Sähköauton latauskortti voi auttaa yritystä maksamaan lataukset ja pitämään niistä syntyvät kulutiedot järjestyksessä. Kun korttia valitaan Euroopassa toimivalle ajoneuvokalustolle, on tarkistettava kaksi asiaa: voivatko kuljettajat aloittaa latauksen tarvitsemissaan paikoissa ja voiko taloushallinto tarkistaa jälkikäteen hinnan ja toimittajaa koskevat tositetiedot.
Latauspisteen käyttö voi edellyttää maksupäätettä, roaming-tunnistetta tai sovellusta. Älä oleta, että tavallisiin ostoksiin hyväksytty kortti käy jokaisen latauksen käynnistämiseen tai että hinta on sama kaikilla käyttötavoilla.
Erota latauksen käyttöoikeus maksamisesta
| Latauspaikalla | Mitä varmistaa |
|---|
| Maksupääte | Hyväksytty korttiverkosto, ehdot täyttävä maksutapahtuma, käytettävissä olevat varat ja mahdollinen katevaraus |
| Roaming-tunniste | Tuettu sijainti ja liitin, tilin kelpoisuus ja sovellettava roaming-hinta |
| Sovelluspohjainen istunto | Tarvittava tili, tuettu maksutapa ja tapa, jolla kuljettaja saa kuitin |
| Lataus varikolla tai kotona | Mittaus, jako yritys- ja yksityiskäyttöön sekä tarvittaessa kulukorvausprosessi |
Maksutapa ei takaa latauspisteen fyysistä soveltuvuutta. Tarkista erikseen liitintyyppi, latausteho, pääsy ajoneuvolla latauspisteelle ja aukioloajat. Suunnittele myös sopiva vaihtoehtoinen pysähdyspaikka, jos toimintamatkassa on reitillä vain vähän pelivaraa.
Vertaa käyttökerran kokonaiskustannuksia
Kirjaa energian hinnat sekä latauskerta-, aika- ja joutoaikamaksut. Lisää tilausmaksut tai muut toistuvat maksut, kun vertailet kuukausikustannuksia. Tarkista, sisältääkö hinnasto verot ja vaihtelevatko hinnat samassa paikassa käyttötavan mukaan.
Jos esimerkiksi latauskerralla käytetään 40 kWh ja oletettu hinta on 0,50 € kilowattitunnilta, energian hinnaksi tulee 20 €. Erillinen latauskertamaksu on 1 €, joten esimerkin kokonaishinnaksi tulee 21 € ennen muita mahdollisia maksuja. Nämä ovat havainnollistavia esimerkkilukuja, eivät markkinoilla tarjottavia hintoja. Käytä ostoksen kustannuksia laskiessasi reittisi todellisia hintoja ja veroperusteita.
Lyhytkin kiertoreitti voi pidentää työaikaa tai vaikuttaa siihen, millaisen latauspysähdyksen kuljettaja tarvitsee. Kirjaa tästä aiheutuva kustannus erikseen sen sijaan, että esittäisit alemman kilowattituntihinnan koko säästönä.
Säilytä toimittajan tositteet ja liiketoiminnan taustatiedot
Hanki toimittajalta kuitti tai lasku jokaisesta latauskerrasta. Säilytä tiedot päivämäärästä, paikasta, summasta, valuutasta ja liiketoiminnallisesta tarkoituksesta sekä tarvittaessa ajoneuvon tai projektin tiedot. Jos tositteessa on eritelty energia- ja latauskertakohtaiset maksut, säilytä erittely tarkistusta varten.
Säilytä ulkomaisista ostoista sekä alkuperäisessä valuutassa oleva tosite että veloitettu summa. Kuukausittainen korttitiliote auttaa löytämään maksut, mutta se ei automaattisesti täytä paikallisia arvonlisäverolaskun vaatimuksia. Taloushallinnon on arvioitava kyseinen maa, ajoneuvon käyttötarkoitus ja sovellettavat säännöt ennen kuin se päättää, voiko veron saada takaisin.
Käytä kuittien skannauksen tarkistuslistaa tositteiden luettavuuden varmistamiseen ja rajat ylittävien kulujen opasta laajemman prosessin tueksi.
Määritä, miten kuljettaja toimii, jos lataus epäonnistuu
Kuljettajan on hyvä tietää, keneen ottaa yhteyttä, jos tunniste hylätään, maksupääte tekee katevarauksen tai lataus käynnistyy, mutta siitä ei saa kelvollista kuittia. Määritä hyväksytty vaihtoehtoinen toimintatapa ja se, miten kulu dokumentoidaan.
Tarkista alkuperäinen maksutapahtuma ennen kuin pyydät uutta maksua. Katevaraus voi vähentää käytettävissä olevia varoja, vaikka se ei ole lopullinen veloitus. Odottavaa maksutapahtumaa käsittelevä esimerkki selventää eroa. Jos työntekijä maksaa omilla varoillaan luvan saatuaan, yhdistä kulukorvaushakemus kyseiseen tilanteeseen ja tarkista, ettei ostosta ole veloitettu myös yrityskortilta.
Kirjaa nämä päätökset kalustokorttien käyttösääntöihin, mukaan lukien käyttörajat, rahoitusvastuu, kuittien toimittamisen määräajat ja yhteydenottotapa työajan ulkopuolella.
Miten Rally sopii kulujen hallinnan prosessiin
Rally tarjoaa prepaid Visa -kortteja sallittujen yrityskulujen maksamiseen. Rallylla ei ole omaa latausverkostoa: lisää Rally-kortti valitsemaasi lataussovellukseen ja maksa sillä kuten tankatessasi. Varmista Visa-maksuja hyväksyvällä latauspisteen maksupäätteellä, että maksutapahtuma- ja korttikohtaiset asetukset sallivat aiotun ostoksen. Jos latauspiste edellyttää erillistä tunnistetta, sovellusta tai tiliä, huolehdi tarvittavista järjestelyistä ennen käyttöönottoa.
Työntekijät lähettävät toimittajien kuitit ja laskut WhatsAppin kautta. AutoMatch auttaa yhdistämään tositteet maksuihin, ja taloushallinto tarkistaa puuttuvat tiedot ja poikkeamat alustalla. Tämän jälkeen tiimi lataa kirjanpidon vientitiedostot tuetussa tiedostomuodossa.
Rallyn prepaid-mallissa ei vaadita palautettavaa vakuusmaksua eikä henkilökohtaisten luottotietojen tarkistusta; yrityksen ja sen edustajan tiedot kuitenkin varmennetaan. Yrityksen on silti ladattava saldoa ennen käyttöä ja maksettava sovellettavat pakettimaksut. Tarkista ajantasainen hinnasto ja testaa kirjanpitoaineisto yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa.
Tämä työnkulku ei automaattisesti määritä latauksen arvonlisäveroa, kohdista kodin sähkönkulutusta yrityskäyttöön eikä laske, millaiseen kulukorvaukseen kuljettaja on oikeutettu. Nämä päätökset kuuluvat edelleen niistä vastaavaan taloushallinnon tai palkanlaskennan prosessiin.
Tarkistuslista Euroopan reitin pilotointiin
| Testi | Näyttö käyttöönottopäätöksen tueksi |
|---|
| Tyypillinen latauspysähdys | Pääsy ajoneuvolla, yhteensopiva liitin, toimiva maksutapa ja todellinen hinta |
| Toinen käyttötapa tarvittaessa | Tilin käyttöönotto, kuljettajan toimet ja mahdollinen erillismaksu |
| Istunto ulkomailla | Alkuperäinen valuutta ja tilitysvaluutta sekä saatavilla olevat toimittajan tositteet |
| Epäonnistunut tai kesken jäänyt maksu | Tuen yhteystiedot, varauksen tila ja hyväksytty vararatkaisu |
| Siirto kirjanpitoon | Tarkistetut kentät ja lähdeasiakirjat ovat saatavilla ladatusta aineistosta |
Kirjaa pilotin aikana kuljettajien tietojen toimittamiseen käyttämä aika, taloushallinnon tekemät korjaukset ja ratkaisematta jääneet asiat. Vertaa niitä nykyiseen prosessiin vastaavilla käyttökerroilla. Laajenna käyttöä vasta, kun käyttöoikeuksien, hintojen ja todentavan aineiston tarkistukset täyttävät ennalta sopimanne vaatimukset.
Arvioi eri käyttövoimilla toimivan kaluston polttoaine- ja latausratkaisuja yhdessä polttoainekorttivertailun avulla. Käytä Ranskan opasta, kun arvioinnissa huomioidaan Ranskan reitit, tietullit ja latauspaikat.
