Coup de projecteur sur les clients : comment Autohero a réalisé de grosses économies grâce à la plateforme Fleet Spend de Rally
Introduction : Une flotte en pleine croissance fait face à la montée en flèche des coûts
Autohero, la branche commerciale du groupe AUTO1, gère une importante flotte de véhicules de livraison à travers l'Europe, transportant des voitures jusqu'aux portes des clients. Avec des opérations couvrant 10 marchés européens, la gestion efficace des dépenses de carburant et de flotte est essentielle à la mission. Début 2025, l'équipe d'Autohero était confrontée à des défis croissants : les coûts du carburant augmentaient, les cartes carburant existantes étaient assorties de limites de réseau et de frais cachés, et les processus manuels de dépenses mettaient à rude épreuve leur équipe financière. Autohero a commencé à rechercher une solution plus moderne pour maîtriser ses dépenses et rationaliser ses opérations. Ils ont découvert Rally, un nouveau plateforme de dépenses pour les flottes — et a décidé de l'essayer dans le cadre d'un programme pilote. Il s'en est suivi un revirement spectaculaire en matière de contrôle des coûts et d'efficacité des processus.
Défis : dépenses fragmentées et factures de carburant élevées
Comme de nombreuses flottes, Autohero utilisait des cartes de carburant et des fournisseurs traditionnels, mais a rencontré plusieurs problèmes :
- Réseaux limités et majorations tarifaires : Leur précédente carte carburant bloquait les conducteurs dans des stations spécifiques et leur permettait de réaliser des marges importantes. En fait, l'analyse de Rally a montré que le fournisseur historique (UTA) facturait une majoration notable par rapport aux prix du carburant du marché. Autohero les soupçonnait payer trop cher pour le carburant de milliers d'euros en raison de ces frais opaques.
- Volatilité des prix des carburants : Les coûts du carburant ont fluctué énormément selon l'heure et le lieu. Sans données en temps réel, les conducteurs d'Autohero faisaient souvent le plein à des heures qui ne leur convenaient pas. Une analyse interne a révélé que les prix commencent « très chers en début de journée » et peuvent varier jusqu'à 0,30€ le litre au cours de la même journée. Autohero n'avait aucun moyen d'optimiser ses achats en fonction de ces fluctuations.
- Silos d'administration et de données inefficaces : La gestion des recettes et des demandes de remboursement de la TVA dans plusieurs pays était fastidieuse. L'équipe comptable d'Autohero a dû collecter les reçus papier des conducteurs et saisir manuellement les données pour récupérer les impôts, un processus lent et sujet aux erreurs. Ils n'avaient aucune vision unifiée des dépenses de la flotte ; les dépenses de l'entreprise et de la flotte étaient éparpillées dans différents systèmes. Il était donc difficile d'analyser les coûts totaux ou d'appliquer les politiques de manière cohérente à travers l'Europe.
- Difficultés liées au comportement des conducteurs : Les conducteurs achetaient parfois des carburants à prix élevé (comme du diesel haut de gamme ou des additifs spéciaux) par habitude ou par commodité, ce qui augmentait encore les coûts. Sans rapports détaillés, les gestionnaires de flotte d'Autohero ont eu du mal à identifier ces tendances et à adopter des comportements plus rentables.
Bref, Autohero avait besoin d'un approche unifiée axée sur les données aux dépenses de la flotte. La solution devait fonctionner sur tous les marchés, réduire les coûts de carburant et éliminer les problèmes administratifs. Entrez dans Rally.
La solution Rally : cartes universelles et commandes pilotées par les données
Autohero s'est associé à Rally dans le cadre d'un programme pilote visant à transformer la façon dont l'entreprise gère les dépenses de sa flotte. La plateforme de Rally a introduit plusieurs innovations clés qui ont directement résolu les problèmes d'Autohero :
- Une carte pour chaque station : Rally a fourni à Autohero un carte de flotte moderne acceptée dans toutes les stations-service en Europe — pas simplement un réseau limité. Cela signifiait que les conducteurs pouvaient faire le plein à la station la plus pratique ou la moins chère disponible. Surtout, la carte Rally ne se limite pas au carburant : elle peut être utilisée pour toute dépense liée à la flotte ou à l'entreprise, des péages à la maintenance, le tout sur une seule plateforme. Malgré cette flexibilité, le modèle de Rally est 5 à 10 % moins cher que les cartes carburant traditionnelles, en répercutant les prix de gros et en éliminant les majorations habituelles des cartes. Autohero a immédiatement compris l'intérêt de permettre aux conducteurs de faire le plein dans les gares à bas prix (par exemple, des marques indépendantes comme JET) sans sacrifier la commodité, ce qui était impossible avec leur ancien fournisseur. « Avec une carte qui fonctionne partout, les stations proposant des carburants moins chers sont soudainement devenues accessibles », note l'équipe de Rally.
- Optimisations des données et de l'IA : La plateforme de Rally offrait une visibilité en temps réel sur les transactions et des informations intelligentes. Les managers d'Autohero pouvaient désormais voir tendances des prix du carburant par heure et par lieu, les aidant à établir des directives de ravitaillement plus intelligentes. Les données du rallye ont confirmé que le ravitaillement en fin d'après-midi ou en soirée permettait régulièrement d'économiser de l'argent (prix de 17h00 à 22h00 sont nettement plus basses tous les jours). Fort de cette idée, Autohero a commencé à encourager les conducteurs à faire le plein plus tard dans la journée dans la mesure du possible. Le rallye a également souligné l'utilisation de types de carburants haut de gamme : l'équipe a découvert que si les pilotes s'en tenaient au diesel standard plutôt qu'aux carburants spéciaux, ils pourraient économiser jusqu'à 15 000€ par an en frais. Ces recommandations basées sur les données, alimentées par l'IA de Rally, ont donné à Autohero leviers actionnables pour réduire les dépenses inutiles. Plutôt que de procéder à des coupes arbitraires et généralisées, ils ont obtenu un contrôle nuancé (par exemple, en supprimant progressivement les marques de carburant coûteuses ou en ajustant les itinéraires afin que les camions fassent le plein à des stations/heures moins chères).
- Caractéristiques de contrôle et de conformité : Lors de la configuration pilote, Rally a travaillé avec Autohero pour configurer les paramètres de la carte et de la plate-forme en fonction de ses besoins. Des codes PIN personnalisés et des contrôles de dépenses ont été préconfigurés pour chaque chauffeur/carte, afin que l'utilisation reste dans les limites des catégories et des budgets approuvés. L'équipe d'Autohero pouvait définir des limites ou des alertes (par exemple, restreindre les achats de carburant premium ou signaler des transactions anormales) via le tableau de bord de Rally. Cela a apporté un nouveau niveau de application des politiques — ce que leur ancien fournisseur ne pouvait pas facilement faire. En effet, Autohero a gagné contrôle total des dépenses de leur flotte, automatiquement et efficacement, conformément à la promesse de Rally d'une gestion de flotte basée sur les données plutôt que de simples remises.
- Flux de travail numérique fluide : La plus grande amélioration de la qualité de vie a peut-être été l'approche de Rally en matière de numérisation des reçus et des rapports. Chaque transaction du rallye apparaît dans un tableau de bord en temps réel ; les conducteurs prennent simplement une photo du reçu de carburant et l'envoient via WhatsApp. La fonction « AutoMatch » de Rally relie intelligemment ces reçus à la transaction correcte, éliminant ainsi les formalités administratives fastidieuses auxquelles l'équipe financière d'Autohero était confrontée. En fait, lorsque le projet pilote d'Autohero a été lancé, les conducteurs ont soumis leurs premiers reçus via le bot WhatsApp de Rally, ce qui, selon l'équipe, était déjà bien plus pratique que les méthodes précédentes. La conformité a augmenté en un rien de temps très simple pour les conducteurs de déclarer leurs dépenses — « Les conducteurs adorent vraiment notre expérience WhatsApp », ont observé les fondateurs du Rallye. Sur le back-end, Rally a fourni aux comptables d'Autohero toutes les données de transaction et les détails de la TVA dans un seul package. Au cours du projet pilote, Rally a même préparé une liste détaillée des transactions avec chaque reçu joint, adaptée aux exigences comptables d'Autohero. Plus besoin de rechercher les reçus manquants ou de réconcilier les journaux ; tout a été capturé numériquement. De plus, Autohero ayant indiqué qu'elle augmenterait son utilisation, Rally a proposé une intégration directe au système ERP d'Autohero, afin que toutes les recettes et données de carburant soient automatiquement transmises avec pas de transferts manuels. Ce niveau d'automatisation a libéré l'équipe financière d'une lourde charge administrative.
En résumé, Rally a équipé Autohero d'un plateforme unifiée de dépenses de flotte: une carte pour toutes les dépenses, des données en temps réel et des informations basées sur l'IA pour guider l'achat de carburant, et des processus automatisés pour les rapports et les remboursements. Mais la véritable preuve de valeur se trouverait dans les résultats.
Résultats : économies importantes et gains d'efficacité
L'impact de la solution de Rally s'est fait sentir presque immédiatement. Au cours de la première période pilote de deux semaines seulement, la flotte d'Autohero a vu des économies de coûts substantielles et améliorations opérationnelles :
- 10 000€ d'économies de carburant en deux semaines : Au cours du projet pilote (du 15 au 31 mai 2025), 14 des pilotes d'Autohero ont utilisé des cartes Rally pour acheter environ 3 372 litres de carburant (d'une valeur d'environ 5 162 euros). Même dans ce cadre limité, Autohero a économisé environ 10 000€ par rapport à la tarification de son fournisseur de carburant précédent. Cette réduction spectaculaire des dépenses, d'environ 20 % d'économies — a confirmé la promesse de baisse du prix du carburant faite par Rally. En évitant les majorations des anciennes cartes et en encourageant des choix de carburant plus intelligents, le projet pilote a permis à Autohero de réaliser des économies tangibles sur les résultats financiers. Il est devenu évident que si de tels résultats étaient étendus à l'ensemble de la flotte, l'impact financier serait énorme.
- Économies annuelles prévues de plus de 30 000€ : Au-delà du projet pilote, Rally a aidé Autohero à identifier de nouvelles optimisations pour réaliser des économies continues. En éliminant l'utilisation de carburants haut de gamme et en chronométrant mieux les ravitaillements, Autohero a pu économiser un environ 15 000€ supplémentaires par an en plus des remises de base. Rally prévoyait que, avec un déploiement complet, Autohero pourrait économiser plus de 30 000€ dès la première année de l'utilisation de la plateforme. Il s'agissait d'une estimation prudente ; à mesure que le volume de la flotte via Rally augmenterait, les économies augmenteraient. En fait, Autohero a augmenté son utilisation rapidement après le projet pilote : dès le mois suivant, l'entreprise a facturé environ 20 000€ en carburant pendant le Rallye (contre 5 000€ en mai). Cette adoption rapide a confirmé que plus ils ont utilisé Rally, plus ils ont économisé. Pour une flotte importante, ces réductions de coûts améliorent directement les marges d'exploitation sur un marché difficile et concurrentiel.
- Efficacité opérationnelle améliorée : Le passage à Rally n'a pas seulement permis d'économiser de l'argent, il a également permis de gagner du temps et d'éviter des tracas. L'équipe financière d'Autohero n'a pas eu à trier des piles de reçus et à recouper les factures de carburant. Grâce à l'ensemble de factures et de reçus consolidés de Rally, le rapprochement de fin de mois est devenu beaucoup plus simple. La facture de Rally pour le mois de juin, par exemple, indiquait chaque transaction assortie d'une remise par article et fournissait un 541,54€ de remise totale pour cette période. Toutes les informations relatives à la TVA étaient clairement détaillées, ce qui a facilité la récupération des impôts. Le responsable des livraisons d'Autohero, Balakumar « Bahi » Bahiratharaj, a noté que cette approche automatisée s'inscrivait parfaitement dans leur processus de clôture de fin de trimestre, sans retards ni surprises. De plus, prévoit d'intégrer Rally directement à l'ERP d'Autohero signifient que bientôt, même l'étape de téléchargement des reçus sera entièrement automatisée. Cette numérisation de bout en bout permet à l'équipe de gagner d'innombrables heures et d'accéder plus rapidement aux données relatives aux dépenses. Les gestionnaires de flotte peuvent désormais se concentrer sur les décisions stratégiques plutôt que sur les formalités administratives.
- Contrôle et transparence accrus : Grâce au tableau de bord en temps réel de Rally, Autohero a acquis une visibilité sans précédent sur les dépenses de sa flotte. Ils ont pu voir où et quand chaque euro était dépensé, ce qui a permis une gestion proactive. Par exemple, si un chauffeur tentait un achat hors contrat, le système le détecterait instantanément, ce qui constituerait un avantage significatif en matière de prévention de la fraude et de conformité. Toutes les dépenses de la flotte et de l'entreprise sont désormais unifiées sur une seule plateforme, comme Rally l'avait promis. Cette transparence renforce la confiance des parties prenantes financières d'Autohero, car elles peuvent facilement rendre compte des dépenses en carburant, de l'empreinte carbone ou du respect du budget à l'aide de données à jour. Cela leur permet également de négocier ou de mieux planifier ; le fait de connaître les régions ou les horaires les moins chers grâce aux informations de Rally permet de planifier les itinéraires et de former les conducteurs, ce qui accroît les gains d'efficacité.
Les commentaires positifs de l'équipe d'Autohero sont peut-être les plus révélateurs. Les pilotes ont rapidement adopté la carte Rally et son bot WhatsApp — leur faciliter la tâche tout en aidant l'entreprise à économiser de l'argent. Pendant ce temps, les managers d'Autohero ont enfin un gestion des dépenses de la flotte basée sur les données. Finis les angles morts ou les chèques en blanc pour les fournisseurs de carburant ; ils ont le contrôle total avec un minimum d'effort. Le slogan de Rally, « pas de remises à l'aveugle, mais un contrôle total des coûts de votre flotte, automatiquement, en fonction des données et de l'efficacité » a pris vie pour Autohero.
Conclusion : un partenariat gagnant pour économiser sur la flotte
En s'associant à Rally, Autohero a transformé un centre de coûts problématique en une source d'avantage concurrentiel. Ce qui n'était au départ qu'un projet pilote est aujourd'hui un plan pour gestion moderne des dépenses de flotte: celui qui combine économies de coûts (5 à 10 % de réduction des dépenses en carburant, des dizaines de milliers d'économies par an) avec améliorations des processus (flux de travail automatisés et contrôles en temps réel). Dans un secteur où les marges sont limitées, ces améliorations changent la donne. Les gestionnaires de flotte, les responsables des achats et les directeurs financiers de toute l'Europe peuvent prendre note du succès d'Autohero : avec la bonne plateforme, même une grande flotte multinationale peut gagner contrôle et transparence complets dépasser les dépenses tout en réduisant les coûts de manière significative.
L'expérience d'Autohero met en évidence une tendance plus générale : l'ère des cartes de carburant et des reçus papier cloisonnés touche à sa fin. Plateformes de dépenses intelligentes et intégrées comme Rally sont l'avenir des flottes qui exigent agilité et efficacité. Alors qu'Autohero continue de se développer en Europe, la solution de Rally évoluera avec eux, garantissant que chaque euro dépensé est optimisé et comptabilisé. Selon les fondateurs de Rally, une fois qu'un client est mis en ligne, « l'utilisation augmente rapidement » et les victoires aussi. Autohero a en effet adopté une nouvelle norme en matière de dépenses de flotte, et la voie à suivre s'annonce nettement plus rentable.
