Summer of Rally — 7 functies die we hebben gelanceerd om fleetmanagers te helpen brandstof te besparen en grip te houden op uitgaven

Een van de redenen waarom we het bedrijf Rally hebben genoemd, is dat we van snelheid houden. Deze zomer hebben we een aantal functies gelanceerd om je te helpen kosten beter te beheersen en geld te besparen.

Dit hebben we gelanceerd:

1. DriverLink: Onze oplossing waarmee chauffeurs met een kaart kunnen inchecken;
2. Card Freeze: Deblokkeert kaarten alleen voor een dienst;
3. Odometer: Een op WhatsApp gebaseerde manier om kilometerstanden te verzamelen waar chauffeurs dol op zijn;
4. Fuel Insights: Ons realtime dashboard dat laat zien waar je kunt besparen;
5. Nieuwe uitgavenpagina: Om je een overzicht te geven van factuurcompliance;
6. Verbeterde categorieblokkades: Meer gedetailleerde categorieën, zoals wasstraten;
7. Blokkeren op merchant: Laat je merchants op naam blokkeren

DriverLink: Registratie van tankkaarten voor chauffeurs (WhatsApp)

DriverLink stelt chauffeurs in staat om vóór het tanken snel in te checken op hun tankkaart via een eenvoudig WhatsApp-bericht. Door het telefoonnummer van de chauffeur aan de kaart te koppelen, wordt de kaart voor die specifieke chauffeur ontgrendeld. Dat betekent dat je elke keer dat de kaart wordt gebruikt precies weet wie er tankt, waar en wanneer—geen mysterieuze klikken of gedeelde pincodes meer. Het is eenvoudig voor chauffeurs (geen extra app of login nodig) en geeft fleetmanagers realtime transparantie en controle.

Kaarten bevriezen: Tankkaarten vergrendelen buiten werktijden

Met Card Freeze zijn de tankkaarten van je wagenpark alleen actief wanneer dat hoort. Aan het einde van de dag blijft de kaart vergrendeld (bevroren) om ongeautoriseerd gebruik te voorkomen. Wanneer de dienst van de chauffeur begint (en die via DriverLink heeft ingecheckt), wordt de kaart automatisch ontgrendeld zodat de chauffeur zoals gebruikelijk kan tanken. Het is in feite een aan/uit-schakelaar die meebeweegt met het werkschema; handmatige tussenkomst is niet nodig. Zo weet je zeker dat bedrijfskaarten buiten werktijden niet worden misbruikt, terwijl chauffeurs tijdens hun normale werkdag geen verschil merken.

Odometer via WhatsApp: Eenvoudig kilometerstanden invoeren

Onze nieuwe Odometer-functie maakt het eenvoudig om kilometerstanden vast te leggen via WhatsApp. Wanneer een chauffeur tankt, ontvangt die direct een WhatsApp-bericht met het verzoek om de kilometerstand van het voertuig door te sturen. Chauffeurs kunnen ter plekke antwoorden met de kilometerstand (of direct daarna, zodra ze veilig terug in de cabine zijn), zonder speciale app of papierwerk. Chauffeurs zijn er enthousiast over—zo simpel is het: de naleving van kilometerregistratie is gestegen, omdat ze ons alleen maar hun stand hoeven te appen. Bij elke tankbeurt heb je nu een nauwkeurige kilometerstand, zodat je voertuiggebruik kunt volgen en afwijkingen eenvoudig kunt signaleren (en zelfs brandstofdiefstal kunt voorkomen door onregelmatige standen te detecteren).

Fuel Insights: Realtime analyse van brandstofuitgaven

Fuel Insights is een realtime dashboard dat laat zien waar je op brandstofkosten kunt besparen. Het geeft wagenparken bruikbare inzichten in uitgaven van chauffeurs en brandstofefficiëntie, en brengt trends en uitschieters in beeld. Zo kan het dashboard bijvoorbeeld laten zien dat brandstof op bepaalde momenten van de dag goedkoper is, of aangeven of iemand op het gebruikelijke tijdstip premium brandstof koopt. Met deze informatie help je je team betere tankgewoonten aan te nemen en zie je direct waar je verspilling kunt verminderen. Vroege gebruikers geven uitstekende feedback—ze zeggen dat ze nog niets vergelijkbaars hebben gezien en dat het hen nu al helpt hun brandstofkosten te verlagen.

Hier zie je enkele van de vele metrics in het Fuel Insights-dashboard

Nieuwe uitgavenpagina: Bon- en btw-compliance

We hebben een nieuwe uitgavenpagina toegevoegd om je een beter overzicht te geven van bon- en factuurcompliance. Deze pagina toont al je wagenparktransacties op één plek, samen met indicatoren die laten zien voor welke uitgaven een bon is ingediend en welke nog ontbreken. Je ziet direct zaken zoals het aantal tankbeurten waarvoor nog een bon ontbreekt of het algemene bon-inleverpercentage per chauffeur. In de praktijk kun je zo snel mogelijke compliance-gaten identificeren. Je hoeft niet langer één voor één naar ontbrekende facturen of bonnetjes te zoeken. Door deze punten zichtbaar te maken (en zelfs uit te splitsen per medewerker of kaart), maakt de uitgavenpagina auditvoorbereiding en btw-terugvordering een stuk eenvoudiger.

Gedetailleerde categorieblokkades

We hebben onze bestedingscontroles uitgebreid met fijnmazigere instellingen en verbeterde categorieblokkades. Je kunt nu precies bepalen welke soorten aankopen op elke kaart zijn toegestaan of geblokkeerd, ook op basis van specifieke categorieën zoals wasstraten. Als je bijvoorbeeld wilt dat je kaarten alleen voor brandstof worden gebruikt, kun je extra kosten zoals wasstraten of winkelartikelen bij de pomp blokkeren. Deze verfijning zorgt ervoor dat transacties binnen de goedgekeurde categorielimieten blijven die jij hebt ingesteld, en niets daarbuiten. Dit is een grote verbetering ten opzichte van alles-of-nietscontroles, omdat je je wagenparkbeleid veel nauwkeuriger kunt handhaven (ongewenste uitgaven blokkeren zonder het aantal bruikbare locaties voor chauffeurs sterk te beperken).

Blokkeren op merchant: Dure tankstations uitsluiten

Soms wil je aankopen bij een specifieke merchant voorkomen. Daarom bieden we nu Blokkeren op merchant aan. Met deze functie kun je specifieke merchants op je wagenparkkaart blokkeren. Als je weet dat een bepaald tankstation of een bepaalde winkel vaak problemen oplevert (te duur, niet in lijn met beleid, enz.), voeg je die eenvoudig toe aan je blokkeerlijst. Elke poging om de kaart bij die merchant te gebruiken, wordt automatisch geweigerd. Het is een extra controleniveau waarmee je chauffeurs naar de juiste aanbieders stuurt en kosten voorkomt op plekken die je niet goedkeurt, allemaal met een snelle instelling in het dashboard.

Om grip te krijgen op je brandstofuitgaven is niet één verandering nodig, maar tientallen kleine, slimme controles die samen werken.

Met DriverLink-registraties, kaartbevriezing, WhatsApp-kilometerstanden, fijnmazige blokkades en live Fuel Insights is je beleid niet alleen een handboek; het verschijnt bij de pomp, op het moment zelf, voor elke chauffeur. Het resultaat is simpel: minder verspilling, minder uitzonderingen, schonere administratie en een team dat met vertrouwen uitgeeft dankzij ingebouwde waarborgen.

Rally is het platform voor beheer van wagenparkuitgaven waarmee finance en operations brandstof- en wegkosten realtime kunnen beheersen, brandstofverspilling kunnen verminderen, misbruik kunnen stoppen en de maand kunnen afsluiten zonder administratieve chaos. Live in 24 landen, waaronder de EU en het VK.

Wil je weten hoeveel je dit kwartaal op brandstof kunt besparen? Boek een korte demo en we laten DriverLink, map freeze en Fuel Insights in actie zien.