Cliente destacado: cómo Autohero ahorró a lo grande con la plataforma de gastos de flota de Rally
Introducción: Una flota de rápido crecimiento hace frente a unos costes en espiral
Autohero, la división minorista de AUTO1 Group, opera una gran flota de entrega de vehículos en toda Europa, que transporta los automóviles hasta las puertas de los clientes. Con operaciones que abarcan 10 mercados europeos, administrar los gastos de combustible y flota de manera eficiente es fundamental. A principios de 2025, el equipo de Autohero se enfrentaba a desafíos cada vez mayores: los costos de combustible estaban aumentando, las tarjetas de combustible existentes tenían límites de red y cargos ocultos, y los procesos de gastos manuales ponían a prueba a su equipo financiero. Autohero comenzó a buscar una solución más moderna para controlar los gastos y agilizar las operaciones. Descubrieron Rally, una nueva plataforma de gastos para flotas — y decidió intentarlo en un programa piloto. Lo que siguió fue un cambio radical en el control de costos y la eficiencia de los procesos.
Desafíos: gastos fragmentados y altas facturas de combustible
Al igual que muchas flotas, Autohero utilizaba tarjetas de combustible y vendedores tradicionales, pero se encontró con varios problemas:
- Redes limitadas y márgenes de precios: Su anterior tarjeta de combustible obligaba a los conductores a quedarse en estaciones específicas y generaba márgenes significativos. De hecho, el análisis de Rally mostró que el proveedor tradicional (UTA) estaba cobrando un margen de beneficio notable con respecto a los precios de mercado del combustible. Autohero sospechaba que sí pagar de más por el combustible en miles de euros debido a estas tarifas opacas.
- Precios volátiles del combustible: Los costos de combustible fluctuaron enormemente según el tiempo y el lugar. Sin datos en tiempo real, los conductores de Autohero solían repostar en momentos incómodos. Un análisis interno reveló que los precios comienzan siendo «muy caros al principio del día» y pueden variar hasta 0,30€ por litro el mismo día. Autohero carecía de una forma de optimizar las compras en torno a estos cambios.
- Silos de administración y datos ineficientes: Gestionar los recibos y las reclamaciones de IVA en varios países era engorroso. El equipo de contabilidad de Autohero tenía que recopilar los recibos en papel de los conductores e introducir manualmente los datos para reclamar los impuestos, un proceso lento y propenso a errores. No tenían una visión unificada del gasto de la flota; los gastos corporativos y de flota estaban dispersos en diferentes sistemas. Esto dificultaba el análisis de los costes totales o la aplicación coherente de las políticas en toda Europa.
- Desafíos de comportamiento del conductor: Los conductores a veces compraban combustibles de precio superior (como diésel de primera calidad o aditivos especiales) por costumbre o por conveniencia, lo que inflaba aún más los costos. Al no contar con informes detallados, los gestores de flotas de Autohero se esforzaban por detectar estos patrones y fomentar un comportamiento más rentable.
En resumen, Autohero necesitaba un enfoque unificado y basado en datos al gasto de la flota. La solución tenía que funcionar en todos los mercados, reducir los costos de combustible y eliminar los problemas administrativos. Entra en Rally.
La solución Rally: controles universales basados en datos y tarjetas
Autohero se asoció con Rally en un programa piloto para transformar la forma en que gestionan los gastos de la flota. La plataforma de Rally introdujo varias innovaciones clave que abordaron directamente los puntos débiles de Autohero:
- Una tarjeta para cada estación: Rally proporcionó a Autohero un tarjeta de flota moderna aceptada en cualquier gasolinera de toda Europa — no solo una red limitada. Esto significaba que los conductores podían repostar en la estación más conveniente o más barata disponible. Lo más importante es que la tarjeta Rally no se limita al combustible: se puede utilizar para cualquier gasto corporativo o de flota, desde los peajes hasta el mantenimiento, todo en una sola plataforma. A pesar de esta flexibilidad, el modelo de Rally es Entre un 5 y un 10% más baratas que las tarjetas de combustible tradicionales, al pasar por alto los precios mayoristas y eliminar los típicos márgenes de beneficio de las tarjetas. De inmediato, Autohero vio el atractivo de permitir a los conductores repostar en estaciones de bajo coste (por ejemplo, marcas independientes como JET) sin sacrificar la comodidad, algo imposible con su antiguo proveedor. «Con una tarjeta que funciona en todas partes, de repente se hicieron accesibles las gasolineras con precios de combustible más baratos», señala el equipo de Rally.
- Optimizaciones de datos e IA: La plataforma de Rally ofrecía visibilidad en tiempo real de las transacciones e información inteligente. Los gerentes de Autohero ahora podían ver tendencias del precio del combustible por hora y lugar, ayudándoles a establecer pautas de abastecimiento de combustible más inteligentes. Los datos de Rally confirmaron que repostar al final de la tarde/noche ahorraba dinero de manera constante (precios desde De 17:00 a 22:00 son confiablemente más bajas todos los días). Con esta visión, Autohero comenzó a animar a los conductores a cambiar el repostaje a lo largo del día siempre que fuera posible. Los rallyes también destacaron el uso de tipos de combustible de primera calidad: el equipo descubrió que si los conductores optaban por el diésel estándar en lugar de combustibles especiales, podían ahorrar hasta 15 000€ anuales en costos. Estas recomendaciones basadas en datos, impulsadas por la IA de Rally, dieron a Autohero palancas accionables para reducir el despilfarro de gastos. En lugar de hacer recortes arbitrarios y generalizados, lograron un control matizado (por ejemplo, eliminando gradualmente las costosas marcas de combustible o ajustando las rutas para que los camiones reposten en estaciones y horarios más baratos).
- Funciones de control y cumplimiento: Durante la configuración del piloto, Rally trabajó con Autohero para configurar los ajustes de la tarjeta y la plataforma según sus necesidades. Los PIN personalizados y los controles de gasto estaban preconfigurados para cada conductor/tarjeta, de modo que el uso se mantuviera dentro de las categorías y los presupuestos aprobados. El equipo de Autohero podía establecer límites o alertas (por ejemplo, restringir la compra de combustible premium o marcar las transacciones anormales) a través del panel de control de Rally. Esto supuso un nuevo nivel de aplicación de políticas — algo que su antiguo proveedor no podía hacer fácilmente. En efecto, Autohero ganó control total sobre los gastos de su flota, de forma automática y eficiente, alineándose con la promesa de Rally de una gestión de la flota basada en datos en lugar de descuentos contundentes.
- Flujo de trabajo digital sin interrupciones: Quizás la mayor mejora en la calidad de vida fue el enfoque de Rally para digitalización de recibos e informes. Cada transacción del Rally aparece en un panel de control en tiempo real; los pilotos simplemente toman una foto del recibo de combustible y lo envían por WhatsApp. La función «AutoMatch» de Rally vincula de forma inteligente estos recibos con la transacción correcta, lo que elimina el tedioso papeleo al que se enfrentaba el equipo financiero de Autohero. De hecho, cuando se lanzó el piloto de Autohero, los pilotos enviaron sus primeros recibos a través del bot de WhatsApp de Rally, lo que, según el equipo, ya era mucho más práctico que los métodos anteriores. El cumplimiento se disparó tal y como estaba muy sencillo para los conductores informar los gastos — «A los pilotos les encanta nuestra experiencia con WhatsApp», comentaron los fundadores del Rally. En la parte trasera, Rally proporcionaba a los contadores de Autohero todos los datos de la transacción y los detalles del IVA en un solo paquete. Durante la fase piloto, Rally incluso preparó una lista de transacciones detallada con cada recibo adjunto, adaptada a los requisitos contables de Autohero. Ya no tenía que buscar recibos faltantes ni conciliar registros; todo se capturaba digitalmente. Además, cuando Autohero anunció que aumentaría su uso, Rally propuso una integración directa con el sistema ERP de Autohero, de modo que todos los recibos de combustible y los datos llegaran automáticamente con sin transferencias manuales. Este nivel de automatización liberó al equipo financiero de una importante carga administrativa.
En resumen, Rally equipó a Autohero con un plataforma unificada de gastos de flota: una tarjeta para todos los gastos, datos en tiempo real e información basada en la inteligencia artificial para guiar la compra de combustible, y procesos automatizados de presentación de informes y reembolsos. Sin embargo, la verdadera prueba de valor se vería en los resultados.
Resultados: Ahorros importantes y ganancias de eficiencia
El impacto de la solución de Rally se hizo evidente casi de inmediato. En tan solo el primer período piloto de dos semanas, la flota de Autohero vio ahorros de costos sustanciales y mejoras operativas:
- Ahorro de combustible de 10 000€ en dos semanas: Durante el piloto (del 15 al 31 de mayo de 2025), 14 pilotos de Autohero usaron tarjetas Rally para comprar unos 3.372 litros de combustible (unos 5.162 euros). Incluso en este ámbito limitado, Autohero ahorró aproximadamente 10 000€ en comparación con los precios de su proveedor de combustible anterior. Esta drástica reducción del gasto, aproximadamente un Ahorro del 20% — validó la promesa del Rally de reducir los precios del combustible. Al evitar los recargos de precio de las cartas tradicionales y fomentar la elección de combustible más inteligentes, el piloto supuso un ahorro tangible para los resultados de Autohero. Quedó claro que si esos resultados se extendían a toda la flota, el impacto financiero sería enorme.
- Ahorros anuales proyectados de más de 30 000€: Más allá del piloto, Rally ayudó a Autohero a identificar otras optimizaciones para garantizar ahorros continuos. Al eliminar el uso de combustibles de primera calidad y cronometrar mejor el repostaje, Autohero logró ahorrar un ~ 15 000€ adicionales por año además de los descuentos básicos. Rally proyectó que, con el despliegue completo, Autohero podría ahorrar más de 30 000€ en el primer año del uso de la plataforma. Se trataba de una estimación conservadora; a medida que aumentara el volumen de la flota en Rally, los ahorros aumentarían. De hecho, Autohero aumentó su consumo rápidamente después de la prueba piloto: al mes siguiente, cobraron aproximadamente 20.000€ en combustible durante el Rally (frente a los 5.000 euros de mayo). Esta rápida adopción confirmó que el cuanto más utilizaban Rally, más ahorraban. Para una flota grande, estas reducciones de costos mejoran directamente los márgenes operativos en un mercado difícil y competitivo.
- Mejora de la eficiencia operativa: El cambio a Rally no solo ahorró dinero, sino que también ahorró tiempo y molestias. El equipo financiero de Autohero no tuvo que ordenar montones de recibos ni cotejar las facturas de combustible. Con el paquete consolidado de facturas y recibos de Rally, la conciliación de fin de mes se hizo mucho más sencilla. La factura de junio de Rally, por ejemplo, mostraba cada transacción con un descuento por partida y proporcionaba un Reembolso total de 541,54€ para ese período. Todos los detalles del IVA estaban claramente detallados, lo que facilitaba la reclamación de impuestos. El jefe de entregas de Autohero, Balakumar «Bahi» Bahiratharaj, señaló que este enfoque automatizado se adaptaba perfectamente a su proceso de cierre trimestral, sin demoras ni sorpresas. Además, planea integrar Rally directamente con el ERP de Autohero significa que pronto incluso el paso de subir los recibos estará completamente automatizado. Esta digitalización integral se traduce en un ahorro de innumerables horas para el equipo y un acceso más rápido a los datos de los gastos. Los administradores de flotas ahora pueden centrarse en las decisiones estratégicas en lugar de en el papeleo.
- Mayor control y transparencia: Con el panel de control en tiempo real de Rally, Autohero obtuvo una visibilidad sin precedentes de los gastos de su flota. Podían ver dónde y cuándo se gastaba cada euro, lo que permitía una gestión proactiva. Por ejemplo, si un conductor intentara realizar una compra al margen de la póliza, el sistema lo detectaría al instante, lo que supone una importante ventaja en materia de prevención del fraude y cumplimiento. Todos los gastos corporativos y de flota ahora están unificados en una sola plataforma, como prometió Rally. Esta transparencia genera confianza entre las partes interesadas financieras de Autohero, ya que pueden informar fácilmente sobre el gasto en combustible, la huella de carbono o el cumplimiento del presupuesto con datos actualizados. También les permite negociar o planificar mejor; conocer las regiones o los tiempos de combustible más baratos a partir de los conocimientos del Rally ayuda a planificar las rutas y a entrenar a los pilotos, lo que contribuye a aumentar la eficiencia.
Quizás lo más revelador sean los comentarios positivos del propio equipo de Autohero. Los pilotos adoptaron rápidamente la tarjeta Rally y su bot de WhatsApp: haciendo su trabajo más fácil al mismo tiempo que ayuda a la empresa a ahorrar dinero. Mientras tanto, los gerentes de Autohero finalmente tienen un gestión basada en datos del gasto de la flota. No más puntos ciegos ni cheques en blanco para abastecer a los vendedores; ellos tienen el control total con un mínimo esfuerzo. El lema de Rally de «no hacer descuentos a ciegas, sino tener el control total de los costes de la flota: de forma automática, basada en datos y eficiente» se hizo realidad en Autohero.
Conclusión: una asociación ganadora para ahorrar en la flota
Al asociarse con Rally, Autohero transformó un problemático centro de costes en una fuente de ventaja competitiva. Lo que comenzó como un proyecto piloto ahora es un modelo para gestión moderna del gasto de la flota: uno que combina ahorro de costes (entre un 5 y un 10% menos de gasto de combustible, se ahorran decenas de miles al año) con mejoras en los procesos (flujos de trabajo automatizados y controles en tiempo real). En un sector en el que los márgenes son ajustados, estas mejoras cambian las reglas del juego. Los gestores de flotas, los responsables de compras y los directores financieros de toda Europa pueden tomar nota del éxito de Autohero: con la plataforma adecuada, incluso una gran flota multinacional puede salir ganando control y transparencia totales superar los gastos y, al mismo tiempo, reducir significativamente los costos.
La experiencia de Autohero subraya una tendencia más amplia: la era de las tarjetas de combustible y los recibos en papel en silos está llegando a su fin. Plataformas de gastos inteligentes e integradas como el Rally son el futuro para las flotas que exigen agilidad y eficiencia. A medida que Autohero siga expandiéndose por toda Europa, la solución de Rally crecerá con ellos, garantizando que cada euro gastado se optimice y contabilice. En palabras de los fundadores de Rally, una vez que un cliente entra en funcionamiento, «el uso aumenta rápidamente» y también lo hacen las victorias. De hecho, Autohero ha alcanzado un nuevo nivel de gasto en flota, y el futuro parece decididamente más rentable.
