Elektroauto uzlādes karte var palīdzēt uzņēmumam norēķināties par uzlādi un sakārtot ar to saistīto izdevumu uzskaiti. Izvēloties šādu karti autoparkam Eiropā, jāpārbauda divas lietas: vai autovadītāji var sākt uzlādi sev nepieciešamajās vietās un vai finanšu komanda pēc tam var pārbaudīt cenu un piegādātāja darījumu apliecinošos dokumentus.
Piekļuve var būt atkarīga no maksājumu termināļa, viesabonēšanas identifikācijas līdzekļa vai lietotnes. Nepieņemiet, ka ar karti, ko pieņem ikdienas pirkumiem, var sākt jebkuru uzlādes sesiju vai ka visiem piekļuves veidiem ir vienāds tarifs.
Nodaliet piekļuvi uzlādei no maksājumiem
| Uzlādes vietā | Kas jāpārbauda |
|---|
| Maksājumu karšu terminālis | Pieņemtā karšu maksājumu sistēma, prasībām atbilstošs darījums, pieejamie līdzekļi un jebkura autorizācijas laikā rezervētā summa |
| Viesabonēšanas piekļuves dati | Atbalstītā vieta un savienotājs, konta atbilstība prasībām un piemērojamais viesabonēšanas tarifs |
| Sesija lietotnē | Nepieciešamais konts, atbalstītais maksājuma veids un čeka saņemšanas kārtība autovadītājam |
| Uzlāde bāzē vai mājās | Patēriņa uzskaite, sadalījums starp darba un privāto lietojumu un izdevumu atlīdzināšanas kārtība, ja piemērojama |
Maksājuma veids pats par sevi neapliecina uzlādes vietas fizisko piemērotību. Atsevišķi pārbaudiet savienotāja veidu, uzlādes jaudu, piekļuvi ar transportlīdzekli un darba laiku. Ja maršrutā nobraukuma rezerve ir neliela, ieplānojiet arī piemērotu alternatīvu pieturvietu.
Salīdziniet sesijas kopējās izmaksas
Fiksējiet elektroenerģijas cenas kopā ar maksu par uzlādes sesiju, laiku un dīkstāvi. Salīdzinot mēneša izmaksas, pieskaitiet abonēšanas maksu vai citus regulāros maksājumus. Pārbaudiet, vai tarifā ir iekļauts nodoklis un vai cenas vienā un tajā pašā vietā atšķiras atkarībā no piekļuves veida.
Piemēram, uzlādes reizē patērējot 40 kWh un pieņemot cenu 0,50 € par kWh, elektroenerģijas izmaksas ir 20 €. Atsevišķa maksa par uzlādes reizi 1 € apmērā palielina šī piemēra kopējās izmaksas līdz 21 €, neskaitot citas piemērojamās maksas. Šie skaitļi ir tikai piemēram, nevis reāls tirgus tarifs. Aprēķinot pirkuma izmaksas, izmantojiet savā maršrutā faktiski piemērojamo tarifu un nodokļu aprēķina bāzi.
Arī neliels līkums maršrutā var palielināt darba laiku vai mainīt to, kur vadītājam jāapstājas uzlādei. Šīs ar darba organizāciju saistītās izmaksas uzskaitiet atsevišķi, nevis pasniedziet zemāku cenu par kWh kā visu ietaupījumu.
Saglabājiet piegādātāja apliecinošos dokumentus un darījuma kontekstu
Saņemiet piegādātāja čeku vai rēķinu par katru uzlādes sesiju. Saglabājiet datumu, atrašanās vietu, summu, valūtu un darījuma saimniecisko mērķi, kā arī informāciju par transportlīdzekli vai projektu, ja tā ir nepieciešama. Ja dokumentā maksa par enerģiju un sesiju ir norādīta atsevišķi, saglabājiet šo sadalījumu pārbaudei.
Pirkumiem ārvalstīs saglabājiet gan dokumentu sākotnējā valūtā, gan informāciju par norēķina summu. Kartes mēneša izraksts palīdz atrast maksājumus, taču tas automātiski neatbilst vietējām PVN rēķinu prasībām. Pirms lemt, vai nodokli var atgūt, finanšu komandai jāizvērtē attiecīgā valsts, transportlīdzekļa izmantošana un piemērojamie noteikumi.
Izmantojiet čeku skenēšanas kontrolsarakstu, lai iegūtu salasāmus izdevumus apliecinošus dokumentus, un pārrobežu izdevumu ceļvedi, lai izprastu procesu kopumā.
Nosakiet, kā autovadītājam rīkoties tālāk, ja uzlāde neizdodas
Autovadītājam jāzina, ar ko sazināties, ja autentifikācijas dati netiek pieņemti, terminālis rezervē līdzekļus vai sesija sākas, bet netiek izsniegts derīgs čeks. Nosakiet, kādu apstiprinātu alternatīvo metodi izmantot un kā dokumentēt izdevumus.
Pirms pieprasāt atkārtotu maksājumu, pārbaudiet sākotnējo darījumu. Autorizācija gaidīšanas statusā var samazināt pieejamos līdzekļus, lai gan maksājums vēl nav pabeigts; atšķirību izskaidro darījuma gaidīšanas statusā piemērs. Ja darbinieks ar atļauju norēķinās no personīgajiem līdzekļiem, piesaistiet izdevumu atlīdzināšanas pieprasījumu attiecīgajam gadījumam un pārbaudiet, vai pirkums nav apmaksāts arī ar uzņēmuma karti.
Iekļaujiet šos lēmumus autoparka karšu lietošanas noteikumos, norādot limitus, atbildību par līdzekļu nodrošināšanu, čeku iesniegšanas termiņus un saziņas kārtību ārpus darba laika.
Kā Rally iekļaujas izdevumu pārvaldības procesā
Rally nodrošina priekšapmaksas Visa kartes atļautajiem uzņēmuma izdevumiem. Uzlādes maksājumu terminālī, kas pieņem Visa, pārbaudiet, vai darījumu un kartes kontroles iestatījumi ļauj veikt paredzēto pirkumu. Ja konkrētajā vietā ir vajadzīgs atsevišķs autentifikācijas līdzeklis, lietotne vai konts, parūpējieties par to pirms ieviešanas.
Darbinieki nosūta piegādātāju čekus un rēķinus WhatsApp. AutoMatch palīdz sasaistīt dokumentus ar maksājumiem, un finanšu komanda platformā pārskata trūkstošo informāciju un izņēmumus. Pēc tam komanda lejupielādē eksportētos grāmatvedības datus atbalstītā formātā.
Rally priekšapmaksas risinājumam nav nepieciešams atmaksājams drošības depozīts vai privātpersonas kredītvēstures pārbaude; tiek veikta uzņēmuma un tā pārstāvja verifikācija. Uzņēmumam joprojām jāpapildina atlikums pirms līdzekļu tērēšanas un jāsedz attiecīgā plāna maksas. Apskatiet aktuālās cenas un kopā ar savu grāmatvedi pārbaudiet grāmatvedībai sagatavotos datus.
Šī darbplūsma automātiski nenosaka uzlādei piemērojamo PVN, neattiecina mājās patērēto elektroenerģiju uz uzņēmuma vajadzībām un neaprēķina vadītājam pienākošos izdevumu atlīdzību. Šie lēmumi jāpieņem attiecīgajā finanšu vai algu aprēķina procesā.
Kontrolsaraksts Eiropas maršruta izmēģināšanai
| Tests | Pamatojums lēmumam par ieviešanu |
|---|
| Tipiska uzlādes pietura | Piekļuve ar transportlīdzekli, saderīgs savienotājs, derīgs maksāšanas veids un faktiskais tarifs |
| Otrs piekļuves veids, ja nepieciešams | Konta izveide, autovadītāja darbības un jebkāda atsevišķa maksa |
| Sesija ārvalstīs | Sākotnējā un norēķinu valūta ar pieejamiem piegādātāja apliecinošajiem dokumentiem |
| Neizdevies vai nepabeigts maksājums | Atbalsta dienesta kontaktinformācija, rezervējuma statuss un apstiprināts rezerves risinājums |
| Nodošana grāmatvedībai | Pārbaudītie lauki un avota dokumenti ir pieejami lejupielādētajos datos |
Pilotprojekta laikā fiksējiet, cik daudz laika vadītāji patērē iesniegšanai, kādus labojumus veic finanšu komanda un kādi jautājumi paliek neatrisināti. Salīdziniet šos rādītājus ar pašreizējo procesu līdzīgās sesijās. Paplašiniet izmantošanu tikai tad, kad piekļuves, cenas un pamatojuma pārbaužu rezultāti atbilst iepriekš saskaņotajām prasībām.
Jaukta autoparka gadījumā izvērtējiet degvielas iegādi un uzlādi kopā, izmantojot degvielas karšu salīdzinājumu. Izmantojiet Francijas ceļvedi, ja šajā izvērtējumā ietilpst maršruti, ceļu nodevas un uzlādes vietas Francijā.
