Summer of Rally — 7 Funktionen, mit denen Flottenmanager Kraftstoff sparen und Ausgaben steuern

Einer der Gründe, warum wir das Unternehmen Rally genannt haben, ist unsere Liebe zur Geschwindigkeit. Diesen Sommer haben wir mehrere Funktionen eingeführt, mit denen Sie Kosten besser steuern und Geld sparen.

Das haben wir eingeführt:

1. DriverLink: Unsere Lösung, mit der Fahrer sich per Karte einchecken;
2. Kartensperre: Gibt Karten nur für eine Schicht frei;
3. Odometer: Eine WhatsApp-basierte Erfassung von Kilometerständen, die Fahrer lieben;
4. Fuel Insights: Unser Echtzeit-Dashboard, das Sparpotenziale zeigt;
5. Neue Ausgabenseite: Für einen Überblick zur Rechnungskonformität;
6. Verbesserte Kategoriesperren: Detailliertere Kategorien wie Autowäschen;
7. Sperre nach Händler: Händler nach Namen sperren

DriverLink: Registrierung der Tankkarte für Fahrer (WhatsApp)

DriverLink ermöglicht Fahrern, sich vor dem Tanken per einfacher WhatsApp-Nachricht schnell an ihrer Tankkarte einzuchecken. Durch die Verknüpfung der Telefonnummer des Fahrers mit der Karte wird diese für genau diesen Fahrer freigeschaltet. Das bedeutet: Jedes Mal, wenn die Karte genutzt wird, wissen Sie genau, wer wann und wo tankt – keine rätselhaften Klicks oder geteilten PINs mehr. Für Fahrer ist es einfach (keine zusätzliche App oder Anmeldung nötig) und Flottenmanagern gibt es Transparenz und Kontrolle in Echtzeit.

Kartensperre: Tankkarten außerhalb der Geschäftszeiten sperren

Die Kartensperre stellt sicher, dass die Tankkarten Ihrer Flotte nur dann aktiv sind, wenn sie es sein sollen. Am Ende des Tages bleibt die Karte gesperrt, um unbefugte Nutzung zu verhindern. Wenn die Schicht des Fahrers beginnt (und er sich über DriverLink eingecheckt hat), wird die Karte automatisch entsperrt, damit wie gewohnt getankt werden kann. Im Grunde ist es ein Ein-/Aus-Schalter, der sich nach dem Arbeitsplan richtet; ein manueller Eingriff ist nicht nötig. So haben Sie die Sicherheit, dass Firmenkarten außerhalb der Geschäftszeiten nicht missbraucht werden, während Fahrer im normalen Arbeitsalltag keinen Unterschied bemerken.

Odometer via WhatsApp: Einfache Eingabe des Kilometerstands

Mit unserer neuen Odometer-Funktion lässt sich der Kilometerstand einfach per WhatsApp erfassen. Wenn ein Fahrer tankt, erhält er sofort eine WhatsApp-Nachricht mit der Bitte, den Kilometerstand des Fahrzeugs zu senden. Fahrer können direkt vor Ort antworten (oder kurz danach, sobald sie sicher wieder in der Kabine sind), ganz ohne spezielle App oder Papierkram. Fahrer lieben es – so einfach ist es: Die Einhaltung der Kilometerstandsmeldung ist gestiegen, weil sie uns den Stand nur per Nachricht schicken müssen. Jede Tankung hat nun einen genauen Kilometerstand, sodass Sie die Fahrzeugnutzung verfolgen und Auffälligkeiten leicht erkennen können (und sogar Kraftstoffdiebstahl durch unregelmäßige Werte verhindern).

Fuel Insights: Echtzeit-Analyse der Kraftstoffausgaben

Fuel Insights ist ein Echtzeit-Dashboard, das zeigt, wo Sie bei Kraftstoffkosten sparen können. Es liefert Flotten umsetzbare Einblicke in Fahrerausgaben und Kraftstoffeffizienz und hebt Trends sowie Ausreißer hervor. Zum Beispiel kann das Dashboard zeigen, dass Kraftstoff zu bestimmten Tageszeiten günstiger ist, oder darauf hinweisen, wenn jemand zur üblichen Zeit Premiumkraftstoff kauft. Mit diesen Informationen können Sie Ihrem Team helfen, bessere Tankgewohnheiten zu entwickeln, und sofort Wege erkennen, Verschwendung zu reduzieren. Erste Nutzer geben hervorragendes Feedback – sie sagen, sie hätten noch nichts Vergleichbares gesehen, und es helfe bereits, ihre Kraftstoffausgaben zu senken.

Hier sind einige der vielen Kennzahlen im Fuel-Insights-Dashboard

Neue Ausgabenseite: Beleg- und MwSt.-Konformität

Wir haben eine neue Ausgabenseite hinzugefügt, damit Sie einen besseren Überblick über Beleg- und Rechnungskonformität erhalten. Diese Seite zeigt alle Transaktionen Ihrer Flotte an einem Ort, zusammen mit Hinweisen, welche Ausgaben mit Belegen versehen sind und welche noch fehlen. Sie sehen sofort Dinge wie die Anzahl der Tankkäufe, für die noch ein Beleg fehlt, oder die gesamte Belegquote pro Fahrer. Im Kern können Sie damit potenzielle Compliance-Lücken schnell erkennen. Kein mühsames Suchen nach fehlenden Rechnungen oder Belegen mehr. Indem diese Themen hervorgehoben werden (und sogar nach Mitarbeiter oder Karte aufgeschlüsselt), vereinfacht die Ausgabenseite die Audit-Vorbereitung und die MwSt.-Rückerstattung erheblich.

Detaillierte Kategoriesperren

Wir haben unsere Ausgabenkontrollen mit granularerer Steuerung und verbesserten Kategoriesperren erweitert. Sie können jetzt genau festlegen, welche Arten von Käufen auf jeder Karte erlaubt oder gesperrt sind, auch auf Basis bestimmter Kategorien wie Autowäschen. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass Ihre Karten nur für Kraftstoff genutzt werden, können Sie Zusatzkäufe wie Autowäschen oder Shop-Artikel an der Zapfsäule sperren. Diese Verfeinerung stellt sicher, dass Transaktionen innerhalb der von Ihnen festgelegten Kategorielimits bleiben – und nicht darüber hinaus. Das ist eine deutliche Verbesserung gegenüber „alles oder nichts“-Kontrollen und erlaubt es Ihnen, Ihre Flottenrichtlinie viel präziser durchzusetzen (unerwünschte Ausgaben zu blockieren, ohne die Zahl der Fahrer stark einzuschränken).

Sperre nach Händler: Teure Tankstellen sperren

Manchmal möchten Sie Käufe bei einem bestimmten Händler verhindern. Deshalb bieten wir jetzt Sperren nach Händler an. Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Händler auf Ihrer Flottenkarte gezielt sperren. Wenn Sie wissen, dass eine bestimmte Tankstelle oder ein Geschäft Probleme verursacht (zu teuer, nicht richtlinienkonform usw.), können Sie es einfach zu Ihrer Sperrliste hinzufügen. Jeder Versuch, die Karte bei diesem Händler zu nutzen, wird automatisch abgelehnt. Das ist eine zusätzliche Kontrollebene, mit der Sie Fahrer zu den richtigen Anbietern lenken und Belastungen an nicht genehmigten Orten vermeiden – alles mit einer schnellen Einstellung im Dashboard.

Um Ihre Kraftstoffausgaben zu beherrschen, braucht es nicht nur eine Änderung, sondern Dutzende kleiner, smarter Kontrollen, die zusammenwirken.

Mit DriverLink-Protokollen, Kartensperren, WhatsApp-Kilometerständen, granularen Sperren und Live-Fuel-Insights ist Ihre Richtlinie nicht nur ein Handbuch; sie erscheint an der Zapfsäule, im Moment, für jeden Fahrer. Das Ergebnis ist einfach: weniger Verschwendung, weniger Ausnahmen, sauberere Bücher und ein Team, das dank integrierter Schutzmechanismen sicher ausgibt.

Rally ist die Plattform für Flottenausgaben, mit der Finanz- und Betriebsteams Kraftstoff- und Straßenkosten in Echtzeit steuern, Kraftstoffverschwendung senken, Missbrauch stoppen und den Monat ohne administratives Chaos abschließen können. Live in 24 Ländern, darunter die EU und das Vereinigte Königreich.

Möchten Sie wissen, wie viel Sie dieses Quartal beim Kraftstoff sparen könnten? Buchen Sie eine kurze Demo, und wir zeigen DriverLink, Kartensperre und Fuel Insights in Aktion.