À la une client: comment Autohero a fortement réduit ses'dépenses flotte avec Rally

Introduction : une flotte en forte croissance face à des coûts qui explosent

Autohero – la branche retail d’AUTO1 Group – exploite une grande flotte de livraison de véhicules en Europe, acheminant les voitures jusqu’au domicile des clients. Avec des opérations sur 10 marchés européens, gérer efficacement les dépenses de carburant et de flotte est vital. Début 2025, l’équipe d’Autohero faisait face à des défis croissants : les coûts du carburant grimpaient, les cartes carburant existantes imposaient des limites de réseau et des frais cachés, et les processus manuels de notes de frais mettaient leur équipe finance sous pression. Autohero a commencé à chercher une solution plus moderne pour mieux maîtriser les dépenses et fluidifier les opérations. Ils ont découvert Rally – une nouvelle plateforme de dépenses pour flottes – et ont décidé de l’essayer dans le cadre d’un pilote. La suite a marqué un tournant spectaculaire en matière de contrôle des coûts et d’efficacité des processus.

Défis : dépenses fragmentées et factures carburant élevées

Comme beaucoup de flottes, Autohero utilisait des cartes carburant et des fournisseurs traditionnels, mais a rencontré plusieurs problèmes :

- Réseaux limités et marges sur les prix : Leur ancienne carte carburant obligeait les conducteurs à utiliser certaines stations et ajoutait des marges importantes. En fait, l’analyse de Rally a montré que le fournisseur en place (UTA) appliquait une majoration notable par rapport aux prix du marché. Autohero soupçonnait de surpayer son carburant de plusieurs milliers d’euros à cause de ces frais opaques.

- Prix du carburant volatils : Les coûts du carburant variaient fortement selon l’heure et le lieu. Sans données en temps réel, les conducteurs d’Autohero faisaient souvent le plein à des moments peu opportuns. Une analyse interne a révélé que les prix commencent « super chers en début de journée » et peuvent varier jusqu’à 0,30 € par litre sur une même journée. Autohero n’avait aucun moyen d’optimiser ses achats face à ces variations.

- Admin inefficace et silos de données : La gestion des reçus et des récupérations de TVA dans plusieurs pays était lourde. L’équipe comptable d’Autohero devait collecter les reçus papier auprès des conducteurs et saisir manuellement les données pour récupérer les taxes – un processus lent et sujet aux erreurs. Elle n’avait aucune vue unifiée des dépenses flotte ; les dépenses corporate et flotte étaient dispersées dans différents systèmes. Cela compliquait l’analyse des coûts totaux et l’application cohérente des politiques à l’échelle européenne.

- Défis liés au comportement des conducteurs : Les conducteurs achetaient parfois des carburants premium (comme du diesel premium ou des additifs spéciaux) par habitude ou commodité, ce qui gonflait encore les coûts. Sans reporting détaillé, les gestionnaires de flotte d’Autohero avaient du mal à repérer ces schémas et à encourager des comportements plus économiques.

En bref, Autohero avait besoin d’une approche unifiée et pilotée par la donnée pour les dépenses flotte. La solution devait fonctionner sur tous les marchés, réduire les coûts carburant et supprimer les lourdeurs administratives. C’est là que Rally entre en jeu.

La solution Rally : carte universelle et contrôles pilotés par la donnée

Autohero s’est associé à Rally dans le cadre d’un pilote pour transformer sa gestion des dépenses flotte. La plateforme Rally a introduit plusieurs innovations clés qui ont directement répondu aux points de friction d’Autohero :

- Une carte, toutes les stations : Rally a fourni à Autohero une carte flotte moderne acceptée dans toute station-service en Europe – et pas seulement sur un réseau limité. Les conducteurs pouvaient ainsi faire le plein à la station la plus pratique ou la moins chère. Surtout, la carte Rally ne se limite pas au carburant : elle peut servir à toute dépense flotte ou corporate, des péages à la maintenance, sur une seule plateforme. Malgré cette flexibilité, le modèle Rally est 5 à 10 % moins cher que les cartes carburant traditionnelles, grâce à la répercussion des prix de gros et à la suppression des marges habituelles. Immédiatement, Autohero a vu l’intérêt de permettre aux conducteurs de faire le plein dans des stations low cost (par ex. des marques indépendantes comme JET) sans sacrifier la praticité – chose impossible avec son ancien fournisseur. « Avec une carte qui fonctionne partout, les stations aux prix carburant plus bas sont soudain devenues accessibles », note l’équipe Rally.

- Données et optimisations par IA : La plateforme Rally a apporté une visibilité en temps réel sur les transactions et des insights intelligents. Les managers d’Autohero pouvaient désormais voir les tendances de prix du carburant selon l’heure et le lieu, afin de définir des consignes de ravitaillement plus pertinentes. Les données de Rally ont confirmé que faire le plein en fin d’après-midi/soirée permettait systématiquement d’économiser (les prix entre 17:00–22:00 sont de façon fiable plus bas chaque jour). Fort de cet insight, Autohero a commencé à encourager les conducteurs à décaler le ravitaillement plus tard dans la journée quand c’était possible. Rally a aussi signalé l’usage de carburants premium : l’équipe a identifié qu’en restant sur du diesel standard plutôt que sur des carburants spéciaux, elle pouvait économiser jusqu’à 15 000 € par an. Ces recommandations pilotées par la donnée – alimentées par Rally AI – ont donné à Autohero des leviers concrets pour réduire les dépenses inutiles. Au lieu de coupes arbitraires généralisées, ils ont obtenu un contrôle fin (par exemple, supprimer progressivement des marques de carburant coûteuses ou ajuster les trajets pour que les camions fassent le plein aux stations/heures les moins chères).

- Fonctions de contrôle et conformité : Lors du paramétrage du pilote, Rally a travaillé avec Autohero pour configurer la carte et la plateforme selon ses besoins. Des codes PIN personnalisés et des contrôles de dépenses ont été préconfigurés pour chaque conducteur/carte, afin que l’usage reste dans les catégories et budgets approuvés. L’équipe d’Autohero pouvait définir des limites ou alertes (par ex. restreindre les achats de carburant premium, ou signaler des transactions anormales) via le tableau de bord Rally. Cela a apporté un nouveau niveau de mise en application des politiques – chose que leur ancien fournisseur ne permettait pas facilement. En pratique, Autohero a obtenu un contrôle total sur ses dépenses flotte – automatiquement et efficacement, en ligne avec la promesse de Rally d’une gestion de flotte pilotée par la donnée plutôt que de simples remises.

- Workflow digital fluide : L’amélioration la plus marquante au quotidien a sans doute été l’approche de Rally pour numériser les reçus et le reporting. Chaque transaction Rally apparaît dans un tableau de bord en temps réel ; les conducteurs prennent simplement une photo du reçu carburant et l’envoient via WhatsApp. La fonction « AutoMatch » de Rally relie intelligemment ces reçus à la bonne transaction – supprimant la paperasse fastidieuse à laquelle l’équipe finance d’Autohero était confrontée. D’ailleurs, au lancement du pilote Autohero, les conducteurs ont soumis leurs premiers reçus via le bot WhatsApp de Rally, ce que l’équipe a déjà jugé bien plus pratique que les méthodes passées. Le taux de conformité a bondi car il était ultra simple pour les conducteurs de déclarer leurs dépenses – « les conducteurs adorent vraiment notre expérience WhatsApp », ont observé les fondateurs de Rally. Côté back-office, Rally a fourni aux comptables d’Autohero toutes les données de transaction et les détails de TVA dans un seul package. Pendant le pilote, Rally a même préparé une liste détaillée des transactions avec chaque reçu joint, adaptée aux exigences comptables d’Autohero. Fini la chasse aux reçus manquants ou le rapprochement manuel des journaux ; tout était capturé numériquement. De plus, quand Autohero a indiqué vouloir étendre l’usage, Rally a proposé une intégration directe au système ERP d’Autohero, afin que tous les reçus carburant et les données y remontent automatiquement, sans aucune reprise manuelle. Ce niveau d’automatisation a libéré l’équipe finance d’une lourde charge administrative.

En résumé, Rally a doté Autohero d’une plateforme unifiée de dépenses flotte : une carte pour toutes les dépenses, des données en temps réel et des insights pilotés par l’IA pour guider les achats de carburant, ainsi que des processus automatisés pour le reporting et le remboursement. Mais la vraie preuve de valeur se verrait dans les résultats.

Résultats : économies majeures et gains d’efficacité

L’impact de la solution Rally a été visible presque immédiatement. Dès les deux premières semaines du pilote, la flotte d’Autohero a enregistré d’importantes économies et des améliorations opérationnelles :

- 10 000 € d’économies carburant en deux semaines : Pendant le pilote (15–31 mai 2025), 14 conducteurs d’Autohero ont utilisé les cartes Rally pour acheter ~3 372 litres de carburant (pour environ 5 162 €). Même sur ce périmètre limité, Autohero a économisé environ 10 000 € par rapport aux tarifs de son précédent fournisseur carburant. Cette baisse spectaculaire des dépenses – soit environ 20 % d’économies – a validé la promesse de Rally de prix carburant plus bas. En évitant les marges des anciennes cartes et en favorisant des choix de ravitaillement plus intelligents, le pilote a généré des économies tangibles pour le résultat d’Autohero. Il est devenu évident que si ces résultats étaient étendus à toute la flotte, l’impact financier serait énorme.

- Plus de 30 000 € d’économies annuelles projetées : Au-delà du pilote, Rally a aidé Autohero à identifier d’autres optimisations pour sécuriser des économies durables. En supprimant l’usage de carburants premium et en améliorant le timing des pleins, Autohero pouvait économiser ~15 000 € supplémentaires par an en plus des remises de base. Rally a estimé qu’avec un déploiement complet, Autohero pourrait économiser plus de 30 000 € dès la première année d’utilisation de la plateforme. C’était une estimation prudente ; à mesure que le volume de la flotte via Rally augmentait, les économies suivraient. D’ailleurs, Autohero a rapidement intensifié l’usage après le pilote – dès le mois suivant, ils ont dépensé environ 20 000 € de carburant via Rally (contre 5 k€ en mai). Cette adoption rapide a confirmé que plus ils utilisaient Rally, plus ils économisaient. Pour une grande flotte, ces réductions de coûts améliorent directement les marges d’exploitation sur un marché difficile et concurrentiel.

- Efficacité opérationnelle accrue : Le passage à Rally n’a pas seulement permis d’économiser de l’argent – il a aussi fait gagner du temps et réduit les frictions. L’équipe finance d’Autohero n’avait plus à trier des piles de reçus ni à recouper les factures carburant. Avec la facture consolidée et le lot de reçus de Rally, le rapprochement de fin de mois est devenu bien plus simple. La facture Rally de juin, par exemple, affichait chaque transaction avec une remise par ligne et indiquait un rabais total de 541,54 € pour la période. Tous les détails de TVA étaient clairement ventilés, facilitant la récupération fiscale. Le responsable Delivery d’Autohero, Balakumar « Bahi » Bahiratharaj, a noté que cette approche automatisée s’intégrait parfaitement à leur processus de clôture trimestrielle – sans retard ni surprise. De plus, les projets d’intégration directe de Rally à l’ERP d’Autohero signifient que bientôt même l’étape de téléversement des reçus sera entièrement automatisée. Cette numérisation de bout en bout représente d’innombrables heures gagnées pour l’équipe et un accès plus rapide aux données de dépenses. Les gestionnaires de flotte peuvent désormais se concentrer sur les décisions stratégiques plutôt que sur la paperasse.

- Plus de contrôle et de transparence : Avec le tableau de bord en temps réel de Rally, Autohero a obtenu une visibilité sans précédent sur ses dépenses flotte. Ils pouvaient voir où et quand chaque euro était dépensé, permettant une gestion proactive. Par exemple, si un conducteur tentait un achat hors politique, le système le détectait instantanément – un avantage majeur pour la prévention de la fraude et la conformité. Toutes les dépenses flotte et corporate sont désormais unifiées sur une seule plateforme, comme Rally l’avait promis. Cette transparence renforce la confiance des parties prenantes financières chez Autohero, car elles peuvent facilement rendre compte des dépenses carburant, de l’empreinte carbone ou du respect budgétaire avec des données à jour. Elle leur permet aussi de mieux négocier ou planifier ; connaître les régions ou horaires les moins chers grâce aux insights de Rally aide à planifier les itinéraires et former les conducteurs, ce qui amplifie les gains d’efficacité.

Le plus révélateur est peut-être le retour positif de l’équipe Autohero elle-même. Les conducteurs ont rapidement adopté la carte Rally et son bot WhatsApp – ce qui leur facilite le travail tout en aidant l’entreprise à économiser. Pendant ce temps, les managers d’Autohero disposent enfin d’une maîtrise des dépenses flotte pilotée par la donnée. Fini les angles morts ou les chèques en blanc aux fournisseurs carburant ; ils ont un contrôle total avec un minimum d’effort. Le mantra de Rally, « pas de remises aveugles, mais un contrôle total de vos coûts flotte – automatique, piloté par la donnée, efficace », a pris vie chez Autohero.

Conclusion : un partenariat gagnant pour réduire les coûts flotte

En s’associant à Rally, Autohero a transformé un centre de coûts problématique en source d’avantage concurrentiel. Ce qui a commencé comme un pilote est désormais un modèle de gestion moderne des dépenses flotte : un modèle qui combine réduction des coûts (5 à 10 % de dépenses carburant en moins, des dizaines de milliers d’euros économisés chaque année) et amélioration des processus (workflows automatisés et contrôles en temps réel). Dans un secteur où les marges sont serrées, ces améliorations changent la donne. Les gestionnaires de flotte, responsables achats et directeurs financiers en Europe peuvent retenir le succès d’Autohero : avec la bonne plateforme, même une grande flotte multi-pays peut obtenir un contrôle et une transparence complets sur ses dépenses tout en réduisant fortement ses coûts.

L’expérience d’Autohero illustre une tendance plus large – l’ère des cartes carburant en silo et des reçus papier touche à sa fin. Les plateformes de dépenses intégrées et intelligentes comme Rally représentent l’avenir pour les flottes qui exigent agilité et efficacité. Alors qu’Autohero poursuit son expansion en Europe, la solution Rally évoluera avec elle, garantissant que chaque euro dépensé soit optimisé et tracé. Selon les fondateurs de Rally, une fois qu’un client est lancé, « l’usage accélère vite » et les gains aussi. Autohero a bel et bien adopté un nouveau standard de dépenses flotte, et la route à venir s’annonce nettement plus efficiente en coûts.