Una carta per la ricarica delle auto elettriche può aiutare un'azienda a pagare le ricariche e a organizzare i relativi documenti di spesa. Per sceglierne una per una flotta europea, occorre verificare due aspetti: che i conducenti possano avviare una ricarica nei luoghi di cui hanno bisogno e che l'ufficio amministrativo possa poi controllare il prezzo e la documentazione del fornitore.
L'accesso può dipendere da un terminale di pagamento, una credenziale di roaming o un'app. Non dare per scontato che una carta accettata per gli acquisti ordinari possa avviare qualsiasi sessione di ricarica, né che tutti i metodi di accesso prevedano la stessa tariffa.
Separa l’accesso alla ricarica dal pagamento
| Presso il punto di ricarica | Cosa verificare |
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| Terminale per pagamenti con carta | Circuito accettato, transazione ammessa, fondi disponibili ed eventuali importi bloccati per l’autorizzazione |
| Credenziale di roaming | Punto di ricarica e connettore supportati, requisiti dell’account e tariffa di roaming applicabile |
| Sessione tramite app | Account richiesto, metodo di pagamento supportato e modalità di ricezione della ricevuta per il conducente |
| Ricarica in deposito o a casa | Misurazione dei consumi, ripartizione tra uso aziendale e privato e procedura di rimborso, ove pertinente |
Un metodo di pagamento non garantisce che il punto di ricarica sia fisicamente adatto al veicolo. Verifica separatamente il tipo di connettore, la potenza di ricarica, l'accessibilità per il veicolo e gli orari di apertura. Prevedi una sosta alternativa praticabile quando il percorso lascia poco margine di autonomia.
Confronta il costo totale della sessione
Registra i prezzi dell'energia insieme ai costi per sessione, a tempo e per inattività. Includi gli abbonamenti o altri addebiti ricorrenti quando confronti le formule mensili. Verifica se la tariffa include le imposte e se i prezzi variano in base alla modalità di accesso presso lo stesso punto di ricarica.
Ad esempio, una sessione di ricarica da 40 kWh a un prezzo ipotetico di 0,50 € per kWh costa 20 € per l'energia. Una commissione separata di 1 € per sessione porta il totale dell'esempio a 21 €, prima di eventuali altri addebiti applicabili. Questi valori sono puramente illustrativi e non rappresentano una tariffa di mercato. Per calcolare il costo di un acquisto, usa la tariffa effettiva e il regime fiscale applicabile lungo il tuo percorso.
Anche una breve deviazione può aumentare il tempo di lavoro o modificare la sosta di ricarica necessaria al conducente. Registra separatamente questo costo operativo, anziché presentare una tariffa al kWh più bassa come se rappresentasse l'intero risparmio.
Conserva la documentazione dei fornitori e il contesto aziendale
Richiedi al fornitore la ricevuta o la fattura per ogni sessione. Conserva la data, il luogo, l'importo, la valuta e la finalità aziendale, oltre ai dettagli del veicolo o del progetto, se richiesti. Se il documento riporta separatamente i costi dell'energia e quelli della sessione, mantieni questa suddivisione per le verifiche.
Per gli acquisti all’estero, conserva sia il documento nella valuta originale sia l’importo addebitato. L’estratto conto mensile della carta aiuta a individuare i pagamenti, ma non soddisfa automaticamente i requisiti locali per le fatture ai fini IVA. Il team finanziario deve valutare il paese, l’uso del veicolo e le norme applicabili prima di stabilire se l’imposta è recuperabile.
Usa la checklist per la scansione delle ricevute per ottenere giustificativi leggibili e la guida alle spese transfrontaliere per gestire il processo nel suo complesso.
Definisci come deve procedere il conducente se la ricarica non riesce
Il conducente deve sapere chi contattare se una credenziale viene rifiutata, il terminale blocca un importo o una sessione viene avviata senza generare una ricevuta utilizzabile. Definisci un metodo alternativo approvato e le modalità di documentazione della spesa.
Controlla la transazione originale prima di richiedere un altro pagamento. Un'autorizzazione in sospeso può ridurre i fondi disponibili senza essere l'addebito definitivo; l'esempio di transazione in sospeso spiega la differenza. Se un dipendente paga di tasca propria previa approvazione, collega la richiesta di rimborso all'accaduto e verifica che l'acquisto non sia stato completato anche con la carta aziendale.
Riporta queste decisioni nella politica aziendale sulle carte per flotte, indicando i limiti, chi è responsabile della disponibilità dei fondi, le scadenze per l'invio delle ricevute e il canale di contatto fuori orario.
Come Rally si integra nella gestione delle spese
Rally offre carte prepagate Visa per le spese aziendali ammesse. Rally non gestisce una propria rete di ricarica: aggiungi la carta Rally all'app di ricarica che preferisci e usala per pagare, come al distributore. Presso un terminale di pagamento per la ricarica che accetta Visa, verifica che la transazione e i controlli impostati sulla carta consentano l'acquisto previsto. Se un punto di ricarica richiede una credenziale, un'app o un account separato, predisponi quanto necessario prima dell'avvio operativo.
I dipendenti inviano ricevute e fatture dei fornitori tramite WhatsApp. AutoMatch aiuta ad associare i documenti ai pagamenti, mentre il team finanziario verifica nella piattaforma i dati mancanti e le eccezioni. Il team scarica poi le esportazioni contabili in un formato supportato.
La soluzione prepagata di Rally non richiede un deposito cauzionale rimborsabile né una verifica del merito creditizio personale; è prevista la verifica dell'azienda e del suo rappresentante. L'azienda deve comunque caricare il saldo prima di effettuare spese e pagare i costi del piano applicabili. Consulta le tariffe attuali e verifica i dati contabili prodotti con il tuo commercialista.
Questo flusso di lavoro non determina automaticamente l’IVA sulle ricariche, non attribuisce l’elettricità domestica all’uso aziendale e non calcola il rimborso spettante al conducente. Continua a gestire queste decisioni tramite i processi preposti di amministrazione o gestione delle paghe.
Checklist per un progetto pilota su una tratta europea
| Test | Elementi a supporto della decisione di implementazione |
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| Sosta di ricarica rappresentativa | Accessibilità per il veicolo, connettore compatibile, metodo di pagamento funzionante e tariffa effettiva |
| Secondo metodo di accesso, se necessario | Configurazione dell’account, passaggi per il conducente ed eventuali costi separati |
| Sessione all’estero | Valute di origine e di regolamento con documentazione del fornitore accessibile |
| Pagamento non riuscito o non completato | Contatto dell’assistenza, stato del blocco e alternativa approvata |
| Passaggio alla contabilità | Campi verificati e documenti di origine disponibili nell’output scaricato |
Durante il progetto pilota, registra il tempo impiegato dai conducenti per l’invio, le correzioni apportate dal team amministrativo e le questioni irrisolte. Confronta questi dati con quelli del processo attuale usando sessioni simili. Estendi l’adozione solo quando le verifiche su accesso, prezzi e documentazione soddisfano i requisiti concordati in precedenza.
Per una flotta mista, valuta insieme carburante e ricarica usando il confronto tra carte carburante. Usa la guida alla Francia quando la valutazione include percorsi, pedaggi e punti di ricarica in Francia.
