Elektriauto laadimiskaart aitab ettevõttel laadimise eest tasuda ja sellega seotud kuludokumente korrastada. Euroopas tegutsevale autopargile kaarti valides tuleb kontrollida kahte asja: kas juhid saavad vajalikes asukohtades laadimist alustada ning kas finantstiim saab hiljem hinda ja teenusepakkuja kuludokumente kontrollida.
Juurdepääs võib sõltuda makseterminalist, rändlusteenuse autentimisvahendist või rakendusest. Ära eelda, et tavapäraste ostude eest tasumiseks sobiva kaardiga saab alustada iga laadimisseanssi või et kõigi juurdepääsuviiside puhul kehtib sama tariif.
Eraldage laadimisjuurdepääs maksmisest
| Laadimiskohas | Mida kontrollida |
|---|
| Kaardimakseterminal | Aktsepteeritud kaardiskeem, nõuetele vastav tehing, vabad vahendid ja võimalik autoriseerimisel broneeritud summa |
| Rändluse autentimisandmed | Toetatud asukoht ja laadimispistik, konto sobivus ning rakenduv rändlustariif |
| Rakendusepõhine seanss | Vajalik konto, toetatud makseviis ja see, kuidas juht kviitungi saab |
| Laadimine baasis või kodus | Mõõtmine, jaotus töö- ja erakasutuse vahel ning vajaduse korral kulude hüvitamise kord |
Makseviisi põhjal ei saa hinnata laadimiskoha füüsilist sobivust. Kontrolli eraldi pistiku tüüpi, laadimisvõimsust, sõidukiga ligipääsu ja lahtiolekuaegu. Kui marsruudil jääb sõiduulatuse varu väikeseks, planeeri ka sobiv alternatiivne peatuskoht.
Võrdle seansi kogukulu
Märgi energiahinnad üles koos laadimiskorra-, aja- ja seisutasudega. Igakuiste arveldustingimuste võrdlemisel arvesta ka tellimustasude või muude korduvate tasudega. Kontrolli, kas tariif sisaldab maksu ja kas samas asukohas erinevad hinnad olenevalt teenusele juurdepääsu viisist.
Näiteks kui laadimiskorral kulub 40 kWh ja eeldatav hind on 0,50 € kWh kohta, maksab energia 20 €. Eraldi lisanduva 1 € laadimiskorra tasuga on selle näite kogukulu 21 € enne muude võimalike tasude lisandumist. Need on näitlikud lähteandmed, mitte tegelik turuhind. Ostu maksumuse arvutamisel kasutage oma marsruudil kehtivat tariifi ja maksustamise alust.
Ka lühike kõrvalepõige võib pikendada tööaega või tähendada, et juht vajab teistsugust laadimispeatust. Kajastage see tegevuskulu eraldi, selle asemel et käsitleda madalamast kWh hinnast tulenevat säästu kogu säästuna.
Säilitage tarnijaga seotud tõendusmaterjal ja äriline kontekst
Hankige iga laadimiskorra kohta teenusepakkuja kviitung või arve. Säilitage kuupäev, asukoht, summa, valuuta ja äriline eesmärk ning vajaduse korral sõiduki või projekti andmed. Kui dokumendil on energia- ja laadimiskorra tasud eraldi välja toodud, säilitage see jaotus kontrollimiseks.
Välismaal tehtud ostude puhul säilitage nii algvaluutas dokument kui ka teave arveldatud summa kohta. Igakuine kaardiväljavõte aitab makseid leida, kuid ei vasta automaatselt kohalikele käibemaksuarve nõuetele. Enne otsustamist, kas maksu saab tagasi taotleda, peab finantsosakond arvesse võtma riiki, sõiduki kasutust ja kohaldatavaid reegleid.
Kasuta loetavate kuludokumentide tagamiseks kviitungite skannimise kontrollnimekirja ja laiema protsessi jaoks piiriüleste kulude juhendit.
Määrake juhi järgmine samm laadimise ebaõnnestumise korral
Juht peaks teadma, kellega ühendust võtta, kui autentimisvahend lükatakse tagasi, terminal broneerib raha või seanss algab ilma nõuetekohase kviitungita. Määrake kindlaks lubatud alternatiivne meetod ja see, kuidas kulu dokumenteeritakse.
Enne uue makse küsimist kontrollige algset tehingut. Ootel autoriseerimine võib vähendada kasutatavaid vahendeid, ilma et tegemist oleks lõpliku arvega; erinevust selgitab ootel tehingu näide. Kui töötaja maksab loa alusel oma rahaga, siduge kuluhüvitise taotlus juhtumiga ja kontrollige, et ostu eest ei oleks tasutud ka ettevõtte kaardiga.
Pange need otsused kirja autopargi kaardikasutuse eeskirjas, sealhulgas limiidid, rahastamise eest vastutaja, kviitungite esitamise tähtajad ja töövälisel ajal ühenduse võtmise viis.
Kuidas Rally sobitub kuluhalduse töövoogu
Rally pakub ettemaksega Visa kaarte lubatud ärikulude katmiseks. Visa makseid vastuvõtvas laadimise makseterminalis kontrollige, kas tehing ja kaardi kasutusseaded võimaldavad soovitud ostu teha. Kui mõnes asukohas on vaja eraldi autentimisvahendit, rakendust või kontot, korraldage see enne kasutuselevõttu.
Töötajad saadavad tarnijate tšekid ja arved WhatsAppi kaudu. AutoMatch aitab siduda dokumente maksetega ning finantsmeeskond vaatab platvormil üle puuduvad andmed ja erandid. Seejärel laadib meeskond alla raamatupidamise ekspordifailid toetatud vormingus.
Rally ettemaksulahenduse puhul ei nõuta tagastatavat tagatisraha ega kontrollita isiklikku krediidivõimet; ettevõtet ja selle esindajat siiski kontrollitakse. Ettevõte peab endiselt enne kulutuste tegemist kontole raha kandma ja tasuma kehtivad paketitasud. Vaadake kehtivat hinnakirja ja katsetage raamatupidamisandmete väljundit koos oma raamatupidajaga.
See töövoog ei määra automaatselt laadimise käibemaksu, ei erista kodusest elektritarbimisest ettevõtluseks kasutatud osa ega arvuta hüvitist, millele juhil on õigus. Need otsused peavad jääma vastava finants- või palgaarvestusprotsessi osaks.
Euroopa marsruudi katsetamise kontrollnimekiri
| Test | Tõendusmaterjal kasutuselevõtu otsustamiseks |
|---|
| Tüüpiline laadimispeatus | Ligipääs sõidukiga, ühilduv pistik, toimiv makseviis ja tegelik tariif |
| Vajaduse korral teine juurdepääsuviis | Konto seadistamine, juhi toimingud ja võimalik eraldi tasu |
| Välismaal toimuv seanss | Alg- ja arveldusvaluutad koos kättesaadavate tarnija tõendusdokumentidega |
| Ebaõnnestunud või lõpetamata makse | Toe kontaktandmed, broneeringu olek ja heakskiidetud varulahendus |
| Üleandmine raamatupidamisele | Kontrollitud väljad ja algdokumendid on kättesaadavad allalaaditud väljundis |
Pange pilootprojekti jooksul kirja juhtidel andmete esitamisele kuluv aeg, finantstiimi tehtud parandused ja lahendamata küsimused. Võrrelge neid senise protsessiga sarnaste kasutuskordade põhjal. Laiendage kasutust alles siis, kui juurdepääsu, hinna ja tõendusmaterjali kontrollide tulemused vastavad eelnevalt kokku lepitud nõuetele.
Kui autopargis on eri tüüpi sõidukeid, hinnake tankimist ja laadimist koos, kasutades kütusekaartide võrdlust. Kasutage Prantsusmaa juhendit, kui hindamine hõlmab Prantsusmaa marsruute, teemakse ja laadimiskohti.
