Einleitung: Ein schnell wachsender Fuhrpark trifft auf ausufernde Kosten
Autohero, die Einzelhandelssparte der AUTO1 Group, betreibt eine große Auslieferungsflotte in Europa und liefert Autos direkt vor die Haustür. Mit Aktivitäten in 10 europäischen Märkten ist es für das Unternehmen entscheidend, Tankkosten und Fuhrparkausgaben effizient zu verwalten. Anfang 2025 stand das Team von Autohero vor wachsenden Herausforderungen: Die Tankkosten stiegen rasant, bestehende Tankkarten hatten begrenzte Akzeptanznetze und versteckte Gebühren, und manuelle Ausgabenprozesse belasteten das Finanzteam. Autohero suchte nach einer zeitgemäßeren Lösung, um die Ausgaben in den Griff zu bekommen und Abläufe zu vereinfachen. Dabei entdeckte das Unternehmen Rally, eine neue Plattform zur Verwaltung von Fuhrparkausgaben, und entschied sich für einen Test im Rahmen eines Pilotprojekts. Das Ergebnis: eine deutliche Verbesserung der Kostenkontrolle und der Prozesseffizienz.
Herausforderungen: Verteilte Ausgaben und hohe Tankrechnungen
Wie viele Unternehmen mit Fuhrpark nutzte Autohero bisher klassische Tankkarten und Anbieter, stieß dabei aber auf mehrere Probleme:
- Begrenztes Tankstellennetz & Preisaufschläge: Die bisherige Tankkarte band die Fahrer an bestimmte Tankstellen und war mit erheblichen Preisaufschlägen verbunden. Tatsächlich zeigte die Analyse von Rally, dass der bisherige Anbieter einen deutlichen Aufschlag auf die marktüblichen Kraftstoffpreise berechnete. Autohero vermutete, durch diese intransparenten Gebühren Tausende Euro zu viel für Kraftstoff zu bezahlen.
- Schwankende Kraftstoffpreise: Die Kraftstoffpreise schwankten je nach Tageszeit und Standort stark. Ohne Echtzeitdaten tankten die Fahrer von Autohero oft zu ungünstigen Zeitpunkten. Eine interne Analyse zeigte, dass die Preise „zu Tagesbeginn extrem hoch“ sind und innerhalb eines Tages um bis zu 0,30 € pro Liter schwanken können. Autohero fehlte eine Möglichkeit, diese Schwankungen für günstigere Tankstopps zu nutzen.
- Ineffiziente Verwaltung und Datensilos: Belege und die Erstattung der Umsatzsteuer über mehrere Länder hinweg zu verwalten, war aufwendig. Das Buchhaltungsteam von Autohero musste Papierbelege von den Fahrern einsammeln und Daten manuell eingeben, um Steuern zurückzufordern. Dieser Prozess war langsam und fehleranfällig. Ein einheitlicher Überblick über die Fuhrparkausgaben fehlte. Unternehmens- und Fuhrparkausgaben waren verstreut in verschiedenen Systemen erfasst. Das erschwerte es, die Gesamtkosten zu analysieren oder Richtlinien europaweit einheitlich durchzusetzen.
- Herausforderungen beim Tankverhalten: Fahrer kauften aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit manchmal teurere Kraftstoffe oder Zusätze wie Premiumdiesel oder Spezialadditive, was die Kosten weiter in die Höhe trieb. Ohne detaillierte Berichte fiel es den Fuhrparkverantwortlichen von Autohero schwer, diese Muster zu erkennen und die Fahrer zu einem kostenbewussteren Tankverhalten anzuleiten.
Kurz gesagt: Autohero brauchte einen einheitlichen, datengestützten Ansatz für die Fuhrparkausgaben. Die Lösung musste in allen Märkten funktionieren, die Tankkosten senken und lästigen Verwaltungsaufwand beseitigen. Hier kam Rally ins Spiel.
Die Rally-Lösung: Universelle Karte und datengestützte Ausgabenkontrollen
Autohero arbeitete in einem Pilotprojekt mit Rally zusammen, um die Verwaltung seiner Fuhrparkausgaben neu aufzustellen. Die Plattform von Rally brachte mehrere wichtige Neuerungen, die direkt an den Problemen von Autohero ansetzten:
- Eine Karte, jede Tankstelle: Rally stellte Autohero eine Tank- & Firmenkarte bereit, die an jeder Tankstelle in Europa akzeptiert wird, nicht nur in einem begrenzten Netz. So konnten Fahrer an der nächstgelegenen oder günstigsten Tankstelle tanken. Entscheidend ist, dass die Rally-Karte nicht auf Kraftstoff beschränkt ist: Sie lässt sich für alle Fuhrpark- und Geschäftsausgaben nutzen, von Maut bis Wartung, alles auf einer Plattform. Trotz dieser Flexibilität ist Rallys Modell 5 bis 10 % günstiger als herkömmliche Tankkarten, weil Rally Großhandelspreise weitergibt und die üblichen Kartenaufschläge entfallen. Autohero erkannte sofort den Vorteil: Fahrer konnten an günstigen freien Tankstellen tanken, ohne auf Komfort zu verzichten. Beim bisherigen Anbieter war das nicht möglich. „Mit einer Karte, die überall funktioniert, wurden plötzlich auch Tankstellen mit günstigeren Kraftstoffpreisen zugänglich“, so das Rally-Team.
- Daten- und AI-gestützte Optimierungen: Die Plattform von Rally bot einen Echtzeitüberblick über Transaktionen und intelligente Auswertungen. Die Verantwortlichen bei Autohero konnten nun Kraftstoffpreisentwicklungen nach Uhrzeit und Standort einsehen und damit bessere Tankrichtlinien festlegen. Die Daten von Rally bestätigten, dass Tanken am späten Nachmittag und am Abend durchweg Geld sparte (die Preise sind jeden Tag zwischen 17:00 und 22:00 Uhr zuverlässig niedriger). Mit diesem Wissen ermutigte Autohero die Fahrer, möglichst später am Tag zu tanken. Rally wies außerdem auf die Nutzung von Premiumkraftstoffen hin: Das Team stellte fest, dass es bis zu 15.000 € pro Jahr sparen könnte, wenn die Fahrer bei Standarddiesel blieben, statt Spezialkraftstoffe zu tanken. Diese datenbasierten Empfehlungen, unterstützt durch die AI von Rally, gaben Autohero konkrete Ansatzpunkte, um unnötige Ausgaben zu senken. Statt willkürlich überall zu kürzen, konnten die Verantwortlichen gezielt steuern, etwa indem sie nach und nach auf teure Kraftstoffmarken verzichteten oder Routen so anpassten, dass Lkw an günstigeren Tankstellen oder zu günstigeren Zeiten tankten.
- Funktionen für Kontrolle und Compliance: Beim Einrichten des Pilotprojekts passte Rally gemeinsam mit Autohero die Karten- und Plattformeinstellungen an die Anforderungen von Autohero an. Individuelle PINs und Ausgabenkontrollen wurden für alle Fahrer und Karten vorab eingerichtet, damit die Nutzung auf genehmigte Kategorien und Budgets beschränkt blieb. Das Team von Autohero konnte über das Rally-Dashboard Limits oder Benachrichtigungen festlegen, etwa um den Kauf von Premiumkraftstoffen einzuschränken oder auffällige Transaktionen zu kennzeichnen. Dadurch ließen sich Ausgabenrichtlinien deutlich konsequenter durchsetzen. Beim bisherigen Anbieter war das nicht ohne Weiteres möglich. So erhielt Autohero die volle Kontrolle über seine Fuhrparkausgaben, automatisch und effizient. Das entspricht Rallys Versprechen: datenbasiertes Fuhrparkmanagement statt bloßer Rabatte.
- Durchgängiger digitaler Ablauf: Die vielleicht größte Erleichterung im Alltag brachte Rallys Ansatz, Belege und Ausgabenmeldungen zu digitalisieren. Jede Rally-Transaktion erscheint in Echtzeit im Dashboard. Die Fahrer fotografieren einfach den Tankbeleg und schicken ihn per WhatsApp. Rallys Funktion „AutoMatch“ ordnet diese Belege automatisch der richtigen Transaktion zu. Damit entfällt die mühsame Papierarbeit, mit der sich Autoheros Finanzteam zuvor beschäftigen musste. Schon zum Start der Pilotphase bei Autohero reichten die Fahrer ihre ersten Belege über Rallys WhatsApp-Bot ein. Das Team stellte fest, dass dies bereits deutlich bequemer war als die bisherigen Methoden. Die Vorgaben wurden deutlich besser eingehalten, weil es für die Fahrer ganz einfach war, Ausgaben zu melden. „Die Fahrer sind wirklich begeistert davon, wie das bei uns über WhatsApp läuft“, beobachteten die Rally-Gründer. Für die Buchhaltung stellte Rally Autohero sämtliche Transaktionsdaten und Umsatzsteuerangaben zusammen bereit. Während der Pilotphase erstellte Rally sogar eine detaillierte Transaktionsliste mit allen zugehörigen Belegen, abgestimmt auf die Anforderungen von Autoheros Buchhaltung. Fehlenden Belegen hinterherzulaufen oder Aufzeichnungen abzugleichen war nicht mehr nötig. Alles wurde digital erfasst. Als Autohero ankündigte, die Nutzung ausweiten zu wollen, schlug Rally außerdem eine direkte Anbindung an Autoheros ERP-System vor. So sollten alle Tankbelege und Daten automatisch übertragen werden, ohne manuelle Übergaben. Dieser Automatisierungsgrad nahm dem Finanzteam einen großen Teil der Verwaltungsarbeit ab.
Zusammengefasst stellte Rally Autohero eine einheitliche Plattform für Fuhrparkausgaben zur Verfügung: eine Karte für alle Ausgaben, Echtzeitdaten und AI-gestützte Auswertungen als Entscheidungshilfe beim Kraftstoffeinkauf sowie automatisierte Prozesse für Berichte und Erstattungen. Doch der tatsächliche Nutzen würde sich erst in den Ergebnissen zeigen.
Ergebnisse: Deutliche Einsparungen und mehr Effizienz
Die Wirkung von Rallys Lösung zeigte sich fast sofort. Bereits in der zweiwöchigen Pilotphase erzielte Autohero im Fuhrpark erhebliche Kosteneinsparungen und verbesserte die Abläufe:
- 10.000 € beim Tanken in zwei Wochen gespart: Während des Pilotprojekts (vom 15. bis 31. Mai 2025) kauften 14 Fahrer von Autohero mit Rally-Karten rund 3.372 Liter Kraftstoff im Wert von etwa 5.162 €. Schon in diesem begrenzten Rahmen sparte Autohero im Vergleich zu den Preisen des bisherigen Tankkartenanbieters etwa 10.000 €. Diese deutliche Kostensenkung, eine Ersparnis von rund 20 %, bestätigte Rallys Versprechen niedrigerer Kraftstoffpreise. Weil Aufschläge herkömmlicher Tankkarten entfielen und die Fahrer gezielter günstig tankten, brachte das Pilotprojekt Autohero spürbare Einsparungen, die sich direkt im Geschäftsergebnis niederschlugen. Es wurde deutlich: Würden sich diese Ergebnisse auf den gesamten Fuhrpark übertragen lassen, wäre der finanzielle Effekt enorm.
- Prognostizierte jährliche Einsparungen von 30.000+ €: Über das Pilotprojekt hinaus half Rally Autohero, weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und so dauerhaft Kosten zu senken. Durch den Verzicht auf Premiumkraftstoffe und besser gewählte Tankzeitpunkte konnte Autohero zusätzlich zu den Basisrabatten weitere rund 15.000 € pro Jahr sparen. Rally prognostizierte, dass Autohero bei vollständiger Einführung der Plattform bereits im ersten Nutzungsjahr über 30.000 € sparen könnte. Das war eine konservative Schätzung: Mit zunehmendem Tankvolumen über Rally würden auch die Einsparungen steigen. Tatsächlich weitete Autohero die Nutzung nach dem Pilotprojekt schnell aus. Schon im darauffolgenden Monat bezahlte das Unternehmen Kraftstoff im Wert von rund 20.000 € über Rally, gegenüber EUR 5 Tsd. im Mai. Diese schnelle Ausweitung bestätigte: Je mehr Autohero Rally nutzte, desto mehr sparte das Unternehmen. Für einen großen Fuhrpark verbessern solche Kostensenkungen direkt die operativen Margen in einem schwierigen, hart umkämpften Markt.
- Effizientere Abläufe: Der Wechsel zu Rally sparte nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Aufwand. Das Finanzteam von Autohero musste keine Belegstapel mehr sortieren und Tankrechnungen abgleichen. Da jeder Beleg der passenden Zahlung zugeordnet und die Umsatzsteuerangaben pro Zeitraum zusammengefasst wurden, war die Abstimmung zum Monatsende deutlich einfacher. Balakumar „Bahi“ Bahiratharaj, Head of Delivery bei Autohero, erklärte, dass dieser automatisierte Ansatz perfekt zum Quartalsabschluss passte: keine Verzögerungen oder Überraschungen. Zudem würde die geplante direkte Integration von Rally in das ERP-System von Autohero einen weiteren manuellen Schritt überflüssig machen. Der digitale Ablauf spart dem Team Zeit und ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Ausgabendaten. Fuhrparkverantwortliche können sich jetzt auf strategische Entscheidungen statt auf Papierkram konzentrieren.
- Mehr Kontrolle und Transparenz: Mit dem Echtzeit-Dashboard von Rally erhielt Autohero einen so umfassenden Überblick über die Fuhrparkausgaben wie nie zuvor. Das Unternehmen konnte sehen, wo und wann jeder Euro ausgegeben wurde, und so vorausschauend handeln. Versuchte etwa ein Fahrer, etwas zu kaufen, das gegen die Ausgabenrichtlinie verstieß, erkannte das System dies sofort. Das war ein wichtiger Vorteil für die Betrugsprävention und die Einhaltung der Richtlinien. Alle Fuhrpark- und Geschäftsausgaben sind jetzt auf einer Plattform zusammengeführt, wie von Rally versprochen. Diese Transparenz schafft Vertrauen bei den Finanzverantwortlichen von Autohero, denn sie können anhand aktueller Daten einfach über Tankausgaben, die Klimabilanz oder die Einhaltung von Budgets berichten. Außerdem können sie dadurch besser verhandeln und planen: Die Auswertungen von Rally zeigen, in welchen Regionen oder zu welchen Zeiten Tanken am günstigsten ist. Dieses Wissen hilft bei der Routenplanung und der Fahrerschulung und steigert die Effizienz zusätzlich.
Am aussagekräftigsten ist vielleicht das positive Feedback aus Autoheros eigenem Team. Die Fahrer nahmen die Rally-Karte und den zugehörigen WhatsApp-Bot schnell an, was ihnen die Arbeit erleichterte und dem Unternehmen zugleich half, Geld zu sparen. Autoheros Führungskräfte haben die Fuhrparkausgaben endlich datenbasiert im Griff. Keine blinden Flecken und keine Blankoschecks für Tankstellenbetreiber mehr: Sie haben die volle Kontrolle bei minimalem Aufwand. Rallys Leitsatz „Keine Rabatte auf gut Glück, sondern volle Kontrolle über deine Fuhrparkkosten: automatisch, datenbasiert, effizient“ wurde für Autohero Wirklichkeit.
Fazit: Eine erfolgreiche Partnerschaft für Einsparungen im Fuhrpark
Durch die Zusammenarbeit mit Rally hat Autohero eine problematische Kostenstelle in einen Wettbewerbsvorteil verwandelt. Was als Pilotprojekt begann, ist heute ein Vorbild für die Verwaltung von Fuhrparkausgaben: Es verbindet Kosteneinsparungen (5 bis 10 % weniger Kraftstoffausgaben, Einsparungen von mehreren Zehntausend pro Jahr) mit Prozessverbesserungen (automatisierte Abläufe und Kontrollen in Echtzeit). In einer Branche mit knappen Margen machen diese Verbesserungen einen entscheidenden Unterschied. Verantwortliche für Fuhrpark, Einkauf und Finanzen in ganz Europa können aus Autoheros Erfolg lernen: Mit der richtigen Plattform lassen sich selbst bei einem großen, länderübergreifenden Fuhrpark volle Kontrolle und Transparenz über die Ausgaben gewinnen und gleichzeitig die Kosten deutlich senken.
Die Erfahrungen von Autohero zeigen einen übergreifenden Trend: Die Zeit isolierter Tankkartenlösungen und Papierbelege geht zu Ende. Integrierte, intelligente Plattformen für das Ausgabenmanagement wie Rally sind die Zukunft für Fuhrparks, die flexibel und effizient arbeiten müssen. Während Autohero in Europa weiter wächst, wächst die Lösung von Rally mit. So wird jeder ausgegebene Euro optimal eingesetzt und verbucht. Wie die Gründer von Rally sagen: Sobald ein Kunde startet, „steigt die Nutzung schnell an“. Die Erfolge wachsen mit. Autohero hat mit Rally einen neuen Standard für seine Fuhrparkausgaben erreicht und blickt einer deutlich kosteneffizienteren Zukunft entgegen.
