Kundenporträt: Wie Autohero mit Rallys Flottenausgaben-Plattform viel sparte

Einführung: Eine schnell wachsende Flotte trifft auf explodierende Kosten

Autohero – der Retail-Arm der AUTO1 Group – betreibt europaweit eine große Fahrzeugauslieferungsflotte und bringt Autos direkt vor die Haustür der Kunden. Mit Aktivitäten in 10 europäischen Märkten ist die effiziente Verwaltung von Kraftstoff- und Flottenkosten geschäftskritisch. Anfang 2025 stand Autoheros Team vor wachsenden Herausforderungen: Die Kraftstoffkosten stiegen stark, bestehende Tankkarten hatten Netzbeschränkungen und versteckte Gebühren, und manuelle Ausgabenprozesse belasteten das Finanzteam. Autohero suchte nach einer moderneren Lösung, um Ausgaben zu senken und Abläufe zu vereinfachen. Dabei stießen sie auf Rally – eine neue Ausgabenplattform für Flotten – und beschlossen, sie in einem Pilotprogramm zu testen. Was dann folgte, war eine deutliche Wende bei Kostenkontrolle und Prozesseffizienz.

Herausforderungen: Zersplitterte Ausgaben und hohe Kraftstoffrechnungen

Wie viele Flotten nutzte auch Autohero klassische Tankkarten und Anbieter, stieß dabei aber auf mehrere Probleme:

- Begrenzte Netze & Preisaufschläge: Die bisherige Tankkarte band Fahrer an bestimmte Stationen und schlug deutliche Margen auf. Tatsächlich zeigte Rallys Analyse, dass der bisherige Anbieter (UTA) einen spürbaren Aufschlag auf die Marktpreise für Kraftstoff berechnete. Autohero vermutete, wegen dieser intransparenten Gebühren Tausende Euro zu viel für Kraftstoff zu zahlen.

- Schwankende Kraftstoffpreise: Die Kraftstoffkosten schwankten stark je nach Zeit und Ort. Ohne Echtzeitdaten tankten Autoheros Fahrer oft zu ungünstigen Zeiten. Eine interne Analyse zeigte, dass die Preise „zu Tagesbeginn super teuer“ starten und am selben Tag um bis zu 0,30 € pro Liter variieren können. Autohero fehlte eine Möglichkeit, Einkäufe auf diese Schwankungen zu optimieren.

- Ineffiziente Verwaltung & Datensilos: Die Verwaltung von Belegen und Vorsteuererstattungen über mehrere Länder hinweg war aufwendig. Autoheros Buchhaltung musste Papierbelege von Fahrern einsammeln und Daten manuell erfassen, um Steuern zurückzufordern – ein langsamer, fehleranfälliger Prozess. Es gab keinen einheitlichen Blick auf die Flottenausgaben; Unternehmens- und Flottenausgaben waren verstreut über verschiedene Systeme. Das erschwerte die Analyse der Gesamtkosten und die konsequente Durchsetzung von Richtlinien in Europa.

- Herausforderungen beim Fahrerverhalten: Fahrer kauften teils aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit teurere Kraftstoffe (wie Premium-Diesel oder Spezialadditive), was die Kosten weiter erhöhte. Ohne detailliertes Reporting fiel es Autoheros Flottenmanagern schwer, diese Muster zu erkennen und kosteneffizienteres Verhalten zu fördern.

Kurz gesagt brauchte Autohero einen einheitlichen, datenbasierten Ansatz für Flottenausgaben. Die Lösung musste in allen Märkten funktionieren, Kraftstoffkosten senken und administrativen Aufwand beseitigen. Hier kam Rally ins Spiel.

Die Rally-Lösung: Universalkarte & datengestützte Steuerung

Autohero arbeitete in einem Pilotprogramm mit Rally zusammen, um das Management der Flottenausgaben zu verändern. Rallys Plattform brachte mehrere zentrale Neuerungen, die Autoheros Probleme direkt angingen:

- Eine Karte, jede Tankstelle: Rally stellte Autohero eine moderne Flottenkarte bereit, die europaweit an jeder Tankstelle akzeptiert wird – nicht nur in einem begrenzten Netz. So konnten Fahrer an der bequemsten oder günstigsten Station tanken. Entscheidend: Die Rally Karte ist nicht auf Kraftstoff beschränkt; sie kann für jede Flotten- oder Unternehmensausgabe genutzt werden, von Maut bis Wartung, alles auf einer Plattform. Trotz dieser Flexibilität ist Rallys Modell 5–10 % günstiger als klassische Tankkarten, da Großhandelspreise weitergegeben und typische Kartenaufschläge eliminiert werden. Autohero erkannte sofort den Vorteil, Fahrer an günstigen Stationen (z. B. freien Marken wie JET) tanken zu lassen, ohne Komfort einzubüßen – mit dem alten Anbieter unmöglich. „Mit einer Karte, die überall funktioniert, wurden Tankstellen mit günstigeren Kraftstoffpreisen plötzlich zugänglich“, so das Rally Team.

- Daten- und KI-Optimierungen: Rallys Plattform lieferte Echtzeit-Transparenz über Transaktionen und intelligente Erkenntnisse. Autoheros Manager konnten nun Kraftstoffpreistrends nach Zeit und Ort sehen und so klügere Tankrichtlinien festlegen. Rallys Daten bestätigten, dass Tanken am späten Nachmittag/Abend konstant Geld spart (Preise von 17:00–22:00 sind verlässlich niedriger an jedem Tag). Mit dieser Erkenntnis begann Autohero, Fahrer zu ermutigen, wenn möglich später am Tag zu tanken. Rally erkannte auch die Nutzung von Premium-Kraftstoffen: Das Team stellte fest, dass bei Standarddiesel statt Spezialkraftstoffen bis zu 15.000 € pro Jahr eingespart werden könnten. Diese datenbasierten Empfehlungen – unterstützt von Rally AI – gaben Autohero konkrete Hebel zur Senkung unnötiger Ausgaben. Statt pauschaler Kürzungen erhielten sie differenzierte Kontrolle (zum Beispiel das Ausphasen teurer Kraftstoffmarken oder die Anpassung von Routen, damit Fahrzeuge an günstigeren Stationen/Zeiten tanken).

- Kontroll- & Compliance-Funktionen: Während des Pilot-Setups arbeitete Rally mit Autohero zusammen, um Karte und Plattform passend zu konfigurieren. Individuelle PINs und Ausgabenkontrollen wurden für jeden Fahrer/jede Karte vorkonfiguriert, damit die Nutzung innerhalb genehmigter Kategorien und Budgets blieb. Autoheros Team konnte Limits oder Warnungen festlegen (z. B. Premium-Kraftstoffkäufe einschränken oder auffällige Transaktionen markieren) über Rallys Dashboard. Das brachte ein neues Maß an Richtliniendurchsetzung – etwas, das ihr alter Anbieter nicht einfach leisten konnte. So gewann Autohero volle Kontrolle über seine Flottenausgaben – automatisch und effizient, ganz im Sinne von Rallys Versprechen datenbasierter Flottensteuerung statt pauschaler Rabatte.

- Nahtloser digitaler Workflow: Die vielleicht größte praktische Verbesserung war Rallys Ansatz zur Digitalisierung von Belegen und Reporting. Jede Rally-Transaktion erscheint in einem Echtzeit-Dashboard; Fahrer fotografieren einfach den Tankbeleg und senden ihn per WhatsApp. Rallys „AutoMatch“-Funktion verknüpft diese Belege intelligent mit der richtigen Transaktion – und beseitigt so den mühsamen Papieraufwand, mit dem Autoheros Finanzteam früher zu kämpfen hatte. Als Autoheros Pilot startete, reichten Fahrer ihre ersten Belege über Rallys WhatsApp-Bot ein, was laut Team schon deutlich bequemer war als frühere Methoden. Die Compliance stieg stark, weil es für Fahrer extrem einfach war, Ausgaben zu melden – „die Fahrer lieben unser WhatsApp-Erlebnis wirklich“, beobachteten die Rally Gründer. Im Hintergrund stellte Rally Autoheros Buchhaltung alle Transaktionsdaten und MwSt.-Details in einem Paket bereit. Während des Piloten erstellte Rally sogar eine detaillierte Transaktionsliste mit angehängtem Beleg, zugeschnitten auf Autoheros Buchhaltungsanforderungen. Kein Nachlaufen fehlender Belege oder Abgleichen von Listen mehr; alles wurde digital erfasst. Als Autohero zudem signalisierte, die Nutzung auszuweiten, schlug Rally eine direkte Integration in Autoheros ERP-System vor, sodass alle Tankbelege und Daten automatisch einfließen – ohne manuelle Übergaben. Dieses Automatisierungsniveau entlastete das Finanzteam erheblich.

Zusammengefasst stattete Rally Autohero mit einer einheitlichen Plattform für Flottenausgaben aus: eine Karte für alle Ausgaben, Echtzeitdaten und KI-gestützte Erkenntnisse zur Steuerung des Kraftstoffeinkaufs sowie automatisierte Prozesse für Reporting und Erstattung. Den wahren Wert zeigte jedoch erst das Ergebnis.

Ergebnisse: Große Einsparungen und Effizienzgewinne

Die Wirkung von Rallys Lösung war fast sofort sichtbar. Schon in den ersten zwei Wochen des Piloten verzeichnete Autoheros Flotte deutliche Kosteneinsparungen und operative Verbesserungen:

- 10.000 € Kraftstoffersparnis in zwei Wochen: Während des Piloten (15.–31. Mai 2025) nutzten 14 Autohero-Fahrer Rally Karten, um rund 3.372 Liter Kraftstoff zu kaufen (im Wert von etwa 5.162 €). Selbst in diesem begrenzten Umfang sparte Autohero gegenüber den Preisen des bisherigen Kraftstoffanbieters rund 10.000 €. Diese deutliche Ausgabenreduktion – etwa 20 % Ersparnis – bestätigte Rallys Versprechen niedrigerer Kraftstoffpreise. Durch das Vermeiden alter Kartenaufschläge und klügere Tankentscheidungen brachte der Pilot Autohero messbare Einsparungen im Ergebnis. Es wurde klar: Würden solche Resultate auf die gesamte Flotte ausgeweitet, wäre der finanzielle Effekt enorm.

- Prognostizierte jährliche Einsparungen von über 30.000 €: Über den Piloten hinaus half Rally Autohero, weitere Optimierungen für dauerhafte Einsparungen zu identifizieren. Durch den Verzicht auf Premium-Kraftstoffe und besseres Timing beim Tanken konnte Autohero zusätzlich rund 15.000 € pro Jahr über die Basisrabatte hinaus sparen. Rally prognostizierte, dass Autohero im ersten Jahr mit der Plattform über 30.000 € sparen könnte, wenn sie vollständig ausgerollt wird. Das war konservativ geschätzt; mit wachsendem Volumen über Rally würden auch die Einsparungen steigen. Tatsächlich erhöhte Autohero die Nutzung direkt nach dem Piloten schnell – schon im Folgemonat wurden rund 20.000 € Kraftstoff über Rally abgerechnet (nach 5.000 € im Mai). Diese schnelle Akzeptanz bestätigte: Je mehr sie Rally nutzten, desto mehr sparten sie. Für eine große Flotte verbessern solche Kostensenkungen die operativen Margen direkt in einem harten Wettbewerbsmarkt.

- Verbesserte operative Effizienz: Der Wechsel zu Rally sparte nicht nur Geld – sondern auch Zeit und Aufwand. Autoheros Finanzteam musste keine Stapel von Belegen mehr sortieren und Kraftstoffrechnungen nicht mehr manuell abgleichen. Mit Rallys gebündelter Rechnung und Belegsammlung wurde der Monatsabschluss deutlich einfacher. Rallys Rechnung für Juni zeigte zum Beispiel jede Transaktion mit positionsgenauem Rabatt und wies für diesen Zeitraum einen Gesamtrabatt von 541,54 € aus. Alle MwSt.-Details waren klar aufgeführt, was die Steuererstattung erleichterte. Autoheros Head of Delivery, Balakumar „Bahi“ Bahiratharaj, sagte, dass dieser automatisierte Ansatz perfekt zu ihrem Quartalsabschluss passe – ohne Verzögerungen oder Überraschungen. Zudem bedeuten Pläne zur direkten Integration von Rally in Autoheros ERP, dass bald sogar das Hochladen von Belegen vollständig automatisiert wird. Diese durchgängige Digitalisierung spart dem Team unzählige Stunden und ermöglicht schnelleren Zugriff auf Ausgabendaten. Flottenmanager können sich nun auf strategische Entscheidungen statt auf Papierarbeit konzentrieren.

- Mehr Kontrolle und Transparenz: Mit Rallys Echtzeit-Dashboard gewann Autohero eine beispiellose Transparenz über seine Flottenausgaben. Das Team konnte sehen, wo und wann jeder Euro ausgegeben wurde, und so proaktiv steuern. Wenn ein Fahrer zum Beispiel einen nicht richtlinienkonformen Kauf versucht hätte, hätte das System ihn sofort erkannt – ein großer Vorteil für Betrugsprävention und Compliance. Alle Flotten- und Unternehmensausgaben sind jetzt auf einer Plattform gebündelt, wie Rally versprochen hatte. Diese Transparenz schafft Vertrauen bei den Finanzverantwortlichen von Autohero, da sie mit aktuellen Daten einfach über Kraftstoffausgaben, CO₂-Fußabdruck oder Budgeteinhaltung berichten können. Sie hilft auch bei besseren Verhandlungen und Planungen; das Wissen über die günstigsten Kraftstoffregionen oder Zeiten aus Rallys Erkenntnissen unterstützt Routenplanung und Fahrerschulung und verstärkt so die Effizienzgewinne.

Am aussagekräftigsten ist vielleicht das positive Feedback von Autoheros eigenem Team. Fahrer nahmen die Rally Karte und den WhatsApp-Bot schnell an – und machten sich damit die Arbeit leichter, während sie dem Unternehmen zugleich halfen, Geld zu sparen. Gleichzeitig haben Autoheros Manager endlich einen datenbasierten Griff an die Flottenausgaben. Keine blinden Flecken oder Blankoschecks an Kraftstoffanbieter mehr; sie haben mit minimalem Aufwand volle Kontrolle. Rallys Leitsatz „keine blinden Rabatte, sondern volle Kontrolle über Ihre Flottenkosten – automatisch, datengetrieben, effizient“ wurde für Autohero Realität.

Fazit: Eine erfolgreiche Partnerschaft für Flotteneinsparungen

Durch die Partnerschaft mit Rally verwandelte Autohero einen problematischen Kostenblock in einen Wettbewerbsvorteil. Was als Pilot begann, ist heute ein Modell für modernes Management von Flottenausgaben: eines, das Kosteneinsparungen (5–10 % geringere Kraftstoffausgaben, jährlich Einsparungen in Zehntausenderhöhe) mit Prozessverbesserungen (automatisierte Workflows und Echtzeitkontrollen) verbindet. In einer Branche mit knappen Margen sind diese Verbesserungen wegweisend. Flottenmanager, Einkaufsverantwortliche und Finanzleiter in ganz Europa können aus Autoheros Erfolg lernen: Mit der richtigen Plattform kann selbst eine große Flotte in mehreren Ländern vollständige Kontrolle und Transparenz über Ausgaben gewinnen und gleichzeitig die Kosten deutlich senken.

Autoheros Erfahrung unterstreicht einen breiteren Trend – die Ära isolierter Tankkarten und Papierbelege geht zu Ende. Integrierte, intelligente Ausgabenplattformen wie Rally sind die Zukunft für Flotten, die Agilität und Effizienz verlangen. Während Autohero in Europa weiter skaliert, skaliert Rallys Lösung mit und stellt sicher, dass jeder ausgegebene Euro optimiert und erfasst wird. In den Worten der Rally Gründer: Sobald ein Kunde live geht, „steigt die Nutzung schnell“ – und damit auch die Erfolge. Autohero hat damit tatsächlich einen neuen Standard für Flottenausgaben erreicht, und der Weg nach vorn wirkt deutlich kosteneffizienter.