Kartica za punjenje električnih automobila može pomoći tvrtki u plaćanju punjenja i organiziranju evidencije nastalih troškova. Pri odabiru kartice za europski vozni park treba provjeriti dvije stvari: mogu li vozači pokrenuti punjenje na potrebnim lokacijama i može li financijski tim naknadno provjeriti cijenu i prateću dokumentaciju dobavljača.
Pristup može ovisiti o platnom terminalu, vjerodajnici za roaming ili aplikaciji. Nemojte pretpostavljati da kartica prihvaćena za uobičajene kupnje može pokrenuti svako punjenje ili da za sve načine pristupa vrijedi ista tarifa.
Odvojite pristup punjenju od plaćanja
| Na lokaciji punjenja | Što treba potvrditi |
|---|
| Terminal za kartično plaćanje | Prihvaćena kartična shema, prihvatljiva transakcija, raspoloživa sredstva i eventualna rezervacija sredstava pri autorizaciji |
| Vjerodajnica za roaming | Podržana lokacija i priključak, uvjeti koje korisnički račun mora ispunjavati i primjenjiva tarifa roaminga |
| Sesija putem aplikacije | Potreban korisnički račun, podržani način plaćanja i način na koji vozač dobiva račun |
| Punjenje u bazi ili kod kuće | Mjerenje potrošnje, razdvajanje poslovne i privatne potrošnje te postupak povrata troškova gdje je primjenjivo |
Način plaćanja ne jamči fizičku prikladnost punionice. Zasebno provjerite vrstu priključka, snagu punjenja, pristup vozilom i radno vrijeme. Ako na ruti imate malu rezervu dosega, u plan uključite i prikladno alternativno mjesto za zaustavljanje.
Usporedite ukupni trošak sesije
Zabilježite cijene energije zajedno s naknadama za pojedinačno punjenje, vrijeme punjenja i zauzimanje punionice nakon završetka punjenja. Pri usporedbi troškova na mjesečnoj razini uključite pretplate i druge ponavljajuće naknade. Provjerite uključuje li tarifa porez i razlikuju li se cijene ovisno o načinu pristupa na istoj lokaciji.
Primjerice, punjenje pri kojem se potroši 40 kWh uz pretpostavljenu cijenu od 0,50 € po kWh košta 20 € za energiju. Zasebna naknada za punjenje od 1 € povećava trošak u tom primjeru na 21 €, prije svih ostalih primjenjivih naknada. Ti iznosi služe samo kao ilustracija i ne predstavljaju stvarnu tržišnu tarifu. Pri izračunu troška kupnje koristite stvarnu tarifu i poreznu osnovicu koja vrijedi na vašoj ruti.
Kratko skretanje s rute također može produljiti radno vrijeme ili promijeniti vozačeve potrebe za zaustavljanjem radi punjenja. Taj operativni trošak evidentirajte zasebno, umjesto da nižu cijenu po kWh prikazujete kao ukupnu uštedu.
Sačuvajte dokumentaciju dobavljača i poslovni kontekst
Za svako punjenje pribavite dobavljačevu potvrdu o plaćanju ili račun. Sačuvajte datum, lokaciju, iznos, valutu i poslovnu svrhu te podatke o vozilu ili projektu ako su potrebni. Ako su na dokumentu troškovi energije i naknade za punjenje iskazani zasebno, sačuvajte tu raščlambu radi provjere.
Za kupnje u inozemstvu sačuvajte dokument u izvornoj valuti i podatak o iznosu terećenja. Mjesečni kartični izvod pomaže u pronalaženju plaćanja, ali ne ispunjava automatski lokalne zahtjeve za račune u sustavu PDV-a. Financijski odjel mora razmotriti zemlju, namjenu vozila i primjenjiva pravila prije nego što utvrdi postoji li pravo na povrat poreza.
Za čitljivu popratnu dokumentaciju koristite kontrolni popis za skeniranje računa, a za širi proces obrade troškova vodič za prekogranične troškove.
Odredite sljedeći korak vozača ako punjenje ne uspije
Vozač treba znati kome se obratiti ako se vjerodajnica odbije, terminal rezervira sredstva ili sesija započne bez izdavanja upotrebljivog računa. Odredite odobrenu alternativnu metodu i način dokumentiranja troška.
Provjerite izvornu transakciju prije nego što zatražite novo plaćanje. Autorizacija na čekanju može smanjiti raspoloživa sredstva, a da nije konačna naplata; primjer transakcije na čekanju objašnjava tu razliku. Ako zaposlenik uz odobrenje plati vlastitim sredstvima, povežite zahtjev za povrat troškova s tim slučajem i provjerite da kupnja nije plaćena i poslovnom karticom.
Ove odluke unesite u pravilnik o karticama za vozni park, uključujući ograničenja, odgovornost za osiguravanje sredstava, rokove za predaju računa i način kontaktiranja izvan radnog vremena.
Kako se Rally uklapa u proces upravljanja troškovima
Rally nudi prepaid Visa kartice za dopuštene poslovne troškove. Na terminalu za plaćanje punjenja koji prihvaća Visa kartice provjerite podržavaju li transakcija i postavke kontrole kartice planiranu kupnju. Ako je na određenoj lokaciji potrebno zasebno sredstvo identifikacije, aplikacija ili korisnički račun, osigurajte ih prije uvođenja u upotrebu.
Zaposlenici šalju potvrde o plaćanju i račune dobavljača putem WhatsAppa. AutoMatch pomaže povezati dokumente s plaćanjima, a financijski tim u platformi pregledava podatke koji nedostaju i iznimke. Tim zatim preuzima izvezene podatke za računovodstvo u podržanom formatu.
Rallyjev model plaćanja unaprijed ne zahtijeva povratni sigurnosni polog ni provjeru osobne kreditne sposobnosti; provodi se provjera poduzeća i njegova zastupnika. Poduzeće i dalje mora uplatiti sredstva prije potrošnje i plaćati primjenjive naknade za plan. Pogledajte aktualne cijene i provjerite dobivene računovodstvene podatke sa svojim računovođom.
Ovaj tijek rada ne utvrđuje automatski PDV na punjenje, ne pripisuje kućnu potrošnju električne energije poslovnoj upotrebi niti izračunava iznos naknade na koju vozač ima pravo. Te odluke trebaju ostati u okviru odgovarajućih financijskih postupaka ili obračuna plaća.
Kontrolni popis za pilot-projekt na europskoj ruti
| Test | Podaci za odluku o uvođenju |
|---|
| Tipično zaustavljanje radi punjenja | Pristup vozilom, kompatibilan priključak, funkcionalan način plaćanja i stvarna tarifa |
| Drugi način pristupa po potrebi | Postavljanje računa, koraci za vozača i eventualna zasebna naknada |
| Sesija u inozemstvu | Izvorne valute i valute namire uz dostupnu dokumentaciju dobavljača |
| Neuspjelo ili nedovršeno plaćanje | Kontakt podrške, status blokade i odobrena rezervna opcija |
| Predaja računovodstvu | Pregledana polja i izvorni dokumenti dostupni u preuzetim rezultatima |
Tijekom pilot-projekta bilježite vrijeme koje vozači utroše na predaju podataka, ispravke financijskog tima i neriješene stavke. Usporedite ih s postojećim postupkom na temelju sličnih sesija. Proširite primjenu tek kada provjere pristupa, cijene i dokazne dokumentacije zadovolje prethodno dogovorene zahtjeve.
Za mješoviti vozni park zajedno procijenite gorivo i punjenje uz usporedbu kartica za gorivo. Upotrijebite vodič za Francusku kada su rute, cestarine i lokacije za punjenje u Francuskoj dio te provjere.
