O «¿Cómo funciona un moderno paso de tanque en la práctica?» en holandés!
Una tarjeta de combustible, conocida como paso de tanque en los Países Bajos, es una tarjeta de pago especializada que permite a los conductores comprar combustible y otros artículos de primera necesidad del vehículo en la cuenta de la empresa. En lugar de que los conductores paguen de su bolsillo o utilicen una tarjeta de crédito genérica, utilizan los tankpas. Luego, la empresa recibe una única factura detallada para todo, lo que simplifica el seguimiento de los gastos y le brinda un control poderoso sobre los gastos.
Qué es un Tankpas y cómo resuelve los problemas de la flota
Para cualquier administrador de flota en Europa, mantener los gastos de combustible bajo control puede parecer una batalla perdida, especialmente si los precios del combustible fluctúan tanto como 15-20% en un solo año. Estás constantemente buscando recibos de papel arrugado, dedicas horas a marcar números manualmente en hojas de cálculo y todavía no tienes una idea clara de a dónde va realmente tu presupuesto de combustible. Esta pesadilla administrativa no solo es ineficiente, sino también cara. Este es exactamente el problema para el que se creó un tankpas.
Piense en una tarjeta de combustible menos como una herramienta de pago y más como un control remoto inteligente para sus vehículos. Una tarjeta de crédito corporativa estándar se puede usar para comprar casi cualquier cosa, pero una tankpas se puede limitar a compras específicas, como combustible, aceite o un lavado de autos. De inmediato, esto reduce drásticamente el riesgo de gastos no autorizados.
La función principal de una tarjeta de combustible
En esencia, un tankpas se centra en tres grandes quebraderos de cabeza para las flotas europeas:
- Falta de control: Sin un sistema dedicado, es increíblemente difícil impedir que los conductores realicen compras personales o no aprobadas con el dinero de la empresa. Un estudio europeo reciente descubrió que los gastos no autorizados pueden representar hasta 5% de la factura total de combustible de una flota.
- Sobrecarga administrativa: El procesamiento manual de cientos de recibos de combustible individuales supone una pérdida de tiempo enorme para cualquier equipo financiero, y es un proceso plagado de errores y retrasos.
- Mala visibilidad: Una caja de zapatos llena de recibos no te dice nada útil. Los administradores de flotas no pueden rastrear fácilmente el consumo de combustible por vehículo, detectar posibles fraudes ni encontrar oportunidades para ahorrar dinero.
En los Países Bajos, esta solución es prácticamente universal; se estima que más de El 70% de las flotas holandesas de vehículos comerciales usan algún tipo de tankpas para administrar su combustible. Estas tarjetas les dan acceso a miles de gasolineras, creando un sistema unificado para lo que suele ser su mayor coste variable. Puede obtener más información sobre la profunda adopción de tarjetas de combustible en el mercado holandés.
Una tarjeta de combustible transforma una pila caótica de recibos en papel en un proceso digital simplificado. Le proporciona los datos y el control necesarios para que los gastos de combustible pasen de ser un gasto impredecible a convertirse en una parte de sus operaciones que se pueda gestionar y optimizar. Es la diferencia entre adivinar a dónde se fue tu dinero y saberlo exactamente.
El recorrido de una transacción con tarjeta de combustible
Cuando un conductor usa un paso de tanque en una estación de servicio, inicia una secuencia rápida y automatizada de eventos que es mucho más sofisticada que un simple pago con tarjeta de crédito. Todo este proceso está diseñado para el control, la captura de datos y la eficiencia. Convierte una parada de combustible rutinaria en un valioso punto de datos para todas las operaciones de la flota.
La verdadera magia no está solo en el pago, sino en la avalancha de información que fluye directamente hacia ti.
Todo el proceso, desde el paso hasta la facturación, elimina el caótico papeleo que afecta a la gestión de gastos tradicional. Elimina por completo la necesidad de que los conductores acumulen y presenten montones de recibos en papel que se pierden fácilmente, un quebradero de cabeza que cuesta a las empresas europeas innumerables horas administrativas cada año.
Esta visualización muestra el flujo simple y directo desde una transacción con tarjeta de combustible hasta la recopilación de datos y una factura consolidada.
La conclusión clave aquí es cómo una acción física (cargar combustible a un vehículo) se transforma en un registro digital estructurado, sin que nadie mueva un dedo para introducirlo manualmente.
De la bomba a la plataforma en cuatro pasos
La mejor manera de entender cómo funciona un tankpas es seguir paso a paso el dinero. Cada fase está diseñada para verificar la compra y recopilar automáticamente los detalles críticos, un proceso que es absolutamente vital para las flotas que navegan por el complejo mercado europeo con su variada normativa.
- Pase de tarjeta y autorización inicial: El conductor desliza, toca o inserta la tarjeta de combustible en la gasolinera o en la terminal de pago. En este punto, normalmente se le pide que introduzca una única ALFILER. Con frecuencia, también se les preguntará por la corriente del vehículo lectura del odómetro para un seguimiento preciso.
- Comprobaciones instantáneas de políticas: Antes de dispensar una sola gota de combustible, el sistema realiza una comprobación en tiempo real. Verifica la compra según las reglas que has establecido, como el tipo de combustible (solo diésel), límites de transacciones (100€ como máximo) y restricciones de ubicación (Solo en los Países Bajos). Si un conductor intenta comprar algo fuera de estas reglas, la transacción se rechaza al instante.
- Captura de datos enriquecidos: A medida que se aprueba la transacción, el sistema registra automáticamente lo que se conoce como Datos de nivel 3. Esto va mucho más allá del simple nombre del comerciante y la cantidad que captura una tarjeta de crédito. Incluye lo específico tipo de combustible, volumen en litros, precio por litro, tiempo, cita, y el exacto ubicación de la estación de servicio.
- Facturación e integración consolidadas: Todos estos datos detallados se transmiten directamente a su plataforma de administración central. En lugar de tener que lidiar con docenas de recibos distintos, obtiene una única factura consolidada para toda su flota. Estos datos limpios se pueden introducir sin problemas en el software de contabilidad o en los sistemas de gestión de flotas, como Rally, automatizando todo el proceso de conciliación y eliminando los errores de entrada manual de datos.
Este flujo de trabajo automatizado es la respuesta directa a la carga administrativa que agobia a tantas flotas. Al capturar digitalmente hasta el último detalle, el sistema de tarjetas de combustible brinda la claridad necesaria para gestionar uno de los costos operativos más grandes y volátiles de cualquier empresa de transporte. El resultado es menos papeleo, menos errores y un control muchísimo mayor.
Convirtiendo los datos sobre el combustible en importantes ahorros de costos
Una tarjeta de combustible es mucho más que una forma de pagar. Piense en ello como una mina de oro en materia de datos. Cada vez que uno de tus conductores usa su paso de tanque, captura un flujo de información valiosa que va mucho más allá de un simple recibo de gastos. Estos datos son los que permiten a los gestores de flotas europeos dejar de reaccionar ante los costes y empezar a gestionarlos de forma proactiva.
Aquí es donde se ve el verdadero poder de un moderno paso de tanque sistema. Si profundizas en los informes sobre el comportamiento de los conductores y el rendimiento del vehículo, puedes influir directamente en tus resultados. Todos esos datos detallados de las transacciones comienzan a revelar patrones, el tipo de información que, de otro modo, se perdería por completo en una desordenada pila de recibos en papel.
De datos sin procesar a información procesable
El verdadero valor aparece cuando empiezas a hacer las preguntas correctas. ¿Algunos conductores consumen constantemente más combustible que otros en rutas similares? ¿Algunos vehículos están al ralentí durante demasiado tiempo? ¿Sus conductores siempre eligen la estación de servicio más cara solo porque es conveniente?
Responder a estas preguntas puede generar importantes ahorros. De hecho, al utilizar el monitoreo de la flota, un paso de tanque proporciona, las empresas holandesas han logrado reducir sus costos de combustible mediante 5-10% anual simplemente reduciendo el ralentí innecesario y optimizando las rutas. Esto es muy importante, especialmente si tenemos en cuenta que los vehículos comerciales representan aproximadamente 25% de todos los kilómetros conducidos por vehículos de pasajeros en las carreteras holandesas.
Al transformar los registros de transacciones en métricas de rendimiento, puede identificar rutas ineficientes, encontrar estaciones de servicio más baratas y orientar a los conductores con hábitos de conducción más económicos. Este nivel de análisis es simplemente imposible con las tarjetas de crédito estándar.
Simplificación de las solicitudes de IVA transfronterizas
Para cualquier flota que opere en toda Europa, lidiar con el impuesto al valor agregado (IVA) es un enorme dolor de cabeza administrativo. Con tasas de IVA sobre el combustible que van desde 17% en Luxemburgo sobrepasar 25% en países como Suecia, el impacto financiero de las reclamaciones exitosas es enorme. Cada país tiene sus propias tasas y sus propios procedimientos de reclamación dolorosos, lo que crea una pesadilla burocrática para su equipo financiero.
Un moderno paso de tanque está diseñado para resolver exactamente este problema.
Los proveedores de tarjetas de combustible emiten facturas detalladas y conformes con las normas que separan claramente el IVA de cada transacción, en cada país. Esto hace que reclamar el IVA extranjero sea ridículamente sencillo. En lugar de buscar recibos descoloridos de Francia, Alemania y Bélgica, tu equipo obtiene un informe consolidado y listo para su envío.
Este proceso simplificado no solo ahorra cientos de horas de trabajo administrativo, sino que garantiza que su empresa recupere todos los impuestos elegibles, lo que le da un impulso directo a su flujo de caja. Puedes obtener más información sobre cómo aproveche el análisis de datos para reducir los costos de combustible en nuestra guía detallada. Es solo otra forma en la que una tarjeta de combustible inteligente convierte una tarea financiera compleja en una solución simple y automatizada.
Prevención del fraude y el uso indebido del combustible con controles inteligentes
Las compras no autorizadas y las transacciones dudosas son un quebradero de cabeza constante para cualquiera que administre una flota. Se estima que el fraude en materia de combustible cuesta más de lo que cuesta a las empresas europeas 150 millones de euros anuales. Cuando tus conductores están repartidos por todo el país, o incluso recorren Europa, pierdes esa línea de visión directa. Esto supone un riesgo bastante importante para su presupuesto. Aquí es exactamente donde se encuentran las características de seguridad de un moderno paso de tanque conviértete en tu primera y mejor línea de defensa.
Piénsalo de esta manera: una tarjeta de crédito estándar es gratuita para todos. Una tarjeta de combustible está diseñada para el control. Le permite crear un conjunto estricto de reglas que se aplican automáticamente en las gasolineras, lo que evita un error costoso incluso antes de que ocurra.
Establecimiento de restricciones de compra granulares
El verdadero poder de un paso de tanque está en sus controles personalizables. Puedes dejar de esperar que tus conductores gasten honestamente y empezar a definir cómo es realmente un gasto honesto. Así es como construyes un muro protector alrededor de tu presupuesto de combustible, asegurándote de que el dinero de la empresa solo se utilice para gastos comerciales legítimos.
Estos son algunos de los controles comunes que puedes implementar:
- Límites de tipo de producto: Puedes bloquear las compras en categorías específicas, como combustible diésel únicamente. Esto evita al instante que un conductor llene su automóvil personal con plomo de primera calidad o que se cargue con aperitivos y bebidas energéticas en la tienda con el dinero de la empresa.
- Límites de gastos: Establezca límites estrictos sobre cuánto se puede gastar por transacción, por día o por semana. Por ejemplo, limitar el consumo de combustible a 150€ por transacción se alinea con el tamaño del tanque de un vehículo típico. Esto hace que sea imposible que alguien use la tarjeta para llenar varios vehículos o, lo que es peor, para llenar unos cuantos bidones.
- Límites geográficos: Puedes restringir el uso de la tarjeta a países específicos o incluso a una lista cuidadosamente seleccionada de estaciones de servicio preferidas y de bajo costo. Para las flotas que operan en toda Europa, esto es un salvavidas. Impide que las tarjetas se utilicen en territorios no autorizados o en las estaciones de servicio de las autopistas, notoriamente caras.
Estas sencillas reglas son increíblemente eficaces para acabar con las formas más comunes en las que las personas hacen un mal uso de los fondos de la empresa.
El fraude en el sector del combustible no consiste solo en un robo descarado, sino que supone una pérdida enorme de su eficiencia operativa y de sus resultados finales. Los controles inteligentes transforman su tarjeta de combustible, que pasa de ser una simple herramienta de pago a convertirse en un guardia de seguridad automatizado que hace cumplir su política de gastos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin necesidad de supervisión manual.
Seguridad avanzada y alertas en tiempo real
Más allá de las reglas básicas, las tarjetas de combustible modernas añaden capas adicionales de seguridad para combatir el fraude más sofisticado. Los códigos PIN exclusivos del conductor son estándar, lo que garantiza que solo la persona asignada pueda usar la tarjeta. Algunos sistemas van un paso más allá y requieren la identificación del vehículo en las gasolineras para vincular cada litro de combustible a un activo específico de la flota.
Pero quizás la herramienta más poderosa del arsenal sea el sistema de alerta en tiempo real. Puedes recibir notificaciones instantáneas directamente en tu teléfono o panel de control sobre cualquier actividad extraña. ¿Se ha intentado realizar una transacción fuera del horario laboral? ¿Una compra realizada a cientos de kilómetros de la última ubicación conocida del camión? ¿Varios intentos de repostaje seguidos? Lo sabrás de inmediato.
Esto te permite actuar con rapidez, bloqueando una carta antes de que se haga más daño. Como puedes ver, hay muchas razones por qué las tarjetas de flota modernas siempre superan a las tarjetas de combustible tradicionales cuando se trata de mantener tu dinero seguro.
Cómo elegir la tarjeta de combustible adecuada para su flota europea
No todas las tarjetas de combustible se crean de la misma manera, especialmente cuando sus vehículos cruzan las fronteras en el complejo mercado europeo. Elegir el proveedor adecuado no consiste solo en facilitar los pagos, sino que es una medida estratégica que afecta a tu presupuesto, a la carga de trabajo administrativo y a la eficiencia general.
La elección equivocada puede causar verdaderos dolores de cabeza. Piense en los conductores varados sin una opción de pago válida, o en su equipo financiero ahogado en un mar de facturas complicadas e incumplidas de diferentes países.
Un problema clásico de las flotas europeas es la cobertura irregular de la red. Un proveedor puede presumir 98% de cobertura en los Países Bajos, pero dejan enormes lagunas en las principales rutas de tránsito de Alemania o Francia. Esto obliga a los conductores a desviarse para buscar combustible, desperdiciando un tiempo precioso y consumiendo más diésel, lo que frustra por completo el propósito de tener una herramienta de control de costes desde un principio.
Evalúe las estructuras de cobertura y precios
Antes de firmar cualquier contrato, consulta un mapa de las rutas más comunes de tu flota. Tu primer trabajo consiste en trazar ese mapa sobre la cobertura de la red de un proveedor para ver si sus estaciones afiliadas realmente se alinean con tu presencia operativa. Una tarjeta con amplia aceptación europea, como una que funciona en más de 700 000 puntos de recarga y estaciones de combustible, le brinda la flexibilidad que necesita desesperadamente.
Igual de importante es profundizar en el modelo de precios. Muchos proveedores lo atraerán con tarifas generales atractivas, solo para enterrar los costos en un laberinto de tarifas.
- Tarifas de red: Algunos te cobrarán más por usar redes de «socios» ajenas a su marca principal.
- Recargos por transacción: Es posible que recibas una pequeña comisión cada vez que pases una tarjeta, lo que se acumula rápidamente con una flota grande.
- Cargos mensuales de la tarjeta: Una tarifa por tarjeta puede convertirse rápidamente en una partida importante en tu informe de gastos si tienes docenas de vehículos en funcionamiento.
Revisa siempre los términos y condiciones para ver si hay cargos ocultos. Una estructura de precios transparente con una facturación clara y consolidada no es negociable para una presupuestación predecible. ¿La derecha paso de tanque debería simplificar su vida financiera, no hacerla más complicada.
Para ayudarte a comparar tus opciones, aquí tienes una lista de verificación rápida que te guiará en el proceso de evaluación. Utilízala para comparar diferentes proveedores con las necesidades específicas de tu flota.
Lista de verificación para la evaluación del proveedor de tarjetas de combustible
Criterios de evaluaciónProveedor Un proveedor según nuestras necesidadesCobertura de redp. ej., rutas clave en DE, FR, NLTransparencia de preciosp. ej., sin cargos ocultosSoporte de carga de vehículos eléctricosp. ej., el% de la flota es eléctricoIntegración de softwarep. ej., telemática, ERPInformes y análisisp. ej., se necesitan informes personalizadosControles de fraudep. ej., alertas en tiempo realAutomatización administrativap. ej., captura digital de recibosAtención al clientep. ej., 24/7, idioma local
Después de completar esto, tendrá una idea mucho más clara de qué solución se adapta realmente a sus operaciones, en lugar de solo cuál tiene el marketing más llamativo.
Priorice la integración y la generación de informes
En el mundo actual, una tarjeta de combustible debería ser más que una pieza de plástico. Debe ser un centro de datos que se conecte directamente a los sistemas que ya utiliza. Antes de comprometerte, comprueba si la plataforma del proveedor se puede sincronizar con tu software telemático o de gestión de flotas. Este tipo de integración automatiza el flujo de información y vincula las compras de combustible directamente con vehículos y viajes específicos para ofrecerte una visión completa de lo que sucede en la carretera.
La elaboración de informes eficaces es otro elemento imprescindible. La plataforma debería ofrecer paneles personalizables y análisis detallados que faciliten el seguimiento de los gastos, la supervisión de la eficiencia del combustible y la detección de cualquier cosa que parezca fuera de lugar. Por supuesto, una flota bien gestionada también implica optimización de la gestión de documentos de la flota, lo que aumenta indirectamente la eficiencia y ayuda a reprimir posibles fraudes.
Para las empresas que buscan salir adelante, las soluciones que combinan tarjetas físicas y virtuales con software inteligente ofrecen una enorme ventaja. Puedes ver cómo Rally ayuda a las flotas con una gestión más inteligente de las tarjetas de combustible para las flotas europeas para obtener un control mucho más profundo. Esto adquiere especial importancia a medida que las flotas se diversifican y se dedican a vehículos eléctricos y de combustible alternativo, lo que crea la necesidad de una solución única y unificada para gestionarlo todo.
El futuro de los pagos de flotas y las tarjetas de movilidad
El mundo de la gestión de flotas avanza rápidamente y la humilde tarjeta de combustible evoluciona a la par. La tradicional paso de tanque, que antes solo servía para diésel o gasolina, renace como un todo-en-uno tarjeta de movilidad. No se trata solo de un cambio de nombre; es un cambio fundamental para gestionar la creciente complejidad de las flotas europeas modernas.
Esta evolución es una respuesta directa a los enormes cambios en el mercado, especialmente al auge de los vehículos eléctricos. A medida que más y más flotas optan por vehículos eléctricos, las soluciones de pago tienen que mantenerse al día, lo que convierte la gestión inteligente de flotas de vehículos eléctricos en el Reino Unido en un tema candente. La tarjeta de movilidad del mañana no solo gestionará el combustible, sino que integrará perfectamente la recarga de vehículos eléctricos, las autopistas, el aparcamiento e incluso el mantenimiento rutinario en una única y sencilla plataforma.
Adaptarse a un paisaje electrificado
El alejamiento de los combustibles fósiles se está acelerando. Las proyecciones muestran que, 2040, el número de gasolineras tradicionales en los Países Bajos podría reducirse en un tercio, desde De 4.100 a aproximadamente 2.750, principalmente debido a la adopción de vehículos eléctricos. Para sobrevivir, moderno paso de tanque los proveedores se están convirtiendo en plataformas de energía múltiple, una adaptación crucial para cualquier flota que quiera mantenerse a la vanguardia. Puedes profundizar en estas proyecciones sobre los cambios en la infraestructura de combustible para obtener más información.
Este enfoque unificado resuelve un enorme quebradero de cabeza para los gerentes que tienen flotas mixtas con vehículos de gasolina, diésel y eléctricos. En lugar de tener que hacer malabares con una cartera llena de diferentes tarjetas y sistemas de pago, una única tarjeta de movilidad te ofrece una factura consolidada y un panorama completo de todos tus gastos relacionados con los vehículos.
El futuro no consiste solo en pagar el combustible, sino en gestionar la movilidad total. La integración de la telemática y la inteligencia artificial permitirá el análisis predictivo de los horarios de mantenimiento y la eficiencia de las rutas, lo que convierte a estas tarjetas en una herramienta esencial para navegar por el panorama logístico europeo, conectado y electrificado.
Respuestas a sus preguntas sobre la tarjeta de combustible
Tengo algunas preguntas pendientes sobre cómo paso de tanque ¿realmente funciona en la práctica? No estás solo. Estas son algunas de las consultas más frecuentes que nos hacen los administradores de flotas, con respuestas sencillas.
¿Se puede usar una tarjeta de combustible para compras personales?
En una palabra, no. Este es uno de los puntos fuertes de un sistema dedicado de tarjetas de combustible. A diferencia de una tarjeta de crédito estándar, puedes establecer reglas sólidas que reduzcan las compras a categorías específicas, como diésel, AdBlue o un lavadero de autos. Este control es fundamental para su funcionamiento y prácticamente elimina los gastos no autorizados, lo que supone un enorme quebradero de cabeza para las flotas que gestionan conductores en toda Europa.
¿Qué sucede si se pierde o me roban una tarjeta de combustible?
Si se pierde una tarjeta, puedes acceder a tu portal en línea y congelarla al instante. Esta acción inmediata elimina cualquier posibilidad de uso fraudulento antes de que ocurra. Además, el requisito de un PIN de conductor único añade un nivel de seguridad crucial, lo que hace que sea increíblemente difícil para un ladrón utilizar la tarjeta con éxito, incluso si la tiene en sus manos.
Una de las mayores preocupaciones de cualquier flota es el riesgo de seguridad que supone la pérdida de una tarjeta de pago. Un moderno sistema tankpas aborda este problema de forma frontal mediante la desactivación instantánea y la protección mediante PIN, lo que asegura tus fondos en cuestión de segundos.
¿Las tarjetas de combustible son solo para gasolina y diésel?
Puede que hayan empezado así, pero las tarjetas de combustible modernas se han convertido en verdaderas tarjetas de movilidad. Muchos proveedores ahora incluyen el acceso a una enorme red de estaciones de carga de vehículos eléctricos en toda Europa, y algunas redes cubren más 700 000 puntos de recarga. Esto le permite gestionar los gastos de combustibles fósiles y vehículos eléctricos en una sola factura limpia, que es absolutamente imprescindible para cualquier flota que se cambie a la electricidad.
¿Pueden los profesionales autónomos usar un Tankpas?
Por supuesto, pero es crucial tener una visión correcta de los impuestos. Si utilizas tu vehículo privado para viajes de negocios y solicitas la franquicia por kilómetro fijo (como el 0,23€ por kilómetro en los Países Bajos), no puedes además deducir los gastos de combustible de la tarjeta. Esa asignación está diseñada para cubrir todos los gastos de su vehículo, incluido el combustible.
¿Estás listo para controlar por completo los gastos de tu flota y deshacerte de los quebraderos de cabeza administrativos para siempre? Rally reúne el combustible, la carga de vehículos eléctricos y todos los demás gastos relacionados con los vehículos en toda Europa en una solución única y potente. Descubra cómo Rally puede simplificar la gestión de su flota hoy.
