Einleitung: Eine schnell wachsende Flotte trifft auf explodierende Kosten
Autohero – der Retail-Arm der AUTO1 Group – betreibt in ganz Europa eine große Fahrzeugauslieferungsflotte und bringt Autos direkt vor die Haustür der Kunden. Mit Aktivitäten in 10 europäischen Märkten ist ein effizientes Management von Kraftstoff- und Flottenausgaben geschäftskritisch. Anfang 2025 stand das Team von Autohero vor wachsenden Herausforderungen: Die Kraftstoffkosten stiegen stark, bestehende Tankkarten hatten Netzbeschränkungen und versteckte Gebühren, und manuelle Ausgabenprozesse belasteten das Finanzteam. Autohero begann, nach einer moderneren Lösung zu suchen, um Ausgaben zu senken und Abläufe zu vereinfachen. Dabei entdeckte das Unternehmen Rally – eine neue Ausgabenplattform für Flotten – und entschied sich für einen Pilotversuch. Was dann folgte, war eine deutliche Wende bei Kostenkontrolle und Prozesseffizienz.
Herausforderungen: Zersplitterte Ausgaben und hohe Kraftstoffkosten
Wie viele Flotten nutzte Autohero traditionelle Tankkarten und Anbieter, stieß dabei aber auf mehrere Probleme:
- Begrenzte Netze und Preisaufschläge: Das vorherige Tankkartenprodukt band die Fahrer an bestimmte Tankstellen und schlug erhebliche Margen auf. Tatsächlich zeigte die Analyse von Rally, dass der bisherige Anbieter einen beachtlichen Aufschlag auf die marktüblichen Kraftstoffpreise berechnete. Autohero vermutete, sie würden für Kraftstoff zu viel bezahlen – aufgrund dieser undurchsichtigen Gebühren um Tausende Euro.
- Schwankende Kraftstoffpreise: Die Kraftstoffkosten schwankten stark nach Zeit und Ort. Ohne Echtzeitdaten tankten Autoheros Fahrer oft zu ungünstigen Zeiten. Eine interne Analyse zeigte, dass die Preise „zu Tagesbeginn extrem teuer“ starten und sich am selben Tag um bis zu 0,30 € pro Liter unterscheiden können. Autohero hatte keine Möglichkeit, Einkäufe an diese Schwankungen anzupassen.
- Ineffiziente Verwaltung und Datensilos: Das Management von Belegen und MwSt.-Rückerstattungen über mehrere Länder hinweg war umständlich. Autoheros Buchhaltungsteam musste Papierbelege von Fahrern einsammeln und Daten manuell eingeben, um Steuern zurückzufordern – ein langsamer, fehleranfälliger Prozess. Es gab keinen einheitlichen Blick auf die Flottenausgaben; Unternehmens- und Flottenausgaben waren auf verschiedene Systeme verteilt. Das erschwerte die Analyse der Gesamtkosten und die konsequente Durchsetzung von Richtlinien in ganz Europa.
- Herausforderungen beim Fahrerverhalten: Fahrer kauften teils aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit teurere Kraftstoffe (wie Premium-Diesel oder Spezialadditive), was die Kosten weiter erhöhte. Ohne detailliertes Reporting fiel es Autoheros Fuhrparkleitern schwer, diese Muster zu erkennen und kosteneffizienteres Verhalten zu fördern.
Kurz gesagt: Autohero brauchte einen einheitlichen, datengetriebenen Ansatz für Flottenausgaben. Die Lösung musste in allen Märkten funktionieren, Kraftstoffkosten senken und administrativen Aufwand beseitigen. Hier kam Rally ins Spiel.
Die Rally-Lösung: Universalkarte und datenbasierte Steuerung
Autohero arbeitete in einem Pilotprogramm mit Rally zusammen, um das Management der Flottenausgaben zu verändern. Rallys Plattform brachte mehrere zentrale Neuerungen, die Autoheros Probleme direkt angingen:
- Eine Karte, jede Tankstelle: Rally stellte Autohero eine moderne Flottenkarte zur Verfügung, die an jeder Tankstelle in Europa akzeptiert wurde – nicht nur in einem begrenzten Akzeptanznetz. So konnten die Fahrer an der jeweils bequemsten oder günstigsten verfügbaren Tankstelle tanken. Entscheidend war, dass die Rally-Karte nicht auf Tankkosten beschränkt ist: Sie kann für alle Ausgaben für den Fuhrpark oder das Unternehmen genutzt werden – von Mautgebühren bis zur Wartung, alles auf einer Plattform. Trotz dieser Flexibilität ist das Modell von Rally 5–10 % günstiger als herkömmliche Tankkarten, da Großhandelspreise weitergegeben und die üblichen Kartenaufschläge vermieden werden. Autohero erkannte sofort den Vorteil, dass Fahrer an günstigen unabhängigen Tankstellen tanken konnten, ohne auf Komfort zu verzichten – mit dem alten Anbieter war das unmöglich. „Mit einer Karte, die überall funktioniert, wurden Tankstellen mit günstigeren Kraftstoffpreisen plötzlich zugänglich“, merkt das Rally-Team an.
- Daten- und KI-Optimierungen: Rallys Plattform lieferte Echtzeittransparenz bei Transaktionen und intelligente Einblicke. Autoheros Manager konnten nun Kraftstoffpreistrends nach Zeit und Ort sehen und so klügere Tankrichtlinien festlegen. Rallys Daten bestätigten, dass Tanken am späten Nachmittag/Abend konstant Geld spart (Preise von 17:00–22:00 Uhr sind täglich verlässlich niedriger). Mit diesem Wissen begann Autohero, Fahrer nach Möglichkeit zu späteren Tankzeiten zu bewegen. Rally markierte auch die Nutzung von Premium-Kraftstoffen: Das Team erkannte, dass bei Standarddiesel statt Spezialkraftstoffen Einsparungen von bis zu 15.000 € pro Jahr möglich waren. Diese datenbasierten Empfehlungen – unterstützt von Rally AI – gaben Autohero konkrete Hebel zur Senkung unnötiger Ausgaben. Statt pauschaler Kürzungen gewann das Unternehmen differenzierte Kontrolle, etwa durch das Ausphasen teurer Kraftstoffmarken oder die Anpassung von Routen, damit Fahrzeuge an günstigeren Stationen und Zeiten tanken.
- Kontroll- und Compliance-Funktionen: Während der Pilot-Einrichtung arbeitete Rally mit Autohero zusammen, um Karten- und Plattform-Einstellungen an ihre Anforderungen anzupassen. Individuelle PINs und Ausgabenregeln wurden für jeden Fahrer bzw. jede Karte vorkonfiguriert, damit die Nutzung innerhalb genehmigter Kategorien und Budgets blieb. Autoheros Team konnte über Rallys Dashboard Limits oder Warnungen setzen (z. B. Premium-Kraftstoffkäufe einschränken oder ungewöhnliche Transaktionen markieren). Das brachte ein neues Maß an Richtliniendurchsetzung – etwas, das der alte Anbieter nicht einfach leisten konnte. Im Ergebnis gewann Autohero volle Kontrolle über seine Flottenausgaben – automatisch und effizient und erfüllte damit Rallys Versprechen eines datengetriebenen Flottenmanagements statt bloßer Rabatte.
- Nahtloser digitaler Ablauf: Die vielleicht größte praktische Verbesserung war Rallys Ansatz zur Digitalisierung von Belegen und Reporting. Jede Rally-Transaktion erscheint in einem Echtzeit-Dashboard; Fahrer fotografieren einfach den Tankbeleg und senden ihn per WhatsApp. Die „AutoMatch“-Funktion von Rally verknüpft diese Belege intelligent mit der richtigen Transaktion – und beseitigt so den mühsamen Papieraufwand, mit dem Autoheros Finanzteam zuvor zu kämpfen hatte. Als der Pilot bei Autohero startete, reichten Fahrer ihre ersten Belege sogar über den WhatsApp-Bot von Rally ein, was das Team bereits als deutlich bequemer als frühere Methoden bewertete. Die Compliance stieg stark, weil es für Fahrer denkbar einfach war, Ausgaben zu melden – „die Fahrer lieben unser WhatsApp-Erlebnis wirklich“, beobachteten die Rally-Gründer. Im Backoffice stellte Rally den Buchhaltern von Autohero alle Transaktionsdaten und MwSt.-Details in einem Paket bereit. Während des Piloten erstellte Rally sogar eine detaillierte Transaktionsliste mit angehängtem Beleg, zugeschnitten auf die Buchhaltungsanforderungen von Autohero. Kein Nachjagen fehlender Belege oder Abgleichen von Listen mehr; alles wurde digital erfasst. Als Autohero zudem signalisierte, die Nutzung auszuweiten, schlug Rally eine direkte Integration in das ERP-System von Autohero vor, sodass alle Tankbelege und Daten automatisch einfließen – ohne manuelle Übergaben. Dieses Automatisierungsniveau nahm dem Finanzteam eine große administrative Last ab.
Zusammengefasst stellte Rally Autohero eine einheitliche Plattform für Flottenausgaben bereit: eine Karte für alle Ausgaben, Echtzeitdaten und KI-gestützte Einblicke zur Steuerung des Kraftstoffeinkaufs sowie automatisierte Prozesse für Reporting und Erstattung. Der wahre Beweis des Nutzens zeigte sich jedoch in den Ergebnissen.
Ergebnisse: Große Einsparungen und Effizienzgewinne
Die Wirkung von Rallys Lösung war fast sofort sichtbar. Schon in den ersten zwei Wochen des Piloten verzeichnete Autoheros Flotte deutliche Kosteneinsparungen und operative Verbesserungen:
- 10.000 € Kraftstoffersparnis in zwei Wochen: Während des Piloten (15.–31. Mai 2025) nutzten 14 Fahrer von Autohero Rally-Karten, um rund 3.372 Liter Kraftstoff zu kaufen (im Wert von etwa 5.162 €). Selbst in diesem begrenzten Umfang sparte Autohero im Vergleich zu den Preisen des bisherigen Kraftstoffanbieters rund 10.000 €. Diese deutliche Ausgabenreduktion – etwa 20 % Ersparnis – bestätigte Rallys Versprechen niedrigerer Kraftstoffpreise. Durch das Vermeiden von Aufschlägen klassischer Karten und die Förderung klügerer Tankentscheidungen brachte der Pilot Autohero messbare Einsparungen im Ergebnis. Es wurde klar: Würden solche Resultate auf die gesamte Flotte ausgeweitet, wäre der finanzielle Effekt enorm.
- Prognostizierte jährliche Einsparungen von über 30.000 €: Über den Piloten hinaus half Rally Autohero, weitere Optimierungen zu identifizieren, um laufende Einsparungen zu sichern. Durch den Verzicht auf Premiumkraftstoffe und besseres Timing beim Tanken konnte Autohero zusätzlich rund 15.000 € pro Jahr über die Basisrabatte hinaus sparen. Rally prognostizierte, dass Autohero bei vollständigem Rollout im ersten Jahr über 30.000 € sparen könnte. Das war konservativ gerechnet; mit steigendem Volumen über Rally würden auch die Einsparungen wachsen. Tatsächlich erhöhte Autohero die Nutzung direkt nach dem Piloten schnell – schon im Folgemonat wurden rund 20.000 € Kraftstoff über Rally abgerechnet (gegenüber 5.000 € im Mai). Diese schnelle Einführung bestätigte: Je mehr sie Rally nutzten, desto mehr sparten sie. Für eine große Flotte verbessern solche Kostensenkungen die operativen Margen direkt – in einem harten Wettbewerbsmarkt.
- Verbesserte betriebliche Effizienz: Der Umstieg auf Rally ersparte nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Aufwand. Das Finanzteam von Autohero musste keine Stapel von Belegen mehr sortieren und Tankabrechnungen gegenprüfen. Da jeder Beleg seiner Zahlung zugeordnet und die Mehrwertsteuerangaben pro Zeitraum zusammengefasst wurden, war der Monatsabschluss deutlich einfacher. Autoheros Leiter des Auslieferungsbereichs, Balakumar „Bahi“ Bahiratharaj, merkte an, dass dieser automatisierte Ansatz perfekt zum Quartalsabschluss passte – ohne Verzögerungen oder Überraschungen. Außerdem würden Pläne zur direkten Integration von Rally in das ERP von Autohero einen weiteren manuellen Schritt überflüssig machen. Der digitale Workflow spart dem Team Zeit und ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Ausgabendaten. Fuhrparkmanager können sich nun auf strategische Entscheidungen statt auf Papierkram konzentrieren.
- Mehr Kontrolle und Transparenz: Mit Rallys Echtzeit-Dashboard gewann Autohero eine beispiellose Transparenz über seine Flottenausgaben. Das Team konnte sehen, wo und wann jeder Euro ausgegeben wurde, was proaktives Management ermöglichte. Wenn ein Fahrer zum Beispiel einen Kauf außerhalb der Richtlinien versucht hätte, hätte das System dies sofort erkannt – ein großer Vorteil für Betrugsprävention und Compliance. Alle Flotten- und Unternehmensausgaben sind jetzt auf einer Plattform gebündelt, wie Rally versprochen hatte. Diese Transparenz schafft Vertrauen bei den Finanzverantwortlichen von Autohero, da sie Kraftstoffausgaben, CO₂-Fußabdruck oder Budgettreue mit aktuellen Daten leicht auswerten können. Sie hilft auch bei Verhandlungen und Planung: Das Wissen über die günstigsten Tankregionen oder Zeiten aus Rallys Analysen unterstützt Routenplanung und Fahrerschulungen – und verstärkt so die Effizienzgewinne.
Besonders aussagekräftig ist vielleicht das positive Feedback von Autoheros eigenem Team. Die Fahrer nahmen die Rally-Karte und den WhatsApp-Bot schnell an – und machten sich damit die Arbeit leichter, während sie dem Unternehmen zugleich halfen, Geld zu sparen. Gleichzeitig haben Autoheros Manager nun endlich einen datenbasierten Griff an die Flottenausgaben. Keine blinden Flecken oder Blankoschecks an Kraftstoffanbieter mehr; sie haben mit minimalem Aufwand volle Kontrolle. Rallys Leitmotiv „keine blinden Rabatte, sondern volle Kontrolle über Ihre Flottenkosten – automatisch, datenbasiert, effizient“ wurde für Autohero Realität.
Fazit: Eine starke Partnerschaft für Flotteneinsparungen
Durch die Partnerschaft mit Rally verwandelte Autohero einen problematischen Kostenblock in einen Wettbewerbsvorteil. Was als Pilot begann, ist heute ein Modell für modernes Management von Flottenausgaben: eines, das Kosteneinsparungen (5–10 % geringere Kraftstoffkosten, jährlich Einsparungen in Zehntausenderhöhe) mit Prozessverbesserungen (automatisierte Abläufe und Echtzeitkontrollen) verbindet. In einer Branche mit knappen Margen sind diese Verbesserungen wegweisend. Flottenmanager, Einkaufsleiter und Finanzverantwortliche in ganz Europa können aus dem Erfolg von Autohero lernen: Mit der richtigen Plattform kann selbst eine große Flotte in mehreren Ländern volle Kontrolle und Transparenz über Ausgaben gewinnen und gleichzeitig die Kosten deutlich senken.
Autoheros Erfahrung unterstreicht einen breiteren Trend – die Ära isolierter Tankkarten und Papierbelege geht zu Ende. Integrierte, intelligente Ausgabenplattformen wie Rally sind die Zukunft für Flotten, die Agilität und Effizienz verlangen. Während Autohero in Europa weiter skaliert, wird Rallys Lösung mitwachsen und sicherstellen, dass jeder ausgegebene Euro optimiert und erfasst wird. In den Worten der Rally-Gründer: Sobald ein Kunde live geht, „steigt die Nutzung schnell“ – und damit auch die Erfolge. Autohero hat tatsächlich einen neuen Standard für Flottenausgaben erreicht, und der Weg nach vorn wirkt deutlich kosteneffizienter.
