Kundecase: Sådan sparede Autohero stort med Rallys platform til flådeudgifter

Introduktion: En hurtigt voksende flåde møder stigende omkostninger

Autohero – detaildelen af AUTO1 Group – driver en stor leveringsflåde i Europa og bringer biler direkte til kundernes dør. Med drift på tværs af 10 europæiske markeder er effektiv styring af brændstof- og flådeudgifter forretningskritisk. I starten af 2025 stod Autoheros team over for voksende udfordringer: brændstofpriserne steg kraftigt, de eksisterende brændstofkort havde netværksbegrænsninger og skjulte gebyrer, og manuelle udgiftsprocesser belastede finansafdelingen. Autohero begyndte at lede efter en mere moderne løsning til at få styr på forbruget og effektivisere driften. De fandt Rally – en ny udgiftsplatform til flåder – og besluttede at teste den i et pilotprogram. Det, der fulgte, var en markant forbedring i omkostningskontrol og proceseffektivitet.

Udfordringer: Fragmenteret forbrug og høje brændstofregninger

Som mange andre flåder brugte Autohero traditionelle brændstofkort og leverandører, men stødte på flere problemer:

- Begrænsede netværk og pristillæg: Deres tidligere brændstofkort bandt chaufførerne til bestemte stationer og lagde betydelige avancer oveni. Rallys analyse viste faktisk, at den daværende leverandør (UTA) opkrævede et mærkbart tillæg over markedspriserne på brændstof. Autohero havde mistanke om, at de betalte for meget for brændstof med tusindvis af euro på grund af disse uigennemsigtige gebyrer.

- Svingende brændstofpriser: Brændstofomkostningerne varierede kraftigt efter tid og sted. Uden realtidsdata tankede Autoheros chauffører ofte på uhensigtsmæssige tidspunkter. En intern analyse viste, at priserne starter “superdyre i begyndelsen af dagen” og kan variere med op til €0.30 pr. liter på samme dag. Autohero manglede en måde at optimere indkøb omkring disse udsving.

- Ineffektiv administration og datasiloer: Håndtering af kvitteringer og momsrefusion på tværs af flere lande var besværlig. Autoheros regnskabsteam skulle indsamle papirkvitteringer fra chauffører og manuelt indtaste data for at få skatter refunderet – en langsom og fejlbehæftet proces. De havde ikke ét samlet overblik over flådens forbrug; virksomheds- og flådeudgifter var spredt i forskellige systemer. Det gjorde det svært at analysere samlede omkostninger eller håndhæve politikker ensartet i Europa.

- Udfordringer med chaufføradfærd: Chauffører købte nogle gange premiumbrændstoffer (som premiumdiesel eller specialadditiver) af vane eller bekvemmelighed, hvilket øgede omkostningerne yderligere. Uden detaljeret rapportering havde Autoheros flådechefer svært ved at opdage disse mønstre og fremme mere omkostningseffektiv adfærd.

Kort sagt havde Autohero brug for en samlet, datadrevet tilgang til flådeforbrug. Løsningen skulle fungere på tværs af alle markeder, reducere brændstofomkostninger og fjerne administrative byrder. Her kom Rally ind i billedet.

Rally-løsningen: Universelt kort og datadrevet kontrol

Autohero indgik et partnerskab med Rally i et pilotprogram for at ændre måden, de styrer flådeforbrug på. Rallys platform introducerede flere centrale innovationer, som direkte løste Autoheros udfordringer:

- Ét kort, alle stationer: Rally gav Autohero et moderne flådekort, der accepteres på alle tankstationer i Europa – ikke kun i et begrænset netværk. Det betød, at chaufførerne kunne tanke på den mest praktiske eller billigste station. Vigtigt er det, at Rally-kortet ikke kun er til brændstof: det kan bruges til alle flåde- eller virksomhedsudgifter, fra vejafgifter til vedligeholdelse, samlet på én platform. Trods denne fleksibilitet er Rallys model 5–10% billigere end traditionelle brændstofkort, fordi engrospriser videreføres og de typiske korttillæg fjernes. Autohero så straks fordelen ved at lade chauffører tanke på lavprisstationer (fx uafhængige mærker som JET) uden at gå på kompromis med bekvemmeligheden – noget der var umuligt med deres gamle leverandør. “Med et kort, der virker overalt, blev stationer med lavere brændstofpriser pludselig tilgængelige,” bemærker Rallys team.

- Data og AI-optimeringer: Rallys platform gav realtidsindsigt i transaktioner og intelligente anbefalinger. Autoheros ledere kunne nu se brændstofpristendenser efter tid og sted, hvilket hjalp dem med at fastsætte smartere tankningsretningslinjer. Rallys data bekræftede, at tankning sidst på eftermiddagen/aftenen konsekvent sparede penge (priser fra 17:00–22:00 er pålideligt lavere hver dag). Med denne indsigt begyndte Autohero at opfordre chauffører til at tanke senere på dagen, når det var muligt. Rally markerede også brugen af premiumbrændstoffer: teamet identificerede, at hvis chaufførerne holdt sig til standarddiesel frem for specialbrændstoffer, kunne de spare op til €15,000 årligt. Disse datadrevne anbefalinger – drevet af Rally AI – gav Autohero konkrete greb til at reducere spildforbrug. I stedet for vilkårlige, generelle nedskæringer fik de nuanceret kontrol (for eksempel udfasning af dyre brændstofmærker eller justering af ruter, så lastbiler tanker på billigere stationer/tidspunkter).

- Kontrol- og compliancefunktioner: Under opsætningen af piloten arbejdede Rally sammen med Autohero om at konfigurere kort- og platformindstillinger efter deres behov. Tilpassede PIN-koder og forbrugskontroller blev forhåndskonfigureret for hver chauffør/hvert kort, så brugen holdt sig inden for godkendte kategorier og budgetter. Autoheros team kunne sætte grænser eller alarmer (fx begrænse køb af premiumbrændstof eller markere unormale transaktioner) via Rallys dashboard. Det gav et nyt niveau af politikstyring – noget deres gamle leverandør ikke let kunne tilbyde. I praksis fik Autohero fuld kontrol over flådeudgifterne – automatisk og effektivt, i tråd med Rallys løfte om datadrevet flådestyring frem for simple rabatter.

- Problemfrit digitalt workflow: Den måske største forbedring i hverdagen var Rallys tilgang til digitalisering af kvitteringer og rapportering. Hver Rally-transaktion vises i et dashboard i realtid; chaufførerne tager blot et billede af brændstofkvitteringen og sender det via WhatsApp. Rallys “AutoMatch”-funktion kobler intelligent disse kvitteringer til den korrekte transaktion – og fjerner det besværlige papirarbejde, som Autoheros finansafdeling tidligere stod med. Da Autoheros pilot gik live, indsendte chaufførerne deres første kvitteringer via Rallys WhatsApp-bot, hvilket teamet bemærkede allerede var langt mere praktisk end tidligere metoder. Compliance steg markant, fordi det var meget nemt for chauffører at rapportere udgifter – “chaufførerne elsker virkelig vores WhatsApp-oplevelse,” bemærkede Rallys grundlæggere. På backenden gav Rally Autoheros regnskabsteam alle transaktionsdata og momsoplysninger samlet ét sted. Under piloten udarbejdede Rally endda en detaljeret transaktionsliste med hver kvittering vedhæftet, tilpasset Autoheros regnskabskrav. Ikke mere jagt på manglende kvitteringer eller afstemning af logfiler; alt blev fanget digitalt. Da Autohero samtidig signalerede, at de ville opskalere brugen, foreslog Rally en direkte integration til Autoheros ERP-system, så alle brændstofkvitteringer og data automatisk ville flyde ind uden manuelle overleveringer. Dette automatiseringsniveau frigjorde finansafdelingen fra en stor administrativ byrde.

Kort sagt gav Rally Autohero en samlet platform til flådeforbrug: ét kort til alle udgifter, realtidsdata og AI-drevne indsigter til at styre brændstofkøb samt automatiserede processer til rapportering og refusion. Men den egentlige værdibevisning lå i resultaterne.

Resultater: Store besparelser og højere effektivitet

Effekten af Rallys løsning var tydelig næsten med det samme. Allerede i de første to uger af pilotperioden oplevede Autoheros flåde betydelige besparelser og driftsforbedringer:

- €10,000 i brændstofbesparelser på to uger: Under piloten (15.–31. maj 2025) brugte 14 af Autoheros chauffører Rally-kort til at købe ca. 3,372 liter brændstof (til en værdi af omkring €5,162). Selv i dette begrænsede omfang sparede Autohero cirka €10,000 sammenlignet med priserne fra deres tidligere brændstofleverandør. Denne markante reduktion i forbruget – cirka 20% besparelse – bekræftede Rallys løfte om lavere brændstofpriser. Ved at undgå tillæg fra ældre kortmodeller og fremme smartere brændstofvalg gav piloten konkrete besparelser på Autoheros bundlinje. Det stod klart, at hvis sådanne resultater blev udrullet til hele flåden, ville den økonomiske effekt være enorm.

- Forventede årlige besparelser på €30,000+: Ud over piloten hjalp Rally Autohero med at identificere yderligere optimeringer, der kunne sikre løbende besparelser. Ved at fjerne brugen af premiumbrændstoffer og time tankning bedre kunne Autohero spare yderligere ca. €15,000 om året oven i de grundlæggende rabatter. Rally vurderede, at Autohero kunne spare over €30,000 i det første år med fuld udrulning af platformen. Det var et konservativt estimat; efterhånden som flådens volumen gennem Rally voksede, ville besparelserne skalere. Faktisk øgede Autohero hurtigt brugen efter piloten – allerede måneden efter brugte de omkring €20,000 på brændstof via Rally (op fra €5K i maj). Denne hurtige adoption bekræftede, at jo mere de brugte Rally, desto mere sparede de. For en stor flåde forbedrer disse omkostningsreduktioner direkte driftsmarginerne i et hårdt og konkurrencepræget marked.

- Forbedret driftseffektivitet: Skiftet til Rally sparede ikke kun penge – det sparede også tid og besvær. Autoheros finansafdeling slap for at sortere bunker af kvitteringer og krydstjekke brændstofregninger. Med Rallys samlede faktura- og kvitteringspakke blev månedsafslutningen langt enklere. Rallys faktura for juni viste for eksempel hver transaktion med linjerabat og gav en samlet rabat på €541.54 for perioden. Alle momsoplysninger var tydeligt specificeret, hvilket lettede momsrefusion. Autoheros Head of Delivery, Balakumar “Bahi” Bahiratharaj, bemærkede, at denne automatiserede tilgang passede perfekt til deres kvartalsafslutning – uden forsinkelser eller overraskelser. Desuden betyder planer om at integrere Rally direkte med Autoheros ERP, at selv upload af kvitteringer snart bliver fuldt automatiseret. Denne end-to-end-digitalisering sparer teamet utallige timer og giver hurtigere adgang til forbrugsdata. Flådechefer kan nu fokusere på strategiske beslutninger frem for papirarbejde.

- Større kontrol og gennemsigtighed: Med Rallys dashboard i realtid fik Autohero en hidtil uset indsigt i flådeudgifterne. De kunne se, hvor og hvornår hver euro blev brugt, hvilket muliggjorde proaktiv styring. Hvis en chauffør for eksempel forsøgte et køb uden for politikken, ville systemet fange det med det samme – en væsentlig fordel for både svindelforebyggelse og compliance. Alle flåde- og virksomhedsudgifter er nu samlet på én platform, som Rally lovede. Denne gennemsigtighed skaber tillid hos Autoheros finansielle interessenter, da de nemt kan rapportere om brændstofforbrug, CO2-aftryk eller budgetoverholdelse med opdaterede data. Det gør dem også bedre i stand til at forhandle og planlægge; viden om de billigste regioner eller tidspunkter fra Rallys indsigter hjælper med ruteplanlægning og chaufførtræning, hvilket forstærker effektivitetsgevinsterne.

Mest sigende er måske den positive feedback fra Autoheros eget team. Chaufførerne tog hurtigt Rally-kortet og WhatsApp-botten til sig – det gjorde deres arbejde lettere og hjalp samtidig virksomheden med at spare penge. Samtidig har Autoheros ledere endelig fået datadrevet styr på flådeforbruget. Ingen flere blinde vinkler eller blankochecks til brændstofleverandører; de har fuld kontrol med minimal indsats. Rallys mantra om “ingen blinde rabatter, men fuld kontrol over flådeomkostningerne – automatisk, datadrevet, effektivt” blev til virkelighed for Autohero.

Konklusion: Et stærkt partnerskab om flådebesparelser

Ved at samarbejde med Rally forvandlede Autohero et problemfyldt omkostningscenter til en kilde til konkurrencefordel. Det, der begyndte som en pilot, er nu en model for moderne styring af flådeforbrug: en model, der kombinerer omkostningsbesparelser (5–10% lavere brændstofforbrug, titusindvis sparet årligt) med procesforbedringer (automatiserede workflows og realtidskontrol). I en branche med små marginer er disse forbedringer banebrydende. Flådechefer, indkøbsansvarlige og finansdirektører i hele Europa kan lære af Autoheros succes: med den rette platform kan selv en stor flåde på tværs af flere lande få fuld kontrol og gennemsigtighed over udgifterne og samtidig reducere omkostningerne markant.

Autoheros erfaring understreger en bredere tendens – æraen med isolerede brændstofkort og papirkvitteringer er ved at være slut. Integrerede, intelligente udgiftsplatforme som Rally er fremtiden for flåder, der kræver smidighed og effektivitet. Efterhånden som Autohero fortsætter med at skalere i Europa, vil Rallys løsning skalere med dem og sikre, at hver euro bruges optimalt og registreres korrekt. Med Rallys grundlæggeres ord: når en kunde går live, “stiger brugen hurtigt” – og det samme gør gevinsterne. Autohero har faktisk løftet sig til en ny standard for flådeforbrug, og vejen frem ser klart mere omkostningseffektiv ud.