Μια κάρτα φόρτισης ηλεκτρικού αυτοκινήτου μπορεί να βοηθήσει μια επιχείρηση να πληρώνει για τη φόρτιση και να οργανώνει τα σχετικά στοιχεία δαπανών. Η επιλογή κάρτας για έναν στόλο που δραστηριοποιείται στην Ευρώπη απαιτεί δύο ελέγχους: αν οι οδηγοί μπορούν να ξεκινήσουν τη φόρτιση στα σημεία που χρειάζονται και αν το οικονομικό τμήμα μπορεί στη συνέχεια να ελέγξει την τιμή και τα παραστατικά του προμηθευτή.
Η πρόσβαση μπορεί να εξαρτάται από ένα τερματικό πληρωμών, ένα μέσο ταυτοποίησης για περιαγωγή ή μια εφαρμογή. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι μια κάρτα που γίνεται δεκτή για συνήθεις αγορές μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την έναρξη κάθε φόρτισης ή ότι όλοι οι τρόποι πρόσβασης έχουν την ίδια χρέωση.
Διαχωρίστε την πρόσβαση στη φόρτιση από την πληρωμή
| Στο σημείο φόρτισης | Τι να επιβεβαιώσετε |
|---|
| Τερματικό πληρωμών με κάρτα | Αποδεκτό δίκτυο καρτών, επιλέξιμη συναλλαγή, διαθέσιμο υπόλοιπο και τυχόν δέσμευση ποσού κατά την έγκριση |
| Διαπιστευτήριο περιαγωγής | Υποστηριζόμενη τοποθεσία και βύσμα, προϋποθέσεις επιλεξιμότητας λογαριασμού και ισχύον τιμολόγιο περιαγωγής |
| Συνεδρία μέσω εφαρμογής | Απαιτούμενος λογαριασμός, υποστηριζόμενος τρόπος πληρωμής και τρόπος λήψης της απόδειξης από τον οδηγό |
| Φόρτιση στο αμαξοστάσιο ή στο σπίτι | Μέτρηση, επιμερισμός μεταξύ επαγγελματικής και ιδιωτικής χρήσης και διαδικασία αποζημίωσης, κατά περίπτωση |
Η δυνατότητα πληρωμής με έναν συγκεκριμένο τρόπο δεν σημαίνει ότι το σημείο φόρτισης είναι κατάλληλο για το όχημα. Ελέγξτε ξεχωριστά τον τύπο βύσματος, την ισχύ φόρτισης, την πρόσβαση του οχήματος και το ωράριο λειτουργίας. Προβλέψτε μια εφικτή εναλλακτική στάση όταν τα περιθώρια αυτονομίας στη διαδρομή είναι περιορισμένα.
Συγκρίνετε το συνολικό κόστος της συνεδρίας
Καταγράψτε τις τιμές ενέργειας μαζί με τις χρεώσεις ανά συνεδρία φόρτισης, χρόνου και αδράνειας. Συμπεριλάβετε συνδρομές ή άλλες επαναλαμβανόμενες χρεώσεις όταν συγκρίνετε το μηνιαίο κόστος. Ελέγξτε αν το τιμολόγιο περιλαμβάνει φόρους και αν οι τιμές διαφέρουν ανάλογα με τον τρόπο πρόσβασης στην ίδια τοποθεσία.
Για παράδειγμα, μια φόρτιση με κατανάλωση 40 kWh και υποθετική τιμή 0,50 € ανά kWh κοστίζει 20 € για την ενέργεια. Μια ξεχωριστή χρέωση 1 € ανά φόρτιση ανεβάζει το κόστος του παραδείγματος στα 21 €, πριν από τυχόν άλλες ισχύουσες χρεώσεις. Αυτά τα ποσά είναι ενδεικτικά και δεν αποτελούν πραγματικό τιμολόγιο της αγοράς. Όταν υπολογίζετε το κόστος μιας αγοράς, χρησιμοποιείτε το πραγματικό τιμολόγιο και τη φορολογική βάση που ισχύουν στη διαδρομή σας.
Μια μικρή παράκαμψη μπορεί επίσης να αυξήσει τον χρόνο εργασίας ή να αλλάξει τη στάση φόρτισης που χρειάζεται ο οδηγός. Καταγράψτε αυτό το λειτουργικό κόστος ξεχωριστά, αντί να παρουσιάζετε τη χαμηλότερη τιμή ανά kWh σαν να αποτυπώνει το σύνολο της εξοικονόμησης.
Διατηρήστε τα αποδεικτικά του προμηθευτή και το επιχειρηματικό πλαίσιο
Ζητήστε την απόδειξη ή το τιμολόγιο του προμηθευτή για κάθε φόρτιση. Κρατήστε την ημερομηνία, την τοποθεσία, το ποσό, το νόμισμα και τον επαγγελματικό σκοπό, καθώς και τα στοιχεία του οχήματος ή του έργου όπου απαιτείται. Αν το παραστατικό εμφανίζει χωριστά τις χρεώσεις ενέργειας και φόρτισης, διατηρήστε αυτή την ανάλυση για έλεγχο.
Για αγορές στο εξωτερικό, διατηρείτε τόσο το παραστατικό στο αρχικό νόμισμα όσο και το ποσό διακανονισμού. Η μηνιαία κατάσταση κινήσεων της κάρτας βοηθά στον εντοπισμό πληρωμών, αλλά δεν πληροί αυτομάτως τις τοπικές απαιτήσεις τιμολόγησης για σκοπούς ΦΠΑ. Το οικονομικό τμήμα πρέπει να εξετάζει τη χώρα, τη χρήση του οχήματος και τους ισχύοντες κανόνες προτού αποφασίσει αν ο φόρος μπορεί να ανακτηθεί.
Χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου για τη σάρωση αποδείξεων για να είναι ευανάγνωστα τα παραστατικά και τον οδηγό για έξοδα στο εξωτερικό για την ευρύτερη διαδικασία.
Ορίστε το επόμενο βήμα του οδηγού αν η φόρτιση αποτύχει
Ο οδηγός πρέπει να γνωρίζει με ποιον να επικοινωνήσει αν απορριφθεί κάποιο διαπιστευτήριο, αν το τερματικό δεσμεύσει χρήματα ή αν ξεκινήσει μια συνεδρία χωρίς να εκδοθεί απόδειξη που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως παραστατικό. Ορίστε μια εγκεκριμένη εναλλακτική μέθοδο και τον τρόπο τεκμηρίωσης της δαπάνης.
Ελέγξτε την αρχική συναλλαγή πριν ζητήσετε νέα πληρωμή. Μια εκκρεμής έγκριση συναλλαγής μπορεί να μειώσει το διαθέσιμο υπόλοιπο χωρίς να αποτελεί την τελική χρέωση· το παράδειγμα εκκρεμούς συναλλαγής εξηγεί τη διαφορά. Αν ένας εργαζόμενος πληρώσει με δικά του χρήματα κατόπιν έγκρισης, συνδέστε το αίτημα επιστροφής εξόδων με το περιστατικό και ελέγξτε ότι η αγορά δεν ολοκληρώθηκε και με την εταιρική κάρτα.
Καταγράψτε αυτές τις αποφάσεις στην πολιτική καρτών στόλου, ορίζοντας τα όρια, ποιος είναι υπεύθυνος για τη χρηματοδότηση, τις προθεσμίες υποβολής αποδείξεων και τον τρόπο επικοινωνίας εκτός ωραρίου.
Πώς εντάσσεται το Rally στη διαδικασία διαχείρισης εξόδων
Η Rally παρέχει προπληρωμένες κάρτες Visa για επιλέξιμες επαγγελματικές δαπάνες. Η Rally δεν διαθέτει δικό της δίκτυο φόρτισης: προσθέστε την κάρτα Rally στην εφαρμογή φόρτισης της επιλογής σας και πληρώστε με αυτή, όπως στην αντλία καυσίμων. Σε τερματικό πληρωμών φόρτισης που δέχεται Visa, επιβεβαιώστε ότι η συναλλαγή και οι ρυθμίσεις ελέγχου της κάρτας υποστηρίζουν την αγορά που θέλετε να κάνετε. Αν ένα σημείο απαιτεί ξεχωριστό διαπιστευτήριο, εφαρμογή ή λογαριασμό, φροντίστε να εξασφαλίσετε την απαιτούμενη πρόσβαση πριν από την έναρξη χρήσης.
Οι εργαζόμενοι στέλνουν αποδείξεις και τιμολόγια προμηθευτών μέσω WhatsApp. Το AutoMatch βοηθά στην αντιστοίχιση των παραστατικών με τις πληρωμές και το οικονομικό τμήμα ελέγχει τα στοιχεία που λείπουν και τις εξαιρέσεις μέσα στην πλατφόρμα. Στη συνέχεια, η ομάδα κατεβάζει αρχεία εξαγωγής για το λογιστήριο σε υποστηριζόμενη μορφή.
Η προπληρωμένη επιλογή της Rally δεν απαιτεί επιστρεπτέα εγγύηση ή έλεγχο προσωπικής πιστοληπτικής ικανότητας· γίνεται επαλήθευση της επιχείρησης και του εκπροσώπου της. Η επιχείρηση εξακολουθεί να πρέπει να φορτίζει το υπόλοιπο πριν πραγματοποιήσει δαπάνες και να καταβάλλει τις ισχύουσες χρεώσεις του προγράμματος. Δείτε τις τρέχουσες τιμές και δοκιμάστε την εξαγωγή λογιστικών δεδομένων μαζί με τον λογιστή σας.
Αυτή η ροή εργασίας δεν καθορίζει αυτόματα τον ΦΠΑ της φόρτισης, δεν επιμερίζει την οικιακή κατανάλωση ρεύματος για επαγγελματική χρήση ούτε υπολογίζει την αποζημίωση που δικαιούται ο οδηγός. Διατηρήστε αυτές τις αποφάσεις στο πλαίσιο της αρμόδιας διαδικασίας οικονομικής διαχείρισης ή μισθοδοσίας.
Λίστα ελέγχου για πιλοτική δοκιμή σε ευρωπαϊκή διαδρομή
| Δοκιμή | Στοιχεία για την απόφαση εφαρμογής |
|---|
| Ενδεικτική στάση φόρτισης | Πρόσβαση οχήματος, συμβατό βύσμα, τρόπος πληρωμής που λειτουργεί και ισχύον τιμολόγιο |
| Δεύτερος τρόπος πρόσβασης, αν χρειαστεί | Ρύθμιση λογαριασμού, βήματα για τον οδηγό και τυχόν ξεχωριστή χρέωση |
| Συνεδρία στο εξωτερικό | Αρχικό νόμισμα και νόμισμα διακανονισμού με πρόσβαση στα αποδεικτικά στοιχεία του προμηθευτή |
| Αποτυχημένη ή μη ολοκληρωμένη πληρωμή | Στοιχεία επικοινωνίας υποστήριξης, κατάσταση δέσμευσης και εγκεκριμένη εναλλακτική λύση |
| Παράδοση στο λογιστήριο | Ελεγμένα πεδία και αρχικά έγγραφα διαθέσιμα στο αρχείο που κατεβάζετε |
Κατά την πιλοτική εφαρμογή, καταγράψτε τον χρόνο που χρειάζονται οι οδηγοί για την υποβολή στοιχείων, τις διορθώσεις από την οικονομική ομάδα και τις εκκρεμότητες. Συγκρίνετε αυτά τα στοιχεία με την υφιστάμενη διαδικασία σας, χρησιμοποιώντας παρόμοιες συνεδρίες. Επεκτείνετε τη χρήση μόνο όταν οι έλεγχοι πρόσβασης, τιμής και δικαιολογητικών πληρούν τις απαιτήσεις που συμφωνήσατε εκ των προτέρων.
Για έναν μικτό στόλο, αξιολογήστε μαζί τα καύσιμα και τη φόρτιση χρησιμοποιώντας τη σύγκριση καρτών καυσίμων. Χρησιμοποιήστε τον οδηγό για τη Γαλλία όταν η αξιολόγηση περιλαμβάνει διαδρομές, διόδια και σημεία φόρτισης στη Γαλλία.
