goriv in boljšim časovnim načrtovanjem točenja bi Autohero lahko prihranil dodatnih približno 15.000 € na leto poleg osnovnih popustov. Rally je ocenil, da bi lahko ob polni uvedbi Autohero v prvem letu uporabe platforme prihranil več kot 30.000 €. To je bila konservativna ocena; ko bi obseg porabe prek Rally rasel, bi rasli tudi prihranki. Autohero je po pilotu uporabo hitro povečal – že naslednji mesec so prek Rally za gorivo porabili približno 20.000 € (v primerjavi s 5 tisoč € maja). Ta hitra uvedba je potrdila, da več ko uporabljajo Rally, več prihranijo. Za velik vozni park ta znižanja stroškov neposredno izboljšajo operativne marže na zahtevnem, konkurenčnem trgu.
- Večja operativna učinkovitost: Prehod na Rally ni prinesel le prihranka denarja – prihranil je tudi čas in nevšečnosti. Finančni ekipi Autohero ni bilo več treba razvrščati kupov računov in preverjati računov za gorivo. S konsolidiranim računom in paketom prejemkov Rally je bilo mesečno usklajevanje precej enostavnejše. Račun Rally za junij je na primer prikazal vsako transakcijo s popustom po postavkah in za to obdobje zagotovil skupni dobropis 541,54 €. Vse podrobnosti o DDV so bile jasno razčlenjene, kar je olajšalo davčne zahtevke. Vodja dostave pri Autohero, Balakumar »Bahi« Bahiratharaj, je poudaril, da se ta avtomatiziran pristop popolnoma ujema z njihovim postopkom zaključevanja četrtletja – brez zamud ali presenečenj. Poleg tega načrti za neposredno integracijo Rally z ERP Autohero pomenijo, da bo kmalu tudi nalaganje računov povsem avtomatizirano. Ta celovita digitalizacija ekipi prihrani nešteto ur in omogoča hitrejši dostop do podatkov o porabi. Upravljavci voznega parka se lahko zdaj osredotočijo na strateške odločitve namesto na papirologijo.
- Večji nadzor in preglednost: Z nadzorno ploščo Rally v realnem času je Autohero pridobil doslej neprimerljivo vidnost nad stroški voznega parka. Videli so lahko, kje in kdaj je bil porabljen vsak evro, kar je omogočilo proaktivno upravljanje. Če bi na primer voznik poskusil opraviti nakup zunaj pravilnika, bi sistem to takoj zaznal – pomembna prednost za preprečevanje goljufij in skladnost. Vsa poraba voznega parka in podjetja je zdaj združena na eni platformi, kot je obljubljal Rally. Ta preglednost krepi zaupanje finančnih deležnikov v Autohero, saj lahko z ažurnimi podatki enostavno poročajo o porabi goriva, ogljičnem odtisu ali spoštovanju proračuna. Hkrati jim omogoča boljša pogajanja in načrtovanje; poznavanje najcenejših regij ali časov za gorivo iz vpogledov Rally pomaga pri načrtovanju poti in usposabljanju voznikov, kar še povečuje učinkovitost.
Morda najbolj zgovorne so pozitivne povratne informacije ekipe Autohero. Vozniki so hitro sprejeli kartico Rally in njen WhatsApp bot – kar jim je olajšalo delo in hkrati podjetju pomagalo prihraniti denar. Medtem imajo vodje Autohero končno podatkovno podprt nadzor nad porabo voznega parka. Nič več slepih točk ali blanko čekov ponudnikom goriva; z minimalnim trudom imajo popoln nadzor. Mantra Rally »brez slepih popustov, ampak popoln nadzor nad stroški voznega parka – samodejno, podatkovno vodeno, učinkovito« je pri Autohero zaživela.
Zaključek: uspešno partnerstvo za prihranke voznega parka
S partnerstvom z Rally je Autohero problematičen stroškovni center spremenil v vir konkurenčne prednosti. Kar se je začelo kot pilot, je zdaj načrt za sodobno upravljanje porabe voznega parka: takšno, ki združuje prihranke stroškov (5–10 % nižja poraba za gorivo, desettisoči evrov letnih prihrankov) z izboljšavami procesov (avtomatizirani poteki dela in nadzor v realnem času). V panogi z nizkimi maržami so te izboljšave prelomne. Upravljavci voznih parkov, vodje nabave in finančni direktorji po Evropi lahko upoštevajo uspeh Autohero: s pravo platformo lahko tudi velik vozni park v več državah pridobi popoln nadzor in preglednost nad stroški ter jih hkrati občutno zmanjša.
Izkušnja Autohero poudarja širši trend – doba ločenih kartic za gorivo in papirnih računov se končuje. Integrirane, inteligentne platforme porabe kot Rally so prihodnost za vozne parke, ki zahtevajo agilnost in učinkovitost. Ko Autohero še naprej raste po Evropi, bo rešitev Rally rasla z njimi in zagotavljala, da je vsak porabljen evro optimiziran in evidentiran. Kot pravijo ustanovitelji Rally, ko stranka začne uporabljati rešitev, »uporaba hitro raste« in z njo tudi rezultati. Autohero je res dosegel nov standard porabe voznega parka, pot naprej pa je očitno stroškovno učinkovitejša.
