Kunden im Rampenlicht: Wie Autohero mit der Fleet Spend-Plattform von Rally viel gespart hat
Einführung: Eine schnell wachsende Flotte begegnet steigenden Kosten
Autohero — der Einzelhandelszweig der AUTO1 Group — betreibt eine große Fahrzeuglieferflotte in ganz Europa, die Autos an die Haustür der Kunden transportiert. Mit Niederlassungen in den folgenden Bereichen 10 europäische Märkte, die effiziente Verwaltung der Kraftstoff- und Flottenkosten ist von entscheidender Bedeutung. Anfang 2025 stand das Team von Autohero vor wachsenden Herausforderungen: Die Treibstoffkosten stiegen, bestehende Tankkarten waren mit Netzwerklimits und versteckten Gebühren verbunden, und manuelle Ausgabenprozesse belasteten das Finanzteam. Autohero begann, nach einer moderneren Lösung zu suchen, um die Ausgaben einzudämmen und den Betrieb zu rationalisieren. Sie entdeckten Rally — eine neue Ausgabenplattform für Flotten — und beschloss, es in einem Pilotprogramm auszuprobieren. Was folgte, war eine dramatische Wende in den Bereichen Kostenkontrolle und Prozesseffizienz.
Herausforderungen: Fragmentierte Ausgaben und hohe Treibstoffrechnungen
Wie viele Flotten hatte Autohero traditionelle Tankkarten und Anbieter verwendet, stieß jedoch auf mehrere Probleme:
- Eingeschränkte Netzwerke und Preisaufschläge: Ihre vorherige Tankkarte sperrte die Fahrer an bestimmte Stationen und erzielte erhebliche Gewinnmargen. Tatsächlich ergab die Analyse von Rally, dass der etablierte Anbieter (UTA) einen erheblichen Aufschlag gegenüber den marktüblichen Kraftstoffpreisen verlangte. Autohero vermutete, dass sie es waren zu viel für Treibstoff bezahlen um Tausende von Euro aufgrund dieser undurchsichtigen Gebühren.
- Volatile Kraftstoffpreise: Die Treibstoffkosten schwankten stark je nach Zeit und Ort. Ohne Echtzeitdaten tankten die Fahrer von Autohero oft zu ungünstigen Zeiten. Eine interne Analyse ergab, dass die Preise „zu Beginn des Tages sehr teuer“ beginnen und innerhalb desselben Tages um bis zu 0,30€ pro Liter variieren können. Autohero hatte keine Möglichkeit, den Einkauf rund um diese Schwankungen zu optimieren.
- Ineffiziente Verwaltung und Datensilos: Die Verwaltung von Belegen und Mehrwertsteuerrückerstattungen in mehreren Ländern war umständlich. Das Buchhaltungsteam von Autohero musste die Belege der Fahrer in Papierform einholen und Daten manuell eingeben, um die Steuern zurückzufordern — ein langsamer, fehleranfälliger Prozess. Sie hatten keinen einheitlichen Überblick über die Flottenausgaben; Unternehmens- und Flottenkosten waren verstreut in verschiedenen Systemen. Dies machte es schwierig, die Gesamtkosten zu analysieren oder Richtlinien in ganz Europa einheitlich durchzusetzen.
- Herausforderungen beim Fahrerverhalten: Fahrer kauften manchmal aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit Kraftstoffe zu Premiumpreisen (wie Premium-Diesel oder Spezialzusätze), was die Kosten weiter in die Höhe trieb. Ohne detaillierte Berichterstattung hatten die Flottenmanager von Autohero Mühe, diese Muster zu erkennen und kosteneffizienteres Verhalten zu fördern.
Kurz gesagt, Autohero brauchte eine einheitlicher, datengesteuerter Ansatz zu den Flottenausgaben. Die Lösung musste auf allen Märkten funktionieren, die Kraftstoffkosten senken und administrative Probleme vermeiden. Nehmen Sie an Rally teil.
Die Rallye-Lösung: Universelle karten- und datengesteuerte Steuerungen
Autohero hat sich mit Rally in einem Pilotprogramm zusammengetan, um die Verwaltung der Flottenausgaben zu verändern. Auf der Plattform von Rally wurden mehrere wichtige Innovationen eingeführt, die die Probleme von Autohero direkt lösten:
- Eine Karte, jede Station: Rally versorgte Autohero mit einem moderne Flottenkarte, die an jeder Tankstelle europaweit akzeptiert wird — nicht nur ein begrenztes Netzwerk. Das bedeutete, dass die Fahrer an der bequemsten oder günstigsten verfügbaren Tankstelle tanken konnten. Entscheidend ist, dass die Rallye-Karte nicht auf Treibstoff beschränkt ist: Sie kann verwendet werden für alle Flotten- oder Unternehmenskosten, von der Maut bis zur Wartung, alles auf einer Plattform. Trotz dieser Flexibilität ist das Modell von Rally 5— 10% günstiger als herkömmliche Tankkarten, indem die Großhandelspreise durchgesetzt und die typischen Kartenaufschläge abgeschafft werden. Autohero erkannte sofort den Reiz, Fahrer an Billigstationen (z. B. unabhängige Marken wie JET) tanken zu lassen, ohne auf Komfort zu verzichten — was bei ihrem alten Anbieter unmöglich war. „Mit einer Karte, die überall funktioniert, wurden plötzlich Stationen mit günstigeren Kraftstoffpreisen zugänglich“, bemerkt das Team von Rally.
- Daten- und KI-Optimierungen: Die Plattform von Rally bot Einblicke in Transaktionen in Echtzeit und intelligente Einblicke. Die Manager von Autohero konnten jetzt sehen Entwicklung der Kraftstoffpreise nach Zeit und Ortund hilft ihnen dabei, intelligentere Richtlinien für das Betanken festzulegen. Die Daten von Rally bestätigten, dass durch das Tanken am späten Nachmittag/Abend durchweg Geld gespart wurde (Preise von 17:00 — 22:00 sind zuverlässig niedriger jeden Tag). Mit dieser Erkenntnis begann Autohero, die Fahrer zu ermutigen, das Tanken wann immer möglich auf einen späteren Zeitpunkt am Tag umzustellen. Rally wies auch auf die Verwendung von Premium-Kraftstoffen hin: Das Team stellte fest, dass Fahrer, die auf Standarddiesel statt auf Spezialkraftstoffe zurückgreifen, bis zu 15.000€ jährlich an Kosten. Diese datengestützten Empfehlungen — unterstützt durch die KI von Rally — gab Autohero umsetzbare Hebel um verschwenderische Ausgaben zu reduzieren. Statt willkürlicher pauschaler Kürzungen erhielten sie eine differenzierte Kontrolle (z. B. durch die schrittweise Einstellung teurer Kraftstoffmarken oder die Anpassung der Strecken, sodass Lkw an günstigeren Stationen/Zeiten tanken).
- Kontroll- und Compliance-Funktionen: Während des Pilot-Setups arbeitete Rally mit Autohero zusammen, um die Karten- und Plattformeinstellungen an ihre Bedürfnisse anzupassen. Benutzerdefinierte PINs und Ausgabenkontrollen waren für jeden Fahrer/jede Karte vorkonfiguriert, sodass die Nutzung innerhalb der genehmigten Kategorien und Budgets blieb. Das Team von Autohero konnte über das Dashboard von Rally Limits oder Warnmeldungen festlegen (z. B. den Kauf von Premium-Treibstoff einschränken oder ungewöhnliche Transaktionen melden). Dies brachte ein neues Level von Durchsetzung von Richtlinien — etwas, das ihr alter Anbieter nicht ohne Weiteres tun konnte. In der Tat gewann Autohero volle Kontrolle über ihre Flottenkosten — automatisch und effizient, was dem Versprechen von Rally entspricht, ein datengesteuertes Flottenmanagement anstelle von stumpfen Rabatten zu bieten.
- Nahtloser digitaler Arbeitsablauf: Die vielleicht größte Verbesserung der Lebensqualität war Rallys Ansatz Digitalisierung von Belegen und Berichten. Jede Rallye-Transaktion wird in einem Echtzeit-Dashboard angezeigt. Die Fahrer machen einfach ein Foto von der Tankquittung und senden es per WhatsApp. Die „AutoMatch“ -Funktion von Rally verknüpft diese Belege auf intelligente Weise mit der richtigen Transaktion. So entfällt der mühsame Papierkram, mit dem das Finanzteam von Autohero früher konfrontiert war. Tatsächlich reichten die Fahrer beim Start des Pilotprojekts von Autohero ihre ersten Quittungen über den WhatsApp-Bot von Rally ein, der nach Ansicht des Teams bereits weitaus praktischer war als frühere Methoden. Die Einhaltung der Vorschriften schoss sowieso in die Höhe Für Fahrer ist es kinderleicht, Ausgaben zu melden — „Die Fahrer lieben unser WhatsApp-Erlebnis wirklich“, stellten die Gründer der Rallye fest. Im Backend stellte Rally den Buchhaltern von Autohero alle Transaktionsdaten und Umsatzsteuer-Details in einem Paket zur Verfügung. Während des Pilotprojekts erstellte Rally sogar eine detaillierte Transaktionsliste, der jede Quittung beigefügt war und die auf die Buchhaltungsanforderungen von Autohero zugeschnitten war. Sie müssen nicht mehr nach fehlenden Belegen suchen oder Protokolle abgleichen. Alles wurde digital erfasst. Da Autohero signalisierte, den Verbrauch zu erhöhen, schlug Rally außerdem eine direkte Integration in das ERP-System von Autohero vor, sodass alle Tankbelege und -daten automatisch in keine manuellen Übergaben. Dieser Automatisierungsgrad befreite das Finanzteam von einem großen Verwaltungsaufwand.
Zusammenfassend hat Rally Autohero mit einem ausgestattet einheitliche Plattform für Flottenausgaben: eine Karte für alle Ausgaben, Echtzeitdaten und KI-gestützte Einblicke zur Steuerung des Kraftstoffkaufs sowie automatisierte Prozesse für Berichterstattung und Rückerstattung. Der wahre Beweis für den Wert läge jedoch in den Ergebnissen.
Ergebnisse: Erhebliche Einsparungen und Effizienzsteigerungen
Die Wirkung der Lösung von Rally war fast sofort offensichtlich. Schon in der ersten zweiwöchigen Pilotphase sah die Flotte von Autohero erhebliche Kosteneinsparungen und betriebliche Verbesserungen:
- 10.000€ Kraftstoffeinsparung in zwei Wochen: Während des Pilotprojekts (15.—31. Mai 2025) nutzten 14 Fahrer von Autohero Rallye-Karten, um ~3.372 Liter Kraftstoff (im Wert von etwa 5.162€) zu kaufen. Selbst in diesem begrenzten Umfang Autohero sparte im Vergleich zu den Preisen seines vorherigen Kraftstoffanbieters rund 10.000€. Diese dramatische Reduzierung der Ausgaben — ungefähr ein 20% Ersparnis — bestätigte das Versprechen von Rally, die Treibstoffpreise zu senken. Durch die Vermeidung von Preisaufschlägen für ältere Karten und die Förderung intelligenterer Kraftstoffoptionen führte das Pilotprojekt zu spürbaren Einsparungen beim Geschäftsergebnis von Autohero. Es wurde klar, dass die finanziellen Auswirkungen enorm sein würden, wenn solche Ergebnisse auf die gesamte Flotte ausgedehnt würden.
- Voraussichtliche Einsparungen von über 30.000€ pro Jahr: Über das Pilotprojekt hinaus half Rally Autohero dabei, weitere Optimierungen zu identifizieren, um kontinuierliche Einsparungen zu erzielen. Durch den Wegfall der Verwendung von Premium-Kraftstoffen und einen besseren Zeitpunkt für das Tanken war Autohero in der Lage, eine Menge Geld zu sparen zusätzlich ~15.000 € pro Jahr zusätzlich zu den Basisrabatten. Rally prognostizierte, dass bei vollständiger Einführung Autohero könnte innerhalb des ersten Jahres über 30.000€ sparen der Nutzung der Plattform. Dabei handelte es sich um eine konservative Schätzung. Da das Volumen der Flotte im Rahmen von Rally zunahm, würden sich die Einsparungen erheblich erhöhen. Tatsächlich steigerte Autohero die Nutzung schnell nach dem Pilotprojekt — schon im nächsten Monat berechneten sie etwa 20.000€ während der Rallye tanken (gegenüber 5.000€ im Mai). Diese schnelle Annahme bestätigte, dass die je mehr sie Rally nutzten, desto mehr sparten sie. Bei einer großen Flotte verbessern diese Kostensenkungen direkt die operativen Margen in einem hart umkämpften Markt.
- Verbesserte betriebliche Effizienz: Die Umstellung auf Rally sparte nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Ärger. Das Finanzteam von Autohero wurde von der Aufgabe entlastet, Stapel von Quittungen zu sortieren und die Kraftstoffrechnungen abzugleichen. Mit dem konsolidierten Rechnungs- und Belegpaket von Rally wurde der Abgleich zum Monatsende erheblich einfacher. Auf der Rechnung von Rally für Juni wurde beispielsweise jede Transaktion mit einem Einzelartikelrabatt ausgewiesen und ein 541,54€ Gesamtrabatt für diesen Zeitraum. Alle Angaben zur Mehrwertsteuer waren übersichtlich aufgeführt, was die Steuerrückerstattung erleichterte. Der Auslieferungsleiter von Autohero, Balakumar „Bahi“ Bahiratharaj, merkte an, dass dieser automatisierte Ansatz perfekt zum Quartalsabschlussprozess passte — ohne Verzögerungen oder Überraschungen. Außerdem plant, Rally direkt in das ERP von Autohero zu integrieren bedeutet, dass bald sogar der Schritt des Hochladens von Belegen vollständig automatisiert sein wird. Diese durchgängige Digitalisierung spart dem Team unzählige Stunden ein und ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf die ausgegebenen Daten. Flottenmanager können sich jetzt auf strategische Entscheidungen statt auf Papierkram konzentrieren.
- Bessere Kontrolle und Transparenz: Mit dem Echtzeit-Dashboard von Rally erhielt Autohero einen beispiellosen Überblick über seine Flottenkosten. Sie konnten sehen, wo und wann jeder Euro ausgegeben wurde, was ein proaktives Management ermöglichte. Sollte ein Fahrer beispielsweise einmal versuchen, einen Kauf außerhalb der Versicherungsbedingungen zu tätigen, würde das System dies sofort erkennen — ein erheblicher Vorteil bei der Betrugsprävention und der Einhaltung der Vorschriften. Alle Flotten- und Unternehmensausgaben sind jetzt auf einer Plattform vereint, wie Rally versprochen hat. Diese Transparenz schafft Vertrauen bei den Finanzakteuren bei Autohero, da sie auf einfache Weise anhand aktueller Daten über Treibstoffausgaben, CO2-Fußabdruck oder Budgeteinhaltung berichten können. Es ermöglicht ihnen auch, besser zu verhandeln oder zu planen. Aus den Erkenntnissen von Rally zu wissen, in welchen Regionen oder Zeiten am günstigsten getankt wird, hilft bei der Routenplanung und beim Fahrertraining, was die Effizienzgewinne noch verstärkt.
Am aussagekräftigsten ist vielleicht das positive Feedback von Autoheros eigenem Team. Die Fahrer fanden schnell Gefallen an der Rallye-Karte und ihrem WhatsApp-Bot — das erleichtert ihnen die Arbeit und hilft dem Unternehmen gleichzeitig, Geld zu sparen. In der Zwischenzeit haben die Manager von Autohero endlich eine datengestützter Umgang mit Flottenausgaben. Keine blinden Flecken oder Blankoschecks mehr für Kraftstoffhändler; sie haben die volle Kontrolle mit minimalem Aufwand. Das Motto von Rally: „Keine blinden Rabatte, aber volle Kontrolle über Ihre Flottenkosten — automatisch, datengesteuert, effizient“ wurde für Autohero zum Leben erweckt.
Fazit: Eine erfolgreiche Partnerschaft für Flotteneinsparungen
Durch die Partnerschaft mit Rally verwandelte Autohero eine lästige Kostenstelle in eine Quelle von Wettbewerbsvorteilen. Was als Pilotprojekt begann, ist heute eine Blaupause für modernes Flottenausgabenmanagement: eine, die kombiniert Kosteneinsparungen (5— 10% weniger Treibstoffverbrauch, zehntausende Einsparungen pro Jahr) mit Prozessverbesserungen (automatisierte Workflows und Echtzeitkontrollen). In einem Sektor, in dem die Margen knapp sind, sind diese Verbesserungen wegweisend. Fuhrparkmanager, Einkaufsleiter und Finanzdirektoren in ganz Europa können den Erfolg von Autohero zur Kenntnis nehmen: Mit der richtigen Plattform kann sogar eine große Flotte aus mehreren Ländern profitieren vollständige Kontrolle und Transparenz übersteigen die Ausgaben und senken gleichzeitig die Kosten erheblich.
Die Erfahrung von Autohero unterstreicht einen breiteren Trend — die Ära der isolierten Tankkarten und Papierbelege geht zu Ende. Integrierte, intelligente Ausgabenplattformen wie Rally sind die Zukunft für Flotten, die Agilität und Effizienz erfordern. Da Autohero in ganz Europa weiter expandiert, wird die Lösung von Rally mit ihnen mitwachsen und sicherstellen, dass jeder ausgegebene Euro optimiert und berücksichtigt wird. Um es mit den Worten der Gründer von Rally zu sagen: Sobald ein Kunde live geht, „Die Nutzung steigt schnell“ und die Siege auch. Autohero hat in der Tat einen neuen Standard bei den Flottenausgaben erreicht, und die Zukunft sieht deutlich kostengünstiger aus.
