Una tarjeta de recarga para coches eléctricos puede ayudar a una empresa a pagar las recargas y organizar los registros de gastos correspondientes. Para elegir una para una flota europea, hay que comprobar dos cosas: si los conductores pueden iniciar una recarga en los puntos que necesitan y si el equipo financiero puede revisar después el precio y los justificantes del proveedor.
El acceso puede depender de un terminal de pago, una credencial de itinerancia o una aplicación. No des por hecho que una tarjeta aceptada para compras habituales permita iniciar cualquier sesión de recarga, ni que todos los métodos de acceso tengan la misma tarifa.
Separa el acceso a la recarga del pago
| En el lugar de recarga | Qué confirmar |
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| Terminal de pago con tarjeta | Red de tarjetas aceptada, operación admisible, fondos disponibles y posibles retenciones por autorización |
| Credencial de roaming | Ubicación y conector compatibles, requisitos de la cuenta y tarifa de roaming aplicable |
| Sesión a través de la app | Cuenta necesaria, método de pago admitido y cómo obtiene el conductor el recibo |
| Recarga en la base o en casa | Medición, reparto entre uso profesional y privado y proceso de reembolso cuando corresponda |
El método de pago no garantiza que el punto de recarga sea adecuado para el vehículo. Comprueba por separado el tipo de conector, la potencia de carga, el acceso para vehículos y el horario de apertura. Incluye una parada alternativa viable cuando el margen de autonomía en la ruta sea escaso.
Compara el coste total de la sesión
Registra los precios de la energía junto con los cargos por sesión, por tiempo y por inactividad. Añade las suscripciones u otros cargos recurrentes al comparar las condiciones mensuales. Comprueba si la tarifa incluye impuestos y si los precios varían según el método de acceso en una misma ubicación.
Por ejemplo, una sesión de recarga con un consumo de 40 kWh, suponiendo un precio de 0,50 € por kWh, cuesta 20 € en energía. Una comisión adicional de 1 € por sesión eleva el total del ejemplo a 21 €, antes de cualquier otro cargo aplicable. Estos valores son ilustrativos, no una tarifa de mercado ofertada. Utiliza la tarifa y la base imponible reales de tu ruta al calcular el coste de una compra.
Un pequeño desvío también puede aumentar el tiempo de trabajo o modificar la parada de recarga que necesita el conductor. Registra ese coste operativo por separado, en lugar de presentar una tarifa por kWh más barata como si representara todo el ahorro.
Conserva los justificantes del proveedor y el contexto empresarial
Obtén el recibo o la factura del proveedor para cada sesión de recarga. Conserva la fecha, la ubicación, el importe, la moneda y el motivo del gasto profesional, así como los datos del vehículo o del proyecto cuando sean necesarios. Si el documento muestra por separado los cargos por energía y por sesión, conserva ese desglose para su revisión.
Para las compras en el extranjero, conserva tanto el documento en la moneda original como el importe de liquidación. El extracto mensual de la tarjeta ayuda a localizar los pagos, pero no cumple automáticamente los requisitos locales de facturación del IVA. El equipo financiero debe evaluar el país, el uso del vehículo y la normativa aplicable antes de decidir si el impuesto es recuperable.
Consulta la lista de comprobación para escanear recibos para obtener justificantes legibles y la guía de gastos transfronterizos para conocer el proceso en su conjunto.
Define el siguiente paso del conductor si falla la recarga
El conductor debe saber con quién contactar si se rechaza una credencial, el terminal retiene fondos o se inicia una sesión sin generar un justificante válido. Define un método alternativo autorizado y cómo se documentará el gasto.
Comprueba la transacción original antes de solicitar otro pago. Una autorización pendiente puede reducir el saldo disponible sin ser el cargo definitivo; el ejemplo de transacción pendiente explica la diferencia. Si un empleado paga de su bolsillo con autorización, vincula la solicitud de reembolso a la incidencia y comprueba que la compra no se haya cargado también a la tarjeta de empresa.
Recoge estas decisiones en la política de tarjetas para flotas, indicando los límites, quién debe aportar los fondos, los plazos para entregar los justificantes y la vía de contacto fuera del horario laboral.
Cómo encaja Rally en la gestión de gastos
Rally ofrece tarjetas Visa de prepago para gastos de empresa permitidos. En un terminal de pago de recarga que acepte Visa, comprueba que los controles de transacciones y de la tarjeta permitan realizar la compra prevista. Si un punto de recarga requiere una credencial, una aplicación o una cuenta adicional, déjalo configurado antes de la puesta en marcha.
Los empleados envían recibos y facturas de proveedores por WhatsApp. AutoMatch ayuda a vincular los documentos con los pagos, y el equipo financiero revisa los datos que faltan y las excepciones en la plataforma. A continuación, el equipo descarga los archivos de exportación contable en un formato compatible.
La modalidad de prepago de Rally no requiere un depósito de garantía reembolsable ni una comprobación de solvencia personal; sí se verifica la identidad de la empresa y de su representante. La empresa debe cargar saldo antes de realizar gastos y pagar las cuotas del plan que correspondan. Consulta los precios actuales y comprueba con tu asesor contable los datos contables que se generan.
Este flujo de trabajo no determina automáticamente el IVA de la recarga, no asigna el consumo eléctrico doméstico al uso profesional ni calcula el reembolso que le corresponde al conductor. Estas decisiones deben seguir tomándose dentro del proceso de finanzas o nóminas correspondiente.
Lista de comprobación para una prueba piloto en una ruta europea
| Prueba | Datos para decidir la implantación |
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| Parada de recarga representativa | Acceso del vehículo, conector compatible, método de pago operativo y tarifa real |
| Segundo método de acceso si es necesario | Configuración de la cuenta, pasos para el conductor y cualquier cargo aparte |
| Sesión en el extranjero | Divisas de origen y de liquidación con documentación justificativa accesible del proveedor |
| Pago fallido o sin completar | Contacto de asistencia, estado de la retención y alternativa aprobada |
| Envío a contabilidad | Campos revisados y documentos de origen disponibles en el archivo descargado |
Durante la prueba piloto, registra el tiempo que tardan los conductores en enviar la información, las correcciones del equipo financiero y los asuntos pendientes de resolver. Compara estos datos con los de tu proceso actual en sesiones similares. Amplía el despliegue solo cuando las comprobaciones de acceso, precio y documentación justificativa cumplan los requisitos acordados de antemano.
Para una flota mixta, evalúa el repostaje y la recarga conjuntamente con la comparativa de tarjetas de combustible. Consulta la guía de Francia cuando las rutas, los peajes y los puntos de recarga en Francia formen parte de esa evaluación.
