Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Više nikad ne obrađujte troškove
Rallyjev agent AutoMatch sve obavlja umjesto vas
Autohero – maloprodajni ogranak AUTO1 Grupe – upravlja velikom flotom za dostavu vozila diljem Europe i prevozi automobile do vrata kupaca. Posluje na 10 europskih tržišta, a učinkovito upravljanje troškovima goriva i flote od ključne je važnosti. Početkom 2025. Autoherov tim suočio se s rastućim izazovima: troškovi goriva naglo su rasli, kartice: ograničenja, skrivene naknade; ručni rad opteretio tim. Tražili rješenje; Rally – novu platformu za upravljanje potrošnjom flote – i odlučili su je isprobati u pilot-programu. Uslijedio je dramatičan preokret u kontroli troškova i učinkovitosti procesa.
Poput mnogih flota, Autohero je koristio tradicionalne kartice za gorivo i dobavljače, ali naišao je na nekoliko problema:
- Ograničene mreže i povećane cjenovne marže: Njihova prethodna kartica za gorivo ograničavala je vozače na određene postaje i naplaćivala znatne marže. Naime, Rallyjeva analiza pokazala je da je tadašnji pružatelj usluge naplaćivao znatnu maržu iznad tržišnih cijena goriva. Autohero je sumnjao da su preplaćivali gorivo za tisuće eura zbog tih netransparentnih naknada.
- Promjenjive cijene goriva: Troškovi goriva snažno su oscilirali ovisno o vremenu i lokaciji. Bez podataka u stvarnom vremenu vozači Autohera često su točili gorivo u neprikladno vrijeme. Interna analiza otkrila je da su cijene „iznimno visoke na početku dana” i da mogu varirati do 0,30 € po litri unutar istog dana. Autohero nije imao način optimizirati nabavu u skladu s tim promjenama.
- Neučinkovita administracija i podatkovni silosi: Upravljanje računima i povratom PDV-a u više zemalja bilo je nezgrapno. Računovodstveni tim Autoheroa morao je prikupljati papirnate račune od vozača i ručno unositi podatke kako bi zatražio povrat poreza – spor proces sklon pogreškama. Nisu imali jedinstven pregled potrošnje flote; korporativni i flotni troškovi bili su raspršeni u različitim sustavima. Zbog toga je bilo teško analizirati ukupne troškove ili dosljedno provoditi pravila diljem Europe.
- Izazovi u ponašanju vozača: Vozači su ponekad kupovali skuplje vrste goriva (poput premium dizela ili posebnih aditiva) iz navike ili praktičnosti, čime su dodatno povećavali troškove. Bez detaljnog izvještavanja, menadžeri voznog parka tvrtke Autohero teško su uočavali te obrasce i usmjeravali vozače prema troškovno učinkovitijem ponašanju.
Ukratko, Autoheru je bio potreban za upravljanje potrošnjom voznog parka. Rješenje je moralo funkcionirati na svim tržištima, smanjiti troškove goriva i ukloniti administrativne poteškoće. Uslijedio je Rally.
Autohero je u pilot-programu surađivao s platformom Rally kako bi unaprijedio način upravljanja troškovima flote. Platforma Rally uvela je nekoliko ključnih inovacija koje su izravno odgovorile na izazove s kojima se Autohero suočavao:
- Jedna kartica, svaka postaja: Rally je Autoheru osigurao modernu karticu za vozni park prihvaćenu na svakoj benzinskoj postaji diljem Europe – ne samo u ograničenoj mreži. Vozači su mogli točiti na najpraktičnijoj ili najjeftinijoj dostupnoj postaji. Najvažnije, Rallyjeva kartica nije samo za gorivo: može se koristiti za bilo koji trošak voznog parka ili tvrtke, od cestarina do održavanja, sve na jednoj platformi. Unatoč toj fleksibilnosti, Rallyjev je model 5–10 % jeftiniji od tradicionalnih kartica za gorivo, jer prenosi veleprodajne cijene i uklanja uobičajene marže na karticama. Autohero je odmah uvidio prednost toga da vozači mogu točiti na jeftinijim neovisnim postajama bez gubitka praktičnosti – što sa starim dobavljačem nije bilo moguće. „Kartica koja radi svugdje odjednom je učinila dostupnima postaje s nižim cijenama goriva”, napominje Rallyjev tim.
- Optimizacija podataka i umjetne inteligencije: Platforma Rally pružila je uvid u transakcije u stvarnom vremenu i inteligentne uvide. Voditelji Autohero sada su mogli vidjeti trendove cijena goriva prema vremenu i lokaciji, što im je pomoglo da uvedu pametnije smjernice za točenje goriva. Podaci Rallyja potvrdili su da je točenje goriva u kasno poslijepodne/navečer redovito donosilo uštede (cijene od 17:00–22:00 pouzdano su niže svakoga dana). Na temelju tog uvida Autohero je počeo poticati vozače da, kad god je moguće, toče gorivo kasnije tijekom dana. Rally je također upozorio na upotrebu premium vrsta goriva: tim je utvrdio da bi, ako bi se vozači držali standardnog dizela umjesto posebnih goriva, mogli uštedjeti do €15.000 godišnje na troškovima. Ove preporuke utemeljene na podacima – koje pokreće Rally AI – omogućile su Autoheru PLACEHOLDERkonkretne poluge djelovanja/PLACEHOLDER za smanjenje rasipne potrošnje. Umjesto proizvoljnih rezova koji se primjenjuju na sve, dobili su nijansiranu kontrolu (na primjer, postupno ukidanje skupih marki goriva ili prilagodbu ruta kako bi kamioni točili gorivo na povoljnijim postajama/u povoljnije vrijeme). konkretne poluge djelovanja za smanjenje rasipne potrošnje. Umjesto proizvoljnih rezova koji se primjenjuju na sve, dobili su nijansiranu kontrolu (na primjer, postupno ukidanje skupih marki goriva ili prilagodbu ruta kako bi kamioni točili gorivo na povoljnijim postajama/u povoljnije vrijeme).
- Značajke kontrole i usklađenosti: Tijekom postavljanja pilot-projekta Rally je surađivao s Autoherom na konfiguriranju postavki kartica i platforme prema njihovim potrebama. Prilagođeni PIN-ovi i kontrole potrošnje unaprijed su konfigurirani za svakog vozača i karticu, tako da je upotreba ostala unutar odobrenih kategorija i proračuna. Autoherov tim mogao je putem nadzorne ploče Rallyja postaviti ograničenja ili upozorenja (npr. ograničiti kupnju premium goriva ili označiti neuobičajene transakcije). Time je Autohero dobio novu razinu provedbe pravila – nešto što njihov stari pružatelj usluga nije mogao lako omogućiti. Autohero je zapravo dobio potpunu kontrolu nad troškovima svoje flote – automatski i učinkovito, što je u skladu s obećanjem Rallyja da će upravljanje flotom temeljiti na podacima, a ne na neselektivnim popustima.
- Besprijekoran digitalni tijek rada: Možda je najveće poboljšanje svakodnevnog rada bio Rallyjev pristup digitalizaciji računa i izvještavanja. Svaka se Rallyjeva transakcija prikazuje na nadzornoj ploči u stvarnom vremenu; vozači jednostavno fotografiraju račun za gorivo i šalju ga putem WhatsAppa. Rallyjeva značajka „AutoMatch” inteligentno povezuje te račune s odgovarajućom transakcijom – čime se uklanja zamorna papirologija s kojom se prije suočavao financijski tim Autohera. Kada je pokrenut pilot-projekt Autohera, vozači su prve račune poslali putem Rallyjeva WhatsApp bota, a tim je istaknuo da je to bilo mnogo praktičnije od prijašnjih metoda. Usklađenost se znatno poboljšala jer je vozačima bilo – „Vozači zaista vole naše iskustvo s WhatsAppom”, primijetili su osnivači Rallyja. Rally je Autoheru dostavio podatke o transakcijama i PDV-u, rač- une te predložio izravnu integraciju s ERP sustavom kako bi sve pristizalo automatski, bez sus- godine? . Ova je razina automatizacije oslobodila financijski tim velikog administrativnog opterećenja.
Ukratko, Rally je opremio Autohero objedinjenom platformom za upravljanje troškovima flote: jednom karticom za sve troškove, podacima u stvarnom vremenu i uvidima koje pokreće umjetna inteligencija za usmjeravanje nabave goriva te automatiziranim procesima izvješćivanja i povrata troškova. No prava potvrda vrijednosti vidjela bi se u rezultatima.
Učinak Rallyjeva rješenja bio je vidljiv gotovo odmah. Već tijekom prvog dvotjednog pilotiranja, Autoherova flota ostvarila je znatne uštede troškova i operativna poboljšanja:
– €10.000 uštede goriva u dva tjedna: Tijekom pilot-projekta (15.–31. svibnja 2025), 14 vozača Autohera koristilo je Rally kartice za kupnju približno 3.372 litara goriva (u vrijednosti od približno €5.162). Čak i u ovom ograničenom opsegu, Autohero je uštedio približno €10.000 u usporedbi s cijenama prethodnog dobavljača goriva. Ovo dramatično smanjenje potrošnje predstavljalo je oko 20 % uštede – potvrdilo je Rallyjevo obećanje o nižim cijenama goriva. Izbjegavanjem marži na starim karticama i poticanjem pametnijeg odabira goriva, pilot-projekt donio je opipljive uštede Autoherovoj dobiti. Postalo je jasno da bi financijski učinak bio golem kada bi se takvi rezultati proširili na cijelu flotu.
- Procijenjena godišnja ušteda od 30.000+ €: Nakon pilota, Rally je Autoheru otkrio dodatne optimizacije i uštede. dodatnih približno 15.000 € godišnje povrh osnovnih popusta. Autohero bi mogao uštedjeti više od 30.000 € u prvoj godini korištenja platforme . To je bila konzervativna procjena; kako je količina potrošnje flote kroz Rally rasla, rasle bi i uštede. Ubrzo nakon pilota Autohero je povećao korištenje – već je sljedećeg mjeseca naplatio oko 20.000 € u gorivu kroz Rally (u odnosu na tisuća u svibnju). 5 € To brzo prihvaćanje potvrdilo je da, što su više koristili Rally, to su više štedjeli. što su više koristili Rally, to su više štedjeli. Za veliku flotu ta smanjenja troškova izravno poboljšavaju operativne marže na zahtjevnom i konkurentnom tržištu.
- Poboljšana operativna učinkovitost: Prelazak na Rally nije samo uštedio novac – uštedio je i vrijeme te smanjio poteškoće. Financijski tim Autohera više nije morao razvrstavati hrpe računa i uspoređivati račune za gorivo. Objedinjeni paket računa i potvrda koji pruža Rally znatno je pojednostavnio usklađivanje na kraju mjeseca. Rallyjev račun za lipanj, primjerice, prikazivao je svaku transakciju s popustom po stavci i iskazivao ukupni povrat u iznosu od 541,54 EUR za to razdoblje. Svi podaci o PDV-u bili su jasno navedeni po stavkama, što je olakšalo povrat poreza. Voditelj isporuke u Autoheru, Balakumar „Bahi” Bahiratharaj, istaknuo je da se ovaj automatizirani pristup savršeno uklopio u njihov proces zaključivanja na kraju tromjesečja – bez kašnjenja i iznenađenja. Osim toga. planovi za izravnu integraciju Rallyja s Autoherovim ERP-om znače da će uskoro čak i korak učitavanja računa biti potpuno automatiziran. Ova digitalizacija od početka do kraja timu štedi nebrojene sate i omogućuje brži pristup podacima o potrošnji. Upravitelji voznih parkova sada se mogu usredotočiti na strateške odluke umjesto na papirologiju.
- Veća kontrola i transparentnost: Uz Rallyjevu nadzornu ploču u stvarnom vremenu, Autohero je dobio dosad nezabilježen uvid u troškove svog voznog parka. Mogli su vidjeti gdje je i kada potrošen svaki euro, što je omogućilo proaktivno upravljanje. Primjerice, ako bi vozač pokušao kupnju koja nije u skladu s pravilima, sustav bi to odmah zabilježio – što je znatno pridonijelo sprječavanju prijevara i usklađenosti s pravilima. Sva potrošnja voznog parka i tvrtke sada je objedinjena na jednoj platformi, kao što je Rally i obećao. Ova transparentnost gradi povjerenje financijskih dionika u Autoheru jer uz ažurne podatke mogu jednostavno izvještavati o potrošnji goriva, ugljičnom otisku ili pridržavanju proračuna. To im također omogućuje bolje pregovaranje i planiranje; saznanja iz Rallyjevih analiza o najjeftinijim regijama ili vremenima za točenje goriva pomažu u planiranju ruta i obuci vozača, čime se učinci na učinkovitost dodatno povećavaju.
Možda je najizrazitiji pokazatelj pozitivna reakcija samog Autoherova tima. Vozači su brzo prihvatili karticu Rally i njegova bota na WhatsAppu – koji im olakšava posao te istodobno pomaže tvrtki uštedjeti novac. U međuvremenu Autoherovi menadžeri napokon imaju kontrolu nad troškovima flote utemeljenu na podacima. Više nema slijepih točaka ni blanko-čekova prema dobavljačima goriva; imaju potpunu kontrolu uz minimalan trud. Rallyjeva mantra „bez popusta naslijepo, ali uz potpunu kontrolu nad troškovima flote – automatsku, utemeljenu na podacima i učinkovitu” oživjela je za Autohero.
Suradnjom s Rally, Autohero je problematičan troškovni centar pretvorio u izvor konkurentske prednosti. Ono što je počelo kao pilot-projekt sada je predložak za suvremeno upravljanje troškovima flote– ono koje objedinjuje uštede troškova (5–10 % nižu potrošnju goriva, uz godišnju uštedu od desetaka tisuća) i poboljšanja procesa (automatizirani tijekovi rada i kontrole u stvarnom vremenu). U sektoru s malim maržama ta su poboljšanja prekretnica. Voditelji voznih parkova, voditelji nabave i financijski direktori diljem Europe mogu izvući pouku iz uspjeha Autohera: uz odgovarajuću platformu čak i veliki vozni park u više zemalja može ostvariti potpunu kontrolu i transparentnost nad troškovima uz njihovo znatno smanjenje.
Autoherovo iskustvo potvrđuje širi trend – era odvojenih kartica za gorivo i papirnatih računa završava. Integrirane, inteligentne platforme za upravljanje potrošnjom poput platforme Rally budućnost su za flote koje zahtijevaju agilnost i učinkovitost. Dok Autohero nastavlja širiti poslovanje diljem Europe, rješenje platforme Rally širit će se zajedno s njim, osiguravajući da se svaki potrošeni euro optimizira i evidentira. Prema riječima osnivača platforme Rally, čim korisnik počne koristiti uslugu, „korištenje brzo raste“ kao i rezultati. Autohero je doista dosegnuo novi standard upravljanja troškovima flote, a put koji je pred njim izgleda izrazito učinkovitije u pogledu troškova.
Pogledajte kako je Huel uz Rally pojednostavio plaćanja flote, smanjio papirologiju i pratio troškove goriva i vožnje diljem Europe.
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: jednostavno zabilježite sve sudionike, svrhu, račune, plaćanja i odobrenje tvrtke.
Praktičan vodič za upravljanje prekograničnim poslovnim troškovima, različitim valutama, računima i računovodstvenim pregledom u poslovanju.
