Ou « How Werkt Een Moderne Tankpas In De Praktijk ? » en néerlandais !

Une carte de carburant, connue sous le nom de tankpas aux Pays-Bas, est une carte de paiement spécialisée qui permet à vos conducteurs d'acheter du carburant et d'autres produits de première nécessité sur le compte de l'entreprise. Au lieu que les conducteurs paient de leur poche ou utilisent une carte de crédit générique, ils utilisent les tankpas. L'entreprise reçoit ensuite une facture unique et détaillée pour tout, ce qui simplifie le suivi des dépenses et vous permet de contrôler efficacement les dépenses.

Qu'est-ce qu'un tankpas et comment il résout les problèmes de flotte

Pour tout gestionnaire de flotte en Europe, maîtriser ses dépenses en carburant peut sembler une bataille perdue d'avance, surtout si le prix du carburant fluctue de 15 à 20 % dans un délai d'un an. Vous êtes constamment à la recherche de reçus papier froissés, vous passez des heures à saisir manuellement des chiffres dans des feuilles de calcul, et vous n'avez toujours pas une idée précise de la destination réelle du budget carburant. Ce cauchemar administratif n'est pas seulement inefficace, il coûte cher. C'est exactement le problème qu'un tankpas a été créé pour résoudre.

Considérez une carte de carburant moins comme un outil de paiement que comme une télécommande intelligente pour vos véhicules. Une carte de crédit d'entreprise standard peut être utilisée pour presque tout acheter, mais un tankpas peut être réservé à des achats spécifiques tels que le carburant, l'huile ou un lave-auto. D'emblée, cela réduit le risque de dépenses non autorisées.

La fonction de base d'une carte carburant

À la base, un tankpas met l'accent sur trois grands maux de tête pour les flottes européennes :

• Absence de contrôle : Sans système dédié, il est extrêmement difficile d'empêcher les conducteurs d'effectuer des achats personnels ou non approuvés au détriment de l'entreprise. Une étude européenne récente a révélé que les dépenses non autorisées peuvent représenter jusqu'à 5 % de la facture de carburant totale d'une flotte.
• Surcharge administrative : Le traitement manuel de centaines de reçus de carburant individuels représente une perte de temps considérable pour toute équipe financière, et c'est un processus semé d'erreurs et de retards.
• Faible visibilité : Une boîte à chaussures remplie de reçus ne vous dit rien d'utile. Les gestionnaires de flotte ne peuvent pas facilement suivre la consommation de carburant par véhicule, détecter les fraudes potentielles ou trouver des moyens d'économiser de l'argent.

Aux Pays-Bas, cette solution est pratiquement universelle ; on estime que plus de 70 % des parcs de véhicules commerciaux néerlandais utilisent une forme ou une autre de tankpas pour gérer leur carburant. Ces cartes leur donnent accès à des milliers de stations-service, créant ainsi un système consolidé pour ce qui représente souvent leur coût variable le plus important. Vous pouvez en savoir plus sur l'adoption massive de cartes de carburant sur le marché néerlandais.

Une carte de carburant transforme une pile chaotique de reçus papier en un processus numérique rationalisé. Il vous fournit les données et le contrôle nécessaires pour transformer les dépenses en carburant d'une consommation imprévisible en une partie gérable et optimisable de vos opérations. C'est la différence entre deviner où est allé votre argent et le savoir exactement.

Le parcours d'une transaction par carte carburant

Lorsqu'un conducteur utilise un tankpas dans une station-service, il déclenche une séquence d'événements rapide et automatisée bien plus sophistiquée qu'un simple paiement par carte de crédit. L'ensemble de ce processus est conçu pour le contrôle, la capture de données et l'efficacité. Il transforme un arrêt de ravitaillement de routine en un riche point de données pour l'ensemble des opérations de votre flotte.

La vraie magie ne réside pas seulement dans le paiement ; elle réside dans le flot d'informations qui vous sont directement transmises.

L'ensemble du processus, du paiement à la facture, permet d'éliminer les traces administratives chaotiques qui pèsent sur la gestion traditionnelle des dépenses. Cela élimine complètement la nécessité pour les conducteurs de stocker et de soumettre des piles de reçus papier facilement perdus, un casse-tête qui coûte aux entreprises européennes d'innombrables heures administratives chaque année.

Cette visualisation montre le flux simple et direct entre une transaction par carte carburant et la collecte de données et une facture consolidée.

Le principal point à retenir est la façon dont une action physique, le ravitaillement d'un véhicule, est transformée en un enregistrement numérique structuré, le tout sans que personne ne lève le petit doigt pour effectuer une saisie manuelle.

De la pompe à la plateforme en quatre étapes

La meilleure façon de comprendre le fonctionnement d'un tankpas est de suivre l'argent, étape par étape. Chaque étape est conçue pour vérifier l'achat et saisir automatiquement les informations critiques, un processus absolument vital pour les flottes qui naviguent sur le marché européen complexe et ses réglementations variées.

1. Utilisation de la carte et autorisation initiale : Le conducteur fait glisser, tape ou insère la carte de carburant à la pompe ou au terminal de paiement. À ce stade, ils sont généralement invités à saisir un identifiant unique ÉPINGLE. Souvent, on leur demandera également l'état actuel du véhicule lecture du compteur kilométrique pour un suivi précis.
2. Vérifications instantanées des politiques : Avant qu'une seule goutte de carburant ne soit distribuée, le système effectue un contrôle en temps réel. Il vérifie l'achat par rapport aux règles que vous avez définies, notamment le type de carburant (diesel uniquement), les limites de transaction (100€ maximum) et les restrictions de localisation (Pays-Bas uniquement). Si un chauffeur essaie d'acheter quelque chose en dehors de ces règles, la transaction est immédiatement refusée.
3. Capture de données enrichie : Lorsque la transaction est approuvée, le système enregistre automatiquement ce que l'on appelle Données de niveau 3. Cela va bien au-delà du simple nom du commerçant et du montant saisi par une carte de crédit. Il comprend les type de carburant, volume en litres, prix au litre, temps, date, et exactement emplacement de la station-service.
4. Facturation et intégration consolidées : Toutes ces données détaillées sont transmises directement à votre plateforme de gestion centrale. Au lieu de traiter des dizaines de reçus distincts, vous obtenez une facture unique et consolidée pour l'ensemble de votre parc. Ces données propres peuvent ensuite être intégrées de manière fluide dans des logiciels de comptabilité ou des systèmes de gestion de flotte tels que Rallye, en automatisant l'ensemble du processus de rapprochement et en éliminant les erreurs de saisie manuelle des données.

Ce flux de travail automatisé est la réponse directe à la charge administrative qui accable tant de flottes. En capturant numériquement chaque détail, le système de carte carburant fournit la clarté nécessaire pour gérer l'un des coûts opérationnels les plus importants et les plus volatils de toute entreprise de transport. Il en résulte moins de formalités administratives, moins d'erreurs et un contrôle bien plus grand.

Transformer les données sur les carburants en économies de coûts importantes

Une carte carburant est bien plus qu'un simple moyen de paiement. Considérez-le comme une mine d'or de données. Chaque fois que l'un de vos conducteurs utilise son tankpas, il capture un flux d'informations précieuses qui vont bien au-delà d'un simple reçu de dépenses. Ces données permettent aux gestionnaires de flottes européens de ne plus se contenter de réagir aux coûts et de commencer à les gérer de manière proactive.

C'est là que vous voyez le véritable pouvoir d'un moderne tankpas système. En analysant le comportement des conducteurs et les rapports sur les performances des véhicules, vous pouvez influencer directement vos résultats. Toutes ces données détaillées sur les transactions commencent à révéler des tendances, le genre d'informations qui seraient autrement complètement perdues dans une pile de reçus papier.

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Des données brutes aux informations exploitables

La valeur réelle apparaît lorsque vous commencez à poser les bonnes questions. Certains conducteurs consomment-ils régulièrement plus de carburant que d'autres sur des trajets similaires ? Certains véhicules tournent-ils au ralenti trop longtemps ? Vos chauffeurs choisissent-ils toujours la station-service la plus chère simplement parce que c'est pratique ?

Répondre à ces questions peut permettre de réaliser de sérieuses économies. En fait, en utilisant la surveillance de la flotte qu'un tankpas indique que les entreprises néerlandaises ont réussi à réduire leurs coûts de carburant en 5 à 10 % par an simplement en réduisant les ralentissements inutiles et en optimisant les itinéraires. C'est énorme, surtout si l'on considère que les véhicules professionnels représentent environ 25 % de tous les kilomètres conduit par des voitures particulières sur les routes néerlandaises.

En transformant les enregistrements de transactions en indicateurs de performance, vous pouvez identifier les itinéraires inefficaces, trouver des stations-service moins chères et inciter les conducteurs à adopter des habitudes de conduite plus économiques. Ce niveau d'analyse est tout simplement impossible avec les cartes de crédit standard.

Simplifier les demandes de remboursement de TVA transfrontalières

Pour toute flotte opérant à travers l'Europe, la gestion de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un véritable casse-tête administratif. Avec des taux de TVA sur le carburant allant de 17 % au Luxembourg pour terminer 25 % dans des pays comme la Suède, l'impact financier des remises en état réussies est énorme. Chaque pays a ses propres taux et ses propres procédures de remboursement douloureuses, ce qui crée un véritable cauchemar bureaucratique pour votre équipe financière.

Un moderne tankpas est conçu pour résoudre exactement ce problème.

Les fournisseurs de cartes carburant émettent des factures détaillées et conformes qui séparent clairement la TVA pour chaque transaction, dans chaque pays. Cela rend la récupération de la TVA étrangère ridiculement simple. Au lieu que votre équipe recherche des reçus effacés provenant de France, d'Allemagne et de Belgique, elle obtient un rapport consolidé prêt à être soumis.

Ce processus rationalisé permet non seulement d'économiser des centaines d'heures de travail administratif ; il garantit à votre entreprise le remboursement de tous les impôts éligibles, ce qui augmente directement votre flux de trésorerie. Vous pouvez en savoir plus sur la façon de tirer parti de l'analyse des données pour réduire les coûts de carburant dans notre guide détaillé. Il s'agit d'une autre façon dont une carte de carburant intelligente transforme une corvée financière complexe en une solution simple et automatisée.

Prévenir les fraudes et les abus de carburant grâce à des commandes intelligentes

Les achats non autorisés et les transactions douteuses constituent un casse-tête constant pour tous ceux qui gèrent une flotte. On estime que la fraude sur les carburants coûte plus de 150 millions d'euros par an. Lorsque vos conducteurs sont dispersés à travers le pays, voire à travers l'Europe, vous perdez cette ligne de mire directe. Cela représente un risque assez important pour votre budget. C'est exactement là que se trouvent les caractéristiques de sécurité d'un tankpas devenez votre première et meilleure ligne de défense.

Pensez-y de cette façon : une carte de crédit standard est gratuite pour tous. Une carte carburant est conçue pour le contrôle. Il vous permet de créer un ensemble de règles strictes qui sont appliquées automatiquement directement à la pompe, évitant ainsi une erreur coûteuse avant même qu'elle ne se produise.

Définition de restrictions d'achat granulaires

Le véritable pouvoir d'un tankpas se trouve dans ses commandes personnalisables. Vous pouvez arrêter d'espérer que vos conducteurs dépensent honnêtement et commencer à définir à quoi ressemblent réellement les dépenses honnêtes. C'est ainsi que vous construisez un mur de protection autour de votre budget de carburant, en vous assurant que l'argent de l'entreprise ne soit utilisé que pour les dépenses commerciales légitimes.

Voici quelques contrôles courants que vous pouvez mettre en place :

• Limites relatives aux types de produits : Vous pouvez limiter les achats à des catégories spécifiques, telles que carburant diesel uniquement. Cela empêche instantanément le conducteur de faire le plein de carburant sans plomb de première qualité dans sa voiture personnelle ou de faire le plein de snacks et de boissons énergisantes au magasin aux frais de l'entreprise.
• Plafonds de dépenses : Fixez des limites strictes quant au montant pouvant être dépensé par transaction, par jour ou par semaine. Par exemple, plafonner les ravitaillements à 150€ par transaction correspond à la taille typique du réservoir d'un véhicule. Il est donc impossible pour quelqu'un d'utiliser la carte pour remplir plusieurs véhicules ou, pire encore, quelques jerricans sur le côté.
• Limites géographiques : Vous pouvez limiter l'utilisation de la carte à des pays spécifiques ou même à une liste triée sur le volet de stations-service préférées à bas prix. Pour les flottes opérant dans toute l'Europe, c'est une bouée de sauvetage. Il empêche l'utilisation de cartes sur des territoires non autorisés ou dans les stations-service autoroutières notoirement coûteuses.

Ces règles simples sont incroyablement efficaces pour mettre fin aux utilisations les plus courantes des fonds de l'entreprise par des personnes.

La fraude sur le carburant ne se limite pas à un vol pur et simple ; elle nuit considérablement à votre efficacité opérationnelle et à vos résultats financiers. Les commandes intelligentes transforment votre carte carburant d'un simple outil de paiement en un agent de sécurité automatisé qui applique votre politique de dépenses 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans aucune supervision manuelle.

Sécurité avancée et alertes en temps réel

Au-delà des règles de base, les cartes carburant modernes ajoutent des niveaux de sécurité supplémentaires pour lutter contre les fraudes plus sophistiquées. Des codes PIN de conducteur uniques sont standard, ce qui garantit que seule la personne désignée peut utiliser la carte. Certains systèmes vont encore plus loin, en exigeant l'identification du véhicule à la pompe pour relier chaque litre de carburant à un actif spécifique de votre flotte.

Mais l'outil le plus puissant de l'arsenal est peut-être le système d'alerte en temps réel. Vous pouvez recevoir des notifications instantanées directement sur votre téléphone ou votre tableau de bord pour toute activité étrange. Une transaction a été tentée en dehors des heures de travail ? Un achat effectué à des centaines de kilomètres de la dernière position connue du camion ? Plusieurs tentatives de remplissage d'affilée ? Tu le sauras tout de suite.

Cela vous permet d'agir rapidement, en bloquant une carte avant que d'autres dégâts ne soient infligés. Comme vous pouvez le constater, les raisons sont nombreuses pourquoi les cartes de parc modernes surpassent à chaque fois les cartes carburant traditionnelles lorsqu'il s'agit de protéger votre argent.

Choisir la carte carburant adaptée à votre flotte européenne

Toutes les cartes carburant ne sont pas créées de la même manière, en particulier lorsque vos véhicules franchissent les frontières d'un marché européen complexe. Choisir le bon fournisseur ne consiste pas seulement à faciliter les paiements ; il s'agit d'une décision stratégique qui tient compte de votre budget, de votre charge de travail administrative et de votre efficacité globale.

Un mauvais choix peut provoquer de véritables maux de tête. Pensez à des conducteurs bloqués sans option de paiement valide, ou à votre équipe financière noyée dans une mer de factures compliquées et non conformes provenant de différents pays.

L'un des problèmes classiques auxquels sont confrontées les flottes européennes est la couverture inégale du réseau. Un fournisseur peut se vanter 98 % de couverture aux Pays-Bas, mais cela vous laisse avec d'énormes écarts sur les principaux itinéraires de transit en Allemagne ou en France. Cela oblige les conducteurs à faire des détours pour trouver du carburant, ce qui leur fait perdre un temps précieux et consomme du diesel supplémentaire, ce qui va totalement à l'encontre de l'objectif initial de disposer d'un outil de contrôle des coûts.

Évaluer les structures de couverture et de tarification

Avant de signer un contrat, consultez une carte des itinéraires les plus courants de votre flotte. Votre première tâche consiste à établir cette carte sur la couverture réseau d'un fournisseur pour voir si ses stations affiliées correspondent réellement à votre empreinte opérationnelle. Une carte largement acceptée en Europe, comme une carte qui fonctionne chez plus de 700 000 bornes de recharge et les stations-service, vous offrent la flexibilité dont vous avez désespérément besoin.

Il est tout aussi essentiel de se pencher sur le modèle de tarification. De nombreux fournisseurs vous attireront en vous proposant des tarifs attractifs, pour enterrer les coûts dans un labyrinthe de frais.

• Frais de réseau : Certains vous factureront des frais supplémentaires pour l'utilisation de réseaux « partenaires » extérieurs à leur marque principale.
• Suppléments de transaction : Vous pourriez être confronté à une somme modique à chaque fois qu'une carte est utilisée, ce qui s'ajoute rapidement à une flotte importante.
• Frais de carte mensuels : Les frais par carte peuvent rapidement devenir un élément important de votre note de dépenses si vous conduisez des dizaines de véhicules.

Examinez toujours attentivement les termes et conditions pour détecter tout frais caché. Une structure tarifaire transparente avec une facturation claire et consolidée n'est pas négociable pour une budgétisation prévisible. La droite tankpas devrait simplifier votre vie financière, et non la compliquer.

Pour vous aider à comparer vos options, voici une liste de contrôle rapide qui vous guidera dans votre processus d'évaluation. Utilisez-le pour comparer différents fournisseurs en fonction des besoins spécifiques de votre flotte.

Liste de contrôle pour l'évaluation des fournisseurs de cartes carburant

Critères d'évaluation Provider aProvider selon vos besoinsCouverture réseauPar exemple, itinéraires clés en DE, FR, NLTransparence des prixPar exemple, pas de frais cachésAssistance pour la recharge des véhicules électriquesp. ex., % du parc est composé de véhicules électriquesIntégration logiciellepar exemple, télématique, ERPRapports et analysespar exemple, des rapports personnalisés sont nécessairesContrôles des fraudesPar exemple, des alertes en temps réelAutomatisation de l'administrationpar exemple, capture numérique des reçusAssistance à la clientèlepar exemple, 24 h/24, 7 j/7, dans la langue

Après avoir rempli ce formulaire, vous aurez une idée beaucoup plus claire de la solution qui correspond le mieux à vos activités, plutôt que de savoir laquelle bénéficie du marketing le plus flagrant.

Priorisez l'intégration et les rapports

Dans le monde d'aujourd'hui, une carte de carburant devrait être plus qu'un simple morceau de plastique. Il doit s'agir d'un hub de données qui se branche directement sur les systèmes que vous utilisez déjà. Avant de vous engager, vérifiez si la plateforme du fournisseur peut se synchroniser avec votre logiciel de télématique ou de gestion de flotte. Ce type d'intégration automatise le flux d'informations en reliant les achats de carburant directement à des véhicules et à des trajets spécifiques pour vous donner une vue complète de ce qui se passe sur la route.

Des rapports performants sont également indispensables. La plateforme devrait vous proposer des tableaux de bord personnalisables et des analyses détaillées qui vous permettront de suivre facilement les dépenses, de contrôler l'efficacité énergétique et de repérer tout ce qui semble déplacé. Bien entendu, une flotte bien gérée implique également optimisation de la gestion des documents du parc, ce qui augmente indirectement l'efficacité et contribue à lutter contre les fraudes potentielles.

Pour les entreprises qui cherchent à prendre de l'avance, les solutions combinant des cartes physiques et virtuelles avec des logiciels intelligents offrent un avantage considérable. Vous pouvez voir comment Rally aide les flottes à gestion plus intelligente des cartes carburant pour les flottes européennes pour acquérir un contrôle beaucoup plus profond. Cela devient particulièrement important à mesure que les flottes se diversifient en véhicules électriques et à carburants alternatifs, d'où la nécessité de disposer d'une solution unique et unifiée pour gérer tout cela.

L'avenir des paiements pour flottes et des cartes de mobilité

Le monde de la gestion de flotte évolue rapidement, et l'humble carte carburant évolue en même temps. Le traditionnel tankpas, autrefois réservé au diesel ou à l'essence, renaît en tant que tout-en-un carte de mobilité. Il ne s'agit pas simplement d'un changement de nom ; il s'agit d'un changement fondamental pour faire face à la complexité croissante des flottes européennes modernes.

Cette évolution est une réponse directe aux grands changements du marché, en particulier à l'essor des véhicules électriques. Alors que de plus en plus de flottes passent à l'électrique, les solutions de paiement doivent suivre le rythme, faisant de la gestion intelligente de la flotte de véhicules électriques au Royaume-Uni un sujet brûlant. La carte de mobilité de demain ne se contentera pas de gérer le carburant ; elle intégrera de manière fluide la recharge des véhicules électriques, les routes à péage, le stationnement et même la maintenance de routine sur une plateforme unique et simple.

S'adapter à un paysage électrifié

L'abandon des combustibles fossiles s'accélère. Les projections montrent que d'ici 2040, le nombre de stations-service traditionnelles aux Pays-Bas pourrait diminuer d'un tiers, passant de 4 100 à environ 2 750, principalement en raison de l'adoption des véhicules électriques. Pour survivre, moderne tankpas les fournisseurs sont en train de devenir des plateformes multiénergies, une adaptation cruciale pour toute flotte qui souhaite garder une longueur d'avance. Vous pouvez consulter ces projections sur l'évolution de l'infrastructure énergétique pour plus de détails.

Cette approche unifiée résout un énorme casse-tête pour les gestionnaires de flottes mixtes comprenant des véhicules à essence, diesel et électriques. Au lieu de jongler avec un portefeuille rempli de cartes et de systèmes de paiement différents, une seule carte de mobilité vous permet d'obtenir une facture consolidée et une image complète de toutes vos dépenses liées à votre véhicule.

L'avenir ne se limite pas à payer le carburant ; il s'agit de gérer la mobilité totale. L'intégration de la télématique et de l'IA permettra des analyses prédictives pour les calendriers de maintenance et l'efficacité des itinéraires, faisant de ces cartes un outil essentiel pour naviguer dans le paysage logistique européen connecté et électrifié.

Réponses à vos questions sur les cartes de carburant

J'ai quelques questions persistantes sur la façon dont tankpas fonctionne vraiment dans la pratique ? Tu n'es pas seul. Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées par les gestionnaires de flotte, avec des réponses simples.

Une carte carburant peut-elle être utilisée pour des achats personnels ?

En un mot, non. Il s'agit de l'un des principaux atouts d'un système de carte carburant dédié. Contrairement à une carte de crédit standard, vous pouvez définir des règles strictes qui limitent les achats à des catégories spécifiques telles que le diesel, l'AdBlue ou un lave-auto. Ce contrôle est fondamental pour leur fonctionnement et élimine pratiquement les dépenses non autorisées, un véritable casse-tête pour les flottes gérant des conducteurs en Europe.

Que se passe-t-il en cas de perte ou de vol d'une carte de carburant ?

Si une carte disparaît, vous pouvez accéder à votre portail en ligne et la geler instantanément. Cette action immédiate élimine toute possibilité d'utilisation frauduleuse avant qu'elle ne se produise. De plus, l'exigence d'un code PIN unique pour le conducteur ajoute un niveau de sécurité crucial, ce qui rend extrêmement difficile pour un voleur d'utiliser la carte avec succès, même s'il met la main dessus.

L'une des plus grandes préoccupations de toute flotte est le risque de sécurité lié à la perte d'une carte de paiement. Un système de tankpas moderne s'attaque à ce problème avec une désactivation instantanée et une protection par code PIN, garantissant ainsi la sécurisation de vos fonds en quelques secondes.

Les cartes carburant sont-elles réservées à l'essence et au diesel ?

Elles ont peut-être commencé de cette façon, mais les cartes carburant modernes ont évolué pour devenir de véritables cartes de mobilité. De nombreux fournisseurs incluent désormais l'accès à un vaste réseau de bornes de recharge pour véhicules électriques à travers l'Europe, certains réseaux couvrant plus de 700 000 bornes de recharge. Cela vous permet de gérer à la fois les dépenses liées aux combustibles fossiles et aux véhicules électriques sur une seule facture propre, ce qui est absolument indispensable pour toute flotte qui passe à l'électrique.

Les professionnels indépendants peuvent-ils utiliser un tankpas ?

Absolument, mais il est essentiel de trouver le bon côté fiscal. Si vous utilisez votre véhicule privé à des fins professionnelles et que vous demandez l'indemnité kilométrique fixe (comme le 0,23€ par kilomètre aux Pays-Bas), vous ne pouvez pas également déduire les frais de carburant de la carte. Cette allocation est conçue pour couvrir tous les frais liés à votre véhicule, carburant compris.

Êtes-vous prêt à maîtriser totalement les dépenses de votre flotte et à vous débarrasser définitivement des tracas administratifs ? Rallye regroupe le carburant, la recharge des véhicules électriques et toutes les autres dépenses liées aux véhicules en Europe dans une solution unique et puissante. Découvrez comment Rally peut simplifier la gestion de votre flotte dès aujourd'hui.

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